文書管理の業務効率化を徹底解説!妨げる要因・方法・メリットも詳しく紹介

2022年08月01日(月) 文書管理

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

文書管理で業務効率化を図りたい、と考える企業担当者も少なくありません。文書管理を疎かにしていると、時には文書を整理がそのほかの業務を大きく圧迫することもあります。文書管理で業務効率化するためには専用の文書管理ツールを導入して、適切に分類・管理することが大切です。

本記事では文書管理の効率化について、妨げる要因・メリット・方法を解説していきます。

文書管理の業務効率化を妨げる要因

まずは、文書管理の業務効率化を妨げる要因について、以下2点を挙げて説明します。

  • 社内文書を私物化している
  • 様々なフォーマットの存在

それぞれ、解説していきます。

社内文書を私物化している

1つ目の要因は、社内文書を私物化していることです。

本来、業務に必要な文書は、組織全体に共有して管理するべきです。しかし,
営業担当者が一人で長年顧客を担当しているなど、従業員一人だけがその業務に携わっている場合、従業員のPCのローカル端末に資料を保存して、個人で管理してしまいがちです。個人で書類を管理し、他メンバーに情報を共有していないと、異動や退職時に、必要な情報が社内に残っていないといった問題が発生することでしょう。

また、従業員本人にしか文書の保管場所がわからないと、紛失しても気づくのが遅れ、機密データ流出など、組織に大きな影響を及ぼすトラブルに発展する可能性も考えられます。さらに、他の従業員が探している情報が、個人のローカルPC上にしかなく、検索しても見つけられない場合などには、周りのメンバーに聞き回って探したり、一から勉強しなければならなくなったりなど、余分な業務が生まれてしまうこともあるでしょう。

社内文書の私物化は、必要な情報が組織に共有されていないがために、引き継ぎに時間がかかる、資料を探すのに時間がかかる、など多くの従業員の業務効率化を妨げてしまいます。

様々なフォーマットの存在

2つ目の要因は、様々なフォーマットの存在です。

組織のデータフォーマットは、紙や電子に大別できます。さらに、電子の中でもスキャンしたイメージファイル・WordやExcel・PDFなど、あらゆるフォーマット(形式)が存在します。そのため、どの種類のファイルをどのように整理すれば良いのかを判断できなくなり、業務効率化を図るための一歩をなかなか踏み出せない場合もあるかもしれません。

明確な意図があってフォーマットを定めているのであれば、それぞれに対して管理方法を取り決めることが重要です。しかし、運用しているもののなかには不要なフォーマットもあるかもしれません。既存のデータの何を管理すべきで何を管理対象から外すか、文書管理体制を構築する初期の段階で正しく分類しておくことが大切だと言えます。

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文書管理で業務効率化を図るメリット

文書管理で業務効率化を図るメリットについて、以下3点を挙げて説明します。

  • オフィススペースの削減
  • 検索性アップ
  • 書類のセキュリティ性向上

それぞれ、解説していきます。

オフィススペースの削減

1つ目のメリットは、オフィススペースの削減です。

これまで紙で管理していた文書を電子フォーマットで一元管理して業務効率化を図れば、、紙の書類を保管するための場所が不要になります。企業によっては、大量の紙を保管するために、オフィスから離れた場所に倉庫を借りて、定期的に書類を運んでいる場合もあるでしょう。そのようなスペースを削減できれば、印刷に関するコストだけでなく、スペースを維持するためのコストも大幅に削減できることでしょう。

検索性アップ

2つ目のメリットは、検索性アップです。

これまで紙で保管していた文書をペーパーレス化して適切に文書管理し業務効率化を図れば、データを探すのにかけていた時間を短縮することができます。たとえば、必要なデータがあれば、倉庫の鍵を入手して、倉庫に入り、キャビネットを開けて書類を一つ一つめくって探していたという作業も、文書管理ツール導入によって一気に解消されます。

ひとたび探したいデータがあれば、文書管理ツールを開いて、検索ボックスからファイル名や拡張子(Wordだとdocx、Excelだとxlslなど)を指定するだけで、必要な文書を探すことが可能です。文書管理システムを導入して業務効率化を図れば、登録日時・文書を登録したユーザー名・全文検索もでき、検索性が大幅に高まります。

書類のセキュリティ性向上

3つ目のメリットは、書類のセキュリティ性向上です。

たとえば、営業が顧客に対して提案書などの情報を紙の状態で外部に持ち出すと、移動の際に鞄を置き忘れてしまうなどの紛失リスクが発生します。紙で持ち歩くのではなくデータ化したうえで適切な文書管理体制を導入しておけば、書類を落とす心配はありません。また、万が一PCを紛失してもローカル上にデータは残っていないため、リスクを抑えることができます。

さらに、社内においても文書にアクセス権やパスワードをつけて、特定の従業員にしか参照・編集できないようにすることも可能です。定期的に文書データをバックアップしておくことで、重要な書類を誤って削除してしまったときでも容易にデータ復旧ができます。クラウドサービスにデータを保管しておけば、地震などの災害でオフィスが被災しても、データセンターのデータは守られるという利点もあります。

文書管理で効率化を図れば、セキュリティ面でも多くのメリットがあります。

文書管理で業務効率化する方法

文書管理で業務効率化する方法について、以下3点を挙げて説明します。

  • 分類
  • 一時フォルダを作る
  • 文書管理ツールの導入

それぞれ、解説していきます。

分類

1つ目の方法は、分類です。

全ての文書を管理するとデータ数が膨大になることはもちろん、本来削除しても問題ないファイルを無駄に保管し続けてしまうことに繋がりかねません。これまで管理していた文書を洗い出し、文書管理が必要な文書や不要な文書に正しく分類することが大切です。

不要な書類かどうかを判断するときには、感覚的に分別するのではなく、文書の用途・最終更新日時・利用頻度がどれくらいかを見て判断するなど、明確なルールを決めておくことが大切です。たとえば、「1年に数回見る資料は保管すべきだが2年以上全く参照してないものは削除する」「定期的に起票する申請書は、申請が終わったら役目を終えるため削除対象とする」などがあるでしょう。

これまで管理していた文書を、組織の現状に合わせ、必要なもの・そうでないものに明確に分類することが大切です。

一時フォルダを作る

2つ目の方法は、一時フォルダを作ることです。

文書を一時的に格納する場所として「何でもフォルダ」のような場所を作ることが大切です。文書管理の厳格なルールを定めても、時にはそこに該当しない文書が出てくることも考えられます。格納する場所を迷ったとき、一時フォルダに格納して、後から適切な箇所に格納しなおすことが、文書管理の運用を無理なく長く続けられるポイントとなります。

他の業務で時間がない時にも、一時的に格納できるフォルダがあれば、担当者も文書管理にかける時間を少なく済ませられることでしょう。

文書管理ツールの導入

3つ目の方法は、文書管理ツールの導入です。

文書管理で業務効率化を図るなら、文書管理に特化したシステムを導入することをおすすめします。文書管理システムは、文書のライフサイクル(文書が作成されてから役目を終えるまで)に沿って保持期間を設定することができます。

担当者が意識しなくても、役目を終えたら自動的に削除されるなど、担当者の余計な工数を削減することができ業務効率化を図れます。また文書のプロパティに独自の属性(たとえば管理部門、文書の種類など)を設定できるなど、業務効率化を促進させる項目も多くあります。

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まとめ

本記事では、文書管理の業務効率化について解説しました。文書管理で業務効率化を阻害する要因として、社内文書の私物化・様々なフォーマット管理などが挙げられます。これらの要因をクリアして文書管理できれば、業務効率化はもちろん、コストの削減・検索性向上・セキュリティ向上にも繋がるでしょう。

業務効率化を実現するための文書管理システムは多様な機能や特性を持っています。是非自社に合ったツールを検討してみてください。

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