クラウド給与計算ソフト・システムのメリットとデメリットは？導入効果を最大化させるポイントを紹介

2024年01月04日（木） 会計・財務

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給与計算は従業員ひとりひとりの大事な給与を会社の規定や税金、保険なども踏まえながら計算しなければならない煩雑な業務です。ミスが許されず、負担が大きくなりやすい給与計算をいかに正確かつ効率的に行うかは担当者にとって重要な課題となります。給与計算の効率化を目指すにあたり有効な対策となるのがクラウド給与計算ソフトの導入です。今回は、クラウド給与計算ソフトを導入するメリットとデメリットについて紹介します。

　

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クラウド給与計算ソフトとは

クラウド給与計算ソフトとは、給与を計算できるクラウド型のソフトです。給与計算ソフトには、たとえば、税金や保険を反映させて給与や年末調整の計算を行ったり、給与明細などの書類を作成したりする機能があります。計算したり書類を作成したりするために事前に行うべきことは、企業や従業員などの必要情報を入力し、計算方式の設定をしておくことだけです。入力や設定といった基本的な準備作業さえしておけば、あとはソフトが自動で給与計算業務を行ってくれます。

また、給与計算ソフトには主にインストール型とクラウド型があり、使用するパソコンにソフトウェアを導入して使用するのがインストール型です。対して、クラウド型とは、インターネットなどのネットワークを通して利用できるタイプを指します。

クラウド給与計算ソフト導入のメリット

給与計算業務の効率化を図れる

給与計算ソフトを導入すると作業負担が軽減し業務の効率化を図れる点がメリットです。給与は従業員の数だけ計算が異なるため、人の手で行うと時間も労力もかかります。しかし、給与計算ソフトを利用すれば、最初に必要な入力と設定を行っておくだけで、細かな計算もすべて自動で行ってくれるため楽です。また、税金や保険が絡む複雑な計算や人の手が介在する作業はミスが発生しやすいものですが、自動計算ならミスを防げて安心です。

属人化を解消し生産性の向上を目指せる

クラウド給与計算ソフトを使えば、具体的な計算方法や複雑な法制度などについて詳しくない人でも、ソフトの指示に従い操作を進めれば業務に対応できます。給与計算業務を特定の従業員しかできない体制にしておくことは、いざというときに不安なものです。担当者が不在となったときに業務が滞留してしまったり、引き継ぎがスムーズにいかなくなったりします。また、仕事が忙しいときにほかの人からの協力が仰ぎにくくなる点も非効率で不便です。

使用するパソコンや場所を選ばない

クラウド型の給与計算ソフトはネットワークを経由してオンライン上で操作を行うタイプのソフトであるため、利用するパソコンを選ばず業務ができます。たとえば、利用しているOSがWindowsでもMacでも利用可能です。インストール型のように特定のパソコンでしか利用できないといった制限もありません。また、インターネットに接続さえできれば、IDやパスワードを使うことで利用者や場所を問わず操作できます。

セキュリティがしっかりしていて安心

場所や利用者を問わず利用できることはメリットとなる反面、セキュリティへの不安にもつながりやすいものです。特に、給与計算で使用する情報は従業員の個人情報や企業の機密情報を含んでいるため扱いに十分な注意が求められます。ただし、クラウドサービスでは、そのリスクを防ぐための高度なセキュリティ対策が取られていることが通常です。クラウド上のサーバに重要なデータを保存することでバックアップへの対策にもなります。

法改正への対応もスムーズにできる

法改正により保険料率や税額、様式の変更などがあった際には、新しい法令に従った対応に変えていかなければなりません。インストール型の場合、法改正の度に、バージョンアップ版をインストールし直す必要があります。しかし、クラウド型なら、自動でバージョンアップされるため、改正前のまま手続きをしてしまうことを防げるうえ、インストールの手間もなく楽です。

クラウド給与計算ソフト導入のデメリット

インターネットの接続環境が使用に影響する

ネットワークを経由して使用するクラウド型の給与計算ソフトは、インターネットに接続されていない場所では利用できません。また、接続できていた場合でも、接続状況が悪いと処理速度が落ちて業務効率が落ちてしまうことがあります。さらに、一度に使用するデータ量が多い場合にも、処理する際の速度が遅くなってしまうことがあるため注意が必要です。導入する際には、十分に対応できる接続環境を準備しておきましょう。

自社に併せてカスタマイズすることが難しい

給与計算ソフトによっては、もともと導入されている機能や設定が自社が求めるものと合わないものもあります。クラウド給与計算ソフトはカスタマイズが難しいため、一度導入してしまうと自社に合わせて調整することができません。手当や休暇などについて独自の給与規定がある場合にはそれに対応できる設定があるか、必要な機能が搭載されているかなどを事前に確認するようにしましょう。

コストがかかる場合がある

クラウド型の給与計算ソフトの利用料金システムは、大きく分けて月額制のものと課金制のものがあります。月額制は1カ月の料金が固定されているもので、課金制は利用する従業員の数が多いと、それに応じて費用が高くなるシステムです。利用する人が多い企業で課金制の給与計算ソフトを使用すると費用が高くついてしまうことがあるため気を付けましょう。

クラウド給与計算ソフトの効果を最大化するためのポイント

自社に合ったクラウド給与計算ソフトを選ぶ

どれだけ評判のよい給与計算ソフトでも、自社に必要とする設定や機能がなければ、業務の効率化は図れません。企業が求める機能や特徴をきちんと備えたソフトを導入することは効率化を図るための基本の対策です。さらに、ソフトごとに独自の機能が付いているものもあるため、複数のソフトの特徴を比較したうえで選定することも、効果を最大化するためのポイントになります。

サポート体制が整備されているソフトを利用してスムーズな業務を

サポート体制が整っているソフトを利用することは、業務をできる限りスムーズに行うために大事なポイントです。導入時の支援やトラブル時のサポートがあれば、無駄に時間をロスして業務を停滞させる必要がなくなります。

料金を事前に試算してコスト面でのロスを防ぐ

クラウド給与計算ソフトの導入により効率性や生産性を上げられたとしても、コスト面で無駄に負担がかかってしまっては、高い効果が得られたとはいえません。給与計算は従業員がいる限り必ず行わなければならない業務であり、クラウド給与計算ソフトを利用する場合の費用は固定でかかるコストです。どのような料金システムの給与計算ソフトを導入すればコストを抑えられるかは、従業員の人数や必要な機能などによって異なるため、企業によってさまざまとなります。後で費用が大きな負担となり慌てないようにするためにも、自社でソフトを導入したケースの費用を試算したうえで利用するようにしましょう。

おすすめ クラウド給与計算ソフト

以下の記事では、おすすめのクラウド給与計算ソフトの概要や特徴について解説しています。

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まとめ

クラウド給与計算ソフトの導入は効率的で正確な業務を実現するために有効な手段です。導入することにはメリットだけではなくデメリットもありますが、機能や料金システムを上手に選ぶことでデメリットを回避することもできます。利用による効果を最大限に生かすためにも、自社の状況に合ったソフトであるかを事前にしっかりと確認したうえで導入するようにしましょう。

　

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