可視化とは？ビジネス上のメリットや手段・成功させるポイントを解説

“可視化とは”

業務改善や課題発見には、まずは現状把握が欠かせません。そのために有効な方法が「可視化」です。可視化を行うには、業務内容の洗い出しからマニュアル化まで手順を踏んで行う必要があります。

また、可視化にはグラフやヒートマップなど複数の手段があるので、目的に応じて最適な手段を選択しましょう。

本記事では、可視化の意味やメリット、手順や成功させるポイントまで紹介します。業務の現状を正しく把握して、業務改善を目指したい方はぜひ最後までご覧ください。

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可視化の意味とは

可視化とは、数字やデータをグラフや図に表し、複雑な情報を分かりやすく表現することです。例えば、商品の売上データをグラフにすると、どの商品がよく売れているか、どの時期に売上が伸びているかなどが一目瞭然になります。これにより、問題点の発見や改善策の検討が容易になるでしょう。可視化を理解するための基礎知識は、主に以下の2つです。

見える化との違い
可視化の目的

可視化の意味をより理解できるように、順番に詳しく見ていきましょう。

見える化との違い

「可視化」の類語が「見える化」です。両者の違いは意味の広さにあり、見える化はグラフなどで可視化したデータから業務の問題点や課題を見つけ、それを業務改善や課題解決に役立てる意味合いがあります。つまり、「見える化」の一部に「可視化」があると言えるでしょう。

可視化の目的

可視化の目的は、主に以下の3つです。

現状把握
BPM・RPA導入
内部統制

自社の業務においても当てはまる部分がないか考えつつ、順番に詳しく見ていきましょう。

現状把握

業務を可視化することで、業務のどこに問題があるのか具体的に把握できます。例えば、コストや従業員の業務進捗状況を把握することで、より効率的に業務運営ができるようになるでしょう。

BPM・RPA導入

BPM・RPAは、業務効率化に役立つものの単に導入するだけでは思うような効果は得られません。そこで、これらを導入する前に業務を可視化しましょう。業務の可視化により、業務自動化が可能な部分や重点的に業務改善すべきポイントを特定でき、BPM・RPAを優先的に導入するポイントを割り出せます。

▼BPM・RPAの意味

BPM（Business Process Management）	業務内でPDCAサイクルを回すことで、業務効率を高めるアプローチ
RPA（Robotic Process Automation）	ソフトウェア型ロボットで定型作業を自動化すること

内部統制

内部統制においては、業務フローを図や文書で可視化することで、業務の実態を正確に把握してリスク管理ができます。また、不正防止の点でも業務の可視化は有用です。

可視化のメリットとは

可視化のメリットは、主に以下の4つです。

業務効率化
課題の早期発見
業務属人化の解決
従業員の状況把握

順番に詳しく見ていきましょう。

業務効率化

業務を可視化すると、無駄な作業やボトルネックが見えてきます。その結果を踏まえて、不要な工程の削減や自動化を行うことで、業務効率化や業務時間の短縮、さらには品質向上につながるでしょう。

＞関連記事：業務効率化6つの方法と7つの成功ポイントを解説

課題の早期発見

業務を可視化することで、今まで気づかなかった業務上の課題や問題点を早期に発見できます。例えば重複する作業や抜け漏れなど、業務プロセス上の問題点を洗い出すことで、業務を改善できるでしょう。

業務属人化の解決

業務を可視化すれば、特定の従業員だけが担当していた業務も、他の従業員に対してもスムーズに引き継ぎができます。これにより、業務属人化を防げ、業務品質の確保や組織全体の安定性アップにつながるでしょう。

＞関連記事：属人化とは？原因やメリット・デメリット、解消方法を徹底解説！

従業員の状況把握

可視化によって、チームメンバーの業務状況をリアルタイムで把握できます。各タスクの担当者や進捗状況を可視化することで、より効果的なチームマネジメントが可能になるでしょう。

可視化を進める手順とは

可視化を進める手順は、大きく分けて以下の4ステップです。

業務内容の洗い出し
課題の整理
業務手順の可視化
マニュアル化

限られたリソースの中で確実に可視化を進められるように、順番に解説します。

業務内容の洗い出し

業務の可視化は、まず業務担当者へ丁寧にヒアリングを行い、業務内容を洗い出すことから始めましょう。業務内容や作業手順を詳細に聞き出すことで、現状を正確に把握できます。複数の担当者がいる場合は、担当者全員に確認を行って、情報の一元化を図るとよいでしょう。

課題の整理

ヒアリングなどで業務を洗い出して得られた情報を基に、問題点や改善すべき課題をリストアップしましょう。このリストは全従業員が共有し、改善に向けた共通認識をもつための資料になります。

業務手順の可視化

フローチャートやプロセスマップなどを作成し、業務手順を可視化します。図を用いて視覚的に表現することで、業務の流れをより理解しやすくなるでしょう。また、業務の標準化を図り、属人化を防ぐ効果も期待できます。

マニュアル化

可視化した業務手順を基に、マニュアルを作成し全従業員に周知徹底します。マニュアルは業務の標準化を定着させ、新規採用者への教育にも役立つでしょう。また、定期的に見直しを行い、常に最新の情報を反映させることも欠かせません。

可視化の手段とは

可視化の手段は、主に以下の4つです。

グラフ・チャート
ヒートマップ
地図データ
データストーリーテリング

目的やリソースを踏まえて、自社に最適な手段を選びましょう。

グラフ・チャート

グラフやチャートは、代表的なデータの可視化方法です。グラフやチャートは、図形や色を使って視覚的に分かりやすく表現することで、複雑なデータも簡単に理解できます。例えば男女別のデータ分析では、性別をアイコンで表現することや、数値の大きさに応じて図形を変化させることでより直感的にデータを読み取れるでしょう。また、BIツールを活用すれば、誰でも簡単に高度なデータ可視化を行え、時間や手間を削減できます。

ヒートマップ

ヒートマップは数値データを色で表現し、データの濃淡を視覚的に捉える手法です。例えばWebサイトの解析では、ユーザーのクリック行動をヒートマップで可視化することで、クリックが多い部分や改善すべきポイントを一目で把握できます。これにより、Webサイトをユーザーのニーズに合わせて最適化できるでしょう。

＞関連記事：ヒートマップツールのメリットとデメリットを徹底解説！

地図データ

地図を活用すれば、地域ごとのデータ分布を可視化できます。例えば、交通情報や人口分布などを地図上に表示することで、地域ごとの特徴や問題点を直感的に把握できるでしょう。また、GPSデータと組み合わせることで、個人の行動パターンを可視化できます。地図を用いたデータ可視化は、都市計画や防災などの様々な分野で活用可能です。

データストーリーテリング

データストーリーテリングは、データを使って背後にある物語を語る手法です。グラフ・チャート・画像などを組み合わせることで、複雑なデータを分かりやすく伝えられるため、視聴者の興味を引きつけられます。企業の業績報告やプレゼンテーションなどで有効な可視化手法です。

可視化のポイントとは

可視化のポイントは、主に以下の2つです。

可視化目的の明確化
シンプルな可視化プロセス

ポイントを押さえて、可視化を確実に成功させましょう。

可視化目的の明確化

可視化は業務改善や問題解決につながるものの、作業にはそれなりの手間がかかります。そのため、社内のあらゆる業務を全て可視化することはリソースの面で現実的ではありません。大切なことは、可視化目的を明確化し、その目的を達成するために重要な業務で優先的に進めることです。これにより、従業員に過度の負担を与えずに可視化の効果を得られるでしょう。

シンプルな可視化プロセス

ビジネス環境は常に変化しており、それに合わせて業務内容やその進め方も柔軟に変化させなければなりません。しかし、可視化のプロセスを複雑にしすぎると変更が困難になり、可視化が行われにくくなるでしょう。一方で、日々の業務に密着したシンプルな仕組みであれば、業務の変化に対応でき継続的な利用が可能です。

まとめ

可視化とは、数字やデータをグラフや図に表し、複雑な情報を分かりやすく表現することです。これにより、業務の現状把握ができ、業務属人化の解決や従業員の状況把握が容易になります。

業務上のデータを可視化するには、地図データやデータストーリーテリングの手段があります。目的に沿った手段を選択し、なるべくシンプルな可視化プロセスを採用すべきでしょう。

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