こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
「効率良く仕事を進めるために、Webデータベースソフトを導入したい！」と思う方も多いでしょう。Webデータベースソフトの解説には専門用語が多用されているケースも多く、IT知識のない人にとっては分かりづらいと思います。
そこで、プログラミング知識がなくても使えるwebデータベースソフトを5つ紹介します。あわせて、Webデータベースの定義や、営業や事務などがデスクワーク業務で活用する方法も解説しました。ぜひソフト選びの参考にしてみてください。
• 属人化を解消したい
• ベテラン社員のノウハウを継承したい
• バラバラな業務品質を標準化したい
• ナレッジマネジメントの進め方を知りたい
目次
Webデータベースソフトとは
インターネットを通してデータの管理・編集などが行えるソフトが、「Webデータベース（WebDB）」です。Webデータベースの定義を解説します。
データベースと表計算ソフトの違い
データベースが表計算ソフトと異なる点は、扱えるデータの量です。表計算ソフトの代表格であるExcelでは、ワークシートに入力できるデータの最大数が決まっています。機能が豊富で自由度の高いソフトではあるものの、複雑な処理には適していません。一方でデータベースはデータの保管・管理に特化したソフトです。データを抽出しやすいよう入力形式が決まっているため、操作もスピーディーに行えます。
データベースとWebデータベースの違い
Webデータベースソフトが普及する以前、データベースソフトにはプログラミングの知識が必要でした。導入時には、自社でストレージサーバーの設定を行ったうえで、複数台のPCからアクセスできるようネットワークを構築します。また、使いつづけるには社内で保守を行う必要があるため、IT分野以外の人にとってハードルが高いものでした。
一方でWebデータベースソフトは、導入や保守に必要な作業をベンターに任せることが可能です。そのため、社内にITエンジニアがなくても使うことができます。そのうえ、インターネットを通してPCやスマートフォン、タブレットなどからアクセス可能です。場所やデバイスを問わず使えるため、IT分野以外でも盛んに使われるようになりました。
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Webデータベースソフトでできること
Webデータベースはさまざまな業務を効率化できる便利なツールです。ここでは、幅広い業界で活用できる方法を3つ紹介します。
営業活動の効率化
顧客データをデータベース化する「データベースマーケティング」で、効率良く営業活動が行えます。顧客の属性や購買履歴などの情報を集約することで、顧客の商品に対する関心度が一目で分かります。たとえはじめて対応する顧客であっても、関心度に応じた適切なアプローチが行えるでしょう。
タスク管理
データベースを使って、効率的にタスク管理を行う方法です。まずはタスクをリストアップし、それぞれに優先度やカテゴリーなどのデータ属性をつけます。すると、「今何に取り組むべきか」を即座に判断することが可能です。各自の進行状況も確認できるので、チームやプロジェクト単位でのタスク管理に便利です。
ノウハウの共有
社内のノウハウをデータベース化することも可能です。たとえば、社内の問い合わせ事例をデータベースに集約して共有します。すると、電話やチャットで問い合わせる前に社員が各自で確認できるでしょう。問い合わせを受ける側にとっても似たような問い合わせが減り、業務に割く時間が増えるメリットがあります。
また、ヒヤリ・ハットの報告にデータベースを使う方法もあります。社員全員が入力・閲覧できる状態にすることで、報告と同時に広く周知することができ、事前の対策に取り組めるでしょう。
Webデータベースソフト導入のメリット
ビジネスでWebデータベースソフトを活用するメリットについて紹介します。
運用コストを軽減
Webデータベースソフトは、保守に掛かるコストを抑えられるでしょう。物理的なサーバが必要な従来のデータベースは、社内で運用中のメンテナンスやセキュリティ対策に取り組む必要があります。Webデータベースソフトの保守はベンター側が行うため、保守に掛かる時間も費用も削減できます。
データの有効活用
他のツールと連携してデータを自動で読み込むことができるので、多くのデータを有効活用することができます。また、Excelなどと同じ感覚で操作できるものもあるほど、誰にとっても使いやすいこともメリットです。さらに、インターネットに接続したデバイスがあれば場所を問わずアクセスできるうえ、複数人が同時に操作できます。人・時間・場所を選ばず使えるので、活用場面も増えるでしょう。
ミスの防止
Webデータベースでは、検索性を高めるためにデータの入力規則を設定できます。規則に反しているものは登録できないため、入力ミスを未然に防ぐことが可能です。さらに、バージョンごとのバックアップが残るため、万一ミスしたとしても簡単に修復できます。複雑な処理にも対応できるので、データの破損を防ぐためにも役立つでしょう。
Webデータベースソフトの種類
Webデータベースには、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれの特徴を知って、自社にはどちらのタイプに向いているのか判断しましょう。
オンプレミス型が向いているケース
オンプレミス型を使うメリットは、カスタマイズが可能なことです。使用用途に合わせて管理画面を変えたり、他のツールと連携してデータを読み込んだりしたい場合には、オンプレミス型が便利でしょう。ただし、カスタマイズするにはプログラミングの知識が必要です。
クラウド型が向いているケース
クラウド型は、「顧客管理」「経費計算」など用途に特化した形になっていることが多いです。業務に特化したデータベースソフトをプログラミングすることなく使えるため、IT分野の知識がない人も導入しやすいでしょう。ただし、カスタマイズや他ツールとの連携には向いていません。
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Webデータベースソフトの選び方
自社に合ったソフトを選ぶためのポイントについて解説します。
データの種類に合わせて選ぶ
とくにクラウド型を選ぶ場合には重要なポイントです。データと一口で言っても、システム、帳簿、会社・個人情報、文書……と種類はさまざまです。使用目的をはっきりとさせて、それに合ったソフトを選びましょう。
価格で選ぶ
初期投資やランニングコストで選ぶことができます。オンプレミス型は無料でダウンドードできるものが多いことが特徴です。ただし、サーバー構築や保守に別途コストが掛かるため、想定以上に費用が掛かる場合もあります。
一方で、クラウド型は月々の利用料金が発生するサブスクリプション方式が主流です。アカウント数ごとに価格が分かれているため、利用人数が増えればそのぶん月々の利用料金も増えます。ただし、それ以外の追加料金は基本的に発生しないため、導入後の費用を想像しやすいでしょう。
UIの分かりやすさで選ぶ
操作がシンプルかどうかも重要です。複雑な操作のソフトに慣れている人であれば問題ないですが、そうでなければ十分に活用されない可能性があります。IT分野以外の人も使う場合は、直感的に使い方が分かるソフトを選ぶといいでしょう。
サポート体制で選ぶ
ベンターのサポート体制が手厚いソフトであれば、使い方が分からないときや不具合があったときもすぐに確認できます。データベースには会社の大事なデータを預けるので、信頼性を確認するためにも重視してほしいポイントです。
初心者におすすめのWebデータベースソフト5選
おすすめのWebデータベースソフトを紹介します。ノンプログラミングで使えるオンプレミス型ソフトや、外部ツールと連携できるクラウド型ソフトをピックアップしました。はじめてデータベースを導入する際の参考にしてみてください。
NotePM（クラウド型）
直感的に操作ができ、Zaiper連携を活用して外部データを取り込めるクラウド型ソフトです。登録できるデータの自由度が高く、オンラインストレージのようにファイル単位でのアップロードもできます。また、ファイルの中身まで検索できる高い検索性も兼ね備えていて、グループウェアとしても使える汎用性の高さが魅力です。
NotePMの特徴
- 強力な検索機能。PDFやExceの中身も全文検索
- フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
URL: https://notepm.jp/
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SQL Server（オンプレミス型・クラウド型）
Microsoft社のデータベース管理システムで、オンプレミス型もクラウド型もあります。Windowsとの相性が良く、操作もコマンド入力ではなく視覚的に行えるため、比較的扱いやすいことが特色です。規模に合わせて豊富なエディションがあるので、自社に合ったものを選べます。
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/sql-server/sql-server-downloads
楽々Webデータベース（オンプレミス型・クラウド型）
Excelファイルに特化したデータベースです。オンプレミス型とクラウド型どちらもあります。データ登録方法は、システム画面上で直接入力する方法と、Excel上で入力したデータを取り込む方法の2種類があります。そのため、新しいツールの導入に抵抗があったとしても、Excel操作に慣れていればすぐに使いこなせます。
URL: https://www.sei-info.co.jp/webdatabase/
UnitBase（オンプレミス型）
プログラミング知識がなくても業務システムを開発できる、オンプレミス型のデータベースです。顧客情報、在庫情報、問い合わせ、人事評価向けのテンプレートが用意されているので、様々なオフィス業務に役立ちます。
URL: https://www.justsystems.com/jp/products/unitbase/
Salesforce（クラウド型）
全世界で使われている、営業支援に特化したクラウド型のデータベースです。顧客情報を営業のワークフローや売上予測と組み合わせられるため、効果的な営業戦略を立てることができます。
URL: https://www.salesforce.com/jp/
まとめ
Webデータベースソフトには様々な種類があるため、自社のニーズにあったものがきっと見つかります。まずは社内で「誰が使うか」「何に使うか」を考えたうえで、目的に合ったツールを選びましょう。
プログラミング知識があり、初期費用を抑えたい場合は、オンプレミス型を選ぶといいでしょう。一方で、事務や営業といった非プログラマが使う場合は、 Excelと同じ感覚で使えるクラウド型がオススメです。
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