クラウド給与計算ソフト導入の効果は?5つの基本機能と合わせて紹介

2022年01月03日(月) 会計・財務

小規模事業者では、給与計算を手作業で行っている場合も少なくありません。また、給与計算ソフトを使っていても、多くの項目を手入力しなければならないこともあるでしょう。使い勝手が悪い給与計算ソフトを使っているなら、乗り換えも視野に入れる必要があります。テレワーク時代や、2020年10月からの年末調整手続きの電子化に合わせて、業務の効率化が可能なクラウド給与計算ソフトの導入を検討してみましょう。

 

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クラウド給与計算ソフトの基本機能

クラウド給与計算ソフトを選ぶ際、ポイントとなる基本的な5つの機能について説明します。

複雑な計算式のカスタマイズ

正社員やパート、アルバイトなど雇用形態が多岐にわたる企業は、支給と控除の計算式を従業員ごとに細かく設定できるものがベストです。できるだけ手作業を減らして自動入力にすることにより、計算ミスや誤入力が防げます。

最新の保険料率や税率を取得して自動計算

社会保険の保険料率表や所得税税額表の最新データと、社員マスターの扶養人数を自動で取得して給与データに反映させられるものが便利です。扶養人数に変更があれば、給与データ入力画面上で修正すれば社員マスター情報にも変更が反映されます。

タスクの履歴を自動保存

ワークフローや更新履歴を保持できる機能があれば、更新前のデータを簡単に呼び出すことができます。また、取り扱いの難しいマイナンバーに関しても従業員が各自で登録することにより、提出履歴が自動で記録されるため担当者によるマイナンバー管理の手間がかかりません。

データ抽出機能

必要な項目だけを抜き出して賃金台帳や勤怠情報などの帳票出力も簡単です。また、賞与支給対象者だけを抽出したり、自家用車通勤の社員を一覧表示させたりするなどのデータベース機能があれば、大人数でも賃金規定の改定などに一括して変更修正が可能です。

他システムとのデータ連携

勤怠管理システムや労務管理システム、経理システムなどと連動できれば、さらに活用範囲が広がり、各部門の業務の効率化も期待できます。例えば、残業や休日出勤などの勤怠データを取り込んで給与の自動計算が可能です。給与の支払いや、源泉所得税や社会保険料の仕訳と記帳も経理システムへのデータ反映ができ、データの自動入力項目を増やすことにより手作業による誤入力を防げます。

クラウド給与計算ソフト導入が有効な理由

クラウド給与計算ソフトが注目される理由や導入が必要な理由は、どのような点にあるのでしょうか。現代の社会情勢を踏まえてポイントを4つ説明します。

テレワークなどさまざまな働き方に対応可能

働き方改革の推進や、新型コロナウイルスの感染拡大防止のための在宅勤務導入などの施策により、インターネットを利用したテレワークが増えています。出社してもパソコンワークがメインの職種なら、在宅勤務やサテライトオフィスなどを利用したリモートワークでも何ら不都合はありません。クラウド給与計算ソフトを活用することで、インターネットの通信環境さえあれば、どこからでも給与計算業務が可能です。そのため、コミュニケーションツールの導入などとともに、それぞれの業務に必要なシステムをクラウドに移行する企業が増加しています。

新しい法令にも自動で即時対応

パソコンへのインストール不要なクラウド型のソフトなら、バージョンアップやアップグレードなどのメンテナンスの必要がありません。マイナンバー制度の対応などの法改正にも、余分なコストをかけることなく常に最新の状態で使える安心感を得られます。

難しいシステム構築や初期設定の負担軽減

クラウド給与計算ソフトは、「買い切り型」「オンプレミス型」のシステムと異なり、面倒なシステム構築や初期設定などが不要なため、直感的に使い始められます。そもそも、給与計算の仕組み自体は企業ごとに大きな差はありません。クラウド給与計算ソフトでも、ある程度のカスタマイズができるものも多いため、クラウド以外にあえて特別なシステム構築をコスト投下してまで行う必要はないといえるでしょう。

使用OSや機種に依存されない

クラウド型ならWebで入力や集計、振込までのすべての業務が完了します。インストール型のソフトは、推奨環境に適したスペックのパソコンが必要でOSなどにも依存するため、使用機種が限られてしまいがちです。しかし、クラウド型ならWindowsやMacなどのOSやスペックに関係なく、どこからでも簡単にアクセスでき業務を遂行できます。

クラウド給与計算ソフト・システムのメリットとデメリットは?導入効果を最大化させるポイントを紹介

クラウド給与計算ソフトの導入効果

クラウド給与計算ソフトを導入するメリットは、さまざまです。その中でも、特に企業にとって効果的と感じられる理由を3つ紹介します。

モバイル機器から簡単にアクセス可能

クラウド給与計算ソフトなら、従業員各自で勤怠データの更新や確認が可能です。2020年度の年末調整から各種の控除申告書などの手続きが電子化されたため、手書きによる書類の提出は必要なくなりました。従業員各自が、スマートフォンやタブレットなどのモバイル機器から簡単にデータが反映できるため、個人情報が書かれた紙ベースの書類を厳重管理する必要がありません。

テレワーク可能で有能人材の離職防止

結婚や出産、育児や介護などでやむをえず退職や休職しなくてはいけない従業員でも、クラウド給与計算ソフトを使ったテレワークが可能なら離職せずに済みます。給与計算担当者は、従業員の大切な機密データを取り扱うため、頻繁に配置転換をせずに専任で従事するのが望ましいでしょう。在宅勤務が可能なクラウド型なら、ベテランの有能な人材を確保できるため、情報漏えいなどの心配も最小限に抑えることが期待できます。

最小限の手入力で業務効率化とミス防止が実現

毎月の給与計算は、ミスが許されません。そのため、給与計算担当者は労力以上に精神的負担のかかる業務といえるでしょう。昇給や賞与、転勤や退職などの人事異動、年末調整なども期日に遅れることなく注意深く処理しなければなりません。しかし、自動計算や自動入力が可能なクラウド給与計算ソフトであれば、飛躍的な業務効率化が実現でき手入力によるミスがなくなります。既存のシステムやネットバンキングなどのWebサービスとの連携が可能であれば、さらに効率的に入出金データの自動取得や自動給与振込など効率的な運用ができるでしょう。

おすすめ クラウド給与計算ソフト

以下の記事では、おすすめのクラウド給与計算ソフトの概要や特徴について解説しています。

関連記事:【2022年版】クラウド給与計算ソフト・システム おすすめ7選を徹底比較

まとめ

税務や仕入販売などの部門では、電子帳簿保存法の規制緩和でさまざまな紙ベースの書類の電子化が可能です。年末調整手続きも2020年10月から書類提出や手続きの電子化が可能になります。クラウド給与計算ソフトなら、新法令にも対応しているため、煩雑な年末調整手続きも効率的に進められるでしょう。クラウド給与計算ソフトを活用すれば、テレワークでも従業員全員分の申告書をそろえる必要もなく、スムーズに業務が進められます。

 

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