1on1 面談シート テンプレート(ミーティングのやり方と具体例)

2020年06月23日(火)

1on1面談シート テンプレート

1on1面談シートのテンプレートと例文です。

1on1 面談シート テンプレート

 

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1on1とは

1on1とは、「上司と部下が1対1で定期的に行う面談」のことです。同じ面談でも、「評価面談」とは目的、方法、頻度の点で異なります。評価面談は、上司が部下に対し人事評価を下したり通知したりするためのものであり、会話における立場は基本的に上司が上です。また、評価面談は人事異動や人事評定のあるタイミングでしか行われません。これに対し、1on1は上司が部下の話をよく聞いて適切なフィードバックをすることが目的なので、基本的に会話における立場は対等です。また、1on1は定期的に行うことがポイントなので、最低でも月に1回以上の頻度で実施されることが求められます。

1on1のメリット



部下の成長を促す

上司と1on1をするために、部下は定期的な状況報告をすることが求められます。そのため、日々の業務では目標を設定し、それに向かって努力し、結果を振り返ったうえで次なる目標を設定するというサイクルをこなすことが必要です。1on1を実施することで、部下は定期的にこのサイクルを回せるようになり、自身の成長につなげられるでしょう。企業にとっても、利益の向上に役立つ優秀な人材が育つというメリットになります。

上司に対する部下の信頼度がアップ

1on1を行うことで、上司が部下の現状を把握し意見に耳を傾ける機会が増えます。そして、その都度適切なアドバイスをするというコミュニケーションを定期的に行えば、部下の上司への信頼度が向上するでしょう。定期的に1on1で意見交換することで信頼関係が築けていれば、新規プロジェクトなども進行させやすくなります。また、上司や部下といった立場に関係なくメンバー同士の活発な議論が期待できるようになり、業務効率の向上にもつながります。さらに、上司が部下の適性を知ることができるので、適材適所に人員を配置しやすくなるのもメリットです。

モチベーションの維持

1on1により上司との信頼関係を持ち、日々の業務をスムーズに行うことができていれば、部下は職場での働きやすさややりがいを感じられるでしょう。これは、部下のモチベーションをコンスタントに向上させることにつながります。また、「ずっとこの会社で働き続けたい」と考えるなど愛社精神の向上も期待できるでしょう。部下が会社で働くモチベーションを保てれば、離職率を抑えることにもつながります。

1on1導入の流れ

1on1の目的を共有する

単に「1on1をする」とだけ伝えても、部下はどのような話をすればよいか分からず戸惑ってしまいます。また、人事評価を気にして本音を語らない部下も出てくるでしょう。したがって、1on1で部下の現状や本音を引き出したいならば、実施目的を事前に伝えておく必要があるのです。具体的には、1on1が「社員の業務実施状況・悩み・提案などの意見を聞き、それに対し上司がフィードバックをする」場であることを伝えておきましょう。1on1で話した内容が人事評価に直接影響するものではないことを伝えるのも大切です。

日程・進め方を決める

1on1は定期的に実施することが大切なので、最低でも月1回、できれば週1回を目安にスケジュールに組み込みましょう。また、休日明けに実施するのは部下に負担を感じさせてしまいます。仕事中に思い浮かんだ意見を率直に話してもらうことを考えると、週の中日(水・木曜など)が望ましいです。都合が悪くなった場合は、キャンセルではなく別日に振り替えて実施しましょう。当日話すテーマを事前に決めておくと、上司も部下も準備しやすくなります。そして、当日は冒頭でテーマを再確認し、部下の話を聞き、それに対し上司がフィードバックをするのが一般的1on1の流れです。上司が部下に質問しながら話を進めてもよいでしょう。

1on1実施

1on1は堅苦しい面談ではないため、お互い話しやすいように雑談から始めるなどの雰囲気づくりをします。また、部下が何を話したか、それについてどのようなフィードバックをしたかメモをとるとよいでしょう。終了の時間になったら、以後の日程や次の1on1のやり方などについて確認します。

1on1 面談シートの基本項目

1on1を実施する際は、事前に面談シートを用意しておくとスムーズです。
以下は面談シートのサンプル項目です。

目標

担当業務について、どのような目標を設定しているかをヒアリングします。将来的にどのような業務に挑戦したいかなどの目標を聞くのもよいでしょう。

目標の進捗状況

設定した目標に対し、どれくらいまで進んでいるかの状況を報告してもらいます。具体的に、どのような作業や会議などを通して業務を進めているかについても聞きましょう。

上手くいったこと

業務だけでなく、プライベート面も含めて成功体験をヒアリングします。「上手くいったと感じることはない」という部下には、「どのようなことを嬉しい・楽しいと感じたか」など言葉を変えて質問するとよいでしょう。

困っていること

日常の業務においては、取り組んでいる仕事の進捗状況の報告にとどまることが多いでしょう。この点、1on1は部下の抱える悩みや克服したい課題を聞き出すチャンスです。「何について、どのような悩みを抱えているか」を丁寧に聞き出していきます。部下が話したがらない項目については無理に追及しないようにしましょう。1on1の実施を重ねていくことで、話したいと思うタイミングが訪れた時に聞き出すことが大切です。

フィードバック

部下の話を一通り聞き終えたら、それに対し、上司として適切な助言をしたり意見を返したりします。部下の日々の様子や、部署やチームの雰囲気や環境なども踏まえながら、部下が悩みを克服し成長できるきっかけとなるようなフィードバックをすることが求められます。

備考

事前に用意した1on1の項目に当てはまらない事項であっても、部下の話の中で気づいた点や気になる点があれば備考欄に記入しましょう。フィードバックをする上で思いがけずヒントになることも多いのです。

1on1 面談シートの例文1



目標
担当している自社Webサイトの月間アクセス数をあと100万PV増やしたいと考えています。

目標の進捗状況
Web通販で成功している他企業を何社かピックアップし、「なぜ魅力的なサイト作りが出来ているか」について分析しています。

上手くいったこと
他社サイトの分析に集中できたため、最終的に自社サイトをどのような構成にしたいかのイメージが持てました。また、信頼のおけるWebデザイナーに外注することができました。

困っていること
自社Webサイトのアクセス数にあまり変化が見られないため焦っています。自分が良いと思うデザインと顧客が魅力を感じるデザインとに乖離があるのではないかと不安にもなります。

フィードバック
あまり周囲を頼らず一人で抱え込んでしまっている印象を受けました。これからはチームの仲間を頼り、適度にコミュニケーションをしながら業務を進めていくとよいでしょう。ブレインストーミングなどをすると、思いがけず良いアイデアが生まれるかもしれないので、是非次回の1on1までに実施して、結果について教えて下さい。

備考
チームの他メンバーに対しても、定期的に声を掛け合って助け合いながら業務を進めるように後でアドバイスしておきます。

1on1 面談シートの例文2

目標
新プロジェクトのランニングコストについて、これまでの同種のプロジェクトよりも約30%減を目指したいです。

目標の進捗状況
新プロジェクトの各項目についてどれだけのコストがかかるか算出中です。また、各項目について何をどうすればコスト減につながるかを検討しています(配置する人員を減らせないかなど)。

上手くいったこと
現場に足を運び、そこで働いている従業員たちと信頼関係を築けたことです。余計な人員配置になっていないか、無駄にコストがかかっている業務はないかなどについて詳しくヒアリングできました。

困っていること
同じチームの新入社員に対し、ランニングコストの考え方をどうやって教えたらよいか迷っています。分かりやすくアドバイスできているか自信がありません。

フィードバック
新人へのアドバイスについては、自分が新人だった頃を思い出しながら「どのように教えてもらったら分かりやすいか」を考えながら指導するとよいでしょう。そのうえで、一方的に教えるだけでなく、実際に資料作成をやらせてみるなどのアウトプットをさせることも必要です。また、新人教育について誰かお手本になる社員のやり方を参考にするのもおすすめです。

備考
初めて新人に教える立場になり、戸惑う社員が多いことが分かりました。ランニングコストについて社員が一から学べる勉強会を開催したほうがよいかもしれません。

 

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