こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
1on1にはさまざまなメリットがあります。1on1の実施に向け、ツールの導入を検討している方もいるでしょう。1on1ツールを活用することで、より効果的に1on1を行うことができます。この記事では、1on1のためのツールについて、メリット・デメリットから導入のポイント、おすすめのシステムまで詳しく紹介します。
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目次
1on1ツール導入前に知っておきたい基礎知識
1on1ツール導入前に知っておきたい基礎知識を以下の2つの点から説明します。
- 1on1ミーティングとは
- 1on1ミーティングの目的
それでは、1つずつ見ていきましょう。
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは、組織内の2人が定期的に行う1対1のミーティングのことです。通常は上司と部下の間で行われます。1on1はアメリカのシリコンバレーから始まり、日本ではヤフーが先駆的に導入しました。1on1ミーティングでは、フィードバックを与えたり、お互いの状況を把握したり、問題を解決したり、参加者がそれぞれの役割において成長するために行われます。
1on1ミーティングが注目されるようになったきっかけの1つに、企業のグローバル化がありす。国内だけではなく海外を含めた競争に対応していくためにも会社として、従業員の主体性や創造性を高めると同時に、変化に対して柔軟に対応できるよう人材を育成していくことが重要になってきています。1on1ミーティングはこうした時代背景に必要な「コミュニケーションツール」でもあります。大切な人材を育成し生産性高く仕事をしてもらうためにも、質の高いコミュニケーションを実現することが重要で、社員の流出を抑え、モチベーションを維持することが求められています。
1on1ミーティングの目的
1on1ミーティンの目的は、管理者が部下に対して今後のキャリア像や悩みの有無を把握した上で、信頼関係を構築しながら、部下に自主的な行動を促すことです。特徴は、近況報告だけでなく、自由な形で従業員に焦点を当てていることです。1on1ミーティンは、信頼関係と生産性の高い仕事の基礎を築くものであり、最も重要なミーティングと考えられています。部下の可能性を引き出すためには、一人一人と関わり、絆を深める必要があります。本当のつながりを築くための近道はありません。1on1ミーティンは主に部下のためのものです。
1on1ミーティングの課題
1on1にはさまざまな利点がある一方で、実施する上での課題もあります。1on1ミーティングの課題は以下の3つです。
- 効果的に行うのが難しい
- 実施状況が見えない
- 継続が困難
それでは、1つずつ紹介します。
効果的に行うのが難しい
1on1ミーティングの課題の1つ目は、効果的に行うのが難しいことです。
そもそも1on1ミーティングの進行が難しく部下に自発的なアクションを起こしてもらうための上司のスキルが重要になってきます。そのため、ミーティングの内容や質が属人的になってしまう懸念がありあります。1on1ミーティングで大切なのは部下が自らの行動を選択し実践していく中で、振返りと気づきを繰り返し成長を実感することにあります。上司に求められるのは傾聴力や、部下の変化をいち早く察知する観察力と言えます。
1on1を効果的に行うのは簡単ではありません。1on1の実施に際して、適切なフレームワーク、アジェンダ、考え方がなければ、1-1ミーティングはただのミーティングになってしまう可能性があります。最適な1on1は部下それぞれ異なる、という前提で組み立てることが大切です。
実施状況が見えない
1on1ミーティングの課題の2つ目は、実施状況が見えないことです。1on1ミーティングは実施状況や内容がブラックボックス化しやすい傾向があります。内容が俗人的になりやすいということも、このブラックボックス化に関連する課題とも言えます。内容がオープンにされないことから人事部や経営陣が把握するのが難しくなります。実施状況が見えないことで、1on1における課題や効果を高めるための方法を模索する機会を失ってしまう可能性もあります。
継続が困難
1on1ミーティングの課題の3つ目は、継続が困難なことです。1on1ミーティンググでは、上司からの継続的なフィードバックに基づき、部下の生産性やコミットメントを高めることができますが、継続的に実施するのは難しいものです。上司や部下の忙しい仕事の合間に1on1を実施すると言い出しにくい場合もあるでしょう。適切な頻度は企業や従業員によって異なりますが、重要なことは継続することです。一般的には、1～2週間に1回、30～60分程度のミーティングを行うと良いとされています。月1回の場合緊急性の高い仕事が入った場合、1on1を実施できないリスクもあるので、注意してください。
1on1ツールを導入するメリット
1on1には先述した課題がありますが、ツールを導入することで改善・解決できます。1on1ツールを導入するメリットは主に3つです。
- ミーティングの質が高まる
- 1on1の実施を可視化できる
- 1on1を継続しやすくなる
それでは、1つずつ見ていきましょう。
ミーティングの質が高まる
1on1ツールを導入するメリットの1つ目は、ミーティングの質が高まることです。1on1ツールを活用し、事前に1on1シートを作成・共有をすることで、より本質にそったミーティングができます。また会話の記録やメモの共有などもでき、ミーティング後の振り返りも可能です。アンケート機能があれば、1on1を行なう前に必ず実施することで部下のコンディションの把握にも役立ちます。また機能によっては実施されたか未実施のままなのかを把握できるものもあるため、こうした機能を活用することで、ミーティングの質を高めることができます。
1on1の実施を可視化できる
1on1ツールを導入するメリットの2つ目は、1on1の実施を可視化できることです。1on1ツールの多くは会話やメモを記録する機能があり、後から他の人も確認可能です。経営陣や人事などが実施状況や内容を確認し、評価につなげることもできます。従業員の状況が可視化され把握が可能になることで、より企業としての実態を把握しやすくなると言えます。
1on1を継続しやすくなる
1on1ツールを導入するメリットの3つ目は、1on1を継続しやすくなることです。1on1ツールには、定期的なチェックインや、目標設定やキャリア開発などの特定のテーマに合わせて、カスタマイズすることができます。また、ツールによっては特定のタイミングでのリマインド機能などもあります。これらの機能を活用することで、1on1を継続しやすくなります。継続することで、1on1の効果は積み重なっていくでしょう。
1on1ツールを導入するデメリット
1on1ツールを導入するメリットがある一方で、デメリットもあります。1on1ツールのデメリットを把握した上で、導入に踏み切りましょう。1on1ツールを導入するデメリットは以下の3つです。
- コストがかかる
- 費用対効果がわかりにくい
- 上司のスキルアップが要求される
それでは1つずつ説明します。
コストがかかる
1on1ツールを導入するデメリットの1つ目は、コストがかかることです。1on1ツールの利用料金は、一般的に4万円〜5万円程度となっています。ただし、利用人数によっては10万円以上するケースもあります。その反対に、安易に低コストの1on1ツールを導入し使いたい機能が使えないということも懸念されます。1on1ツールの導入前に、目的、ツールを活用して何がしたいのかを明確にしておき、利用人数を事前に把握した上で、想定外のコストが発生しないように導入を進める必要があります。
費用対効果がわかりにくい
1on1ツールを導入するデメリットの2つ目は、費用対効果がわかりにくいことです。1on1ツールは他のツールと比べると、費用対効果がわかりにくいです。売上や生産性に直接関わるツールではないため、その効果を明確な数値として算出できないからです。ツールの必要性を訴えるには、従業員へのアンケートを実施するのもお勧めです。例えば、1on1ツールなしで行われていた1on1ミーティングへの満足度を確認します。
もし、満足度が低いようであれば、解決策の1つとして1on1ツールの導入があることを示すとよいでしょう。かけた費用が無駄にならないように、従業員との意識合わせを行い定量的な目標を設定することをおすすめします。
上司のスキルアップが要求される
1on1ツールを導入するデメリットの3つ目は、上司のスキルアップが要求されることです。ツールの導入だけでは、効果的な1on1ができるとはいえません。上司と部下、2人だけのミーティングのため、上司のスキルによって、ミーティングの質が左右されてしまいます。ツールの導入以前の課題として、上司のスキルアップが不可欠です。コーチングスキルの習得など、ツールとは別に上司の水準を上げる施策が必要となるでしょう。
1on1ツール導入前に知っておきたいポイント
ここでは、1on1ツール導入前に知っておきたい3つのポイントを紹介します。
- 導入の目的を明確にしておく
- 使いやすさを確認しておく
- 導入コストとランニングコストを確認しておく
それでは、1つずつ見ていきます。
導入の目的を明確にしておく
1on1ツール導入前に知っておきたいポイントの1つ目は、導入の目的を明確にしておくことです。社員にアンケート調査を行うなどして、課題を整理し、何のために1on1ツールを導入するのかという目的を設定します。あらかじめ1on1ツールに何をどこまで求めるのか明確にしておくことが重要です。また、この段階でツールの対象範囲を明確にすることも大切です。導入の目的を明確にすることで、より効果的にツールを利用することができます。
使いやすさを確認しておく
1on1ツール導入前に知っておきたいポイントの2つ目は、使いやすさを確認しておくことです。使いやすさだけでなく、機能やコストについても十分に確認しておきましょう。1on1ツールの使いやすさは、1on1ミーティングの継続に関わる重要な要素です。例えば無料トライアルを設けている1on1ツールも多いので、実際の画面や操作性を事前に確認しておくことをお勧めします。
導入コストとランニングコストを確認しておく
1on1ツール導入前に知っておきたいポイン3つ目は、導入コストとランニングコストを確認しておくことです。導入の目的や使いやすさを確認した後、最後に導入コスト・ランニングコストを確認します。1on1ツールの料金体系は、使用する人数によって料金が変動する「ユーザーライセンス型」か使い機能によって料金が変動する「月額固定型」の2パターンです。また、利用する機能によっても料金体系が異なる場合があるので、確認が必要です。
1on1のためのおすすめITツール8選
最後に1on1のためのおすすめITツール8選を紹介します。
Wistant
Wistantは、組織で働く人々のパフーマンスを最大化するマネジメントの実行支援ツールです。Wistantでは、属人化・ブラックボックス化しやすい「マネジメントの状態」を6項目でスコア化することで、「自社のマネジメントで改善が必要なポイント」が明確にわかります。1on1ミーティングでは、事前のアジェンダ作成やスケジュール設定に加え、実施状況や対話の質を分析できます。過去のデータとの比較も簡単にできるので、組織の変化を見ながら、マネジメント改善のPDCAを素早く回すことが可能です。
Wistantの特徴
- マネジメントの状態を6項目でスコア化
- 過去のデータの確認・分析ができる
- 目的に合わせてさまざまなフィードバックが可能
TeamUp
TeamUpは、「対話とフィードバックを文化にする」クラウド1on1ツールです。実施フローの効率化、データの有効活用で、1on1の定着を支援します。トピックの事前提出機能を使い、1on1がはじめてでも、部下の話題を中心に話を進めることができます。また、ログを記入するファイルの作成や予定の調整など、ツールがなければ面倒だった複雑な作業はすべてTeamUpの一括設定可能です。テンプレートを用意し、繰り返しの予定を設定することで、決まった頻度で自動的に予定が作成されるようになります。ログ一つひとつに対して綿密な共有設定ができるため、ブラックボックス化を防ぎつつ、重要な情報を適切な範囲で共有することができます。
TeamUpの特徴
- トピックの事前提出機能で1on1の準備ができる
- テンプレートにより、決まった頻度で1on1の実施が可能
- 複数人で連携可能
Co:TEAM
Co:TEAMは、チーム内の「タイムリーなフィードバック」を増やし、「1on1支援」「目標管理「評価支援(360度含む)」機能が連携してエンゲージメントを育成するパフォーマンス・マネジメントプラットフォームです。これまでバラバラに管理されていた「目標」「評価」「1on1」「称賛やフィードバックのコメント」を繋ぎ合わせる事で、組織のパフォーマンス向上と管理工数の削減を同時に実現します。
部署横断でフィードバックをリアルタイム送信、リクエストできます。フィードバックは評価や1on1でも活用可能です。1on1に実施時に悩みがちな「いつ」 「誰と」「何を」話せばよいのか明確になります。
Co:TEAMの特徴
- 「目標」「評価」「1on1」「称賛やフィードバック」を組み合わせた支援モデル
- 目標を常時計測できる
- チャットツールと連携し、メンバーを称賛できる
URL: https://coteam.jp/
1on1 nabi
1on1 naviは、「パフォーマンスマネジメント」を組織に浸透させるクラウドサービスです。1on1をスムーズに導入したい企業向けの「1on1プラン」では、パフォーマンスマネジメントを刷新したい企業向けの「パフォーマンスプラン」、従業員をケアした企業向けの「コンディションプラン」の3プランが用意されています。1on1プランでは1on1の振り返りやフィードバックリクエスト機能などを利用できます。
1on1 naviの特徴
- 目的に応じてプランを選べる
- フィードバック・リクエスト機能がある
- 過去の振り返りや時系列機能
HiManager
HiManagerは、リアルタイムでの評価・マネジメントを支援する1on1ツールです。アジェンダ設定、1on1のメモ、日々の活動の参照機能により、次のアクション実施に向けたサポートを実現。100社以上が利用している1on1ツールです。
HiManagerの特徴
- 定期調査により月次で組織や社員の現状を把握
- ひとり一人に蓄積されたデータに基づき、マネジメントの改善をサポート
- 過多面的な360度評価を搭載
URL: https://himanager.me/survey.html
HRBrain
HRBrainは、人材データの管理・分析・活用を通して、戦略的な人事の意思決定を支えるクラウドサービスです。人事のアナログな業務をカンタン・シンプルに管理・運用することで効率化します。カスタマイズ自由であらゆる人材データを一元管理することができ、社内で必要な情報をすぐに把握・共有可能になります。柔軟な権限設定ができ、社員の相互理解を深めるツールです。
HRBrainの特徴
- さまざまな人材データを一元管理
- 柔軟なカスタマイズ
- 業界問わず中小企業から大手企業まで利用するセキュリティ体制
シナジーHR
シナジーHRは、日々の社員の活躍や行動を見える化することで、組織課題を改善する人事クラウドサービスです。5つのツールと基本機能は組み合わせ自由です。サンクスカード、アンケート、1on1ミーティングなどを通じて、コミュニケーションの活性化をサポートします。社員の習熟度や能力をウォッチし、その結果を蓄積していくことで、全社員の活きたスキル状況を可視化します。また、本人の自己申告、他者からの客観的な評価を入力することができ、360度評価にも活用が可能です。
シナジーHRの特徴
- プロフィールの「見える化」で社員同士のコミュニケーション機会を増やす
- 感謝の贈り合いができる
- 業多方面からの評価でスキルを可視化
1on1 Talk
1on1 Talkは、1on1の成功ノウハウを詰め込んだアプリケーションです。1on1の計画から、終了後のフィードバックや振り返りまですべてがクラウド上で完結します。1on1 Talkは、「どのように運用すればいいか」というノウハウを分かりやすく伝えることにこだわっています。独自の診断ツールで、関係値のレベルを把握したり、トークテーマ設定機能で話題を探すサポート機能を搭載。初めての1on1でも、段階を追って関係性を深めていくことができます。
1on1 Talkの特徴
- 継続性を重視したツール
- 独自の診断ツールで関係レベルを把握
- 段階的な1on1の導入をサポート
URL: https://www.cydas.com/lp_1on1_talk/
まとめ
1on1ツールを活用することで、より効果的に1on1を行うことができます。この記事では、1on1のためのツールについて、メリット・デメリットから導入のポイント、おすすめのシステムまで詳しく紹介しました。1on1ツールを活用することで、1on1をより効果的に行うことができます。事前に導入の目的やコストを検討した上で、1on1ツールを導入してください。
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