少子高齢化などによって労働人口は減少の一途をたどっています。その結果、人材確保のための企業間競争は、今後より一層激しさを増していくと考えられています。そこで、重要になってくるのが採用スピードの高速化であり、それを達成するための大きな武器となるのが採用管理システムです。採用管理システムについてよく知らないという人のために、その基本機能や導入効果などについて紹介していきます。
採用管理システムの基本機能
採用管理システムにはさまざまな機能があり、具体的に何ができるかは種類によって異なっています。ここではそのなかでも、多くの採用管理システムが共通して有している基本的な機能について紹介していきます。
求人募集要項の自動作成
多くの企業では必要な人材を確保する手段として複数の求人媒体を利用しています。たとえば、ハローワーク・求人情報誌・求人情報専門の検索エンジン・人材紹介会社・合同説明会などといった具合です。しかし、従来の方法ではひとつひとつに対して求人要項などを作成しなくてはならないので、かなりの手間です。その点、採用管理システムなら、元となるデータを入力するだけで、それぞれの形式に合った募集要項を自動作成してくれます。
各種求人媒体のデータを一元管理
複数の求人媒体を利用していると、応募者数・選考通過率・内定者数・入社数などのデータは媒体ごとに収集されることになるため、それらのデータを比較検討するのが大変でした。採用管理システムなら、情報を自動的に一元管理してくれるので、それぞれの数値の比較なども容易に行えます。
収集したデータに基づく採用活動の分析
採用管理システムは単に情報を一元管理するだけでなく、収集したデータに基づいて必要な分析を行う能力も有しています。それにより、データの扱いが苦手な人でも、採用活動のどの部分に問題があり、何を改善すればよいのかが把握できるというわけです。
一部選考の自動化
応募者数の多い企業では基本的な応募条件を満たしているかのチェックだけでもかなりの手間です。採用管理システムにはスクリーニング機能が備わっているため、条件を満たしている応募者のみを自動的に選別することができます。
面接の自動日程調整
応募者が大人数の場合は面接などの日程調整も大変です。調整に手間取っているとその間に有望な人材が他社に取られてしまうおそれがありますが、採用管理システムなら瞬時に調整をしてくれます。また、予約フォーラムを利用すれば、応募者が自ら都合の良い日時を指定して予約することも可能です。
採用管理システムが注目される理由、導入が必要な理由
採用管理システムの注目度が急速に高まっていますが、その理由を企業における採用活動の現状を踏まえながら解説していきます。
労働人口の減少
少子高齢化などによって労働人口は急速に減少しており、その傾向は今後も続いていくものと考えられています。当然、他社との人材の奪い合いはより激しさを増してくるはずです。そうした状況のなかで優秀な人材を確保していくには採用活動の効率化を高め、他社に後れを取らないようにすることが重要になってきます。
情報端末の普及
スマートフォンやタブレットなどといった情報端末の普及により、求職者は場所や時間を選ばずに求職活動を行うことが出来るようになってきています。そのうえ、求職者の多くは複数の企業に対して、並行して求職活動を行っています。つまり、よりスピーディな対応をしなければ他社に有望な人材を取られてしまう可能性が高くなるというわけです。とはいえ、手作業ではスピードアップにも限界があります。だからこそ、新しいシステムの導入が必要不可欠なのです。
募集チャネルの増大
人材確保のハードルが高くなるなかで、少しでも求職者との接触機会を増やそうとして、各企業の採用担当者は多様な募集チャネルを活用しています。たとえば、ハローワーク・求人情報誌・求人情報専門の検索エンジン・人材紹介会社などといった具合です。しかし、募集チャネルの種類が増えれば増えるほど、作業は煩雑化し、採用担当者の負担は重くなっていきます。一方、採用管理システムならそれらを一元管理することができます。
働き方改革の影響
働き方改革の法案が施行されて以降、残業時間などの制約が今まで以上に厳しくなり、違反者には刑事罰が科せられるようになりました。そうしたなか、各企業は限られた人的リソースで効率的に仕事をこなすことを求められています。そして、それは採用業務についても同様です。そのため、これまでと同様の人的リソースで業務の飛躍的な効率向上が期待できる採用管理システムに注目が集まっているというわけです。
採用管理システムの導入効果
採用管理システムを実際に導入した場合、主に以下の3つの効果が期待できます。
採用活動の迅速化
まず、自動化により、求職者からの質疑応答などが24時間対応可能になります。同様に、さまざまな採用業務も自動化されるため、そのスピードはこれまでの手作業とは比較にならないほどに速くなるはずです。また、採用活動の効率化を図るために必要不可欠なデータ収集及び分析も適時行ってくれます。そのため、採用担当者は煩雑な雑務に煩わされることなく、採用活動のより本質的な部分に集中することが可能になります。
人為的なミスの防止
手作業で業務を行っているとどうしてもミスは発生します。たとえば、求職者からのメールが届いたことに気付かなかったり、入手した情報をデータベースに入力する際に漏れが発生したり、などといった具合です。しかし、そうした小さなミスが有望な人材を逃してしまうことにつながりかねないのです。その点、採用管理システムなら、最初に基本設定を入力しておけばあとは自動的に処理をしてくれるので、そうした人為的なミスが起きる確率を限りなくゼロに近づけてくれます。
情報の共有化
スタッフで情報を共有していなかったために、採用活動がスムーズに進まないといった場合があります。たとえば、求職者からの緊急の問い合わせがあったのにも関わらず、担当者が不在だったために簡単な質問にも答えられなかったなどといったケースです。採用管理システムなら、スマートフォンやタブレットなどの端末を利用することで情報をすべて共有でき、スムーズな採用活動を可能にします。
おすすめ 採用管理システム(ATS)
以下の記事では、おすすめの採用管理システム(ATS)の概要や特徴について解説しています。
関連記事：【2024年版】採用管理システム(ATS) おすすめ11選を徹底比較（有料・無料）
まとめ
企業の将来を考えるのであれば、いかにコンスタントに優秀な人材を確保していくかというのは極めて重要な問題だといえます。しかし、だからといって、採用業務ばかりに人的リソースを投入し、本来のビジネス活動がおろそかになってしまっては本末転倒です。採用管理システムならそうした矛盾を解消し、最小限の人的リソースで効果的な採用活動を行うことができます。ぜひ一度、導入を検討してみてください。
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