こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
情シスアウトソーシングの導入は、IT活用が重要な昨今、多くの企業にとって積極的に検討すべきポイントといえます。アウトソーシングサービスを取り入れてIT関連業務を外部に任せれば、コストカットやITリテラシーの向上など、さまざまなメリットを感じられます。しかしそうは言っても、情シス部門といえば大事な情報を扱う部門のため、外部に任せて良いのか迷う心理もあるでしょう。情シスアウトソーシングを検討する際は、メリット・デメリットをよく理解しておく必要があります。
そこで今回は、情シスアウトソーシングサービスのおすすめを紹介しつつ、情シスアウトソーシングのメリット・デメリット・委託先を選ぶポイントなどを解説していきます。どこのサービスに相談すべきか、そもそも取り入れるべきか迷ったときは、ぜひ参考にしてみてください。
目次
情シスアウトソーシングとは？
はじめに、「そもそも情シスとは？」と疑問を持っている人に向けて、基礎的なポイントを整理していきます。「情シス」とは「情報システム部門」の略称で、企業の経営活動において重要になる情報・データを管理する部門・部署のことを指します。したがって「情シスアウトソーシング」とは、情報システム部門を外部に委託することです。
企業は日々の業務の中で商品・サービスに関する機密情報、従業員・顧客データなどを多数取り扱いますが、これらを適切に管理・処理するにはさまざまなシステムとそれに従事する人的リソースが必要になります。そこで仕組みづくりをしたり、実際に管理システムを運用したりするのが、情報システム部の仕事です。
ある程度想像すればわかるように、昨今の情報社会・IT社会において、情シス業務の量は膨大で、煩雑を極めることが多いです。さらに一つひとつのデータは慎重に扱う必要があり、現場に対する負荷が大きいことは言うまでもありません。そのため多くの企業では情シスのリソース不足が大きな課題となっており、アウトソーシング化を検討する企業も近年は増加傾向にあります。
適切な手順を踏んだうえで情シスアウトソーシングを取り入れれば、一見すると「機密情報だからこそ外部には任せられない」と懸念される情シス業務も、アウトソーシング化は十分に可能なのです。
関連記事：情シスがDXにおいて求められる役割とは
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情シスアウトソーシングが注目されている理由
では、近年情シスアウトソーシングが注目を集めていることには、どのような理由・背景があるのでしょうか。人材不足などの課題については前項でも軽く触れてきましたが、情シスアウトソーシングが注目されている理由・背景については、ここでさらに詳しく見ていきましょう。
主な理由は以下の4つです。
- IT人材の持続的な確保
- 情報システム担当者の作業負荷の緩和
- 人材採用にかかる費用の削減
- ITリテラシーの向上と維持
情シスアウトソーシングを取り入れるか迷った際は、上記のポイントにまず目を向けておきましょう。では、それぞれを詳しく解説していきます。
関連記事：情シスの業務改善方法！ DXで増加したヘルプデスク業務を効率化するには？
IT人材の持続的な確保
情シスアウトソーシングのニーズが近年高まっている理由は、IT人材の持続的な確保に、大きな重要性を見いだす企業が多いからです。情シス業務をアウトソーシングにすれば、十分な水準の知識と経験を持ったIT人材に業務を任せられるため、自社で優れたIT人材を見つける必要がなくなります。
活躍が望める社内エンジニアがいない…と常に頭を悩ませている企業は少なくありません。IT活用の需要増加に対して、労働人口は少子高齢化などの問題に伴い、年々減少しています。そのため多くの企業はIT人材の確保に苦心しており、情シス業務の円滑な運用に課題を感じているのです。
しかし、アウトソーシング化を実践すれば、自社でIT人材を見つける必要はなくなり、人材不足に対しても課題を感じずに済みます。このようにアウトソーシング化を行い、自社で用意できる人材とそうでない人材を明確に分けたうえで経営活動を進めることは、人材が限られてくる現代で企業が成長を維持する手段なのです。
情報システム担当者の作業負荷の緩和
情シスアウトソーシングは、情シス担当者の負担緩和につながります。
自社に情シス担当者や社内エンジニアが在籍している場合、そもそもの業務量の多さから、担当者の作業負荷は非常に大きいものになりがちです。しかし新たにITに明るい人材を雇用するのも難しい…となれば、積極的に検討したいのが情シスの一部業務のアウトソーシング化です。一部の業務だけでもアウトソーシングできれば、社内の情シス担当者の負担は軽減されるでしょう。情シスの長時間労働が常態化している場合は、働き方改革の一環として、一部業務のアウトソーシングを検討するケースも少なくありません。
人材採用にかかる費用の削減
情シスアウトソーシングは、人材採用にかかるコスト削減にもつながるため、近年は多くの企業から注目を集めています。
情シスに限らずいえることですが、特定の業務をアウトソーシングすれば、その業務に携わる人材の採用・育成コストは大幅にカットできます。情シスアウトソーシングの場合、業務を任せる相手はITの知識・実務経験を持つ人材のため、アウトソーシングが決定後は迅速に業務にあたってもらえます。採用・育成のプロセスを省き、最低限の手間と費用で情シス業務を効率的に進められるのが魅力といえます。
ITリテラシーの向上と維持
情シスアウトソーシングは、企業のITリテラシー向上・維持にもつながります。
情シスアウトソーシングのサービスを提供する会社は、ITに関して高度な知識とさまざまなノウハウを持っているのが特徴です。したがってアウトソーシング化を実行すれば、社内の業務に、高いITリテラシーをもって取り組んでもらうことができます。
結果、会社全体でITリテラシーの底上げにつながる仕組みです。最終的には総合的なサービス・対応品質向上ももたらすため、現代のIT社会で円滑かつ安定的に、企業活動を維持していけるでしょう。
情シスアウトソーシングのメリット
次に、情シスアウトソーシングのメリットを見ていきます。情シスをアウトソーシングすれば多くのメリットが望めるため、まずは具体的にどのようなメリットがあるのか整理したうえで、検討を進めていくことが大切です。
主なメリットは下記の3つです。
- 業務負担の軽減につながる
- 業務の属人化の解消
- 人件費の削減につながる
では、メリットの詳細を一つひとつチェックしていきましょう。
業務負担の軽減につながる
情シスアウトソーシングを行えば、業務負担の軽減につながります。情シスの人材不足・業務量過多に悩まされている企業にとっては、負担軽減は大きなメリットになるでしょう。
業務負担が多く、長時間労働や休日出勤などが常態化している現場は、一つひとつの業務の品質が低くなりがちです。一人の人員が負うべき負担が大きすぎるせいで、集中力・注意力低下をもたらすからです。さらにいえば、会社に対して慢性的に不満を覚えるようになるせいで、「会社に貢献したい」というモチベーションを低下させる要因にもなります。
結果、重大なデータを扱う部門で、深刻なミスが起きては本末転倒です。業務負担軽減は一つひとつの業務の品質向上につながるため、IT人材の不足が深刻化している企業は、アウトソーシングを積極的に検討すべきといえるでしょう。
業務の属人化の解消
情シス業務のアウトソーシングには、業務の属人化防止のメリットもあります。
人材不足が著しい現場では、特定の業務・業務フローの属人化が起こりやすくなります。大事な情報や業務の進め方を知っているのが特定の社員のみ…という状況に陥ると、本人の休暇や急な退職の際に、現場は大きな混乱を極めることになります。「自分以外できる人がいない」となれば、当該社員が休みにくくなる原因を作ることにもなるでしょう。結果、属人化の状態はますます極まり、現場は悪循環に陥ります。
情シスでは重要な機密情報を扱うため、業務の属人化が常態化すると、のちに深刻なトラブルを招くでしょう。そのため情シス担当者の業務負担が大きいときは、アウトソーシング化を進め、属人化を防ぐ必要があるのです。
人件費の削減につながる
情シスアウトソーシングは、人件費削減にも貢献します。
外部に情シス業務を任せれば、自社でコストをかけて採用活動を行う必要がなくなり、さらにいえば育成コストも不要になります。多くのコストをかけなくても、効率的に優れたIT人材に情シス業務を任せられるのは、情シスアウトソーシングの大きなメリットです。
企業にとって、せっかく育てた社員が早期に離職してしまうのは、大きなコストの無駄をつくることになります。しかしアウトソーシングなら、業務を任せるのは自社で育てた人材ではないため、早期離職のリスクを心配する必要もなくなるでしょう。高い離職率に悩む企業であればあるほど、人件費削減のメリットは積極的に注目したいポイントになるはずです。
情シスアウトソーシングのデメリット
情シスアウトソーシングを検討する際は、メリットも重要ですが、やはりデメリットやリスクも気になるところです。「本当に情シスを外注にしても良いのだろうか」と懸念している人も多いでしょう。
そのためここからは、情シスアウトソーシングのデメリットを見ていきます。デメリットとして挙げられるのは、下記の3点です。
- ノウハウが社内に蓄積しづらい
- 情報漏洩のリスクがある
- 費用対効果のバランスが難しい
では、具体的にどのような点がデメリットになるのかを整理していきましょう。
ノウハウが社内に蓄積しづらい
情シスだけでなくアウトソーシングであれば共通していえることですが、アウトソーシングには、ノウハウは社内に蓄積されていかない難点があります。
アウトソーシングは採用・教育コストがかからないメリットを持つ反面、社内では人材育成が進まないデメリットがあるため、「人件費のコスト削減」と「社内におけるノウハウ蓄積」、どちらのメリットを取るかは企業にとって悩ましいポイントです。ノウハウが蓄積されなければ、企業の成長を止める原因にもなりかねません。アウトソーシングの利用は、業務効率化やコストカットの面で魅力的ですが、アウトソーシングに頼りきりにならないように注意が必要といえます。
情報漏洩のリスクがある
情シスアウトソーシングで最も懸念点になるのは、やはり情報漏洩のリスクです。
特に情シス業務は、他部門と比べると重大な機密情報を扱う傾向が強いといえます。しっかりとした管理・対策を徹底しない限り、情報漏洩が起こりやすくなるのは言うまでもありません。情報漏洩は、実際に起こると、大きな損失を招く可能性があります。イメージダウンは免れず、一般消費者や取引先などさまざまな方面に不利益を与えることになるため、莫大な損害賠償などの対応が必要になるケースも少なくありません。
大事な業務を任せるからこそ、情シスアウトソーシングを利用する際は、委託先の実績・信頼性を細かくチェックする必要があります。
費用対効果のバランスが難しい
情シスアウトソーシングを検討する際は、費用対効果のバランスが難しいことについても、あらかじめ注意を払う必要があります。
というのも情シスアウトソーシングは、実際のところ費用対効果があるのかどうか、判断しにくい部分があります。委託先の委託料は会社によってさまざまで、任せる業務にもあらゆるパターンがあるからこそ、相場・目安の費用はやや不透明な傾向です。
そのため「本当に情シスアウトソーシングでコストカットされているのか？」という疑問には、正直なんとも評価しがたい部分があります。人件費削減につながるとはいえ、アウトソーシングにもそれなりに費用がかかるのは事実です。さらに、高品質な対応を求めれば求めるほど、委託費用は高額になるでしょう。
したがって情シスアウトソーシングを検討する際は、自社のニーズに合う委託先を複数見つけて比較し、最もコストパフォーマンスの良い会社を見つけることが望ましいです。
情シスアウトソーシングの対応範囲
次に、情シスアウトソーシングの対応範囲を整理していきましょう。一口に情シスアウトソーシングといっても、委託する業務の内容・範囲はケースバイケースです。情シスアウトソーシングでは、さまざまな対応範囲が検討できます。
なお、主な対応範囲は以下が挙げられます。
- サーバ管理・ヘルプデスク含めた運用保守部門
- DX化などを進めるIT戦略部門
- 自社のIT関連業務すべて
具体的にどのような業務を任せるのか、詳細を見ていきましょう。
サーバ管理・ヘルプデスク含めた運用保守部門
情シスアウトソーシングを検討する際に、IT関連業務の中でまず検討できるのは、サーバ管理やヘルプデスクを含めた運用保守部門です。
システムの運用保守やヘルプデスク、自社のインフラのセキュリティを任せれば、システム運用・インフラ整備などに明るいIT人材に業務を担ってもらえるため、安定的な運用が実現します。実際に委託する際は、社内システムの運用やインフラ整備などにおいて、必要なスキルと実績を持っている会社を探しましょう。
DX化などを進めるIT戦略部門
情シスアウトソーシングでは、IT戦略部門を全般的に委託することもできます。
戦略部門となると、企業の意思決定にかかわる重要な業務を任せることになるため、「本当にアウトソーシング化して大丈夫か」と懸念する人も多いかもしれません。しかしながら、DX推進の実績を持つ委託先であれば、コンサルサービスも兼ねつつアウトソーシング対応を行っている場合も多いです。
その場合、IT関連の課題抽出・解決も的確だと期待できます。特に「ITについてはわからないことだらけだけど、便利なシステムはどんどん導入したい」と考えている企業は、積極的にITのプロに今後の戦略を委託することで、大幅な成長を遂げられるといえます。
自社のIT関連業務すべて
情シスアウトソーシングでは、一部業務ではなく、IT関連業務を一括して任せることも可能です。システムの運用保守、ヘルプデスク対応、インフラ整備、そしてIT戦略までまるごと任せることで、ITにこれまでほとんど縁がなかった企業でも迅速なペースでDX化を進められるでしょう。
「ITシステムを導入したいが、何から進めて良いのかわからない」「大幅な組織改革を実践し、働きやすい会社を作りたい」などの考えを持つ企業は、これを機に情シスをまるごとアウトソーシングし、会社として一気に時代に合った変化を目指すのもありでしょう。
情シスアウトソーシング会社の選び方
情シスアウトソーシング会社は複数あるため、実際のところどの会社が良いのか、選び方に困ることは少なくありません。選び方に迷ったときは、以下の点をチェックしておきましょう。
- 自社の課題を解決できるサービスであること
- サービス提供・サポート方法
- 導入実績を確認する
- セキュリティ対策がしっかりしている
では、それぞれの選び方のポイントで重要な点を解説していきます。
自社の課題を解決できるサービスであること
情シスアウトソーシング会社を選ぶときは、自社の課題解決にアプローチできるサービスがあるかどうかチェックすると良いでしょう。
一口に情シスアウトソーシング会社といっても、対応しているサービスや対応可能な範囲は会社によって異なります。たとえばDX推進のためにIT戦略の部門までサポートを依頼したいときは、IT戦略・コンサルに対応している代行会社を選ぶ必要があります。また、企業によってはITに関する課題が明確でないときもあるでしょう。その場合は、IT業務に関わる相談を幅広く受け付けてくれる会社を見つけることが望ましいでしょう。
サービス提供・サポート方法
情シスアウトソーシング会社のサービス提供・サポート方法は、企業によってさまざまなパターンが見られます。完全に代行なのか、それともサポートなのかで話は変わってくるため、どのように委託したいのか考えたうえで自社に合う会社を見つける必要があります。
また、サポートもリモートと現地派遣のパターンがあるため、あらかじめそのパターンを理解したうえで契約することが大切です。たとえば「新しいシステムの構築・設計から相談したかったのに、既存システムの運用保守のみといわれて困った」などのトラブルが起こらないように、サービス提供・サポート方法は自社にマッチしているかどうかをよくチェックしましょう。
導入実績を確認する
情シスアウトソーシングを利用する際は、委託先企業の導入実績を見たいところです。
情シスアウトソーシングでは重要な機密情報の取扱いを任せることも多いため、とにかく信頼が大事になってきます。しかし初めて依頼する会社の場合、自社との信頼関係はまだゼロの状態です。その場合、信頼できるかどうかの判断ポイントとして重要なのが、これまでの実績ということです。
導入実績豊富な代行会社なら、ノウハウも蓄積されており、経験の多い優秀なスタッフが在籍していると考えられます。委託先として、安心して情シス業務を任せられるでしょう。
セキュリティ対策がしっかりしている
情シスアウトソーシングの会社を選ぶときは、それぞれの会社のセキュリティポリシーもチェックしておきましょう。
お伝えしたように情シスアウトソーシングでは、自社の重要なデータの管理・処理を任せることになります。セキュリティ対策のしっかりしている企業でなければ、委託先として信頼できないのは明らかです。情報保護のためにどのような取り組み・対策を行っているのかを確認し、安心して任せられるかどうかを見極めることが大切です。
情シスアウトソーシングサービスおすすめ7選
ここからは、情シスアウトソーシングを依頼できるおすすめの会社を紹介していきます。おすすめの会社は、以下の7社です。
- クラウドネイティブ
- 情シスフォース
- シェアード社員
- 情シス支援サービスION
- シスクル
- フレクシーサポート情報システム代行
- トータルITヘルパー
いずれも情シスアウトソーシングサービスとして多くの導入実績があり、人気が高いのが特徴です。さまざまな企業で活用されているアウトソーシングサービスのため、導入しやすいといえます。
では、それぞれの特徴やおすすめポイントなどを見ていきます。
クラウドネイティブ
クラウドネイティブは、ITインフラ構築支援を主に行っている会社です。ITを活用した自立を目標としており、現場調査から設計・導入・運用を経て、最終的にIT資産を活用できる企業に成長できるよう、自立をサポートしてくれます。多くの有名企業に導入実績があるため、信頼性の高さも抜群です。
クラウドネイティブの特徴
- 業界問わず大手企業に導入実績あり
- 企業の自立をサポート
- さまざまな導入事例が参考になる
URL: https://cloudnative.co.jp/
情シスフォース
情シスフォースは、情シスのアウトソーシングや課題解決支援を行うサービスです。初期費用は一切不要で、最初のお試しも兼ねているからこそ、初回1か月は自由に契約変更ができます。「すぐに・新しい」IT技術を自社に取り入れられることが強みのため、スムーズにDXを進められます。
情シスフォースの特徴
- 初期費用不要のため利用しやすい
- 新しいIT技術をすぐに導入・運用できる
- 初回1か月は契約変更OK
URL: https://jousys-force.deepapex.com/
シェアード社員
シェアード社員は、情シス人材の派遣・アウトソーシングサービスです。600社以上の企業が登録しており、さまざまなニーズに対応しつつそれぞれの企業に合ったシェアのかたちを提供してもらえます。フレックス・スポットの2つの利用方法があります。
シェアード社員の特徴
- 600社以上が登録するアウトソーシングサービス
- フレックス・スポット両方のプランで利用可能
- さまざまなニーズに合うシェアのかたちを提供
URL: https://www.ug-inc.net/service/insourcing
情シス支援サービスION
情シス支援サービスIONは、IT企画策定・ベンダー選定・RFI/RFP伴走支援などを行うアウトソーシングサービスです。40年続くシステム会社である株式会社コンピュータマネジメントが提供しており、IT企画の際は、業務効率化に役立つシステムを的確に提案してもらえます。
情シス支援サービスIONの特徴
- IT企画策定やベンダー選定支援などを任せられる
- 40年以上の歴史を持つシステム会社が提供
- IT企画では業務効率化に役立つシステムを提案・構築
URL: https://www.cm-net.co.jp/information-system-support/
シスクル
シスクルは、Slackを活用した情シスサポートサービスです。「情シスのノウハウがある社員がいない」「運用が属人化していて引継ぎに困っている」などの悩みを抱えている企業から特に重宝されており、さまざまなIT関連業務を委託できるのがポイントです。初期構築料金などは不要で、わかりやすい料金体系で利用しやすいのもメリットといえます。
シスクルの特徴
- Slackを利用した情シスサポートサービス
- 対応範囲が幅広く相談しやすい
- 初期構築費不要の明瞭な料金体系
URL: https://syskul.com/
フレクシーサポート情報システム代行
フレクシーサポート情報システム代行は、リモートでの情シス業務・社内IT業務を代行してくれるサービスです。システム運用やクラウド移行などを迅速かつ効率的に進めてもらえます。基本的に中小企業専門のサービスとなっているため、良心的な価格設定で利用しやすいのがメリットです。
フレクシーサポート情報システム代行の特徴
- 中小企業向けの情シス代行サービス
- 必要な分だけ気軽に委託できる
- セキュリティ対策も万全のため安心感がある
URL: https://www.flexsy-support.com/
トータルITヘルパー
トータルITヘルパーは、年間で17万件以上の導入実績を持つ情シスアウトソーシングサービスです。要件定義から運用まですべてを任せられ、94％の顧客がコストダウンに成功した実績があります。全国37箇所に営業拠点があるため、遠方でも柔軟に訪問対応を行ってくれます。
トータルITヘルパーの特徴
- 94％の顧客がコストダウンに成功した実績あり
- 2,000円～と安価な価格設定
- 年間17万件以上の実績
URL: https://ithelper.ripple-call.co.jp/
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まとめ
情シスアウトソーシングは、情シス業務の負荷緩和、属人化防止、人件費削減など数多くのメリットをもたらすのが特徴です。情シス業務をアウトソーシング化すれば、自社で抱えるさまざまな課題を解決に導けるため、「ITを効果的に活用したいけど、どうすれば良いのかわからない」と困っているときは積極的に相談したいところです。
情シスアウトソーシングを依頼できる会社は、複数あるため、アウトソーシングを検討する際は委託先の選び方を理解する必要もあります。主に実績・セキュリティ対策・サービス内容などをチェックし、自社に適した情シスアウトソーシングサービスを見つけたうえで、ITに関する課題をスピーディーに解決していきましょう。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
