BIツール導入に失敗する理由とは？成功させるポイントを紹介

社内や社外のあらゆる情報を収集し、分析してくれるBIツール。機能が高く、さまざまな役割を果たしてくれるため、オフィスでは経営層にはもちろん、マーケティングや営業分析などあらゆる場面で利用されています。しかし、せっかく導入してもうまく使いこなすことができなければ意味がありません。今回は、そんなBIツールについて、導入の目的や失敗しないためのポイントを詳しく説明します。

なぜBIツールを導入するのか

ここでは、BIツールを導入する主な目的を３つ紹介します。

簡単にデータ収集と分析ができる

BIツールの最も重要な役割の一つが、データ収集と分析です。一般的に会社では、業務に応じて専門のシステムを使用しています。経営戦略を立てる際などはそれぞれのシステムから会計や費用、売上などの情報を収集し、分析する必要があります。しかし、BIツールを利用すれば、これらの作業を簡単に行うことができます。Excelや手動では難しい異なるシステム間のデータ収集や分析もでき、さらに集めたデータはグラフやチャートなどで表されるため、誰でも簡単にデータ分析をすることが可能です。

作業時間の削減と効率化

BIツールは瞬時にデータの収集と分析を自動で行ってくれるため、従来のように手作業でデータを抽出・加工、集計をする必要がありません。また、集計結果もグラフやチャートで見やすい形となって出力されるので、会議資料の作成などの作業時間も大幅に削減することができます。データはリアルタイムで更新されるため、常に最新のデータを確認できることや、自動集計により人為的なミスを防ぐことができることもBIツールを導入するメリットです。

現状把握と課題の早期発見

BIツールの分析結果はグラフなどの可視化された形で表されるため、数字や表だけでは分かりにくい現状の把握や問題点の発見に役立ちます。その場で最新のデータにアクセスできるため、常に最新の情報から状況が把握でき、迅速に課題を見つけ出すことが可能です。

BIツールで失敗する理由

導入するとメリットが多いBIツールですが、残念ながら導入したことで失敗してしまうケースもあります。ここでは、その代表的な例を紹介します。

利用目的が明確になっていない

多く聞かれる失敗が、利用目的が明確でなく、導入してみたはいいもののうまく使いこなせないというパターンです。BIツールは非常に多くの機能を備えていますが、だからこそ、実際に使おうとすると何から始めればいいのか分からなくなってしまうことも少なくありません。BIツールは便利なツールですが、そのユーザーにとって有益な情報が何であるかまでの判別はできません。自動で本当に求めている情報を分析してくれるわけではないので、いざ使ってみてもあまり業務に役立たないということがあるかもしれません。

うまく使いこなせず費用対効果が低くなってしまう

BIツールは非常に便利なツールである反面、分析ツールという性質上、会計システムのように「そのシステムが利用できないと仕事にならない」ツールではありません。活用範囲が広い分操作方法も複雑になることがあり、使い慣れた人がいないとだんだん使われなくなってしまうという場合があります。せっかく高い費用をかけて導入しても、使われないのでは意味がありません。

データが揃っていない、データ同士の連携ができない

BIツールを導入する目的が明確であっても、データがなければ分析を行うことはできません。導入をする以前に、行いたい分析に対し、必要なデータが備わっているか確認することが必要です。また、データが備わっていても連携ができなければ意味がありませんので、異なるデータの単位をどのようにそろえるかなど、検討しておく必要があるでしょう。

BIツール導入を成功させるポイント

では、このような失敗を防ぐためにはどのようにしたらよいのでしょうか。ポイントを3つ紹介します。

導入の目的を明確化する

まず大切なことは、何のためにBIツールを導入するのか、目的を明確にすることです。業務の効率化や売上向上のためのデータ分析、課題の抽出や意思決定のサポートなど、BIツールを使ってできることはたくさんあります。何のために導入するのかを明確にしておけば、導入後もどのような機能を使えばよいのか、どのデータを抽出して分析すべきかなど、戸惑うことが少なくて済むでしょう。また、導入したBIツールをどの部署が利用するのかも、しっかり決めておくことが大切です。

運用体制を強化する

BIツールは、部門を越えた異なるシステムのあらゆる情報を収集・分析できるツールです。BIツールを利用して分析を行う部門と、BIツールを導入して情報を収集する部門同士は、特に連携を強化しておく必要があります。せっかくツールを導入して情報を集めても、一方がBIツールを活用していなければ意味がありません。担当者を決めて定期的にミーティングを行うなどして、部門同士の情報共有などを図るようにするとよいでしょう。また、BIツールはできることが多い分操作が複雑なこともあるので、部門内でもマニュアルを作成したり定期的に研修を行ったりするなどして、誰でもいざというときに利用できるような体制を構築しておくことが望ましいです。

自社に合ったBIツールの選定をする

BIツールと言っても、種類によって特化している機能が少しずつ異なります。導入の目的に合った機能を備えたツールを選ぶようにしましょう。必要な機能をきちんと把握しないまま、機能が多いものを選んでしまうとうまく使いこなせず、費用対効果が低くなってしまう場合があります。また、使いやすさも定着して利用するには重要な要素ですので、そうした面からも検討してみるといいかもしれません。

まとめ

業務の効率化や課題の発見、迅速な意思決定のサポートなど、様々な場面で活躍するBIツールですが、目的があやふやなまま導入するとうまく使いこなせずに、もったいないことになってしまうかもしれません。そうならないために、導入前にはしっかりと準備をして、社内の体制を整えておくことが大切です。目的を明確化して、自社に合ったBIツールを導入するようにしましょう。

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