Wi-Fiでファイル共有する方法｜Windows・Mac設定手順を図解

同じオフィス内でファイルを共有したいのに、USBメモリを使った受け渡しは手間がかかるし紛失のリスクもある。メールで送ろうにも容量制限で送れない。クラウドストレージは設定が面倒だし、無料プランでは容量が足りない――そんな悩みを抱えていませんか。

実は、同じWi-Fiネットワークに接続されたパソコンやスマートフォンの間であれば、OS標準の機能を使って直接ファイルを共有できます。WindowsやMacに最初から備わっている機能なので、追加のソフトウェアをインストールする必要はありません。設定さえ済ませれば、USBメモリを持ち歩くことなく、数クリックでファイルをやり取りできるようになります。

この記事では、Wi-Fiを使ったファイル共有の基本的な仕組みから、Windows PC・Mac PCそれぞれでの具体的な設定手順、共有フォルダへのアクセス方法、トラブルシューティング、セキュリティ対策まで、初心者の方でも迷わず設定できるよう、画面操作の流れに沿って詳しく解説します。

OS標準機能での共有が難しいと感じた場合の代替案として、クラウドストレージサービスやナレッジマネジメントツールの活用方法も紹介しますので、自社の環境や用途に合った最適な方法を見つけてください。

Wi-Fiを使ったファイル共有とは

Wi-Fiを使ったファイル共有とは、同じWi-Fiネットワークに接続された複数のパソコンやスマートフォンの間で、ケーブルやUSBメモリを使わずにファイルを直接やり取りする仕組みです。オフィスや自宅の無線LANルーターを介して、デバイス同士がネットワーク上で通信し、共有フォルダにアクセスすることで実現します。

ファイル共有の方法には大きく分けて2つのアプローチがあります。1つは、WindowsやMacに標準で備わっている共有機能を使う方法。もう1つは、Google ドライブやDropboxといったクラウドストレージサービスを経由する方法です。

OS標準機能を使った共有は、初期設定がやや複雑ですが、一度設定すれば追加のコストはかかりません。ローカルネットワーク内で完結するため、インターネット回線の速度に左右されず、大容量ファイルも高速で転送できます。一方、クラウドストレージは設定が簡単で、外出先からもアクセスできる利便性がありますが、無料プランでは容量に制限があり、有料プランを使う場合は月額費用が発生します。

小規模なオフィスでWi-Fiファイル共有を活用すると、いくつかのメリットがあります。まず、USBメモリを持ち歩いて手渡しする手間がなくなり、紛失やウイルス感染のリスクも減らせます。複数の人が同時に同じフォルダにアクセスできるため、チームでの共同作業がスムーズになります。また、共有フォルダを1か所に集約すれば、バックアップの管理も楽になります。

Wi-Fiファイル共有の仕組み

ローカルネットワーク内でのファイル共有は、SMB（Server Message Block）やAFP（Apple Filing Protocol）といったプロトコルを使って、デバイス同士が通信することで成り立っています。プロトコルとは、コンピューター同士が情報をやり取りするための共通のルールのこと。WindowsではSMBが、Macでは従来AFPが使われていましたが、現在はMacもSMBに対応しているため、異なるOS間でもファイル共有が可能です。

共有フォルダには、アクセス権限を細かく設定できます。「読み取り専用」に設定すれば、ファイルを見ることはできても編集や削除はできません。「読み取りと書き込み」を許可すれば、ファイルの編集や新規作成が可能になります。「フルコントロール」を与えると、ファイルの削除や権限の変更まで行えるようになります。このように、アクセスする人や用途に応じて権限を使い分けることで、セキュリティを保ちながら柔軟な共有ができます。

メリットとデメリット

Wi-Fiファイル共有の最大のメリットは、物理的なメディアを使わずにファイルをやり取りできることです。USBメモリを持ち歩く必要がなくなるため、紛失や盗難のリスクが減ります。また、複数の人が同時に同じフォルダにアクセスできるため、チームでの共同作業がしやすくなります。バックアップも共有フォルダに集約すれば、一箇所で管理できるため、データの保全がしやすくなります。

一方で、デメリットもあります。初期設定が複雑で、ネットワークやセキュリティに関する基本的な知識が必要です。設定を誤ると、意図しない相手にファイルが見えてしまったり、逆に必要な人がアクセスできなくなったりするリスクがあります。また、OS標準のファイル共有は、同じWi-Fiネットワーク内でしか使えないため、外出先や自宅から会社のファイルにアクセスすることはできません。外部からアクセスするには、VPN接続やクラウドストレージといった別の仕組みが必要になります。

ファイル共有設定前の確認事項

ファイル共有の設定をスムーズに進めるには、事前にいくつかの項目を確認しておく必要があります。まず、すべてのデバイスが同じWi-Fiネットワークに接続されているかを確認しましょう。異なるネットワークに接続していると、お互いを認識できません。また、Windowsではネットワークプロファイルが「プライベート」に設定されているかも重要です。「パブリック」になっていると、セキュリティのためにファイル共有機能が無効化されてしまいます。

Windowsの場合、コンピューター名とワークグループを統一しておくと、ネットワーク上でデバイスを見つけやすくなります。コンピューター名は、ネットワーク上で各デバイスを識別するための名前です。ワークグループは、同じネットワーク内のパソコンをグループ化するための設定で、デフォルトでは「WORKGROUP」という名前が使われています。これらを統一することで、エクスプローラーの「ネットワーク」欄に他のパソコンが表示されやすくなります。

ネットワーク接続の確認

ファイル共有を始める前に、すべてのデバイスが同じWi-Fiネットワークに接続されているかを確認しましょう。Windowsでは、「設定」アプリを開き、「ネットワークとインターネット」を選択すると、現在接続中のネットワーク名が表示されます。ここで、他のデバイスと同じネットワーク名が表示されているかを確認してください。

次に、ネットワークプロファイルの設定を確認します。Windowsには「プライベートネットワーク」と「パブリックネットワーク」という2種類のプロファイルがあります。プライベートネットワークは、家庭や職場など信頼できる環境で使うためのもので、ファイル共有やネットワーク探索が有効になります。一方、パブリックネットワークは、カフェや空港などの公共Wi-Fiで使うためのもので、セキュリティを高めるために共有機能が無効化されます。

ファイル共有を行うには、ネットワークプロファイルを「プライベート」に設定する必要があります。設定方法は、「設定」→「ネットワークとインターネット」→接続中のネットワークを選択→「ネットワークプロファイルの種類」で「プライベート」を選ぶだけです。この設定を変更すると、ファイル共有やネットワーク探索が有効になり、他のデバイスから共有フォルダにアクセスできるようになります。

コンピューター名とワークグループの設定

Windowsでは、コンピューター名とワークグループを確認・変更することで、ネットワーク上で他のデバイスを見つけやすくなります。コンピューター名は、「設定」→「システム」→「バージョン情報」から確認できます。ここに表示されている「デバイス名」が、ネットワーク上で表示される名前です。わかりやすい名前に変更したい場合は、「このPCの名前を変更」ボタンをクリックして、新しい名前を入力します。

Macの場合は、「システム環境設定」→「共有」を開くと、画面上部に「コンピュータ名」が表示されます。この名前を変更したい場合は、「編集」ボタンをクリックして新しい名前を入力してください。Macではワークグループの概念はありませんが、SMBプロトコルを使ってWindowsと共有する際には、Windowsのワークグループ名を認識する必要があります。

Windowsのワークグループは、同じネットワーク内のパソコンをグループ化する機能です。デフォルトでは「WORKGROUP」という名前が設定されていますが、複数のグループを作りたい場合は、この名前を変更できます。ワークグループを統一することで、エクスプローラーの「ネットワーク」欄に他のパソコンが表示されやすくなり、共有フォルダへのアクセスがスムーズになります。ワークグループの確認・変更は、「設定」→「システム」→「バージョン情報」→「システムの詳細設定」から行えます。

Windows PCでのファイル共有設定手順

Windows 11でファイル共有を設定するには、3つの段階を踏む必要があります。まず、ネットワーク探索とファイル共有を有効にする「共有オプションの有効化」。次に、実際に共有したいフォルダを指定し、誰にアクセスを許可するかを決める「共有フォルダの設定」。最後に、共有名の変更や同時接続ユーザー数の制限など、より細かい設定を行う「詳細な共有設定」です。

アクセス権限は、共有フォルダにアクセスする人が何をできるかを決める重要な設定です。「読み取り」を選ぶと、ファイルを開いて見ることはできますが、編集や削除はできません。「読み取りと書き込み」を選ぶと、ファイルの編集や新規作成ができるようになります。「フルコントロール」を与えると、ファイルの削除や権限の変更まで可能になります。用途や相手に応じて、適切な権限を選ぶことが大切です。

共有オプションの有効化

ファイル共有を始めるには、まずWindowsの共有機能を有効にする必要があります。「設定」アプリを開き、「ネットワークとインターネット」を選択します。次に、「ネットワークの詳細設定」をクリックし、「共有の詳細設定」を開きます。ここで、「プライベートネットワーク」の項目を展開し、「ネットワーク探索を有効にする」と「ファイルとプリンターの共有を有効にする」の両方にチェックを入れます。

ネットワーク探索を有効にすると、同じネットワーク内の他のデバイスがエクスプローラーの「ネットワーク」欄に表示されるようになります。ファイルとプリンターの共有を有効にすると、自分のパソコンに作成した共有フォルダに、他のデバイスからアクセスできるようになります。

セキュリティを高めたい場合は、「パスワード保護共有」も有効にしておきましょう。この設定をオンにすると、共有フォルダにアクセスする際に、ユーザー名とパスワードの入力が必須になります。パスワード保護を有効にすることで、ネットワーク上の誰でもアクセスできる状態を防ぎ、許可したユーザーだけが共有フォルダを利用できるようになります。設定が完了したら、「変更の保存」をクリックして設定を反映させます。

共有フォルダの設定

共有したいフォルダを決めたら、そのフォルダを右クリックして「プロパティ」を選択します。プロパティウィンドウが開いたら、「共有」タブをクリックし、「共有」ボタンを押します。すると、共有相手を選ぶウィンドウが表示されます。

共有相手の欄には、パソコンに登録されているユーザーアカウントが表示されます。特定のユーザーだけにアクセスを許可したい場合は、そのユーザー名を選んで「追加」ボタンをクリックします。ネットワーク上のすべてのユーザーにアクセスを許可したい場合は、「Everyone」を選びます。ただし、「Everyone」を選ぶと、同じネットワークに接続している人なら誰でもアクセスできるようになるため、セキュリティリスクがあります。可能な限り、特定のユーザーを指定する方が安全です。

共有相手を追加したら、次にアクセス許可レベルを設定します。各ユーザー名の右側に表示されるドロップダウンメニューから、「読み取り」または「読み取り/書き込み」を選びます。「読み取り」を選ぶと、ファイルを見ることはできますが、編集や削除はできません。「読み取り/書き込み」を選ぶと、ファイルの編集や新規作成、削除が可能になります。設定が完了したら、「共有」ボタンをクリックして設定を反映させます。共有が完了すると、ネットワークパスが表示されるので、メモしておくと後で便利です。

詳細な共有設定

より細かい設定を行いたい場合は、「詳細な共有」を使います。共有フォルダのプロパティウィンドウで、「共有」タブを開き、「詳細な共有」ボタンをクリックします。「このフォルダーを共有する」にチェックを入れると、詳細な設定項目が表示されます。

「共有名」は、ネットワーク上で表示されるフォルダの名前です。デフォルトではフォルダ名がそのまま使われますが、わかりやすい名前に変更できます。「同時に共有できるユーザー数の制限」では、同時にアクセスできる人数を制限できます。Windows 11 Homeエディションでは最大20人まで、Proエディションでは無制限に設定できます。

「キャッシュ」ボタンをクリックすると、オフラインファイルの設定ができます。キャッシュを有効にすると、ネットワークが切断されても、以前にアクセスしたファイルをローカルに保存しておき、オフラインで作業を続けられます。ただし、キャッシュを有効にすると、ローカルディスクの容量を消費し、ファイルの同期に時間がかかることがあるため、必要に応じて使い分けましょう。設定が完了したら、「適用」→「OK」をクリックして設定を保存します。

Mac PCでのファイル共有設定手順

macOSでファイル共有を設定するには、「システム環境設定」の「共有」機能を使います。Windowsと比べて設定項目がシンプルで、直感的に操作できるのが特徴です。ただし、Windows PCとファイルを共有する場合は、SMB（Server Message Block）プロトコルを有効にする必要があります。SMBは、WindowsとMacの間でファイルをやり取りするための共通の通信規格です。

ファイル共有機能の有効化

Macでファイル共有を始めるには、まず「システム環境設定」を開き、「共有」をクリックします。左側のリストから「ファイル共有」にチェックを入れると、ファイル共有機能が有効になります。

次に、共有したいフォルダを追加します。画面中央の「共有フォルダ」欄の下にある「+」ボタンをクリックし、共有したいフォルダを選択します。デフォルトでは「パブリック」フォルダが共有対象になっていますが、任意のフォルダを追加できます。複数のフォルダを共有したい場合は、同じ手順で追加していきます。

共有フォルダを追加したら、アクセス権限を設定します。画面右側の「ユーザ」欄には、アクセスを許可するユーザーのリストが表示されます。各ユーザーの右側にあるドロップダウンメニューから、「読み出しのみ」「読み/書き」「書き込みのみ」のいずれかを選びます。「読み出しのみ」はファイルの閲覧のみ、「読み/書き」はファイルの編集や削除も可能、「書き込みのみ」はファイルのアップロードのみ可能という意味です。用途に応じて適切な権限を設定しましょう。

Windows PCとの互換性設定

MacとWindows PCの間でファイルを共有するには、SMBプロトコルを有効にする必要があります。「ファイル共有」画面の右下にある「オプション」ボタンをクリックします。すると、共有プロトコルの選択画面が表示されます。ここで、「SMBを使用してファイルやフォルダを共有」にチェックを入れます。

次に、SMB経由でアクセスを許可するユーザーアカウントを選択します。Macに登録されているユーザーアカウントの一覧が表示されるので、共有を許可したいアカウントにチェックを入れます。チェックを入れると、そのアカウントのパスワードの入力を求められます。これは、Windows PCからアクセスする際の認証に使われるパスワードです。

Windows PCからMacの共有フォルダにアクセスする際は、Macのユーザー名とパスワードでの認証が必要になります。ユーザー名は、Macの「システム環境設定」→「ユーザとグループ」で確認できます。パスワードは、Macにログインする際に使っているパスワードです。これらの情報を事前に確認しておくと、Windows PCからのアクセスがスムーズになります。設定が完了したら、「完了」をクリックして設定を保存します。

共有フォルダへのアクセス方法

共有フォルダの設定が完了したら、他のデバイスからアクセスしてみましょう。アクセス方法は、使用するデバイスのOSによって異なります。Windowsではエクスプローラーの「ネットワーク」から、Macでは「Finderのサーバへ接続」機能を使います。スマートフォンの場合は、専用のファイルマネージャーアプリが必要です。

頻繁にアクセスする共有フォルダは、ネットワークドライブとして割り当てたり、ログイン項目に追加したりすることで、毎回ネットワークパスを入力する手間を省けます。ネットワークパスは、Windowsでは「\\コンピューター名\共有フォルダ名」、Macでは「smb://IPアドレス」という形式で指定します。IPアドレスは、共有元のパソコンのネットワーク設定から確認できます。

Windowsからのアクセス

Windowsから共有フォルダにアクセスするには、エクスプローラーを開き、左側のナビゲーションペインから「ネットワーク」をクリックします。同じネットワーク内で共有が有効になっているパソコンの一覧が表示されるので、アクセスしたいパソコンをダブルクリックします。すると、そのパソコンで共有されているフォルダの一覧が表示されます。目的のフォルダをダブルクリックすれば、中身を見ることができます。

ネットワークパスを直接入力してアクセスすることもできます。エクスプローラーのアドレスバーに「\\コンピューター名\共有フォルダ名」と入力してEnterキーを押すと、共有フォルダが開きます。コンピューター名がわからない場合は、共有元のパソコンで「設定」→「システム」→「バージョン情報」から確認できます。

頻繁にアクセスする共有フォルダは、ネットワークドライブとして割り当てると便利です。エクスプローラーで共有フォルダを右クリックし、「ネットワークドライブの割り当て」を選びます。ドライブ文字（ZドライブやYドライブなど）を選択し、「ログオン時に再接続する」にチェックを入れると、パソコンを起動するたびに自動的にネットワークドライブとして接続されます。ネットワークドライブとして割り当てると、エクスプローラーの「PC」欄にローカルドライブと並んで表示されるため、アクセスが簡単になります。

Macからのアクセス

Macから共有フォルダにアクセスするには、Finderを開き、メニューバーから「移動」→「サーバへ接続」を選択します。「サーバアドレス」の欄に、「smb://IPアドレス」または「smb://コンピューター名」と入力して「接続」ボタンをクリックします。IPアドレスは、共有元のパソコンのネットワーク設定から確認できます。Windowsの場合は、「設定」→「ネットワークとインターネット」→「プロパティ」で「IPv4アドレス」を確認します。

接続すると、ユーザー名とパスワードの入力を求められます。共有元がWindowsの場合は、Windowsのローカルアカウント名とパスワードを入力します。共有元がMacの場合は、Macのユーザー名とパスワードを入力します。認証が成功すると、共有フォルダの一覧が表示されるので、アクセスしたいフォルダを選択して「OK」をクリックします。

頻繁にアクセスする共有フォルダは、ログイン項目に追加しておくと便利です。共有フォルダをマウントした状態で、「システム環境設定」→「ユーザとグループ」を開き、「ログイン項目」タブをクリックします。「+」ボタンをクリックし、マウントされている共有フォルダを選択して「追加」をクリックします。これで、Macを起動するたびに自動的に共有フォルダがマウントされるようになります。

スマートフォンからのアクセス

スマートフォンから共有フォルダにアクセスするには、専用のファイルマネージャーアプリが必要です。Android端末の場合、Google Playストアから「Solid Explorer」「CX File Explorer」「FX File Explorer」などのアプリをインストールします。これらのアプリは、SMB/CIFS接続に対応しており、WindowsやMacの共有フォルダにアクセスできます。

アプリをインストールしたら、ネットワーク接続を追加します。アプリの設定メニューから「ネットワーク」または「リモート接続」を選び、「SMB/CIFS」を選択します。サーバーアドレス（共有元パソコンのIPアドレス）、ユーザー名、パスワードを入力して接続します。接続が成功すると、共有フォルダの一覧が表示され、スマートフォンからファイルを閲覧したり、ダウンロードしたりできるようになります。

iPhone/iPadの場合は、iOS 13以降であれば標準の「ファイル」アプリから共有フォルダにアクセスできます。「ファイル」アプリを開き、右上の「…」メニューから「サーバへ接続」を選択します。サーバーアドレスの欄に「smb://IPアドレス」と入力し、「接続」をタップします。ユーザー名とパスワードを入力すると、共有フォルダがマウントされ、「ファイル」アプリから直接ファイルを操作できるようになります。

ファイル共有できない場合のトラブルシューティング

ファイル共有の設定を行っても、うまく接続できないことがあります。主な原因は、ネットワーク探索が無効になっている、ファイアウォールがブロックしている、ネットワークプロファイルがパブリックになっている、アクセス権限が正しく設定されていない、の4つです。

トラブルシューティングを行う際は、基本的な確認から順番に進めていくことが大切です。まず、すべてのデバイスが同じWi-Fiネットワークに接続されているかを確認します。次に、共有設定が正しく行われているかを再確認します。それでも解決しない場合は、ファイアウォールの設定を確認します。最後の手段として、デバイスを再起動すると、ネットワークの状態がリセットされて問題が解決することがあります。

ネットワーク上にPCが表示されない

エクスプローラーの「ネットワーク」欄に他のパソコンが表示されない場合、最も多い原因は、ネットワーク探索が無効になっているか、ネットワークプロファイルがパブリックになっていることです。まず、「設定」→「ネットワークとインターネット」→「ネットワークの詳細設定」→「共有の詳細設定」を開き、プライベートネットワークの「ネットワーク探索を有効にする」にチェックが入っているかを確認します。

次に、ネットワークプロファイルがプライベートになっているかを確認します。「設定」→「ネットワークとインターネット」→接続中のネットワークを選択し、「ネットワークプロファイルの種類」が「プライベート」になっているかを確認します。パブリックになっている場合は、プライベートに変更してください。

それでも表示されない場合は、ファイアウォールの設定を確認します。Windowsファイアウォールで「ファイルとプリンターの共有」が許可されていないと、他のデバイスからのアクセスがブロックされます。「設定」→「プライバシーとセキュリティ」→「Windowsセキュリティ」→「ファイアウォールとネットワーク保護」→「ファイアウォールによるアプリケーションの許可」を開き、「ファイルとプリンターの共有」にチェックが入っているかを確認します。チェックが入っていない場合は、チェックを入れて「OK」をクリックします。

ネットワーク探索の有効化

ネットワーク探索が無効になっていると、同じネットワーク内の他のデバイスを認識できません。「設定」→「ネットワークとインターネット」→「ネットワークの詳細設定」→「共有の詳細設定」を開き、「プライベートネットワーク」の項目を展開します。「ネットワーク探索を有効にする」にチェックを入れ、「このコンピューターへのネットワーク接続を自動的にセットアップする」にもチェックを入れます。設定を変更したら、「変更の保存」をクリックして設定を反映させます。

ファイアウォールの設定確認

Windowsファイアウォールが、ファイル共有の通信をブロックしている可能性があります。「設定」→「プライバシーとセキュリティ」→「Windowsセキュリティ」→「ファイアウォールとネットワーク保護」を開きます。「ファイアウォールによるアプリケーションの許可」をクリックし、リストの中から「ファイルとプリンターの共有」を探します。「プライベート」の列にチェックが入っているかを確認し、入っていない場合はチェックを入れます。設定を変更したら、「OK」をクリックして設定を保存します。

ネットワークプロファイルの変更

ネットワークプロファイルがパブリックになっていると、セキュリティのために共有機能が無効化されます。「設定」→「ネットワークとインターネット」を開き、接続中のネットワークをクリックします。「ネットワークプロファイルの種類」の項目で、「プライベート」を選択します。プロファイルを変更すると、ネットワーク探索とファイル共有が自動的に有効になります。変更後、エクスプローラーの「ネットワーク」欄を更新して、他のデバイスが表示されるかを確認してください。

アクセス権限のエラー

共有フォルダにアクセスしようとすると「アクセスが拒否されました」というエラーが表示される場合、認証情報が間違っているか、アクセス権限が正しく設定されていない可能性があります。まず、入力したユーザー名とパスワードが正しいかを確認しましょう。共有元のパソコンで使用しているWindowsアカウントのユーザー名とパスワードを使う必要があります。

ユーザー名は、メールアドレスではなく、ローカルアカウント名である必要があります。共有元のパソコンで「設定」→「アカウント」→「ユーザーの情報」を開き、表示されている名前を確認してください。Microsoftアカウントでログインしている場合でも、ファイル共有ではローカルアカウント名を使います。

認証情報の確認

共有フォルダにアクセスする際に入力するユーザー名とパスワードは、共有元のパソコンのWindowsアカウント情報です。共有元のパソコンで「設定」→「アカウント」→「ユーザーの情報」を開き、表示されているアカウント名を確認します。パスワードは、Windowsにログインする際に使っているパスワードです。これらの情報を使って、共有フォルダにアクセスしてください。認証情報を間違えると、何度試してもアクセスできないため、正確に入力することが重要です。

アクセス許可の再設定

認証情報が正しいのにアクセスできない場合は、共有フォルダのアクセス許可設定を見直します。共有元のパソコンで、共有フォルダを右クリックし、「プロパティ」→「共有」タブ→「共有」ボタンをクリックします。アクセスを許可したいユーザーが追加されているか、適切なアクセス許可レベル（読み取り、または読み取り/書き込み）が設定されているかを確認します。ユーザーが追加されていない場合は、「追加」ボタンをクリックして追加し、適切な権限を設定してください。設定を変更したら、「共有」ボタンをクリックして設定を反映させます。

接続が不安定・速度が遅い

ファイル共有の速度が遅い、または接続が頻繁に切れる場合、Wi-Fiの電波状況が原因であることが多いです。共有元と共有先のデバイスが、ルーターから遠い場所にあると、電波が弱くなり、転送速度が低下します。また、同じネットワークに接続しているデバイスの数が多いと、ルーターの処理能力が追いつかず、速度が低下することがあります。

速度を改善するには、まずルーターを再起動してみましょう。ルーターの電源を一度切り、30秒ほど待ってから再度電源を入れます。これにより、ルーターの内部状態がリセットされ、速度が改善することがあります。それでも改善しない場合は、デバイスをルーターの近くに移動するか、5GHz帯のWi-Fiに接続してみてください。5GHz帯は2.4GHz帯よりも高速ですが、障害物に弱いため、ルーターとの距離が近い場合に有効です。

大容量のファイルを頻繁に転送する場合は、有線LAN接続に切り替えることを検討してください。有線LANは、Wi-Fiと比べて安定性が高く、転送速度も速いため、動画ファイルや設計データなどの大容量ファイルを扱う場合に適しています。LANケーブルでルーターとパソコンを直接接続すれば、Wi-Fiの電波状況に左右されず、安定した高速通信が可能になります。

ファイル共有のセキュリティ対策

Wi-Fiを使ったファイル共有は便利ですが、セキュリティ対策を怠ると、情報漏洩や不正アクセスのリスクがあります。主なリスクとしては、不適切なアクセス権限設定により、見られたくないファイルが第三者に公開されてしまうこと、パスワードなしで共有を設定してしまい、同じネットワーク上の誰でもアクセスできる状態になること、古いプロトコルを使い続けることで、セキュリティの脆弱性を突かれることなどが挙げられます。

セキュリティ対策の基本は、パスワード保護共有を有効にすること、「Everyone」ではなく特定のユーザーにのみ共有を許可すること、読み取り専用と書き込み権限を適切に使い分けること、そして定期的に共有設定を見直して、不要な共有を削除することです。これらの対策を実施することで、安全にファイル共有を利用できます。

基本的なセキュリティ設定

パスワード保護共有を有効にすることは、セキュリティ対策の第一歩です。パスワード保護を有効にすると、共有フォルダにアクセスする際に、ユーザー名とパスワードの入力が必須になります。これにより、ネットワーク上の誰でもアクセスできる状態を防ぎ、許可されたユーザーだけが共有フォルダを利用できるようになります。設定は、「設定」→「ネットワークとインターネット」→「ネットワークの詳細設定」→「共有の詳細設定」から、「パスワード保護共有を有効にする」を選ぶだけです。

共有相手を指定する際は、「Everyone」を選ばず、特定のユーザーアカウントを指定しましょう。「Everyone」を選ぶと、同じネットワークに接続している人なら誰でもアクセスできるため、セキュリティリスクが高まります。共有フォルダのプロパティから、アクセスを許可するユーザーを個別に追加し、必要最小限の権限を与えることが重要です。

アクセス権限は、ファイルの用途に応じて使い分けましょう。重要な資料や完成したドキュメントには「読み取り専用」権限を設定し、誤って編集や削除されるリスクを防ぎます。編集が必要なファイルには「読み取り/書き込み」権限を与えますが、この場合でも、編集を許可するユーザーを限定することが大切です。このように、権限を細かく管理することで、セキュリティを保ちながら柔軟なファイル共有が可能になります。

より安全な運用のために

共有フォルダは、一度設定したら終わりではありません。定期的に棚卸しを行い、不要になった共有設定を削除することが大切です。プロジェクトが終了したフォルダや、退職した社員のアカウントに対する共有設定が残っていると、セキュリティリスクになります。月に一度程度、共有設定を見直し、不要な共有を削除する習慣をつけましょう。

OS標準のファイル共有機能では、誰がいつファイルにアクセスしたかのログを確認するのが難しいという課題があります。より高度なアクセス管理や履歴管理が必要な場合は、専用のツールを導入することを検討してください。たとえば、NotePMのようなナレッジマネジメントツールを使えば、プロジェクト単位や組織単位で柔軟にアクセス制限を設定でき、誰がいつページを閲覧したかの履歴も確認できます。未読ページの可視化機能もあるため、情報共有の状況を把握しやすくなります。

OS標準機能以外のファイル共有方法

OS標準のファイル共有機能は、設定が複雑で初心者には難しいと感じることがあります。また、外出先からアクセスできない、アクセスログの確認が難しいといった制約もあります。そんなときは、クラウドストレージサービスやナレッジマネジメントツールを使うことで、より簡単かつ便利にファイル共有ができます。

代替手段としては、大きく3つの選択肢があります。1つ目は、Google ドライブ、Dropbox、OneDriveなどのクラウドストレージサービス。2つ目は、NAS（Network Attached Storage）と呼ばれる社内専用のファイルサーバー。3つ目は、NotePM、Notion、Confluenceといったナレッジマネジメントツールです。それぞれに特徴があり、用途や予算に応じて選ぶことができます。

クラウドストレージは、設定が簡単でインターネット経由のアクセスが可能なため、外出先からもファイルを確認できます。NASは、大容量データの保管に適しており、初期費用はかかりますが月額費用が不要なため、長期的にはコスト効率が良いです。ナレッジマネジメントツールは、ファイル共有だけでなく、ドキュメント作成や情報整理、検索機能を統合しており、マニュアルやノウハウの蓄積に最適です。

クラウドストレージサービスの活用

クラウドストレージサービスは、インターネット経由でどこからでもファイルにアクセスできるため、OS標準のファイル共有と比べて利便性が高いのが特徴です。設定も簡単で、アカウントを作成してアプリをインストールするだけで使い始められます。初心者でも迷わず使えるシンプルなインターフェースが魅力です。

主要なクラウドストレージサービスとして、Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、iCloud Drive、Boxがあります。それぞれ無料プランと有料プランを提供しており、容量や機能に応じて選べます。ビジネス用途では、セキュリティ機能や管理機能が充実した有料プランを選ぶことが一般的です。

以下の表で、主要なクラウドストレージサービスの特徴と料金を比較します。

サービス名	無料プラン容量	有料プラン料金（個人向け）	主な特徴
Google ドライブ	15GB	月額250円〜（100GB）	Googleドキュメントとの連携、リアルタイム共同編集
Dropbox	2GB	月額1,500円〜（2TB）	高速同期、スマートシンク機能
OneDrive	5GB	月額260円〜（100GB）	Microsoft 365との連携、Windows標準搭載
iCloud Drive	5GB	月額130円〜（50GB）	Appleデバイス間のシームレスな同期

Google ドライブ

Google ドライブは、無料プランで15GBのストレージ容量を提供しており、個人向け・法人向けともに圧倒的な知名度と市場シェアを誇ります。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのオフィスアプリと深く連携しており、複数人でのリアルタイム共同編集が可能です。ファイルを開いている人が同時に編集でき、変更内容が即座に反映されるため、チームでの共同作業がスムーズになります。

有料プランは、個人向けには「Google One」として月額250円（100GB）から提供されています。法人向けには「Google Workspace」として、月額800円台から利用できます。Google Workspaceでは、独自ドメインのメールアドレスが使えるほか、管理コンソールからユーザーやセキュリティを一元管理できます。多様なファイル形式に対応しており、Microsoft Officeファイルとの互換性も高いため、既存の業務フローにスムーズに組み込めます。

Dropbox

Dropboxは、クラウドストレージのパイオニア的存在で、高速で安定したファイル同期機能に定評があります。デバイス間でファイルをシームレスに同期し、変更内容が瞬時に反映されるため、複数のデバイスで作業する人にとって便利です。ファイルやフォルダの共有は、リンクを作成して送るだけで簡単に行えます。リンクには有効期限やパスワードを設定できるため、セキュリティも確保できます。

無料プランでは2GBの容量が提供されますが、有料プランは個人向けで月額1,500円（2TB）から利用できます。法人向けプランは月額1,250円/ユーザー（5TB）からとなっており、チームでの利用に適しています。「スマートシンク」機能を使えば、クラウド上のファイルをローカルディスクに保存せずにアクセスできるため、PCのストレージ容量を節約できます。ファイルのバージョン履歴管理機能もあり、過去の状態に戻すことも可能です。

OneDrive

OneDriveは、Windowsに標準搭載されているクラウドストレージで、Microsoft 365アプリケーション（Word、Excel、PowerPointなど）とのシームレスな統合が特徴です。Windowsのエクスプローラーから直接ファイルを操作でき、ローカルフォルダと同じ感覚で使えます。Officeドキュメントの作成・編集・共有を頻繁に行うビジネスユーザーにとって、最も使いやすい選択肢の一つです。

無料プランでは5GBのストレージが提供され、有料プランは個人向けに月額260円（100GB）から利用できます。法人向けプランは月額749円/ユーザー（1TB）からとなっており、Microsoft 365のサブスクリプションに含まれています。Windows、Mac、iOS、Androidなどマルチデバイスに対応しており、どこからでもアクセス可能です。個人用Vault機能を使えば、重要なファイルを二要素認証で保護できるため、セキュリティも強化できます。

iCloud Drive

iCloud Driveは、iPhone、iPad、Macなど、Appleデバイス間で自動同期するクラウドストレージです。デバイス間のデータ同期が自動で行われ、シームレスな連携を実現します。シンプルなインターフェースで初心者でも直感的に操作でき、難しい設定は不要です。Pages、Numbers、KeynoteなどのiWorkアプリとも連携しており、Appleエコシステムの中で完結した作業環境を構築できます。

無料プランでは5GBのストレージが提供され、有料プランは月額130円（50GB）から利用できます。他のクラウドストレージと比べて料金が安く、Appleユーザーにとってはコストパフォーマンスが高い選択肢です。iPhoneやiPadのバックアップもiCloud Driveに保存されるため、デバイスの故障や機種変更の際にもデータを簡単に復元できます。

ナレッジマネジメントツールの活用

ナレッジマネジメントツールは、単なるファイル置き場にとどまらず、ドキュメント作成、情報整理、検索機能を統合したツールです。マニュアルやノウハウ、議事録など、チームで共有したい情報をまとめて管理できるため、属人化を防ぎ、組織の知識資産を構築する上で強力です。ファイルと関連情報を文脈の中で共有・管理できる新しいアプローチが、OS標準のファイル共有の代替案として注目されています。

代表的なナレッジマネジメントツールとして、NotePM、Notion、Confluenceがあります。それぞれ特徴的な機能を持ち、用途や予算に応じて選べます。NotePMは日本企業向けに最適化されており、強力な検索機能とAI機能が特徴です。Notionは柔軟なカスタマイズ性が魅力で、個人からチームまで幅広く使えます。Confluenceは、ソフトウェア開発の現場で広く使われており、Jiraとの連携が強力です。

NotePMの特徴

NotePMは、Word・Excel・PDF・PowerPointなど、添付ファイルの中身のテキストも全文検索の対象となるため、探している情報を素早く見つけられます。たとえば、過去に作成した提案書の中に書かれているキーワードを検索すれば、該当するファイルがすぐに表示されます。ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索できるため、「どのファイルに書いてあったか忘れた」という状況でも安心です。

AI機能により、ワンクリックで文章の要約、多言語翻訳（英語・中国語・日本語）、誤字脱字や言い回しの校正を行うことができます。長文のマニュアルを要約して共有したり、海外拠点向けに英語版を作成したりする作業が、数秒で完了します。ドキュメント作成の効率が大幅に向上し、時間を節約できます。

誰がいつページを見たかを確認できる閲覧履歴機能と、見ていないページがわかる未読管理機能により、情報共有の状況を可視化できます。重要なお知らせが全員に届いているか、新しいマニュアルが読まれているかを確認できるため、情報の伝達漏れを防げます。プロジェクト単位や組織単位で柔軟にアクセス制限を設定できるため、社外メンバーを含むプロジェクトでも安心して情報共有できます。

小規模オフィスでの活用例

NotePMは、業務マニュアルを一元管理し、強力な検索機能で必要な情報をすぐに見つけられるため、新人教育や業務引き継ぎがスムーズになります。たとえば、「請求書の発行方法」を検索すれば、関連するマニュアルページがすぐに表示され、新入社員でも迷わず作業を進められます。マニュアルが散在していると、どこに何が書いてあるかわからなくなりますが、NotePMで一箇所に集約すれば、情報を探す時間を大幅に削減できます。

プロジェクト単位や組織単位で柔軟にアクセス制限を設定できるため、社外メンバーを含むプロジェクトでも安心して情報共有できます。たとえば、外部のデザイナーやエンジニアと協力する際に、プロジェクト専用のフォルダを作成し、そのメンバーだけにアクセスを許可できます。社内の機密情報は見せずに、必要な情報だけを共有できるため、セキュリティを保ちながら効率的なコラボレーションが可能です。

NASの導入

NAS（Network Attached Storage）は、社内専用のファイルサーバーとして機能する機器です。ネットワークに接続するだけで、複数のデバイスから同時にアクセスできる共有ストレージとして使えます。大容量のハードディスクを搭載しており、数TB〜数十TBのデータを保管できるため、動画ファイルや設計データなど、容量の大きいファイルを扱う業務に適しています。

NASの最大のメリットは、初期費用（機器購入費用）はかかるものの、月額費用が不要なため、長期的にはコスト効率が良いことです。クラウドストレージのように毎月の利用料を支払う必要がなく、一度購入すれば追加コストなしで使い続けられます。また、データが社内に保管されるため、インターネット回線の速度に左右されず、高速なファイル転送が可能です。

ただし、NASの導入には、ネットワークの知識や初期設定のスキルが必要です。また、機器の故障に備えてバックアップ体制を整える必要があります。RAID構成（複数のハードディスクを組み合わせてデータを冗長化する仕組み）を利用すれば、1台のハードディスクが故障してもデータを失わずに済みますが、設定や運用には専門的な知識が求められます。

社内のファイル共有を効率的に活用したいならNotePMがおすすめ

Wi-Fiを使ったファイル共有は、OS標準機能を使えば追加コストなしで実現できます。Windows PCやMac PCでの設定手順、共有フォルダへのアクセス方法、トラブルシューティング、セキュリティ対策まで、この記事で解説した内容を実践すれば、小規模オフィスでも安全かつ効率的なファイル共有環境を構築できます。

ただし、OS標準機能での共有は設定が複雑で、外出先からアクセスできない、アクセスログの確認が難しいといった制約があります。より簡単で柔軟なファイル共有を実現したい場合は、クラウドストレージサービスやナレッジマネジメントツールの活用を検討してください。Google ドライブ、Dropbox、OneDriveなどのクラウドストレージは、設定が簡単でインターネット経由のアクセスが可能です。

ファイル共有だけでなく、マニュアルやノウハウの蓄積、チーム内の情報共有を効率化したい場合は、NotePMのようなナレッジマネジメントツールが最適です。NotePMは、添付ファイルの中身まで全文検索でき、AI機能で文章の要約や翻訳も可能です。閲覧履歴や未読管理機能により、情報共有の状況を可視化でき、セキュリティを保ちながら柔軟なアクセス制限を設定できます。

まずはOS標準機能でのファイル共有を試し、運用上の課題が見えてきたら、自社の業務に合ったツールを検討してみてください。NotePMは無料トライアルも用意されているため、実際に試して、自社の業務に合うかを確認することができます。