Windows10で作成したフォルダやファイルを他のPCと共有するために、共有フォルダの作り方について調べている方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、共有フォルダについて解説していきます。共有フォルダの作り方や設定手順だけでなく、共有フォルダをつくる際のポイントもわかりやすく紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
共有フォルダとは
共有フォルダとは、複数のコンピューターからアクセスできる設定が施されたストレージ（PCのデータを長期間保管しておくための補助記憶装置）のことです。共有フォルダの種類は置き場所によって2つに分けられます。
（1）ファイルサーバー
Windows10の共有フォルダは、ファイルサーバーにあたります。ファイルサーバーとは、ファイル共有や管理の役割を与えられたハードウェアのことです。ハードウェアには個人が使う社用パソコンと同じように、ソフトウェア（Windows Server OS）がインストールされています。社内LANの中で、社員が自由にファイルを保存・参照・共有することが可能です。
（2）クラウドストレージ
共有フォルダの置き場所をインターネット上に用意したもので、SaaS（Software as a Service）として提供されています。SaaSの代表的な例は、Microsoft Office 365などのオフィスソフト、GmailなどのWebメール、Dropboxなどのオンラインストレージなどです。企業がクラウドストレージを契約すると、社員はそれぞれアカウントIDとパスワードを使ってインターネット上の共有フォルダにアクセスし、自由にファイルを保存・参照・共有することができます。
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共有フォルダを作るときのポイント
共有フォルダを作成する際の注意点を解説します。
共有するファイルを決める
全社員のPC上のファイルをすべて共有フォルダに入れるのではなく、どのフォルダを共有するかを絞ります。
部署や役職ごとにアクセス制限を設定する
拠点・部署・役職ごとのフォルダを作成して、個々にアクセス制限をかけます。人事や給与のような非公開情報を全社員にアクセス権のあるフォルダに入れてしまうことのないよう、事前にルールを決めましょう。
ファイルは常に最新バージョンに更新する
共有フォルダ内に古い情報のファイルが入ったままだと、社員の認識に齟齬が生じ、間違った情報が顧客に伝わる恐れがあります。
ほしい情報がすぐに見つかるようにする
検索しやすいように、フォルダ名やファイル名の作成にルールを設けましょう。
セキュリティ対策を徹底する
ウイルス感染やファイルの破損を回避あるいは修復できるように、あらかじめ対策をしておきます。
Windows10での共有フォルダの作り方・設定手順
Windows10での共有フォルダの作り方・設定手順を紹介していきます。
- 作成したフォルダを共有する
- 共有のプロパティを設定する
- アクセス権を設定する
それぞれ順番に解説していきます。
作成したフォルダを共有する
作成したフォルダを共有するための手順を説明します。共有したいフォルダ名（画像例では「写真」フォルダ）を「右クリック」＞「プロパティ」をクリックします。
プロパティ画面が開きます。
「共有」タブから、「共有ボタン」をクリックします。
「共有する相手を選んでください」画面が表示されます。共有したいユーザー名をプルダウンから選択し、「追加」をクリックします。画像例では、「Everyone」（全てのユーザー）を選択しています。
追加したユーザーのアクセス許可のレベルを設定します。アクセス許可は「読み取り」「読み取り/書き込み」「削除」の3つから選びます。設定が終わったら「共有」ボタンを押します。
共有が正常に完了した画面が表示されますので、「終了」をクリックします。
共有フォルダの作成手順は以上です。アクセス権などに問題がなければこのまま利用します。
共有がないときは「詳細な共有」から設定する
フォルダのプロパティの「共有」タブの「ネットワークのファイルとフォルダの共有」の「共有」ボタンがクリックできない状態の場合、「詳細な共有」ボタンから共有フォルダを設定します。
「詳細な共有」画面が開きます。「このフォルダを共有する」にチェックを入れます。「アクセス許可」をクリックします。
「共有アクセス許可」の画面が表示されます。既定でEveryoneが読み取りユーザーで表示されます。ユーザーを追加したい場合は「追加」ボタンをクリックします。
選択するオブジェクト名を入力してください」の欄にユーザー名を入力し、「名前の確認」ボタンを押します。ユーザー名は、PCのシステムに登録されているユーザーである必要があります。ユーザーが追加されたらOKボタンを押します。
ユーザーが追加されたことを確認し、必要に応じてアクセス許可設定を行います。「OK」をクリックして画面を閉じます。
詳細な共有設定画面が表示されますので「OK」をクリックして画面を閉じます。
アクセス権を確認・設定する
アクセス権の確認・設定を行います。プロパティ画面から「セキュリティ」タブをクリックします。
ここで、共有時に設定したユーザーが追加されているかを確認します。リストにユーザーが存在しない場合は「編集」ボタンをクリックします。ユーザーが追加されている場合は「閉じる」をクリックして画面を閉じてください。
「編集」ボタンを押すと、セキュリティ画面が開きます。「追加」をクリックします。
選択するオブジェクト名を入力してください」の欄にユーザー名を入力し、「名前の確認」ボタンを押します。ユーザー名は、PCのシステムに登録されているユーザーである必要があります。ユーザーが追加されたら「OK」ボタンを押します。
ユーザーが追加されたことを確認し、必要に応じてアクセス許可設定を行います。OKをクリックして画面を閉じます。
アクセス権の設定手順は以上です。
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Windows10で共有フォルダを作成・設定する4つのポイント
Windows10で共有フォルダを作成・設定する際に、以下4つのポイントを意識することが大切です。
- 共有先を細かく定める
- 必要なときだけ有効にすること
- 共有ルールの設定
- メリット・デメリットを正しく理解すること
セキュリティ対策として重要になりますので、それぞれ説明していきましょう。
共有先を細かく定める
Windows10で共有フォルダを作成・設定する際、共有する相手を一人一人細かく決めていくことが大切です。とりあえず共有できれば良い、と「Everyone」に対してフルコントロール権限を与えてしまうと予期せぬ相手からアクセスされる恐れがあります。権限を与えたい組織グループが決まっていても、不要なメンバーにはアクセス権を与えないように注意しましょう。
必要なときだけ有効にすること
Windows10で共有フォルダを作成・設定する際、必要なときに必要な期間を定めて、その期間だけ有効にすることが望ましいです。フォルダが常に共有されている状態だと、共有相手からいつでもアクセスできるため、いつ何をされているか全くわからなくなります。またログにも記録されません。ファイルを大量に格納され、共有フォルダの容量が膨大になり、Windowsのシステムを圧迫してしまう、という事象もあり得ます。最小限必要なタイミングに共有設定を有効にしましょう。
共有ルールの設定
Windows10で共有フォルダを作成・設定する際、事前に共有ルールを設定しておくことが望ましいです。共有前に以下の共通ルールを取り決めておくことで、複数設定するときも同じ設定を活かすことが可能です。共有ルールの設定として、例えば以下がありますので参考にしてみてください。
- フォルダ名称
- アクセス権
- 運用ルール
- 資料格納がある場合は共有フォルダ内の格納フォルダを決めておく
ルールを決めておけば、他の共有フォルダを設定する時もスムーズにでき、後から設定を見直すことも少なく済みます。また運用面でも非常に楽になります。
メリット・デメリットを正しく理解すること
共有フォルダのメリット・デメリットを正しく理解しておきましょう。メリットとしては、複数人でファイルの共有を容易に行えること、業務効率化を実現できることです。デメリットとしては管理が煩雑になりがち、ファイル容量が膨大になる可能性があります。フォルダを共有すると、PCの所有者以外からもアクセスできてしまうため、予期せぬところでファイルの追加・変更・削除が行われてしまう可能性があります。事前に共有ルールをしっかりと設定することが大切です。
まとめ
今回は、Windows10での共有フォルダの作り方と設定手順を紹介してきました。とくに事前のルール作りや設定方法が難しく、少々骨が折れる作業です。もっと簡単にストレスなく共有フォルダを作りたい方は、前述のクラウドストレージの活用をおすすめします。
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