BIツールは、企業に関わる膨大な情報を活用し、効率的にビジネスを展開していくために役立つものです。導入すれば、企業が抱える課題を改善するための方法が見つかると期待されています。この記事では、そもそもBIツールとは何か、メリットやデメリット、導入するためのポイントについて紹介していきます。BIツールを活かして成果を上げるためにぜひ参考にしてください。
BIツールとは
BIツール（ビジネスインテリジェンスツール）は、企業に蓄積された情報を収集・分析し、よりよいビジネスを展開していくためのツールです。現在の状況を正しく把握したうえで、企業が抱える課題や改善方法を知るためのツールとして注目されています。BIツールにはデータの共有や分析、シミュレーションなどの機能が搭載されています。BIツールを使うと、企業に関連する社内外の多様なデータがダッシュボードなどで可視化されるため、スピーディーな処理が可能になるのです。
それだけではなく、マーケティングにおける複雑な統計分析を行い、最適なシミュレーションを提示するなどの優れた機能を備えている点も見逃せません。従来のExcelのみに頼るデータ処理では速度に限界があった場合や、データの深堀りをしたいときなどに活用したいツールといえるでしょう。
BIツール導入のメリット
効率的にデータ収集ができる
企業が集めてきたデータはさまざまな場所に散らばっていることが多いため、複数人での共有がしにくく、貴重なデータが活用できません。BIツールでは、膨大なデータを1カ所に集められるので効率的です。見やすいようにグラフなどを作成する作業もツールを使えば素早くでき、多くの人が共有できます。
データの可視化ができる
集められたデータはBIツールによって可視化されるため、短時間で現状を把握できるようになります。Excelであれば表やグラフに加工するための作業時間が必要になりますが、BIツールを導入すれば簡単です。なかにはリアルタイムで可視化できるツールもあるので、ニーズに応じて導入すれば活用できるでしょう。
データの分析作業がスピーディーになる
BIツールによって集められたデータの分析は、従来のExcelなどを使う方法よりも素早く行うことが可能です。高度な深掘りができるデータマイニングにより、それまで見つかっていなかった企業の課題も浮き彫りになるというメリットもあります。せっかく集めたデータも活用されなければ意味がありません。BIツールにより、企業に蓄積されてきたデータが短時間で活用されることになるのです。
十分な分析ができる
分析するための時間が短くて済むため、分析結果を検討するための時間を多くとることが可能になります。単にデータを分析するだけでは、分析結果を十分にビジネスに反映することができません。スピーディーに得られた結果をもとに時間をかけて検討できるので、よりよい方向性を見つけることもできます。
課題を早期に発見できる
データの収集や分析がスピーディーに進むため、企業の課題にいち早く気付くことができるという大きなメリットもあります。膨大なデータがあっても、人手不足であれば十分に分析するなど活用することができません。BIツールを導入すれば課題の早期発見ができ、早期の解決も可能になるでしょう。
BIツール導入のデメリット
選び方が難しい
企業のニーズに合う製品を選ばないと、せっかくツールを導入しても失敗する可能性があります。多くのツールのなかから使用する部署や人に合った製品を選ぶのは難しいという人もいるでしょう。はじめてBIツールを導入する場合は、使いにくく時間がかかるなどの理由でうまくいかないこともあります。
費用が発生する
BIツールを導入には一定のコストがかかるので、どれくらい必要なのかを把握しておかなければなりません。製品は使う機能や人数などにより費用が変わるため、不足している機能を後から追加してしまうと予算よりも高くなってしまうこともあります。機能を追加しなくて済むよう、導入前には企業が必要な機能をしっかり確認しておくといいでしょう。ニーズに合ったツールを選ぶなら、費用対効果は高くなります。
使いにくい人もいる
BIツールは複数の部署で使うようになるため、基本的には誰でもが使いやすいように配慮されているものです。ただし、実際に使い始めてみたら使いにくいと感じる人もいるという可能性も考えられます。導入を検討しているBIツールは、試用期間に複数の部署で使ってみることも必要で、スムーズに導入するためには製品の操作性についても併せて確認しておくといいでしょう。
BIツール効果を最大化するためのポイント
導入する目的を確認する
BIツールにより高度な分析ができても、導入する目的が定まっていなければ十分な効果は得られません。企業ごとに異なるニーズを把握して目的を明確にしておきましょう。必要かつ最小限のコストで導入するには、ツールの機能のなかで必要なものは何かを見極めておくことが大切です。企業の課題についても、目的と同じように明確にしておくとツールを導入してから十分に活用できます。
ツールの特徴を理解して導入する
BIツールは製品ごとに特徴があり、収集や分析、分析結果の提示といった流れごとに機能の充実度も異なります。企業が必要としているものに対して機能が充実している製品を選ぶようにしましょう。コストの面からも、企業のニーズとツールの特徴を特長を合わせておくと削減につながります。
複数の部署で連携しやすくする
BIツールは、データの収集や分析について企業内の複数の部署をまたいで使うものです。そのため、データを共有する部署の人が操作しやすいツールを選んだうえで、データの単位を揃えるなどして連携しやすくすると効果を発揮できます。出力したデータをBIツールに取り込んで連携できれば、複数の部署でも効率的な作業が可能になるのです。
おすすめ BIツール
以下の記事では、おすすめのBIツールの概要や特徴について解説しています。
関連記事：【2024年版】BIツール おすすめ10選を徹底比較（無料あり）
まとめ
BIツールは、企業が蓄積してきた貴重なデータを効率的に収集・分析できます。従来の方法よりもスピーディーに高度な分析を行うことが可能になるので、目的や課題を明確にしてから導入したいツールです。BIツールの導入に当たっては、メリットやデメリット、製品ごとに異なる機能の充実度を考慮し、企業のニーズに合うものを選ぶのがポイントです。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
