Windows PCで共有フォルダを作成して社内やチームでファイルを共有したいものの、設定手順やアクセス権の付与方法、別PCから開けないトラブルに悩んでいませんか？
社内情報が個人のPCやチャットツールに散在したままでは、「どれが最新版かわからない」「担当者が休むとファイルが見つからない」といった情報の属人化や探す時間の浪費が発生します。Windowsで共有フォルダを安全かつ円滑に運用する基本原則は、「プライベートネットワークと探索設定を正しく構成し、共有元PCのローカルアカウントで認証を行って、適切なアクセス許可を付与し、情報の一元化を図る」ことです。
アクセス権管理や保存ルールを決めずにフォルダ共有を続けると、意図しないファイルの上書きや誤削除が起きるだけでなく、深いフォルダ階層にマニュアルや社内ルールが埋もれてしまい、退職に伴う知識喪失や情報漏洩を招きます。
本記事では、Windows 11およびWindows 10で共有フォルダを作成・アクセスする手順から、権限設定、トラブル対処法、社内Wikiを活用した情報の一元化・最新化のステップまで分かりやすく解説します。全社員が迷わず目的の情報へアクセスできる共有環境を整えましょう。
目次
共有フォルダを作る前に確認すること
共有フォルダを作成する前に、共有元となるPCで「同一ネットワーク接続」「プライベート設定」「ネットワーク探索とファイル共有の有効化」「アクセス用ローカルアカウントの準備」の4点を確認します。個人のローカル環境に埋もれていた資料を組織共通の置き場へ集約し、誰でも必要な情報を取り出せる状態を作るための前提条件です。事前に整えておくことで、「設定したのに他のPCから開けない」というトラブルを未然に防ぎ、情報共有の基盤を安定させます。
同じネットワークとプライベート設定を確認する
ファイルを共有するすべてのPCが同じルーター（同一LAN）に接続されていることを確認し、ネットワークプロファイルの種類を「プライベート」に設定します。社内ネットワーク内でPC同士が互いの存在を認識し、情報連携を行うための基本設定です。
ネットワークの種類が「パブリック」になっていると、Windowsのセキュリティ機能によって外部からの接続が遮断され、共有フォルダが表示されません。設定アプリから「ネットワークとインターネット」→「Wi-Fi」（有線接続の場合は「イーサネット」）を開き、接続中のネットワークのプロパティで「プライベート ネットワーク」を選択しましょう。これにより、社内メンバー間で安全にファイルをやり取りできる通信経路が確保されます。
ネットワーク探索とファイル共有をオンにする
同一ネットワーク上のPC同士が互いを発見し、共有フォルダ内のファイルをスムーズに受け渡せるよう共有機能を有効化します。社内の情報共有を個人の手元からチーム全体へ広げるための設定です。
Windows 11では「設定」→「ネットワークとインターネット」→「ネットワークの詳細設定」→「共有の詳細設定」を開き、プライベートネットワークの「ネットワーク探索」と「ファイルとプリンターの共有」を両方オンにします（Windows 10ではコントロールパネルの「ネットワークと共有センター」から設定します）。
セキュリティを維持するため、「すべてのネットワーク」項目にある「パスワード保護共有」は必ず「オン」のままにしておきます。PCの再起動後に設定がオフに戻ってしまう場合は、Windowsサービスの「Function Discovery Resource Publication」のスタートアップ種類を「自動」に変更してください。情報へのアクセス経路を正しく保つことで、社内資料の紛失やアクセス遮断を防ぎます。
共有相手用のローカルアカウントを作る
他のPCから安全にアクセス認証を行うため、共有元PCにあらかじめ専用のローカルアカウントを作成します。特定の個人アカウントに依存せず、組織として管理可能なアクセス権を用意することで、担当者の異動や退職に伴う属人化を防ぐことができます。
設定アプリの「アカウント」→「他のユーザー」→「アカウントの追加」を開き、「このユーザーのサインイン情報がありません」→「Microsoftアカウントを持たないユーザーを追加する」を選択してローカルユーザー名とパスワードを設定します。共有元PCがMicrosoftアカウントでサインインしていても、接続側のPCにはここで作成したローカルアカウントの情報を渡して認証させます。特にWindows 11 24H2以降ではパスワード認証が必須化されており、組織的な情報管理の観点からも重要なステップです。
共有用フォルダをCドライブ直下に作る
共有するフォルダは、個人のデスクトップやマイドキュメント内ではなく、Cドライブ直下（例: C:\Share）に専用フォルダを新設して配置します。個人の作業領域とチーム共通のナレッジ置き場を明確に切り分けるための構成です。
ユーザーフォルダ配下を共有してしまうと、上位フォルダのアクセス権限が意図せず継承され、個人のプライベートなファイルまで共有相手に見えてしまうリスクがあります。Cドライブ直下に独立した共有フォルダを用意し、全社・部署で使い回す規程・マニュアル・議事録などを一元的に集約することで、全員が同じ場所から最新版を取り出せる状態を作れます。
共有フォルダの手順書やルールを、フォルダを掘らずに検索で探せるようにする社内Wiki「NotePM」／NotePMを詳しく見る
Windows11で共有フォルダを作る手順
事前準備が整ったら、Windows 11のエクスプローラーから共有設定を行います。共有元PCに作成したローカルアカウントを指定してアクセス権を割り当てることで、チーム全員が同じファイルを安全に参照・更新できる共有環境を構築します。
プロパティの「共有」タブで共有相手を設定する
フォルダのプロパティから共有ウィザードを起動し、アクセスを許可するユーザーを追加する最も標準的な手順です。誰にどの権限を付与するかを明示的に指定することで、安全な情報共有を実現します。
共有したいフォルダを右クリックして「プロパティ」を開き、「共有」タブ内の「共有(S)…」ボタンをクリックします。プルダウンから先ほど作成したローカルアカウントを選択して「追加」を押し、アクセス許可のレベル（「読み取り」または「読み取り/書き込み」）を指定して「共有」ボタンをクリックします。共同で編集・追記を行うファイルは「読み取り/書き込み」、社内周知用の完成版ルールは「読み取り」と分けることで、誤編集を防ぎつつ情報を最新に保てます。
「詳細な共有」から共有を設定する
共有ウィザードが利用できない環境や、ネットワーク上の表示名・同時接続数を細かく制御したい場合は「詳細な共有」機能を使用します。部署やプロジェクト単位での情報整理に適した詳細設定です。
「共有」タブ内の「詳細な共有(D)…」をクリックし、「このフォルダーを共有する」にチェックを入れます。「共有名」にネットワーク上で表示させたい名前を入力し、「アクセス許可」ボタンから共有相手のユーザーを追加して「フルコントロール」「変更」「読み取り」の権限を指定します。フォルダの中身がひと目でわかる共有名を付けることで、社内メンバーが探すときの手間を軽減できます。
「セキュリティ」タブでアクセス権を確認する
共有設定を完了させた後は、NTFSファイルシステムのアクセス許可を管理する「セキュリティ」タブの設定も必ず確認します。2重のアクセス権を整合させることで、意図通りの共同作業環境を整えます。
Windowsのファイル共有では、「共有アクセス許可」と「NTFSセキュリティ権限」の両方で許可されて初めてファイルの読み書きが可能になります。「セキュリティ」タブの一覧に共有相手のユーザーが含まれていることを確認し、含まれていない場合は「編集」→「追加」からユーザーを登録して適切な権限を付与してください。権限の行き違いを防ぐことで、ファイルが更新できないトラブルを未然に防ぎます。
設定完了画面に表示される「\\コンピューター名\共有名」というネットワークパスは、他のPCから接続する際に使用するため控えておきましょう。このパスを社内ポータルやWikiに掲載しておけば、全社員が迷わず目的の共有場所へアクセスできるようになります。
Windows10で共有フォルダを作る手順
Windows 10でのフォルダ共有手順は、メニューの開き方が一部異なるのみで基本的な設定項目はWindows 11と同様です。組織内の端末環境に合わせて設定を行い、スムーズなファイル共有体制を整えましょう。ただし、Windows 10は2025年10月14日にMicrosoft公式サポートが終了するため、セキュリティの観点から共有元PCとしての長期運用は避け、最新OSやクラウドベースの社内Wikiへの移行を計画することが推奨されます（出典：Microsoft「Windows 10 Home and Pro」）。
- フォルダを右クリックしたメニューの直下に「アクセスを許可する」が表示されます。
- ネットワーク探索とファイル共有の切り替えは、コントロールパネルの「ネットワークと共有センター」から行います。
- 「詳細な共有」や「セキュリティ」タブでの権限設定手順はWindows 11と完全に同一です。
別のPCから共有フォルダにアクセスする方法
他のPCから共有フォルダを開くには、「ネットワーク上の共有元PCを特定する」ことと「共有元のローカルアカウントで認証を行う」ことの2つのステップを踏みます。社内情報の定位置を全社員のPC上に整えておくことで、日々の業務動線から迷わず目的の資料へアクセスでき、探す時間を最小化できます。
ネットワークかコンピューター名から開く
エクスプローラーを利用して共有元のPCを検索・指定し、共有フォルダへ接続します。全員が共通のネットワークパスから同じ最新情報を開くための接続手順です。
エクスプローラーの左側メニューにある「ネットワーク」をクリックし、共有元PCの名前が表示されていればダブルクリックして開きます。一覧に表示されない場合は、エクスプローラーのアドレスバーまたは「ファイル名を指定して実行」（Windowsキー＋R）に「\\コンピューター名」と直接入力してEnterを押します。名前解決がうまくいかないときは「\\IPアドレス」での接続を試しましょう。
共有元PCのローカルアカウントでサインインする
接続時に資格情報（ユーザー名とパスワード）を要求されたら、共有元PCに作成したローカルアカウントの情報を入力します。組織内のアクセス権限を正しく適用し、安全にナレッジを共有するための認証処理です。
ユーザー名は「コンピューター名\ユーザー名」の形式で入力します（例: PC-HOST\ShareUser）。接続している自身のPCアカウントやMicrosoftアカウントのメールアドレスを入力しても拒否されるため注意が必要です。「資格情報を記憶する」にチェックを入れておけば、次回以降のサインイン入力を省略でき、日々のファイルアクセスが快適になります。
ネットワークドライブを割り当てる
日常的にアクセスする共有フォルダには、ドライブ文字（Zドライブなど）を割り当てて固定化します。社員がファイルを探す場所を一本化し、ローカルフォルダ感覚で素早く資料にアクセスできるようにする工夫です。
エクスプローラーの「PC」を右クリックして「ネットワークドライブの割り当て」を選択し、任意のドライブ文字と共有フォルダのネットワークパスを入力します。「サインイン時に再接続する」にチェックを入れて完了すると、マイPC内にローカルドライブと同様にアイコンが常設表示されます。これにより、全社員が同じドライブ名から規程や業務資料を開けるようになり、情報への到達スピードが向上します。
Everyoneと特定のユーザーのどちらで共有するか
共有相手を設定する際は、誰にでもアクセスを許す「Everyone」ではなく、特定のローカルアカウントを指定してアクセス権を管理するのが鉄則です。社内情報の機密性と部署横断での共有範囲を正しく整理し、誤編集や情報漏洩を防ぎながら全員が安心して共同作業できる環境を整えましょう。
Everyoneと特定のユーザーの使い分け
「Everyone」はネットワーク内のすべての端末を対象とする設定ですが、セキュリティ面のリスクが高く、Windows 11 24H2以降ではゲスト接続が制限されるため推奨されません。誰がどの情報を更新したかを追跡できなくなるデメリットもあります。
企業やチームでの運用では、業務に関わるメンバーごとにローカルアカウントを登録し、「特定のユーザー」として権限を割り当てるのが確実です。複合機のスキャンデータ送信用フォルダーなど、機器の仕様上Everyoneが必要なケースでは、他の業務マニュアルや機密資料と完全に隔離した専用フォルダを作成して対応します。
読み取りと書き込みのアクセス許可の使い分け
共有相手に付与する権限は、「読み取り」と「読み取り/書き込み（変更）」を用途に応じて厳格に使い分けます。全社員が書き手・読み手となる共同編集の範囲と、誤編集を防ぐ閲覧範囲を明確に区別することが、情報の一元化と最新化を保つ前提となります。
全社員に周知する社内ルールや確定版の集計表などは「読み取り」権限のみを付与し、誤って数式が書き換えられたりファイルが削除されたりする事故を防止します。実際にファイルを更新・編集する必要がある担当者に対してのみ「書き込み」権限を付与することで、データの正確性と安全性を維持できます。
共有アクセス許可とNTFSアクセス許可の関係
Windowsのアクセス権限は「共有アクセス許可」と「NTFSセキュリティアクセス許可」の2層構造になっており、両者のうち「より制限の厳しい権限」が最終的に適用されます。仕組みを理解しておくことで、権限トラブルの切り分けがスムーズになります。
「共有設定で書き込みを許可したのに保存できない」というトラブルは、NTFSのセキュリティタブ側が読み取り専用のままになっているケースが典型例です。運用をシンプルに保つには、共有アクセス許可側を「変更」にしておき、詳細なユーザー制限はセキュリティタブ側で一元管理するのがベストプラクティスです（関連記事「Windowsファイル共有のアクセス権限の管理」）。
パスワード保護共有をオフにしない理由
Windows 11 24H2以降ではセキュリティ強化（SMB署名の必須化・ゲストログオンのブロック）が実施されており、パスワード保護共有を無効化した状態でのファイル共有は原則として機能しません（出典：Microsoft「SMB セキュリティ強化」）。
Microsoft公式でも、セキュリティリスクを理由に古いSMB 1.0の有効化や安全でないゲストログオンの許可を行わないよう強く警告しています（出典：Microsoft「安全でないゲスト ログオンを有効にする」）。共有元に正規のローカルアカウントを作成し、接続側でWindows資格情報マネージャーに登録して接続する正規の手順を踏むことが、安全な情報管理を維持する鉄則です。
共有フォルダにアクセスできないときの確認順
共有フォルダにアクセスできないトラブルが発生した場合は、原因を闇雲に探すのではなく、「ネットワーク接続」「共有元PCの状態」「認証・アカウント設定」の上流から順番に切り分けていくことが解決への近道です。障害時の対応手順をあらかじめ社内Wiki等にまとめておくことで、特定の担当者に問い合わせが集中する属人化を防げます。
ネットワーク設定と共有元PCの確認
まずは物理的な接続状況と、共有元となるPCの動作状態に問題がないかを基本チェックリストに沿って確認します。ファイルへのアクセス経路が断たれている原因を初動で特定するための点検項目です。
- 同一ルーター接続の確認：接続側PCが来客用ゲストWi-Fiなど別のネットワークに接続されていないか確認します。
- プライベートネットワーク設定：両方のPCでネットワークの種類が「プライベート」になっているか点検します。
- 共有機能の有効化：共有元PCで「ネットワーク探索」と「ファイル共有」が有効になっているか確かめます。
- PCの稼働状態：共有元PCの電源が入っており、スリープ状態や休止状態に移行していないか確認します。
昨日まで接続できていたのに突然繋がらなくなった場合は、共有元PCのスリープ移行や一時的なネットワークの瞬断が疑われます。両方のPCを一度再起動してみることも有効です。
「ネットワークパスが見つかりません」と出るとき
エクスプローラーに「ネットワークパスが見つかりません（エラーコード: 0x80070035）」と表示される場合は、名前解決の失敗や通信ポートの遮断が原因です。社内の通信設定を見直して接続を復旧させます。
まず「\\IPアドレス」を入力して接続できるかを試します。IPアドレスで開ける場合はコンピューター名の名前解決に問題があるため、ホスト名の綴りを確認します。IPアドレスでも開けない場合は、Wi-Fiルーターのプライバシーセパレーター機能（端末間通信の遮断）が有効になっていないか、あるいはWindowsファイアウォールでファイル共有用ポート（TCP 445）がブロックされていないかを点検してください。
「パスワードが正しくありません」と出るとき
資格情報の入力画面でエラーが出る場合は、入力しているアカウント情報の形式が誤っている可能性が非常に高いです。正しい認証情報を入力し直してアクセス権を回復させます。
接続側PCのアカウントやMicrosoftアカウントのメールアドレスではなく、共有元PCに作成したローカルアカウントを「コンピューター名\ユーザー名」の形式で入力し直します。過去の誤ったサインイン情報が残っている場合は、コントロールパネルの「資格情報マネージャー」から該当のWindows資格情報を一度削除し、再登録を行ってください。
「非認証のゲストアクセスがブロック」と出るとき
「組織のセキュリティ ポリシーによって、認証されていないゲスト アクセスがブロックされているため…」というダイアログが表示されるのは、Windows 11 24H2のセキュリティ仕様によるものです。セキュリティ強化に対応した正規の認証手順へ切り替えます。
匿名・パスワードなしでの接続がOS側で拒否されている状態ですので、共有元PCにローカルアカウントを正式に作成し、ユーザー名とパスワードを用いた認証接続へ切り替えましょう。安全なアクセス体制を整えることで、社内情報の不正閲覧を防止します。
共有フォルダの手順書やルールを、フォルダを掘らずに検索で探せるようにする社内Wiki「NotePM」／NotePMを詳しく見る
社内で共有フォルダを運用し続けるためのルール
共有フォルダの運用で最も多くの組織が直面するのは、作成から数か月経った後に起きる「どこに目的のファイルがあるかわからない」「どれが最新版かわからない」「退職者のフォルダが放置されている」という情報の乱雑化です。フォルダ階層の深まりや版の重複を防ぎ、情報の一元化と最新化を維持するために、導入初期の段階で以下の4つのルールを明文化しておきましょう。
フォルダ名と階層の命名規則
ファイルが迷子になるのを防ぐため、フォルダの階層構造とファイル命名の標準ルールを策定します。全社員が同じルールで整理することで、知りたい情報へ素早くたどり着ける体系を作ります。
フォルダ階層は「部署名 ＞ 年度 ＞ プロジェクト名」のように最大3階層程度にとどめ、深すぎるネストを防ぎます。ファイル名には「日付_文書名_版数」（例: 20260831_業務手順書_v1.0.xlsx）のように更新日付とバージョンを明記し、誰もが中身と鮮度を一目で把握できるルールを定着させましょう。これにより、過去のファイルを探す時間を大幅に削減できます。
最新版だけを残す更新ルール
フォルダ内に「最新版」「最終確定版_更新」といった紛らわしいファイルが増殖するのを防ぐため、原本の更新ルールを取り決めます。実体を常に1つに保ち、版の先祖返りや古い情報の誤用を防止します。
共有フォルダでは過去の編集履歴を自動追跡できないため、修正前の古い版は「旧版（アーカイブ）」フォルダへ移動させ、常に最新版のファイル1つだけを作業領域に残す運用を徹底します。定期的な棚卸しを実施し、不要になった過去資料を整理することが社内情報の一元化と最新化につながります。
グループ単位の権限設計と退職時の棚卸し
アクセス権限は社員個人へ個別に付与するのではなく、「閲覧グループ」「編集グループ」「管理者グループ」などの役割単位で設計します。組織改編や人事異動があっても権限管理が破綻しない仕組みを整えます。
個人へ都度権限を付けていると、異動や退職の際に「誰がどのフォルダに入れるのか」を把握できなくなり、情報漏洩や運用の属人化を引き起こします。グループ単位で管理しておけば、人事異動時もグループのメンバーを入れ替えるだけで安全かつ確実に権限を更新でき、組織の知識資産を守ることができます。
バックアップとウイルス対策のルール
1台のPCを共有元とするWindows共有フォルダは、そのPCのハードウェア故障やランサムウェア感染によって全データが一瞬で失われる重大なリスクを抱えています。社内の知識資産を喪失から守るための保全対策を講じます。
外付けHDDやネットワークストレージ（NAS）への定期的な自動バックアップ体制を構築し、万が一の際に過去データから復元できる手順を事前にテストしておきましょう。共有元PCのウイルス対策ソフトを常に最新状態に保つことも不可欠です。
共有フォルダの運用が限界を迎える3つの構造的要因
Windowsの共有フォルダは小規模なファイル共有を手軽に始められる反面、組織の成長やファイル数の増加に伴って構造的な運用の限界を迎えます。情報が個人のPCやチャットに埋もれて探せなくなる「ファイルサーバー病」の根本原因を理解することが重要です。
1. 階層の深層化による「ファイルのブラックボックス化」
共有フォルダの最大の弱点は、フォルダを深く潜ってファイルを開くまで中身が分からない点にあります。階層が4〜5階層以上に深くなると、目的の資料がどこにあるか分からず、探す時間が雪だるま式に増大します。
さらにファイル名でしか検索できないため、ファイル内に書かれた重要なノウハウや決定事項が埋没します。結果として「知っている人に口頭やチャットで聞く」という属人的なやり取りが常態化し、組織全体の生産性を押し下げます。部署横断で情報を再利用する文化が阻害される最大の要因です。
2. 個別アクセス権の乱立による「属人化と引き継ぎ漏れ」
フォルダやファイルごとに個別のアクセス権を設定し続けると、権限構造が複雑化してブラックボックス化します。誰がどの情報にアクセスできるのかが組織として把握できなくなる状態です。
担当者の異動や退職が発生した際、個人の権限設定が残ったまま放置されたり、後任へのアクセス権の引き継ぎが漏れて業務が停止したりするトラブルが頻発します。社内ナレッジが特定の個人に紐づいたまま孤立し、組織の知識資産として蓄積されなくなってしまいます。
3. ファイル先祖返りと「どれが最新かわからない」版管理の限界
共有フォルダでは複数人による同時編集や詳細な変更履歴の管理が難しく、古い版で上書きしてしまう「先祖返り」が起きやすくなります。
デスクトップにダウンロードして編集したファイルが共有元に反映されず、どれが最終版かわからないまま古い規程やマニュアルが使われ続けるリスクが生じます。版の確認や突き合わせにかかる無駄なコミュニケーションが日常業務を圧迫し、情報の最新化が滞ります。
共有フォルダから社内Wikiへ移行するメリットと判断基準
こうした共有フォルダの構造的限界を根本から解消するのが、情報をファイル単位ではなく「Webページ単位」で蓄積・共有する社内Wikiへの移行です。全社員が書き手・読み手となり、社内情報をオープンに育てていく情報共有基盤の構築へステップアップしましょう。
ファイル保管から「Webページ＋全文検索」への転換
社内Wikiでは、業務マニュアルや社内ルール、議事録をブラウザー上のWebページとして直接作成・閲覧します。ファイルを開く手間なくリンクで相互につながるページ構造を構築でき、知りたい情報へ即座にたどり着けます。
強力な全文検索機能を備えているため、タイトルだけでなくページ本文や添付ファイルの中身まで一括検索が可能です。表記ゆれや同義語も自動検知されるため、探す時間を劇的に削減し、全社員が必要なナレッジに素早くアクセスできる環境が整います。
全社員が共同編集しながらナレッジを育てる体制づくり
社内Wikiの導入により、情報が一部の担当者に閉じることなく、全社員が日常的に編集・追記を行えるようになります。議事録や仕様書、社内ルールを部署横断で共同編集しながら育てる文化が醸成され、情報の一元化と最新化が自然に進みます。
すべての変更履歴が自動記録されるため、誰がいつ更新したかを可視化でき、過去のバージョンへの復元も容易です。新入社員のオンボーディング期間を短縮し、業務の標準化と属人化解消を組織全体で推進できます。
手順書やルールを検索で探せる社内Wiki NotePM
共有フォルダの「ファイルが埋もれて見つからない」「どれが最新版かわからない」という課題を根本解決するのが、社内WikiツールNotePMです。社内マニュアルや業務ルール、議事録をWebページ形式で作成・蓄積し、リンクで相互につながるページ構造と全文検索で、全社員が知りたい情報へ即座にたどり着ける環境を提供します。登録企業数は12,000社を突破しています（出典：NotePM。無料トライアル含む・2025年7月時点）。
NotePMは作成したページだけでなく、添付されたWord・Excel・PowerPoint・PDFファイルの中身まで横断的に全文検索できます。「サーバー／サーバ」のような表記ゆれや同義語も自動検知するため、過去の共有フォルダ資産を移行・添付しても中身から瞬時に検索可能です。情報が個人のPCやチャットに埋もれるのを防ぎ、探す時間を大幅に削減します。
さらに全ページの更新履歴が自動で記録され、誰がいつどこを変更したかを可視化し、ワンクリックで過去バージョンへ復元できます。アクセス権限はノートやフォルダー単位で柔軟に設定でき、部署や役職に応じた確実なセキュリティ管理が可能です。全社員が書き手にも読み手にもなり、組織のナレッジを一元化・最新化できる30日間の無料トライアルは、クレジットカード登録不要で即日利用できます。
ファイルサーバーの資料をNotePMに移した企業の事例
共有フォルダやファイルサーバーで管理されていた手順書をNotePMへ移行し、情報の一元化と探す時間の大幅削減を達成した企業の導入事例をご紹介します。
アイリスオーヤマ株式会社
アイリスオーヤマ株式会社のLED・IoTソリューション事業部では、約840名の組織でNotePMを導入しました。散在していた業務情報を社内Wikiに集約して全文検索で見つけられる体制を整えた結果、情報検索の手間を約70%削減し、メンバーからの問い合わせ件数も半減させることに成功しています（出典：NotePM「【導入事例】情報検索の手間が7割削減 – アイリスオーヤマ株式会社」）。
キーコーヒー株式会社
キーコーヒー株式会社のSCM本部では、ファイルサーバー上でExcel管理されていた業務マニュアルをNotePMへ移行しました。マニュアルが常に最新版に保たれ、全員が同じナレッジを参照できる環境が整ったことで、「体感として情報を探す時間が半分以下に減った」と高い導入効果を実感されています（出典：NotePM「【導入事例】情報を探す時間が半分以下に – キーコーヒー株式会社」）。
まとめ：共有フォルダを作った後に決めておくこと
Windows共有フォルダの作成では、「プライベートネットワークと探索設定の有効化」「共有元でのローカルアカウント作成」「共有タブとセキュリティタブ双方での権限許可」の3点が基本となります。運用においては、フォルダ階層の命名規則、最新版の保持ルール、グループ単位の権限管理をあらかじめ定めておくことが属人化を防ぎ、情報の一元化を保つ鍵です。
共有フォルダの階層が深くなり、マニュアルやルールの検索に時間がかかるようになったら、ナレッジをページ単位で蓄積し、リンク構造と全文検索で探せる社内Wiki「NotePM」へのステップアップを検討しましょう。情報が個人のPCに埋もれず、全社員が知りたいことにすぐたどり着ける快適な情報共有体制を築き、チーム全体の生産性を向上させてください。