こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
新型コロナウイルス感染拡大への対策のため、多くの企業がリモートワークを導入しています。この動きに伴って遠隔会議を行う企業も増加し、「テレカン」という言葉が使われる機会も増えています。テレカンとは「電話会議」の意味をもって使われることが一般的であり普及しつつある言葉です。しかし、現状としては、テレカンについて詳しく知らない方も少なくありません。この記事では、テレカンとはなにかについて解説した上で、テレカンの導入効果やテレカンを導入するメリット・デメリットについても紹介します。
目次
今さら聞けない！テレカンとは何か
テレカンとはビジネス用語の一つであり、「電話会議」の意味で使われることが多く、また定義はあいまいな部分もあり、テレビ会議、Web会議の意味としても状況によって用いられます。
ここでは、テレカンの意味に加えて、テレカンがどのような意味で用いられているのかを以下の3つにわけて説明します。
- テレカンの意味
- テレカンの導入効果
- テレカンの種類
テレカンの意味
テレカンとは「teleconference（遠隔会議）」、「telephone conference（電話会議）」、「television conference（テレビ会議）」という3つの英語から派生した略語です。遠隔会議全般で用いられる言葉ですが、電話会議の意味合いで使われることが最もメジャーとなっています。離れた場所からのコミュニケーションや会議を開催するにあたって必要な時間やコストの削減になります。社内だけでなく各拠点のメンバーと業務を進める時にも活用できます。多様な働き方が広がる今、テレカンには改めて注目が集まっています。
テレカンの導入効果
遠隔会議を行っていると、音声が途切れてしまう、相手の声が聞き取りにくいということも少なくありません。通信速度が安定しないと、相手の話した内容を聞き直したり、速度が安定するまで会話がストップすることがあります。そうなると、無駄な時間を作ることになり、生産性が低下する可能性があります。テレカンを導入することで、国内だけでなく、海外との通話も安定した通信速度で、かつ快適に行うことができます。テレカンは普及傾向にあり、「テレカンで発言するマナー・コツ」がインターネット上で多くでています。テレカンをスムーズに進行させるノウハウを無料で入手できるため、社員一人一人の心がけによって会議がこれまで以上に円滑に進むはずです。
テレカンの種類
電話会議の意味合いで用いられることの多いテレカンですが、テレビ会議、Web会議といった意味合いで使用されることもあります。ここでは、テレカンの3つの種類について紹介します。
- 電話会議(telephone conference)
- テレビ会議(television conference)
- Web会議(teleconference)
それでは1つずつ紹介します。
電話会議(telephone conference)
テレカンの種類の1つ目は、電話会議(telephone conference)です。「テレカン」は電話会議(telephone conference)のtelephoneとconferenceを掛け合わせて生まれた言葉です。電話会議は映像を使わずに音声だけで会議を行う方法です。多拠点同時開催の会議ができるため、外資系企業、グローバル企業などで活用されています。音声のみのやりとりであるため、相手の表情が分からない、資料の共有が難しいといった問題もありますが、参加者の居る場所を問わずに会議をできるという点では大変便利です。
テレビ会議(television conference)
テレカンの種類の2つ目は、 テレビ会議(television conference)です。「テレカン」はテレビ会議(television conference)のtelevisionとconferenceを掛け合わせた言葉でもあります。しかし、「テレカン」の使い方には曖昧でテレビ会議について「テレカン」と言うことは一般的でない部分もあります。テレビ会議のメリットはなによりも相手の表情を見ながら話しを進められるところにあります。遠隔会議専用に作られたシステムを使用することで、安定性のある通話が可能になります。カメラやマイクの精度、その他の性能が優れた製品を使用することをおすすめします。
Web会議(teleconference)
テレカンの種類の3つ目は、 Web会議(teleconference)です。テレカンはWeb会議全体を指す意味として使われることもあります。Web会議には、テレビ会議、電話会議などが含まれます。「テレカン」はtele（離れている）＋conference（会議）という単語が元になっているため、離れてする会議全般を指して使うことも間違いではありません。
関連記事：Web会議システムの目的は？基本機能と導入効果を解説
テレカンを導入するメリットとは
テレカンは導入時に社内のインフラを整える必要がないため、簡単に取り入れることができます。テレカンを導入するメリットは以下の3つです。
- 遠隔での複数拠点との通信が可能
- 導入が比較的簡単
- 移動・宿泊に費やす時間と費用の削減
それでは、1つずつ紹介します。
遠隔での複数拠点との通信が可能
テレカンを導入するメリットの1つ目は、遠隔での複数拠点との通信が可能なことです。通常の電話では2拠点をつなぐことしかできません。一方、テレカンは3拠点以上の拠点をつなぐことが可能なため、異なる場所で働く社員同士の会話もスムーズに行うことができます。また、テレカンは数十人単位の会議にも適しており、大勢が集う会議でも最適に利用できます。電話会議の専用機を会議室に設置する会議では、複数人で機器を囲み、遠隔地の拠点とグループで通話可能です。
導入が比較的簡単
テレカンを導入するメリットの2つ目は、導入が比較的簡単なことです。テレカンが注目を集めている理由の一つに、導入の容易さを挙げられます。社内の固定電話、社員のスマートフォンを使って利用できるので初期コストはかかりません。ソフトウェアやアプリをインストールするだけで導入が完了します。
移動・宿泊に費やす時間と費用の削減
テレカンを導入するメリットの3つ目は、移動・宿泊に費やす時間と費用の削減です。遠隔会議では参加者が1ヵ所に集まる必要がないため、交通費や宿泊費などを削減できます。また、遠方から会議に出向くにあたって予定の調整を行ったり、移動時間を削減できたりするため、社員の労働時間削減、および生産性の向上にもつながります。
テレカンを導入するデメリットとは
テレカンを導入する際は、デメリットについても理解しておくことが重要です。ここでは、テレカンのデメリットを3つの場合にわけて紹介します。
- 電話会議の場合
- テレビ会議の場合
- Web会議の場合
それでは、1つずつ見ていきます。
電話会議の場合
電話会議におけるテレカンのデメリットは以下4点です。
- 音声のみのため、参加者の表情が分からない
- 資料、図表、画像などを共有できない
- 参加者が多いと、誰が発言したのか分からないこともある
- テレカンは複数人との音声通話を可能にするシステムであるため、電話のスピーカーと重なる部分もある
テレカンを利用した会議は音声のみとなり、参加者の顔を見ながら話すことができません。また、資料や図表の説明が中心になる場合、参加者の理解度が薄くなる可能性もあります。
テレビ会議の場合
テレビ会議におけるテレカンのデメリットは以下3点です。
- 各拠点に機材が必要であり初期費用がかかる
- 会議室などに機材を設置できる広さが必要
- 機材の使用法を理解する必要がある
テレカンを利用する際は各拠点に機材が必要になります。社員が各地に居る場合、対象とするすべての拠点に機材を設置しなければいけません。また、社外の人とテレカンを利用して会議をする場合、相手先がテレカンを導入していることが前提となります。テレカンの設置にあたって社内のインフラを整える必要はありませんが、機材を設置できるある程度のスペースは必要です。
Web会議の場合
Web会議におけるテレカンのデメリットは以下2点です。
- 音声、画像の品質がインターネット環境に左右される
- 操作を行うにあたって、ITリテラシーが必要
高性能のテレカンを導入したとしても、インターネット環境が整っていない場合、最善のかたちで利用することはできません。また、テレカンの操作をスムーズに行うにあたって、ITリテラシーの基本が既に身に付いていると安心です。
関連記事：Web会議システム導入の前に知っておくべきメリットとデメリット
テレカンを導入する時に押さえたいポイント
テレカンの導入後、上手く活用していくためには使用目的を明確にした上で、社員の協力が不可欠となります。ここでは、テレカンを導入するときに押さえたいポイント3つを紹介ます。
- 会議の目的・参加人数・頻度を確認しておく
- 会議の重要性によって使い分ける
- 主催者と参加者がお互いに協力しあう
それでは、1つずつ見ていきましょう。
会議の目的・参加人数・頻度を確認しておく
テレカンを導入するときに押さえたいポイントの1つ目は、会議の目的・参加人数・頻度を確認しておくことです。テレカンを利用するコツは会議の目的、参加人数、頻度を確認しておくところにあります。たとえば、参加者の人数があまりにも多い場合、テレカンは混乱を起こすことがあるため要注意です。会議システムを頻繁に利用する場合や、会議の目的がキックオフの場合は高品質のテレビ会議がおすすめです。会議の目的、参加人数、頻度を把握しておくことにより、自社に合った会議方法、ないし製品を導入できます。
会議の重要性によって使い分ける
テレカンを導入するときに押さえたいポイントの2つ目は、会議の重要性によって使い分けることです。テレカンを利用する際は会議なのか打ち合わせなのかなど、話し合いの重要度によって使い分けが必要です。例えば重要なことを決める会議の場合は、コストがかかったとしても一箇所に集まって対面で会議を行うと良いでしょう。一方、簡単な打ち合わせなどであれば、テレカンがおすすめです。テレカンで話し合うことで移動時間などが不要になるため、業務の効率化にもつながります。
主催者と参加者がお互いに協力しあう
テレカンを導入するときに押さえたいポイントの3つ目は、主催者と参加者がお互いに協力しあうことです。高性能なテレカンを導入しても、参加者が互いに気遣い合うことをしない限り会議は円滑に進みません。テレカンでは主催者と参加者が協力し合い、思いやることで、会議をスムーズに進めることができます。特に、音声のみの場合は、司会者は意見の要約を適宜行う、発言者は名乗った上で、ゆっくりと分かりやすい口調で話すなどといった配慮が不可欠です。海外からの参加者がいる会議では、会議で使用する資料を事前に送ったり、時差を考慮した上で会議の時間を設定したりするなどの気配りが大切になります。
関連記事：上手なリモート会議を実施するのための注意点を事前準備・開催時・ツール選びの観点で解説
まとめ
この記事では、テレカンとはなにかについて解説した上で、テレカンの導入効果やテレカンを導入するメリット・デメリットについて紹介しました。新型コロナウイルス感染症拡大によってこれまでの働き方が大きく見直されています。仕事の効率化が進み、テレワークの普及が広がりました。会議に参加するメンバーが1ヵ所に集まらなくてもコミュニケーションが成り立つテレカンは、今の時代のニーズに最適と言えます。テレカンの特徴は通信速度が安定しており、音声切れなどが起きにくいところにあります。また、導入方法も簡単で、かつ初期投資やランニングコストも他の会議システムなどと比較すると少額です。テレカンを最大限活用するためには、会議の目的、参加人数、頻度を確認した上で、製品を選ぶ必要があります。また、相手の雰囲気や表情を読み取りにくいテレカンでは、対面での会議以上に思い遣りの心を持つことが大切です。
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