こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
ビジネスプロセス管理（BPM）は、マネージャーや経営陣の必須スキルです。自身が管轄する部署やチームが関わる業務の流れを俯瞰することで、企業の生産性向上へと繋がるでしょう。
この記事では、ビジネスプロセス管理の意味やメリットを解説します。ビジネスプロセス管理の流れやコツも紹介しますので、ビジネスプロセス管理スキルを高めるための参考にしてください。
目次
ビジネスプロセス管理（BPM）とは
ビジネスプロセス管理のスキルを身につけるために、まずはビジネスプロセス管理の定義やビジネスプロセス・レジリエンスとの違いについておさらいしましょう。
ビジネスプロセス管理（BPM）の定義
社内の業務プロセスを俯瞰して課題を見つけ、継続的な改善を進めていくマネジメント方法のことです。ビジネスプロセスを継続的に管理することで、業務の取り組み方を再現性が高く、効率的なものへとブラッシュアップすることができます。ビジネスプロセスの意味については、以下の記事で解説していますのでぜひご覧ください。
関連記事：ビジネスプロセスとは｜具体例や改善方法、フレームワークも紹介
ビジネスプロセス・レジリエンス（BPR）との違い
ビジネスプロセス・レジリエンスは、ビジネスプロセスを抜本的に見直す取り組みであり、ビジネスプロセス管理のうちの一工程です。ビジネスプロセス管理に取り組むためには、まずはビジネスプロセス・レジリエンスを行ってビジネスプロセスを最適化した上で、その後も継続的に管理・改善を行います。
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ビジネスプロセス管理を行うメリット
ビジネスプロセス管理を行うことで、部署や企業全体にとって以下のようなメリットがあります。
属人化を防止できる
ビジネスプロセス管理では、誰もが最適な手法で業務に取り組めるよう、マニュアル化を行います。それにより、能力が高い人もそうでない人も同じ時間で同じ品質に仕上げられるようになるので、顧客にいつでも一定品質の商品・サービスを届けることが可能です。さらに、「〇〇さんがいないと対応できない」といった事態や、特定の1人にのみ業務負担が偏る状況も防げますので、有給休暇の取得しやすさや残業の軽減にも繋がります。
業務の効率化を図れる
ビジネスプロセスを可視化して棚卸しすることで、不要な工程や、ツールを活用して自動化できる工程を見つけることができます。そうしたムダな業務に割く時間を減らすことで、従業員が本業に専念できるようになるため、企業の生産性向上に繋がるだけでなく、残業代などの人件費削減にも繋がるでしょう。業務のムダを改善する方法については、以下の記事で解説していますのでぜひ参考にしてください。
関連記事：ビジネスでの仕組み化とは｜メリットや仕組みづくりの流れ、成功事例を紹介
連携がスムーズになる
ビジネスプロセスを可視化することで、自身が担当する業務の前後のプロセスへの理解度が高まります。前後のプロセスを担当する部署やスタッフとスピーディーに連携できるようになりますし、部署間・チーム間のコミュニケーションの活性化も図れるでしょう。
ビジネスプロセス管理の流れ
ビジネスプロセス管理を効果的に行うためには、以下の4つのステップに丁寧に取り組むことが大切です。
1. 現状分析と目標設定
まずは現在のビジネスプロセスを明文化します。たとえば新入社員の入社にともなう社用タブレットの購買・発注業務の場合、以下のようなプロセスがあります。
・ 新入社員の配属部署が、情報システム部に社用タブレットの用意を依頼
・ 情報システム部が社内にあるタブレットの在庫を確認
・ 在庫がない場合は発注し、届き次第初期設定やアプリのインストールを行う
・ 配属部署に送付し、購入内容と領収書を総務部に申請
・ 総務部がタブレット購入費を経費として計上
プロセスを明文化したら課題を特定し、その課題を改善する上での目標も設定しましょう。社用タブレットの購買・発注業務の場合であれば、入社日には新入社員本人がタブレットを受け取れるような仕組みづくりが目標として挙げられます。
2. モデリング
現状の課題を解決して目標を達成できるように、ビジネスプロセスを再設計します。前述した社用タブレットの例であれば、情報システム部が社員の異動や入退職を素早く把握できるよう人事部と情報を連携することができれば、スムーズに社用タブレットを支給可能です。その場合、ビジネスプロセスを以下のように再構築できます。
・ 人事部が情報共有ツールに新入社員の情報を入力
・ 情報システム部が情報共有ツールの内容をもとに、新入社員用の社用タブレットを手配
・ 在庫がない場合は発注し、届き次第初期設定やアプリのインストールを行う
・ 入社日に間に合うよう配属部署に送付し、購入内容と領収書を総務部に申請
・ 総務部がタブレット購入費を経費として計上
3. 実行
再構築したビジネスプロセスを実行します。実際に業務を行う人にも前後のプロセスが分かるように、全体のプロセスを共有することが重要です。
4. モニタリング
業務にかかる時間や品質をチェックし、ビジネスプロセスが適切かどうかを判断します。現場スタッフへのヒアリングも行い、どんな変化があったか確認すると良いでしょう。改善すべき点があれば、随時修正を加えてください。
ビジネスプロセス管理を成功に導くポイント
効果的にビジネスプロセス管理を行うためのコツはあるのでしょうか。重要なポイントを3つ紹介します。
改善点は優先順位をつける
ビジネスプロセスを再設計する際、一度にいくつも変更してしまうと現場に大きな負担を強いることになります。残業が大幅に増えたり、業務の質に悪影響を及ぼしたりする可能性も否定できません。そうならないように、優先度の高いものから徐々に改善していくことが大切です。
継続的なPDCA
ビジネスプロセスは、一度モデリングしただけで終わるわけではありません。継続的にモニタリングを行い、随時改善を図っていくことが重要です。ツールやシステムを活用してビシネスプロセス管理の一部を自動化することで、PDCAを根気よく回しつづけられるでしょう。
ビジネスプロセスの共有
ビジネスプロセスを改善するたびに、そのプロセスを担当する部署やチームだけでなく、前後のプロセスを担当する人にも周知する必要があります。ですが、PDFやWordなどのファイルで共有すると、どれが最新のものか判断しづらいことが難点です。そこで、情報共有に便利なクラウドツールを活用すると、場所を問わず常に最新版を確認できます。
関連記事：情報共有はクラウド化が必須！メリット・デメリットや導入例を全解説
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まとめ
ビジネスプロセス管理は、プロセスを把握するだけでなく継続的に改善することが重要です。ただし、一度にいくつも改善してしまうと現場が対応しきれないため、優先順位をつけたうえで長期的に取り組むといいでしょう。また、ビジネスプロセスはマネージャーのみが把握するだけでなく、チームメンバーや他のチームの人が見られる状態にしておくこともポイントです。ビジネスプロセス管理を通して、チームや企業の生産性を高めましょう。社内でビジネスプロセスを共有する際に便利なのが、情報共有ツール「NotePM」です。
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