【2024年版】IT資産管理ツールおすすめ7選を徹底解説！メリット・導入の注意点・比較ポイント

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

IT資産管理は、企業内にハードウエア・ソフトウェア・ライセンスに関する詳細な情報を把握することであり、コンプライアンスの遵守やセキュリティ向上の視点から、近年、注目をされています。

しかし、実施、IT資産管理を人手で対応するのは時間がかかりますし、人為的な誤りが発生する可能性もあるので、IT資産管理ツールの活用が進んでいます。本記事では、IT資産管理ツールについてそのメリットや注意点など、広く解説をしていきます。

IT資産管理ツールとは？

IT資産管理ツールとは、スマートフォン・PC・プリンターなどのハードウェアと、OS・アプリケーション・クラウドサービスのなどのソフトウェアやライセンスなど、企業内のITに関する資産を効率的に管理することが出来るツールです。

具体的には、全てのITツールの台帳として更新時期を管理することで、ライセンス数超過を防止したり、ソフトウェアの一括インストールを行ったりといった包括的管理を効率的に行うことが出来ます。

IT資産管理ツールの導入目的

まずは、IT資産管理ツールの導入目的について3点解説します。

コスト管理

IT資産管理ツールの導入目的の1つ目は、コスト管理です。IT資産管理を行うことにより、ハードウエアやソフトウェアの所有台数および使用状況などを一元管理することが出来ます。そのため、使用していないPCやソフトウェアを把握して、余分に購入することを防止したり、不要なライセンス契約を見直しにより、コスト削減につながります。

セキュリティの向上

IT資産管理ツールの導入目的の2つ目は、セキュリティの向上です。IT資産管理ツールを活用することにより、管理ツールから一元管理することができ、セキュリティリスクを軽減することが出来ます。

具体的に、IT資産管理では

不適切なソフトウェアがインストールされていないか
そ脆弱性のあるバージョンのままになっていないか
必要なウイルス対策が実施されているか

といったことを管理することで、セキュリティを向上させます。

コンプライアンスの遵守

IT資産管理ツールの導入目的の3つ目は、コンプライアンスの遵守です。IT資産管理ツールを利用すると、会計上でIT資産を正しく計上し、許可されていないソフトウェアを検出したり、定期的な操作ログの取得によって従業員によるコンプライアンス違反行為を抑止することが出来ます。

また、ソフトウェアのライセンス管理を徹底することで、ライセンスを無視した利用を防止することも可能です。

IT資産管理ツールのメリット

次に、IT資産管理ツールのメリットについて解説をしていきます。

情報の収集・集約・アップデートの管理効率化

1つ目のメリットは、情報の収集・集約・アップデートの管理効率化です。PCやソフトウェアに関する情報に収集、集約および、問題の検出、ソフトウェアアップデートなどのメンテナンスが一括で行えるようになります。

ソフトウェアをアップデートしたい場合も一括アップデートが出来るため、各PCを回って、一台一台作業が必要なPCを探したりする手間を省くことができます。

過剰投資の抑制

2つ目のメリットは、過剰投資の抑制です。IT資産管理ツールを用いると、ハードウエアおよびソフトウェアの所有台数および使用状況などを一元管理することが出来るので誰も使用していないPCまたは、ソフトウェアがどのくらいあるのかが把握出来るようになります。

そのため、利用していないものの再割り当てが容易かつ有効に使用できるようになります。また、いつ頃にライセンスを購入すれば良いかが前もって予想出来るので、必要以上に投資するのを防げます。

脆弱性対策

3つ目のメリットは、脆弱性対策です。IT資産管理ツールでは、社内のPCやスマートフォンのOSアップデート状態を一括で管理・指示が行えるようになります。必要なウイルス対策を抗じていない端末をスピーディーに洗い出し、改善を指示することができます。

IT資産管理ツール導入の注意点

ここでは、IT資産管理ツール導入の注意点について、以下の3つの軸で解説をしていきます。

・提供形式
・機能
・サポート体制

それでは、それぞれを解説していきます。

提供形式はオンプレミス型かクラウド型か

IT管理ツールの適用形態として、オンプレミス型とクラウド型があります。自社の規模や状況によって、選択することが重要です。以下、オンプレミス型とクラウド型の特徴を紹介します。

オンプレミス型
・自社でサーバーを用意して運用する方式
・自社用にカスタマイズが可能
・自社内のネットワークで管理することが多い
・導入コストが大きくかかり、運用保守も社内に人材が必要

クラウド型
・サービス提供企業のサーバーに接続し利用する方式
・ネット環境が整っていればどこからでも利用可能
・スマートフォンやタブレットでも操作・管理が可能なものが多い
・短時間・低コストで導入出来る。

製品によって、提供形式が異なるので、自社にあった形式を選びましょう。

必要な機能が搭載されているか

IT資産管理ツールを導入する目的を明確にして、そのためにどんな機能が必要なのか?その必要な機能が搭載されているのか確認しましょう。例えば、ログを収集して後で確認出来ればいいのか、ログをもとに監視してアラート出来るようにすべきか、アラートと共に遮断のような防止が出来るようにするのか、等によってツールを選定します。

また、ファイルサーバー上に機密情報の持ち出しを防ぐのであれば、ファイルサーバーへのアクセスログのみでなく、当該ファイルの編集履歴、メールへの添付記録、USBメモリ、印刷の利用有無まで調べられるた方が良いと言えます。

導入目的に適った機能があるのかを確認する必要があります。