クラウドストレージの活用方法とは？メリット・ツールを選ぶ際のポイントも解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

複数に拠点を構える会社やテレワークを導入した企業では、データ管理にクラウドストレージを活用しようと考える企業内担当者もいるでしょう。クラウドストレージをうまく活用することで、社内外のデータの共有が円滑に行え、データの一元管理も行いやすくなります。しかし、クラウドストレージは具体的にどうやって活用すればいいのか分からない人も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、クラウドストレージとは何かと、具体的な活用法・メリット・選ぶポイントを詳しく解説していきます。

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クラウドストレージとは？活用法を知る前の基礎知識

クラウドストレージは、クラウドにデータを格納する領域のことをいいます。クラウドストレージを利用すれば、ファイルサーバーや自社のストレージを構築しなくても、契約するだけで大容量のデータをセキュリティの高い環境下に保存することが可能です。また、インターネットを介しているため、複数人とデータを共有できるという特徴があります。

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クラウドストレージの4つの活用方法

クラウドストレージの活用方法には、主に以下の4つがあります。

・会議資料のペーパーレス化
・社外の特定の相手とのデータ共有
・在宅勤務と社内勤務社員間のファイル共有
・災害対策のバックアップ

それでは、1つずつ見ていきます。

会議資料のペーパーレス化

クラウドストレージの活用方法の1つ目は、会議資料のペーパーレス化です。資料を電子化し、会議に参加するメンバーのみにファイルを共有することも可能です。

例えば、クラウドストレージ内のファイルに会議の資料データを保存した場合、指定のURLにアクセスすれば場所や時間を問わず閲覧できます。また、会議資料をダウンロードし、データを確認することも可能です。資料をクラウドストレージ上で共有することで、Web会議もスムーズに開催でき、さらにタブレット端末を利用すれば、円滑にペーパーレスで会議が行えるでしょう。

社外の特定の相手とのデータ共有

クラウドストレージの活用方法の2つ目は、社外の特定の相手とのデータ共有です。会社によっては、顧客ごとに共有用のフォルダを作成し、データをやりとりしているケースもあるでしょう。クラウドストレージの専用のフォルダを経由して、双方が都合の良いタイミングで閲覧・ダウンロードが可能です。

一方で、データを共有する際に電子メールを使用する場合、毎回、送受信の手間がかかり、容量の制限を受けます。クラウドストレージでデータを共有すれば、効率的に作業が進められます。

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在宅勤務と社内勤務社員間のファイル共有

クラウドストレージの活用方法の3つ目は、在宅勤務と社内勤務社員間のファイル共有です。自社サーバーのみがファイルの保存先であった場合、社内勤務者と在宅勤務社のデータの受け渡しの手間がかかります。しかし、クラウドストレージを活用することで、セキュリティの高い環境下でファイルの受け渡しが実現できます。クラウドストレージを利用することで、追加コストも発生しないため管理コストの削減にも役立ちます。

災害対策のバックアップ

クラウドストレージの活用方法の4つ目は、災害対策のバックアップです。自社のサーバーのみにデータを保管していると、災害等に本体機器が損傷を受けた際に、データが失われるリスクがあります。また、機器の不具合により、保存しかけていたデータが破損することも珍しくありません。クラウドストレージは、ツールによりローカルデータの自動バックアップを行うものもあるため、作業中にアクシデントが起こったとしてもクラウドから復元することが可能です。

クラウドストレージを活用するメリット

クラウドストレージを活用するメリットには、主に以下の4つがあります。

・保存・編集する場所を問わない
・自動でバックアップが取れる
・BCP対策になる
・ファイルの一元管理ができる

それでは、1つずつ見ていきます。

保存・編集する場所を問わない

クラウドストレージを活用する1つ目のメリットは、保存・編集する場所を問わないことです。クラウドストレージは、インターネットの環境が整っていればどこからでもアクセスできます。例えば、会社で作成した資料を専用のフォルダに保存した場合、インターネットが接続できる場所なら内容を確認できます。また、急遽必要な資料を作成した際にも、直ちにデータを編集し、他の社員がそのデータを閲覧することも可能です。

クラウドストレージを複数人で利用する場合は、アクセス制限をした上でURLを共有しましょう。

自動でバックアップが取れる

クラウドストレージを活用する2つ目のメリットは、自動でバックアップが取れることです。自動でデータをバックアップする機能があれば、保存し忘れたときにも復元可能です。バックアップ機能があることで手動で保管する手間が省け、作業の効率化が図れるでしょう。

BCP対策になる

クラウドストレージを活用する3つ目のメリットは、BCP対策になることです。会社が天災などの被災を受けた際には、社内で物理的に保管していた紙やHDDはデータが損傷したり消失したりする恐れがあります。そこでクラウドストレージにデータを保存していれば、事業資産となるデータの損失が防げます。また、災害時には交通機関が使えなくなったり、社屋が被災すれば仕事が行える環境ではなくなったりすることがあります。クラウドストレージを活用すれば、テレワークをしなければならない状況になったとしても、スムーズにテレワークへの移行が可能です。

ファイルの一元管理ができる

クラウドストレージを活用する4つ目のメリットは、ファイルの一元管理ができることです。自社サーバーを利用している会社の場合、拠点ごとにサーバーを立て、運用していることがあります。すると、同一ファイルであっても拠点ごとにデータを保管する手間が必要となります。クラウドストレージは、自社内のデータを集約しファイルを一元管理できるため、業務効率化が図れます。

自社での活用に適したクラウドストレージを選ぶポイント

活用に適したクラウドストレージを選ぶポイントは、以下の5つです。

・セキュリティ性
・データ容量
・導入・運用コスト
・操作性
・対応するデバイス

それでは、1つずつ見ていきます。

セキュリティ性

クラウドストレージを選ぶ1つ目のポイントは、セキュリティ性です。サービスによって、セキュリティへの対策が異なります。また、暗号化や認証の方式にも違いがあります。例えば、A社とB社のどちらかのサービスを選ぶ場合、セキュリティ性の高さを比較します。アクセス権限の付与を細かく設定できるかという点も比較要素となるでしょう。安全なクラウドストレージを利用するためには、具体的なセキュリティを確認する必要があります。

データ容量

クラウドストレージを選ぶ2つ目のポイントは、データ容量です。自社で保存しているデータが移管できる容量を持つクラウドストレージを選ぶことが大切です。ファイルの種類が、文書・画像・映像どれなのかによっても必要な容量は異なります。また、今後、使用データが増加することを想定し、容量無制限のサービスを利用する方法もあるでしょう。クラウドストレージによっては全体のデータ容量やアップロードできる容量が異なるため、導入前に確認しておくことをおすすめします。

導入・運用コスト

クラウドストレージを選ぶ3つ目のポイントは、導入・運用コストです。サービスを提供している会社によって、料金や契約の内容が異なります。容量や機能、利用人数によってさまざまなプランがあるため、適したプランのあるサービスを選ぶことが大切です。例えば、A社とB社で比較した場合、機能やサービス内容にあまり差はなくとも、料金が異なるケースもあります。導入の初期コストがあまりかからない場合であっても、運用コストはかかり続けるため、長期的な目線で比較する必要があります。

操作性

クラウドストレージを選ぶ4つ目のポイントは、操作性です。利用するサービスによって、アップロードの速度や管理機能が異なります。アップロードの速度は、提供元によってアップロードの速度が違い、作業効率にも関わります。また、データの管理方法や共有方法もサービスごとに異なります。URLを共有するだけでアクセスできるツールもありますが、情報漏えいのリスクも高まります。操作性が自社にあっているかを確認し、導入するクラウドストレージを選びましょう。

対応するデバイス

クラウドストレージを選ぶ5つ目のポイントは、対応するデバイスです。仕事上、タブレットやスマートフォンなどのデバイスを使っている社員がいた場合、そのデバイスで利用できるサービスかどうかを確認する必要があります。例えば、PCのみに対応したサービスの場合、タブレットを利用する社員は、共有した情報の閲覧や編集が行えません。クラウドストレージを導入する前に、対応するデバイスを確認しておきましょう。

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まとめ

本記事では、クラウドストレージとは何かと、具体的な活用法・メリット・選ぶポイントを解説しました。クラウドストレージを活用することで、会議資料のペーパーレス化や社外の特定の相手とのファイル共有がセキュリティの高い状態で実現できます。また、ファイルの一元化やデータのバックアップができ、業務の効率化にも繋がるでしょう。クラウドストレージは、自社のビジネスとの相性のよいサービスを選ぶことが大切です。本記事を参考に、自社にあったクラウドストレージを検討してみてください。

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