上手なリモート会議を実施するのための注意点を事前準備・開催時・ツール選びの観点で解説

2023年01月07日(土) テレワーク・リモートワーク

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

昨今、リモートワークの拡大などが原因で、リモート会議が必要な場面が増加しています。リモート会議には、以下のとおり多数メリットが存在します。これらのメリットについて、詳細は過去の記事をご覧ください。

  • 意思決定の迅速化
  • 業務効率化と生産性の向上
  • 出張コストの削減
  • コミュニケーションによる情報伝達の精度の向上
  • リモートワークに最適

しかし、リモート会議には注意点も少なくありません。その注意点を守らないと、リモート会議のメリットを十分享受できなくなります。この記事では、リモート会議の事前準備、リモート会議中、そしてリモート会議ツール選定における注意点について解説していきます。

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リモート会議の事前準備における6つの注意点

まずは、リモート会議の事前準備における注意点について、以下の6つ解説します。

  • 身だしなみや服装を整える
  • カメラ映りを確認する
  • 静かな環境でリモート会議に参加する
  • インターネット環境やシステム動作を事前に確認する
  • アジェンダや資料を事前に共有する
  • 司会役を事前に決定する

身だしなみや服装を整える

対面での会議ではもちろんですが、リモート会議においても身だしなみや服装を整えることは必須のマナーです。特に、普段からリモートワークを行っていて外出する機会が少ないと、身だしなみや服装を疎かにしがちです。しかし、画面越しとはいえリモート会議でも他人と顔を合わせる必要があります。そのため、髭や寝癖など身だしなみを整えて、相手の印象がよくなるよう心がけましょう。服装も同じです。ラフすぎると印象が悪くなる恐れがあります。最低限カメラに映る上半身だけでも、印象のいい服装を選びましょう。

カメラ映りを確認する

リモート会議では、カメラ映りも事前に確認しておきたいポイントの一つです。例えば、リモート会議では背景に余計なものが写り込まないよう心がける必要があります。会議にそぐわないものが背景に映り込んでいると興ざめするので、カメラ映りを事前に確認して背景に邪魔になりそうなものがあったら片付けておきます。もしくは、壁紙機能があるリモート会議ツールであれば、壁紙機能を使って自分の背景を一切見せないことも手です。また、カメラ越しだと対面より顔が暗く映りがちなので、照明で明るくすることをすすめます。

静かな環境でリモート会議に参加する

リモート会議は、なるべく静かな環境で参加するよう心がけましょう。最近のリモート会議ツールには、小さな音声でも拾えるツールが多数存在します。だからこそ、静かな環境でリモート会議に参加しないと周りの音声やノイズを拾ってしまい、お互いの発言が聞き取れなくなる恐れがあります。どうしても静かな環境でリモート会議に参加することが困難である場合は、ヘッドセットを使うなど、周りの音声やノイズがリモート会議の支障にならないよう工夫しましょう。

インターネット環境やシステム動作を事前に確認する

リモート会議は、インターネット環境を経由して実施することが前提となります。そのため、インターネット環境の接続が不安定になると音声や映像に乱れが生じます。こうなると、参加者には大きなストレスとなります。また、音声や映像に乱れが生じるだけでなく、最悪の場合接続が途切れることもあります。接続が途切れるともはやリモート会議の開催は不可能です。そのようなリスクを少しでも軽減するため、事前にインターネット環境やシステム動作を確認しておきましょう。

アジェンダや資料を事前に共有する

リモート会議前には、当日のアジェンダや会議前に目を通してほしい資料、当日使用する資料などを全て事前共有しましょう。そうすることで、会議の進行がよりスムーズになり、会議で余計な時間を取られることがなくなります。また、リモート会議に参加するためのID、パスワード、URLも、参加が想定されるメンバー全員に事前に周知しておきます。資料については、会議中に画面共有していても、事前に印刷した資料を使いたいと考える人もいるかもしれません。事前に資料を共有すれば、必要に応じて各自印刷してくれます。

司会役を事前に決定する

リモート会議では、対面での会議以上に司会役の役割が重要となります。これは、対面よりも発言のタイミングを取りづらいことや、複数人の会議では誰が誰に対して発言したかわかりづらいためです。また、会議中に映像や音声が途切れるなどのトラブルも発生することが考えられます。そのようなトラブルが発生した場合でも、司会役が的確に対応できれば参加者に余計なストレスを与えずに済みます。以上より、司会役を事前に決定し、司会役が適切に会議を進行できるようにしましょう。タイムキーパーも用意できるとベターです。

リモート会議中の7つの注意点

ここでは、リモート会議中の注意点について、以下の7つ解説します。

  • 周囲の迷惑にならないよう心がける
  • 落ち着いて話す
  • ビデオをオンにしている時には、目線に注意
  • 相手と同じ資料を見て説明する
  • 相手への意思表示を明確にする
  • 周囲の音に気をつける
  • 姿勢良くリモート会議に参加する

周囲の迷惑にならないよう心がける

リモート会議では、対面よりも大きな声ではっきりと話した方が相手に話が伝わりやすく、相手との会話を成立させやすくなります。しかし、それによりいつもより大きな声になりがちであることに注意しなければなりません。特に、スピーカーではなくイヤホンを使用すると、周りの音が聞こえなくなって自分の声の大きさもわからなくなります。自宅はもちろん、公共の場所でリモート会議に参加する場合には特に注意が必要です。周りの迷惑になるだけでなく、情報漏洩のきっかけにもなりかねません。

落ち着いて話す

リモート会議においても、相手と自分とで会話を成り立たせることが必須です。そのために注意すべきことは、落ち着いて話すことです。話や言葉がまとまっていないまま話し始めても、相手は話している内容を理解できません。また、緊張などで早口になっても、相手は話している内容を理解できません。人は緊張してしまうと、どうしても慌てて話してしまうものです。ですので、なるべくリラックスして考えがまとまった状態で、リモート会議に臨むよう心がけましょう。

ビデオをオンにしている時には、目線に注意

ビデオをオンにしている時には、相手には自分の表情や動きが全て見えることになります。その時に特に注意したいことは、自分の目線です。目線が合っていないと、相手に「自分の話を聞いていないのではないか?」と思われてしまいます。リモート会議中には、資料の閲覧などで画面を見てしまいがちなので、自然と目線が合うようにカメラの位置を調整しましょう。事前にカメラテストを行うとベターです。また、メールなどの通知に気を取られて目線が移らないよう、使用する端末の通知機能を切っておくことも手です。

相手と同じ資料を見て説明する

リモート会議では、統計データなど資料を共有しながら説明を行う場面も少なくありません。その時に注意しなければならないことは、相手と同じ資料を見て説明することです。そうしないと、会議の話についていけなくなり、会議において足を引っ張ってしまう恐れがあります。見る資料を変更する場合は、その旨を相手に伝えます。また、話が噛み合っていないよう感じたら、相手がどの資料を見ているかこまめに確認しましょう。さらに、画面共有機能も有効に活用しましょう。随時相手にファイルを見てもらう必要がなくなります。

相手への意思表示を明確にする

対面での会議と比較してリモート会議が弱い部分の一つは、参加者同士の表情がわかりづらいことです。もちろんリモート会議でも参加者をテレビ映像で映し出すことは可能ですが、対面での会議と比較すると細かな表情を判別することは困難です。そのため、対面での会議以上に相手への意思表示を明確に行うよう心がけましょう。体を使ったリアクションや相槌だけでなく、リアクションボタンがあればそれも活用しましょう。相槌については、大きな声を出すと他の人の発言が聞き取れないことに注意が必要です。

周囲の音に気をつける

最近のリモート会議ツールには、小さな音声でも拾えるツールが多数存在します。だからこそ、周りの音声やノイズを拾ってしまい、相手の発言が聞き取れなくなる恐れがあります。例えば、道路に面した部屋や屋外からリモート会議に参加すると、自動車による騒音が邪魔になる恐れがあります。また、自宅からリモート会議に参加すると、子供やペットの声を拾ってしまうこともありえます。このように、リモート会議に参加する場合は、周りの音声にも注意しましょう。また、発言しない場合は必要の応じてミュート機能を用いましょう。

姿勢良くリモート会議に参加する

リモート会議中では、自分の姿勢にも注意しましょう。例えば、自宅からリモート会議に参加する場合は、ついリラックスして少し背中も丸まってしまいがちです。しかし、程よく背筋を伸ばすと見た目がよくなるため、相手に好印象を与えることができます。また、自分自身も集中力を増して気持ちを仕事モードに切り替えることもできます。さらに、顔を少しだけ前に出すこともおすすめです。これにより、相手から会議に集中しているように見えます。

リモート会議ツール選定における3つの注意点

リモート会議にはツールの使用が欠かせません。ここでは、リモート会議ツール選定における注意点について、以下の3つ解説します。

  • 便利で使いやすいか
  • セキュリティ対策
  • 費用対効果

なお、リモート会議ツールについては、これらの記事もご覧ください。

関連記事:【2023年版】Web会議システム おすすめ12選を徹底比較!テレワークで大活躍

便利で使いやすいか

選定ポイントの一つ目は、そのリモート会議ツールが自分たちにとって便利で使いやすいかです。そのためのチェックポイントのうち、ここでは以下の表に示す3つを紹介します。

接続の安定性 接続が安定しておらず映像や音声が途切れ途切れになると、会議の参加者には大きなストレス
同時接続できるアカウント数 大人数が同時に接続する機会も多いと想定される場合は、それだけ大人数が同時接続できるリモート会議ツールが必要
自社にとって過不足ないスペックか ・社員のレベルや業務内容を考慮して、最適なスペックのリモート会議ツールを選定
・スペック不足はもちろん、オーバースペックのリモート会議ツールを導入しても使いこなせないことに注意

セキュリティ対策

リモート会議は、インターネット環境を経由して実施することが前提となります。それにより、手軽に会議を実施できることがメリットです。しかし、その分セキュリティ対策を十分に講じないと情報漏洩やウイルス感染などのリスクが生じます。そのため、リモート会議ツールを選定する際には、セキュリティ対策も重要な選定ポイントになります。また、リモート会議ツールを導入した後は、アップデートを怠らないよう心がけましょう。アップデートを怠ると、最新のセキュリティ対策を実施できなくなります。

費用対効果

交通費などのコストを削減できることは、リモート会議のメリットの一つです。しかし、リモート会議ツールの導入・運用コストが大きすぎてはコスト削減のメリットは得られません。また、無料、もしくは安価なリモート会議ツールを導入したものの、スペック不足やセキュリティ対策不足でトラブルが発生しては、リモート会議ツールの導入が逆効果になりかねません。初期費用に運営コスト、さらには導入後に見込める効果を全て考慮した上で、最も自社に適したリモート会議ツール、もしくはそのプランを選定するよう心がけましょう。

まとめ

この記事では、リモート会議の事前準備、リモート会議中、そしてリモート会議ツール選定における注意点について解説してきました。リモート会議には多くのメリットがありますが、同時に注意点も多数存在します。この記事を参考にして、ぜひともあなたの会社でもリモート会議を成功させてください。なお、こちらの記事ではリモート会議のメリットやデメリットについて紹介していますので、ぜひご覧ください。また、リモート会議には情報共有ツールの活用が有効です。おすすめのツールを紹介しますので、そちらもご覧ください。

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