優秀な人材を効率的に採用できるため、導入企業が増えているのが採用管理システムです。しかし、多くの種類のシステムが出回っているため、何を基準に選べばいいのか分からないという人も多いのではないでしょうか。そこで、採用管理システムを選ぶ際のポイントを紹介していきます。あわせて採用管理システムをどのように活用すれば効果を最大化することができるのかも解説していきましょう。
採用管理システムとは
採用管理システムとは、採用活動を効率的に行うシステムです。システムを活用すれば、応募者の個人情報はもちろんのこと、求人情報や選考の進捗状況、採用担当者ごとの評価を一括して管理することが可能です。こうしたシステムはクラウドタイプとオンプレミスタイプがあります。クラウドタイプはインターネット上で使用し、オンプレミスタイプは自社のパソコンなどにインストールして使います。クラウドタイプの場合、導入費用は安く済むのですが、月々の利用料金がかかります。一方、オンプレミスタイプの場合、導入費用はかかりますが、月々の利用料金はかかりません。しかし、社内業務は増えてしまいます。採用管理にどれぐらいのコストや労力をかけることができるのかを考えて、どちらが良いか選びましょう。
採用管理システム導入のメリット
採用活動の簡略化
採用管理システムを活用すれば、求人案件をはじめ応募者情報や選考の進行状況、内定者の管理を簡略化することが可能になります。そのため、求人から採用まで従来よりもスピーディーに行うことができるのです。
採用コストの削減
社内で情報を共有したり、データ入力したり、求職者とのスケジュールを調整したりするのには人件費がかかります。しかし、採用管理システムを使えば、こうした手間がかかりません。そのため、人件費を削減することができるのです。
応募者へのスピード対応
応募者から問い合わせがくる場合があります。しかし、人為的なミスで返信をし忘れることもあるでしょう。放置すれば、応募者の信用を失ってしまい、他の企業にいってしまうことも考えられます。その点、採用管理システムを活用すれば返信し忘れがなくなり、すばやく返すことが可能です。迅速に対応することで応募者の信用を獲得することができるでしょう。
情報を一元化して共有
求人募集の情報をはじめ、応募者の情報や選考の進捗状況などを一元化することが可能です。そのため、どのようなタイプの人が自社に合うのかを分析することができます。また、他の社員と情報を共有することもできるため、採用担当者以外は採用活動に関する情報を知らないという属人化を防ぐことができるでしょう。そのため、採用担当者が例えば急に病気になってしまっても、採用活動がストップするといったことがなくなります。
応募者情報の漏えい防止
採用活動の際は、応募者からの個人情報を扱うことになります。個人情報を漏えいさせてしまうと、企業の信用を失墜されてしまいます。しかし、採用管理システムを使えば、不正ログインの監視やSSLを用いた暗号化通信が行われているため、安心して個人情報を扱うことが可能です。
採用管理システムの選定ポイント
システムの使いやすさ
採用管理システムを導入したものの、肝心の採用担当者が使いにくいものでは意味がありません。そこで、導入前にデモ版などを採用担当者に使用してもらうようにしましょう。また、システムを導入したからといってすぐに使えるようになるわけではありません。自由自在に操作するには時間もかかるのです。採用活動開始スケジュールを考慮して、いつ導入するのがいいのかベストなタイミングを選ぶようにすることが大切です。
システムの充実さ
どの企業も採用活動をする際、求人広告を出すことでしょう。その際、求人広告媒体と連携可能な採用管理システムを選べば、効率良く採用活動が展開できます。さらに、社内のオンラインカレンダーと連携できる機能があれば、スムーズにスケジュール調整を進めることができるでしょう。また、採用管理システムの中にはWeb面接に対応した機能がついているものもあります。手軽に応募者とやり取りできるWeb面接はコスト削減にもなるため、今後取り入れる企業はますます増えていくでしょう。あらかじめWeb面接機能が付いているかどうかも重要なポイントになります。
カスタマイズの柔軟さ
一口に採用活動といっても、会社によって採用時期も方法もさまざまです。そのため、自社のやり方に合わせてカスタマイズできる採用管理システムがおすすめです。どのぐらいカスタマイズが可能なのか、導入前にヒアリングしていくつかのシステムと比較するようにしましょう。
採用管理システムの効果を最大化するためのポイント
採用のミスマッチ防止
採用管理システムを使えば、これまでの求職者の情報を蓄積し必要なときに引き出すことができます。このデータの蓄積を使わない手はありません。情報を分析すれば、どういうタイプが内定辞退しやすいのかを掴むことができます。さらに、どのような施策を行うと、自社が希望する人材が応募してくるのかが分かるため、採用のミスマッチを防ぐことができるでしょう。
関連記事：内定辞退を防止するには？辞退の理由や具体的な対策を紹介
求職者の入社の意欲を高める
採用の過程で得た求職者の状況、仕事への姿勢、採用担当者ごとの情報を一元化することができます。効果的に採用活動を進めるためには、こうしたデータを活用して、求職者ひとりひとりに合わせた質問内容やコミュニケーション方法を取ることです。そうすれば、求職者とのやり取りが良好になり、求職者の入社の意欲を高めることができるでしょう。
優秀な人材の確保
総合求人サイトよりも自社で独自に求人ページを作成したほうが「多くの情報量を掲載できるため、正しく会社を伝えることが可能」「永続的に掲載できるため、応募者数の増加につながる」「コストが抑えられる」といったメリットがあります。通常、求人ページを作成するとなると専門知識が必要です。しかし、採用管理システムに求人ページ作成機能がある場合、求職者の心を掴むキーワードやページ構成を兼ね備えた求人ページを簡単に作ることができます。そのため、応募者数が増え、結果として優秀な人材を採用できる確率が高まるでしょう。
おすすめ 採用管理システム(ATS)
以下の記事では、おすすめの採用管理システム(ATS)の概要や特徴について解説しています。
関連記事：【2024年版】採用管理システム(ATS) おすすめ11選を徹底比較（有料・無料）
まとめ
ここでは、採用管理システムのメリットから選定のポイント、効果を最大化するポイントを紹介しました。会社は人によって成り立っています。採用活動によって会社の未来が左右されるといっても過言ではないでしょう。採用担当者と話し合いながら自社の採用目的に合わせたシステムを導入することで、活動の効率化や優秀な人材の確保に活用してみてはいかがでしょうか。
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