文書管理を効率化する手順は？重要性や妨げる要因、メリットなどを徹底解説

社内での書類検索や共有に時間がかかると、「どこに文書があるかわからない」「最新版の文書はどこ？」といった課題が生じ、業務効率の低下につながるおそれがあります。そこで、業務効率を向上させる手段として、文書管理の効率化を図ろうと考えている企業の担当者もいるでしょう。

文書管理で業務効率化するためには専用の文書管理ツールを導入して、適切に分類・管理することが大切です。

本記事では文書管理の効率化が必要な背景や、業務効率化を妨げる要因などを徹底解説します。

文書管理の効率化が求められる背景と重要性

働き方改革やテレワークの普及により、企業では業務プロセスのデジタル化が急速に進んでいます。しかし、紙文書に依存したままの運用は、情報共有の遅れや業務効率の低下を招く要因です。

以下では、文書管理の効率化が求められる背景と、重要性について解説します。

働き方改革への対応

働き方改革が進む現在では、紙文書に依存した業務から脱却し、文書管理を効率化することが求められています。

テレワークやWeb会議などの働き方を実現するためには、場所を問わず情報にアクセスできる電子化された環境が重要です。しかし、紙媒体中心のままでは、従業員が必要な情報をすぐに取得できず、テレワークを導入しても期待した効果を得るのは難しいでしょう。

ペーパーレス化により、文書の管理方法を明確にすることが、柔軟な働き方を実現するためのポイントです。

コンプライアンスとセキュリティリスクへの対応

企業におけるコンプライアンス遵守やセキュリティリスクへの対応には、適切な文書管理が重要です。情報漏洩や不正アクセス、文書の紛失などのセキュリティインシデントを防ぐには、アクセス権限の設定や保管ルールを事前に定める必要があります。

また、法改正が行われた際に関連する契約書や社内規程を迅速に特定・更新できなければ、意図せず法令違反に当たるおそれがあります。文書の更新や管理体制の見直しが遅れると、罰金や行政指導を受ける可能性があるため注意が必要です。

情報漏洩や不正アクセス、法令違反の発生などを防ぎ、企業の信頼性を守るためにも、文書管理体制の強化は重要な経営課題の一つです。

文書管理の業務効率化を妨げる4つの要因

文書管理の重要性を理解していても、実際は思うように効率化が進まないという企業もあるでしょう。文書管理の業務効率化を妨げる要因は、以下の4点が挙げられます。

社内文書を私物化している
様々なフォーマットが存在している
文書の廃棄に関するルールがない
検索性が低い

以下では、文書管理の業務効率化を妨げる要因を解説します。

社内文書を私物化している

社内文書を私物化していると、文書管理の業務効率化を妨げることになります。

本来、業務に必要な文書は、組織全体で共有して管理するべきです。しかし、営業担当者が一人で長年顧客を担当し、従業員一人だけが業務に携わっている場合、従業員のPCのローカル端末に資料を保存して、個人で管理してしまいがちです。

個人で文書を管理していると、異動や退職時に、必要な情報が社内に残らず、引き継ぎが滞るおそれがあります。

さらに、本人にしか文書の保管場所がわからないと、紛失しても気づくのが遅れ、機密データが流出して、組織に大きな影響を及ぼすトラブルに発展する可能性も考えられます。

また、他の従業員が必要な資料を検索しても見つけられず、本人に確認したり、一から内容を把握し直したりなどの無駄な作業が発生します。

社内文書の私物化は、情報共有の停滞を招き、引き継ぎや資料検索に時間を要するなど、組織全体の業務効率を損なう原因です。

様々なフォーマットが存在している

様々なフォーマットが存在していることも、業務効率化の妨げとなる要因の一つです。

社内には紙文書に加え、スキャンした画像データやWord・Excel・PDFなどの形式の電子ファイルが混在しています。形式が統一されていなければ、どの種類のファイルをどのように整理すればいいのかを判断できなくなり、文書管理の効率化が進みにくくなります。

明確な意図があってフォーマットを定めているのであれば、それぞれに対して管理方法を取り決めることが重要です。

しかし、なかには不要なフォーマットもあるかもしれません。文書管理体制を構築する初期の段階で正しく分類しておくことが大切です。

関連記事：文書管理の課題とは？解決策やシステム導入のメリットを徹底解説

文書の廃棄に関するルールがない

文書の廃棄ルールが定められていないことも、業務効率を低下させる原因の一つです。

不要な書類を保管し続けると、オフィスに文書が蓄積し、業務で必要な資料が埋もれてしまいます。結果として、目的の文書を探すのに時間がかかります。

また、保管期間を過ぎた文書を廃棄せずに残しておくと、保管スペースの圧迫や管理コストの増加、担当者の負担につながるでしょう。さらに、不要な文書の整理やファイリングに時間を割くこと自体が非効率なため、従業員が本来の業務に集中できなくなる要因です。

生産性を維持するには、明確な廃棄基準を定め、定期的に運用することを心がけましょう。

検索性が低い

文書管理の効率化が妨げられる要因は、文書の検索性が低いことも挙げられます。

紙文書の場合、保管場所まで移動して膨大なファイルから目的の資料を探す必要があり、時間的ロスになります。

一方、文書を電子化していても、フォルダ構成が複雑であったり、ファイル名のルールが統一されていなかったりすると、検索に時間がかかるでしょう。紙媒体であれ電子データであれ、必要な情報にすぐアクセスできない環境は、生産性向上を阻む要因となります。

文書管理で業務効率化を図る3つのメリット

文書管理の課題を解消し、運用体制を整えれば、業務効率は向上します。文書管理で業務効率化を図ることのメリットは、以下の3点です。

オフィススペースを削減できる
検索性が向上する
文書のセキュリティが向上する

以下では、各メリットを詳しく解説します。

オフィススペースを削減できる

文書管理で業務効率化を図ることは、オフィススペースの削減につながります。

これまで紙で管理していた文書を電子データで一元管理すれば、紙の書類を保管するための場所が不要になります。企業によっては、大量の紙を保管するために、オフィスから離れた場所に倉庫を借りて、定期的に書類を運んでいる場合もあるでしょう。

電子化によりスペースを削減できれば、印刷に関するコストだけでなく、スペースを維持するためのコストも大幅に削減できるでしょう。

検索性が向上する

検索性が向上することも、文書管理を行うメリットの一つです。

紙で保管していた文書をペーパーレス化し、適切に文書管理して業務効率化を図れば、データを探すのにかけていた時間を短縮させられます。たとえば、必要なデータがあれば、倉庫の鍵を入手して倉庫に入り、キャビネットを開けて書類を一つひとつ確認していた作業も、文書管理ツール導入によって一気に解消されます。

探したいデータがあれば、文書管理ツールを開いて、検索ボックスからファイル名や拡張子（Wordだとdocx、Excelだとxlslなど）を指定するだけで、必要な文書を探すことが可能です。文書管理システムを導入すれば、登録日時・文書を登録したユーザー名・全文検索もでき、検索性が高まります。

文書のセキュリティが向上する

書類のセキュリティが向上することも、文書管理をするメリットです。

たとえば、営業担当者が提案書などの情報を紙の状態で外部に持ち出すと、移動中の置き忘れや紛失などのリスクが生じます。

そこで、文書をデータ化し、適切な文書管理体制を導入しておけば、書類を落とす心配はありません。さらに、ローカル上にデータを保存しない運用を行えば、PCを紛失した場合でも情報漏洩の危険性を最小限に抑えられます。

社内においても、文書ごとにアクセス権やパスワードを設定し、特定の従業員にしか参照・編集できないようにすることも可能です。定期的なバックアップにより、重要な書類を誤って削除してしまったときでも容易にデータ復旧ができます。さらに、クラウドサービスにデータを保管しておけば、災害時でもデータセンターで情報が守られるという利点もあります。

文書管理で効率化を図れば、セキュリティ面でも多くのメリットがあるといえるでしょう。

文書管理を効率化する手順・流れ

文書管理を効率化するには、適切な手順と流れで行うことが重要です。具体的な手順は、以下のとおりです。

現状把握と課題を洗い出す
目的とゴールを明確にする
管理する文書を定める
文書管理のルールを定める
文書の管理体制を整える

以下では、文書管理の効率化のための基本的な進め方を解説します。

ステップ1. 現状把握と課題を洗い出す

文書管理を効率化するには、まず現状を正確に把握し、課題を洗い出すことが重要です。現場の実態に合わない改善策を導入しても、十分な効果は得られません。

はじめに、文書の作成・承認・保管・検索・廃棄など、文書に関わるすべての業務を洗い出しましょう。次に、担当部署や作業工数、発生頻度、使用ツールを一覧化し、業務の全体像を可視化します。

現状を客観的に整理したうえで、ボトルネックとなっている業務や無駄な工程を特定すれば、効果的な改善策の立案につなげられます。

ステップ2. 目的とゴールを明確にする

文書管理の効率化を成功させるには、目的と具体的なゴールを明確に定めましょう。

現状分析で把握した課題を踏まえ、どの業務をどのように改善したいのかを明確にします。たとえば、「ペーパーレス化によるコスト削減」や「書類検索時間の短縮による生産性向上」など、実現したい成果を具体的に設定しましょう。

さらに、達成度を客観的に評価できるよう、「印刷コストを年間30%削減する」のような数値目標を掲げることも効果的です。目的とゴールを共有することで、関係者の意識をそろえ、改善施策を着実に推進できます。

ステップ3. 管理する文書を定める

管理すべき文書を明確にすることは、文書管理を効率化するうえで重要なステップです。

まず、現状把握の段階でリストアップした文書を、活用頻度や法的な保存義務の有無などの基準で分類します。結果をもとに、継続して保管すべき文書と、管理対象外として廃棄できる文書を仕分けます。

文書を仕分ける際は、「本当に必要な情報か」「今後利用する可能性があるか」などの観点から、既存の文書をゼロベースで見直すことが大切です。管理対象を絞り込むことで、価値の高い情報資産に集中でき、より効果的な管理体制を構築できます。

ステップ4. 文書管理のルールを定める

誰が扱っても同じ手順で文書を管理・活用できるようにするには、明確なルールを策定しましょう。

文書の作成から承認や保管、活用、保存期間満了後の廃棄に至るまで、工程ごとにファイル名の命名規則や保管場所、アクセス権限などを具体的に設定します。

ルールが曖昧なままだと、管理方法が担当者ごとに異なり、効率化は進みません。定めた内容は、図表を使って誰でも理解できるマニュアルとしてまとめ、全社で共有しましょう。統一ルールを運用することで、組織全体で一貫した文書管理が実現し、業務の標準化が進みます。

ステップ5. 文書の管理体制を整える

文書管理を効率化するには、責任の所在を明確にした管理体制の構築が重要です。

具体的には、各部署から担当者を選任し、役割と権限を示します。担当者のスキルや得意分野に応じて業務を分担すると、運用効率が高められます。

また、新しいルールやシステムを導入する際は、変更の目的と背景を丁寧に説明し、全従業員への周知と教育を徹底しましょう。全社的な協力体制のもとで運用を定着させれば、ルールの形骸化を防ぎ、円滑な運用が可能になります。

文書管理で業務効率化する方法

文書管理で業務効率化する方法は、具体的に以下の3つが挙げられます。

書類を分類する
一時フォルダを作る
文書管理ツールを導入する

以下では、文書管理による業務効率化を成功させるためにも、各方法を紹介します。

書類を分類する

文書管理で業務効率化するには、書類を分類することから始めましょう。

すべての文書を管理するとデータ数が膨大になり、不要な情報まで保管してしまうおそれがあります。まずは、これまで管理していた文書を洗い出し、文書管理が必要な文書や不要な文書に正しく分類することが大切です。

不要な書類かどうかを判断する際は、感覚的に分別するのではなく、文書の用途・最終更新日時・利用頻度がどれくらいかを見て判断するなど、明確なルールを決めておきましょう。たとえば、「1年に数回利用する資料は保管対象」「2年以上参照していない文書は削除対象」などのルールを設けると、判断がぶれません。

組織の現状に応じて文書を精査し、必要なもの・そうでないものに明確に分類しましょう。

一時フォルダを作る

一時フォルダを作ることも、文書管理において重要なポイントです。

文書を一時的に保存できる「何でもフォルダ」のような場所を作りましょう。

文書管理の厳格なルールを定めても、該当しない文書が出てくることも考えられます。格納する場所を迷ったとき、一時フォルダに格納して、後から適切な箇所に格納しなおすことが、文書管理の運用を無理なく長く続けられるポイントです。

他の業務で時間がないときにも、一時的に格納できるフォルダがあれば、担当者も文書管理にかける時間を少なく済ませられるでしょう。

文書管理ツールを導入する

文書管理をするにあたり、文書管理ツールの導入は効果的な方法です。

文書管理システムは、文書のライフサイクル（文書が作成されてから役目を終えるまで）に沿って保持期間の設定が可能です。

担当者が意識しなくても、役目を終えたら自動的に削除されるなど、担当者の余計な工数を削減でき、業務効率化を図れます。また文書のプロパティに独自の属性（たとえば管理部門、文書の種類など）を設定できるなど、業務効率化を促進する機能も多くあります。

文書管理ツールの選び方

文書管理を効率的に進めるうえで、文書管理ツールの導入は欠かせません。文書管理ツールを活用すれば、文書の保存・検索・共有を一元化でき、組織全体での運用ルールも定着しやすくなります。文書管理ツールを選ぶ際は、以下のポイントを確認しましょう。

必要な機能が備わっているか
使いやすいか
セキュリティ対策が万全か
導入後のサポート体制が整っているか

以下では、自社に最適な文書管理ツールを選ぶためのポイントを解説します。

必要な機能が備わっているか

文書管理ツールを選定する際は、自社の課題を解決できる機能が備わっているかを確認しましょう。

事前に洗い出した課題や目的をもとに、必須の機能とあれば便利な機能をリスト化すると、文書管理ツールが自社に適しているか判断しやすくなります。たとえば、契約書の管理を効率化したい場合は「契約期限の管理・リマインド機能」や「承認ワークフロー機能」があるか確認しましょう。

一方で、機能が多すぎるツールは操作が複雑になり、かえって業務効率を下げるおそれがあります。必要な機能を見極めながら、使いやすさとのバランスを考慮して選ぶことが重要です。

使いやすいか

文書管理ツールを選ぶ際は、操作のしやすさも業務効率化につながる重要なポイントです。

どれほど高機能でも、操作が複雑でわかりにくいシステムは従業員に敬遠され、次第に使われなくなるおそれがあります。その結果、導入コストが無駄になるだけでなく、文書が個人のPCや紙媒体に分散し、かえって業務効率の低下や情報漏洩のリスクを招く可能性もあります。

文書管理ツールが使いやすいか確認する際は、無料トライアルやデモを活用し、実際に利用する従業員の意見を取り入れましょう。現場の使いやすさを重視した選定こそが、導入後の定着と成果につながります。

セキュリティ対策が万全か

企業の機密情報や個人情報を守るうえで、文書管理ツールのセキュリティ対策は確認すべき事項の一つです。

情報漏洩リスクを防ぐには、文書やフォルダ単位で閲覧・編集などの操作権限を細かく設定できる「アクセス権限の管理機能」が必要です。さらに、データ送受信時に内容を暗号化して第三者による盗み見を防ぐ「暗号化機能」もあるか確認しておきましょう。

さらに、「いつ・誰が・どの文書に・何をしたか」を記録する「監査ログ機能」は、不正アクセスや改ざんの抑止だけでなく、万が一の際の原因追跡にも役立ちます。セキュリティ機能を備えた文書管理ツールを導入することで、企業の情報資産を安全に守る体制を確立できます。

導入後のサポート体制が整っているか

文書管理ツールを選定する際は、導入後のサポート体制が整っているか確認しておきましょう。

文書管理ツールは、導入して終わりではありません。もし、トラブルが発生した際に迅速に対応してもらえるよう、電話・メール・チャットなどの問い合わせ手段や、夜間・休日のサポート対応の有無を事前に確認しておくことが重要です。

また、従業員がシステムをスムーズに使いこなせるよう、ベンダーがどのような定着支援を提供しているかもチェックしましょう。わかりやすいマニュアルの提供や研修の実施などの支援も用意されていると、文書管理ツールが定着しやすくなります。

文書管理ツールには「NotePM」がおすすめ

URL：https://notepm.jp/

文書管理には、使いやすさと高機能を両立した「NotePM」がおすすめです。

なかでも、NotePMの強力な検索機能が特徴の一つです。WordやExcel、PDFなどのファイル形式でも、内容まで含めた全文検索に対応しており、ファイル名・登録日時・作成者など複数の条件で絞り込めます。目的の文書をすぐに見つけ出せるため、情報共有やナレッジ活用がスムーズになります。

また、パソコン操作に不慣れな方でもわかりやすい操作性とシンプルな画面設計も魅力です。導入後すぐに全従業員が使いこなせる操作性を備えているため、安心して使用できるでしょう。

さらに、セキュリティ面も万全で、国際規格であるISMS認証を取得しています。通信の暗号化や24時間365日のサーバー監視など、厳重な体制で企業の重要な情報資産を守ってくれる点も安心して利用できるポイントです。

NotePMの導入事例

NotePMを導入したことで、文書管理の効率化と情報共有の質を高めた企業もあります。代表的な企業の事例は、以下のとおりです。

株式会社横森製作所
株式会社エイ・ビー・エム
ハーモネイチャー株式会社

以下では、実際にNotePMを活用した事例を紹介します。

株式会社横森製作所

株式会社横森製作所は、文書管理システムの刷新を目的にNotePMを全社導入しました。

以前のシステムは不具合が多く動作も遅かったため、利用者離れが課題でした。NotePMの導入後は、軽快な動作と使いやすさによって社内からのクレームが解消。

ISO資料や技術仕様書などの文書管理に加え、社内掲示板や「質問箱」としても活用されています。結果として、問い合わせ業務が効率化され、部署間の新たなコミュニケーションが生まれるなど、業務改善に貢献しています。

株式会社エイ・ビー・エム

株式会社エイ・ビー・エムは、ナレッジ共有・管理の拠点を作る目的でNotePMを導入し、業務効率化を達成しました。

ファイル形式の不統一や情報の探しにくさ、業務の属人化が課題でしたが、NotePMを導入したことで問題は解消され、ナレッジ共有が円滑に進んでいます。

現在では社内マニュアルや業務手順書、取引先情報などの一元管理に加え、安全な外部共有にも活用し、組織全体の生産性を高めています。

ハーモネイチャー株式会社

ハーモネイチャー株式会社は、オンラインでの日報管理を目的にNotePMを導入し、リモートワークへの円滑な移行を実現しました。

従来、日報や申し送り事項を紙で管理していましたが、オンライン化によって誰が何をしているかが可視化されました。「この作業はあの人が詳しい」とスタッフ間で直接確認し合う文化が醸成され、コミュニケーションが活発になっています。

現在は日報のほか、業務マニュアルやSNS投稿原稿なども一元管理し、業務効率を向上させています。

文書管理ツールを導入して業務を効率化しよう

本記事では、文書管理の業務効率化について解説しました。文書管理で業務効率化を阻害する要因として、社内文書の私物化や複数のフォーマット管理などが挙げられます。文書管理を妨げる要因を解消し、文書を適切に管理できれば、業務効率化はもちろん、コストの削減・検索性向上・セキュリティ向上などにもつながるでしょう。

業務効率化を実現するための文書管理ツールは多様な機能や特性を持っています。自社の課題に応じたツールを選び、運用体制を整えることで、より生産性の高い環境を実現できるでしょう。