情シス（情報システム部門）は、企業のIT戦略を支えるポジションとして非常に重要な役割を担っています。とくに近年のDX推進に向けて、社内システムの開発やヘルプデスク業務、セキュリティ対策など、日々多くの業務を抱えています。仕事内容が幅広く、業務が圧迫されている企業も多いでしょう。
本記事では、情シスが抱える課題に着目し、業務効率化の方法やおすすめツールを解説します。成功事例も紹介するので、情シスの業務効率化の参考にしてみてください。
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目次
情シスが抱える課題
ITの進化とともに、企業の情シス部門には高度で多岐にわたる対応が求められるようになりました。
- IT人材の不足で人手が足りていない
- 業務量が多く1人あたりの負担が大きい
- 業務の属人化が起きている
- 「2025年の崖」を克服しなければならない
まずは、情シスが抱える4つの課題を見ていきましょう。
IT人材の不足で人手が足りていない
現在日本では、若年層の人口減少に伴い、IT関連産業への入職者が退職者を下回るという事態が生じています。
参照：IT人材育成の状況等について | 経済産業省
経済産業省の調査によると、調査がおこなわれた2015年の時点で、すでに170,700人の人材不足が起こっていました。そしてこの先も、IT人材は減少に向かうと予想されています。
労働集約業態となっている日本のIT人材の低生産性を前提とすれば、将来的には、40～80万人規模で人材不足が起こる懸念があることも試算されました。IT人材不足が予想される未来に向けて、情シスの業務改善をおこなっていく必要があります。
業務量が多く1人あたりの負担が大きい
人材不足に伴い1人あたりの業務量が増加していることも、情シスの業務効率化が求められる原因のひとつです。冒頭でお伝えした通り、情シスは社内システムの開発やヘルプデスク業務、セキュリティ対策などの多岐にわたる業務を担当しています。
一方で、1人で情シスを担う「ひとり情シス」の企業が多く見られるのも事実です。とくに中小企業やベンチャー企業では、1人もしくは少人数でこれらすべての業務を担うのが一般的です。
社内ヘルプデスク業務といった、利益に直結するわけではない補助的な業務（ノンコア業務）が多いのも、業務過多を生む原因となっています。
ヘルプデスク業務の改善に向けては、社内FAQを導入している企業も少なくありません。しかし、22歳～55歳の会社員にアンケートを実施したところ、「社内FAQが充実している」と回答した企業はわずか19％であることが明らかになりました。さらには、55％の企業は「社内FAQがない」と答えています。
情シス業務の改善に向けて、充実した社内FAQを作成するといったように、業務量と負担を減らす工夫をしていかなければなりません。
業務の属人化が起きている
ITは専門的な知識を必要とするので、特定の人にのみ業務が集中しやすい傾向です。担当者個人に業務が依存してしまうと属人化が発生します。属人化が進むと、担当者が休暇や退職で不在の際に、業務が滞るリスクが高まります。
またチームで連携が取れないため、課題も放置されがちです。業務が回らないだけでなく、課題の解決にも時間がかかります。
しかし、約80％の企業が業務マニュアルを作成しているものの、その充実度は低いのが現状です。調査の結果、半数以上の企業が自社のマニュアルについて「充実していない」と感じています。
情シスの課題を解決するためには、業務の標準化をおこない、属人化を防ぐ取り組みが必要です。
＞関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介
「2025年の崖」を克服しなければならない
2025年の崖とは、経済産業省が警鐘を鳴らしている問題です。DX化と叫ばれるようになった現代、多くの経営者がDX化の必要性を理解しています。しかし、横断的なデータの活用ができていなかったり、過剰なカスタマイズが原因でシステムが複雑化・ブラックボックス化していたりと、さまざまな問題が発見されています。
これらの問題を解決できない場合、DXが実現できないだけでなく、2025年以降、年間最大12兆円の経済損失が生じる可能性があると発表されました。これがまさに、2025年の崖です。人材不足や業務過多に加え、こういった問題にも取り組む必要が出てきています。
参照：DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～ | 経済産業省
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情シスの業務を効率化する5つの方法
続いて、情シスの業務効率化に役立つ方法を5つ紹介します。
- 社内FAQやマニュアルを整備する
- チャットボットを導入する
- RPAツールを導入する
- 業務をアウトソーシングする
- クラウドサービスを導入する
マニュアルの整備やツールの導入で、これまでの負担を軽減していきましょう。
社内FAQやマニュアルを整備する
業務に追われているのに、社員からの質問が絶えずまったく作業が進まない、という経験をしている方も多いでしょう。実際に、情シス業務を圧迫する理由のひとつが、社内ヘルプデスクです。
こういったケースでは、よくある質問をまとめた社内FAQや、手順がわかるマニュアルを整備し、社員が自己解決できる環境を整えるのが有効です。マニュアルの整備はノウハウの可視化にもつながるので、属人化の防止にも効果を発揮します。回答側、質問側の両者の負担を減らし、結果として業務効率アップが期待できます。
作成方法は、主にExcelと専用ツールの2パターンです。Excelは手軽に導入できるため便利ですが、使いやすさを重視するのであれば専用ツールをおすすめします。
『NotePM』は、強力な検索機能でほしい情報がすぐに見つかるナレッジ管理ツールです。直感的で見やすいのが特徴で、初めての方でもすぐに利用できます。無料トライアルを実施しているので、まずはお気軽にお試しください。
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＞関連記事：【比較】FAQシステムおすすめ18選｜無料・有料ツールや選び方も解説
＞関連記事：業務効率化のためのマニュアルの作り方！作成手順やツールの選び方を解説
チャットボットを導入する
チャットボットとは、ユーザーからの質問や問いかけに対して、自動的に返信してくれるプログラムです。定型的な質問に自動で対応することで、担当者の負担を軽減します。
よくある質問とその答えをあらかじめ登録しておけばよいので、24時間365日利用できる点が特徴です。夜間や休暇中でも、サポート体制を維持できます。
社内FAQやマニュアルと同じく回答者に負担がかからないので、導入するメリットは非常に大きいといえます。チャットボットで初歩的な問題解決を自動化し、担当者が重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
＞関連記事：チャットボットによるナレッジ共有のメリットやデメリット・導入のポイントを徹底解説
＞関連記事：【2024年版】チャットボット おすすめ11選を徹底比較！（無料あり）
RPAツールを導入する
RPA（Robotic Process Automation）とは、ソフトウェア上のロボットを利用して、業務を自動化するシステムです。情シス業務では、データ入力やシステム設定など、手作業で繰り返しおこなわれるタスクも存在します。そこでRPAを導入すると、こうしたルーチン作業や手作業が必要なタスクを自動化し、業務効率を大幅に向上させられます。
とくに、データ入力やデータ集計、コピペなどの簡単作業が効果的です。ただ、AIとは異なり学習機能はありません。作業を進めながらよりよい方法を学習するわけではなく、一定のルールが決められている単純作業を得意とします。
＞関連記事：【2024年版】RPAツール・製品 おすすめ10選を徹底比較！
業務をアウトソーシングする
情シスの全業務を社内で対応するのが難しい場合は、業務をアウトソーシングするのも手です。情シス業務は量が膨大かつデータ処理を慎重におこなう必要があるため、現場の負荷が大きいのが事実です。
人材不足が叫ばれる今、社内の人材育成にも時間とコストがかかってしまいます。短期間で優秀な人材を育てられる可能性が見込めないのであれば、外部の企業へ業務を委託するのがおすすめです。とくに、業務を圧迫しているヘルプデスク業務や専門知識が必要となるシステムの運用・保守といった業務は、外部委託するとよいでしょう。
＞関連記事：【2024年版】情シスアウトソーシングサービスおすすめ7選徹底比較！注目されている理由・メリット・デメリット・選び方について紹介
クラウドサービスを導入する
従来のオンプレミス型のサーバーからクラウド型へ移行すると、システム管理の手間を大幅に削減できます。情シスの業務のひとつであるシステムの運用・保守は、担当者にとって負担の大きい業務のひとつであるからです。
クラウドサービスを活用すれば、自社でシステム管理をおこなう必要がありません。これまで自社で運用・保守していたシステム管理作業をベンダーがしてくれるので、業務の負担改善を促進します。
＞関連記事：情報共有はクラウド化が必須！メリット・デメリットや導入例を全解説
情シスの業務効率化におすすめのツール
次は、情シスの業務効率化を実現するツールを7つ紹介します。
- NotePM｜社内FAQ・マニュアル
- Notion｜社内FAQ・マニュアル
- Chat Plus｜チャットボット
- Kasanare｜チャットボット
- ロボパットDX｜RPAツール
- WinActor｜RPAツール
- SKYSEA Client View｜IT資産管理ツール
用途別に分けているので、ぜひ参考にしてみてください。
NotePM｜社内FAQ・マニュアル
『NotePM』は、ナレッジやノウハウを一元管理できる「ナレッジマネジメントツール」です。ウィキペディアのように、社員がさまざまな情報を書き込み、あらゆるナレッジを蓄積できます。
検索性に優れており、WordやExcel、PDFなどファイルの中身まで全文検索できるのが特徴です。社内の知りたい情報がすぐに見つかるでしょう。さらに直感的に操作できるため、誰でもわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。
30日間の無料トライアルを実施しているので、ぜひ操作感をお試しください。
NotePMの特徴
- マニュアルや社内FAQ、社内ポータルとしても利用可
- 初心者にも使いやすい直感的な操作感
- WordやExcel、PDFなどファイルの中身まで全文検索可能
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＞関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説
Notion｜社内FAQ・マニュアル
Notionは、仕事で使うさまざまなツールを1つにまとめた「オールインワンワークスペース」がコンセプトのツールです。機能性が高く、ページやブロックを自由にカスタマイズできるカスタマイズ性もポイントです。また有効期限も設定できるので、定期的に更新が必要なデータがわかり、管理しやすくなります。
Notionの特徴
- ページやブロックを自由にカスタマイズ可能
- 有効期限の設定が可能
- ページオーナーの設定が可能
公式：https://www.notion.so/product
＞関連記事：社内wikiツールのNotePM・Notion・Confluenceを比較！機能や独自性をわかりやすく解説
Chat Plus｜チャットボット
Chat Plusは、導入実績が業界No.1のチャットボットツールです。初期費用が無料で、最安値プランであれば月額1,500円で利用できます。お得な料金設定であるにもかかわらず、約5,000個の機能が搭載されています。
AI会話機能やレポート・データ分析、デザインのカスタマイズまで、さまざまな機能を利用できるのが強みです。
Chat Plusの特徴
- 導入実績業界No.1
- 初期費用ゼロ円
- 月額費用1,500円（最安値プランの場合）で利用可能
公式：https://chatplus.jp/index.html
Kasanare｜チャットボット
Kasanareは、最新の大規模言語モデルを活用したAIチャットボットです。生成AIに「人間と同等の推論力」を与え、誰でも簡単に利用できるようにしています。AIに関する知見がない方でも、導入の担当者となってチャットボットを運用していけるのが魅力です。
Kasanareの特徴
- 最新の大規模言語モデルを活用したAIチャットボット
- 回答の質や正確性が求められる高精度なLLM活用に特化
- 生成AIのプロが導入から運用まで徹底的にサポート
公式：https://aismiley.co.jp/product/kasanare_kasanare/
ロボパットDX｜RPAツール
ロボパットDXは「事務職が自分で業務を自動化できる」をコンセプトに掲げたRPAツールです。プログラミングや専門知識を必要とせず、とにかく現場で簡単に利用できる機能が搭載されています。専任の担当者がついたサポートがすべて無料で、継続率は98％を実現しています。
ロボパットDXの特徴
- 充実したサポートがすべて無料
- 継続率98％
- 1ヵ月単位での契約が可能
WinActor｜RPAツール
WinActorは、NTTグループが提供する、純国産RPAツールです。他のRPAツールと同じくプログラミングの知識は不要で、ロボット作成が容易にできます。
またIEやOffice製品（ExcelやWord、Outlook等）はもちろん、ERPやOCRにも対応しています。無料トライアルも実施しているので、ぜひツールの使用感を確かめてみましょう。
WinActorの特徴
- NTTグループが提供する国内シェアNo.1のRPAツール
- Windows端末から操作可能なあらゆるソフトに対応
- 自動化のロボット作成が容易
公式：https://winactor.com/product/WinActor/
SKYSEA Client View｜IT資産管理ツール
SKYSEA Client Viewは、CMでお馴染みのIT資産管理ツールです。目的別に整理された管理メニューや優れた検索性など、使いやすさにこだわった設計をしています。
オンプレミス版とクラウド版の2つの形態から選択できるのも特徴です。管理するパソコンの台数やセキュリティポリシーに応じて、最適な形態を選ぶとよいでしょう。
SKYSEA Client Viewの特徴
- 直感的に使いやすい操作画面
- オンプレミスとクラウドから選択可能
- 運用のサポートが充実
公式：https://www.skyseaclientview.net/
＞関連記事：【2024年版】IT資産管理ツールおすすめ7選を徹底解説！メリット・導入の注意点・比較ポイント
情シス業務の効率化ツールを導入した成功事例
最後は、情シス業務の効率化ツールを導入した企業の成功事例を紹介します。
- リモートワークで必要な情報にアクセスできる環境を構築
- 担当者への質問が激減し作業効率UP
現場で参考になる内容なので順番に見ていきましょう。
成功事例1：リモートワークで必要な情報にアクセスできる環境を構築
株式会社サン・アドセンターは、リモートワーク中の社員から「あのファイルどこですか？」「○○の方法を教えてください」といった質問が飛び交い、生産性が低下していたことが課題でした。しかし、NotePMを導入して情報を一括管理した結果「NotePMで検索すれば欲しい情報の場所がわかる」状態になりました。
具体的な活用方法は、広告媒体ごとのルール管理です。公開マニュアルには載っていないような解釈が難しいルールを、FAQ形式でナレッジを蓄積しています。これまでのように同じ質問がくることはなくなり、各個人で疑問を解決できるようになりました。
＞関連記事：【導入事例】リモートワークで必要な情報にアクセスできる環境を構築 – 株式会社サン・アドセンター
成功事例2：担当者への質問が激減し作業効率UP
税理士法人河村会計の課題は、スタッフのITリテラシーにばらつきがあることでした。担当者によってやり方がバラバラで、業務の属人化が起こっていたのです。
そこで、シンプルかつ使いやすいNotePMを導入した結果、マニュアルを見ながら作業できるようになり、担当者への業務問い合わせ数が減少しました。マニュアルの作成により教える内容が標準化され、担当者ごとに手順が異なることがなくなりました。
さらに、スタッフのITツールに対する苦手意識が薄れているのも大きな成果です。DX推進につなげていきたいと思っていた中で、スタッフのITリテラシーをどのように底上げするのかが課題だったためです。簡単に見やすいノートが作成できるNotePMの導入で、成功体験が生まれました。
＞関連記事：【導入事例】DX推進の第一歩！ 誰でも簡単に使えるNotePMの導入で、ITツールへの苦手意識を克服 – 税理士法人河村会計
ツールの導入で情シス業務を効率化しよう
近年のDX推進に向けて、情シスは重要なポジションです。しかし、IT人材の不足で仕事内容が幅広く、業務が圧迫されています。
そのような情シスの業務を効率化させるためには、適切な業務改善の実施やツールの導入が欠かせません。社内FAQやマニュアルを整備したり、対応を自動化するチャットボットやRPAツールを導入したりして、情シス担当の負担を軽減させましょう。
マニュアルや社内FAQの作成を考えている方は、高い検索性で社内の知りたいことがすぐに見つかるNotePMがおすすめです。まずは無料トライアルをお試しください。
