こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
マネジメントスキルを身につける上で、ビジネスプロセスの意味や重要性を理解することは重要です。この記事では、ビジネスプロセスの概要や具体例、マネジメント業務に活かす方法を解説します。ビジネスプロセス管理に役立つフレームワークやサービスも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
ビジネスプロセスとは
ビジネスプロセスの重要性を理解するために、まずはビジネスプロセスの意味や具体例、ビジネスモデルとの違いを解説します。
ビジネスプロセスの意味
ビジネスプロセスとは、企業が顧客に商品やサービスを提供するために必要な工程のことです。業務プロセスと同様に、営業や経理、情報システムなどの複数の部署が担当するいくつもの業務が連なることで成り立っています。ビジネスプロセスの工程として含まれる業務は、安定的に発生している傾向にあり、ある程度マニュアル化されているものも多いことが特徴です。
ビジネスプロセスの具体例
ビジネスプロセスを理解するために、法人向けのシステムを開発・販売するまでの流れを見ていきましょう。
- 【営業】顧客からの問い合わせを受けてヒアリング
- 【エンジニア】PL・PMが要件定義
- 【営業事務】見積もりを作成
- 【人事】プロジェクトメンバーを選出
- 【エンジニア】システムを開発
- 【営業】顧客にシステムを提供
- 【経理】顧客からの入金を確認し、売上として計上
このように商品・サービスを提供するまでには、まるでボールをパスするようにさまざまな部署が関わります。そうした一連の流れがビジネスプロセスです。
ビジネスモデルとの違い
ビジネスモデルは、企業が利益を生み出すアイデアのことです。ビジネスモデルを定めることは、顧客層やサービス・商品の内容・価格を決めるために欠かせません。ビジネスモデルを実際の業務として具体化すると、ビジネスプロセスになります。そのため、ビジネスモデルを理解することは、従業員が自身の関わる業務のビジネスプロセスを俯瞰するために役立ちます。
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ビジネスプロセスが注目される理由
企業が生産性を向上するためには、商品やサービスの質が従業員個人の能力や知識に依存する「属人化」を解消することが重要です。属人化を避けることで、人材の流動性が高い社会の中でも企業として安定したノウハウを蓄積でき、商品やサービスの品質を一定の水準に保つことができます。
属人化防止に必要なのは、業務をビジネスプロセスの1つとして捉えて、取り組み方を最適化することです。ビジネスプロセスを最適化する上での考え方には、ビジネスプロセス・マネジメント（BPM）とビジネスプロセス・リエンジニアリング（BPR）があります。
ビジネスプロセス・マネジメントは、ビジネスモデルにあわせてプロセスを管理・改善することです。プロジェクト管理とは違って、複数の部署が継続的に関わるため、マネジメントの範囲も期間も広くなります。一方でビジネスプロセス・リエンジニアリングは、ビジネスプロセスを根本から再構成することを意味します。そのためビジネスプロセス・リエンジニアリングはビジネスプロセス・マネジメントを行うための最初の一歩だと言えるでしょう。
関連記事：ビジネスプロセス管理（BPM）の方法とは｜BPRとの違いや成功に導くポイントを紹介
ビジネスプロセス・リエンジニアリングの流れ
ビジネスプロセス・リエンジニアリングは、以下の流れで行います。
- 現状の問題点を明確化
まずは現在のビジネスプロセスを棚卸しして、課題を見つけましょう。
- 優先順位を設定
課題の中からサービス品質に大きく関わるものや、比較的簡単に改善できるものは、優先度を高めに設定してください。
- 目標（KGI・KPI）を設定
ビジネスプロセスを改善することで達成したい目標を設定します。KPIは中間目標、KGIは最終的に達成したい重要な指標のことです。
- 改善施策を考案して実行
KPIを達成できるように、ビジネスプロセスを再構成して実行します。実行後は変化をモニタリングしてKPIの達成度を判断し、次の改善施策に活かしてください。
ビジネスプロセスの把握に役立つフレームワーク4選
自身が関わる業務のビジネスプロセスを知るために役立つフレームワークを4つ紹介します。
KPT（ケプト）
業務のプロセスを振り返るためのフレームワークです。継続すること（Keep）、改善すること（Problem）、新たに挑戦すること（Try）をそれぞれ書き出すことで、次回に活かすことができます。ビジネスプロセスのように全社的な課題に限らず、プロジェクト内の課題を把握するためにも役立ちます。
PDCA
業務の質を段階的に向上させていくために活用される手法です。計画（Plan）、実行（Do）、評価（Check）、改善（Action）を書き出すことで、ブラッシュアップのためのアクションプランを具体化できます。ビジネスプロセス・リエンジニアリングの具体的な方法を考えるために役立つでしょう。
BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記）
ビジネスプロセス全体をフローチャートとして簡易的に示す表記方法です。プロセス完了までに必要なタスクや、意思決定による流れの分岐などを図式化できます。プロセスが複数の部署を横断する場合にも、流れを分かりやすく可視化できることがメリットです。
ビジネスプロセスマップ
ビジネスプロセス全体を「顧客の行動シナリオ」と「自社の各部門業務」の視点でまとめたフレームワークです。ビジネスプロセスマップを活用することで、商品やサービスを客観的に捉えて、顧客視点での改善アクションを行えます。BPMNよりも詳細に記載できるため、課題の把握や改善にも役立つでしょう。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングに役立つツール
ビジネスプロセス・リエンジニアリングは、ツールを導入することで効率良く行うことができます。
Webマニュアル・社内wiki
Webマニュアルや社内wikiは、マニュアルの作成・共有・改善を簡単に行うことができるツールです。ビジネスプロセス・リエンジニアリングで業務の取り組み方を変更する際は、Webマニュアルや社内wikiを活用してマニュアルとしてまとめることで、実際に業務を担当する従業員へ簡単に情報共有が行なえます。マニュアルの改善もツール上で行えるので、古いバージョンがいつまでも使われてしまう状況も防げるでしょう。詳細は以下の記事で解説しています。
関連記事：【2024年版】社内wikiツール おすすめ15選（有料・無料）
基幹システム（ERP）
基幹システムは、企業の業務全般を統合的に管理するシステムです。部署の垣根を超えてリアルタイムな情報を一元管理することで、ビジネスプロセスを可視化し、部署間の連携をスムーズにできます。また、世界中のさまざまな企業の人事・会計・物流・生産・販売などのノウハウをもとにした機能が備わっていることも特徴です。そのため、基幹システムを活用することで、はじめてビジネスプロセス・リエンジニアリングを行う場合もスムーズに進めることができるでしょう。詳しくは、以下の記事をご覧ください。
関連記事：【2024年版】ERPのおすすめ10選を徹底比較！メリット・デメリットや選定ポイントも解説
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まとめ
ビジネスプロセスを最適化することで、属人化を防ぎ、ノウハウやスキルを企業の財産として蓄積しやすくなります。生産性の高いビジネスプロセスを実現するためにも、プロセスの問題点を把握して改善を繰り返すことが重要です。フレームワークやツールを活用しながら自身のチームや部署が関わる業務のビジネスプロセスを把握して、マニュアル化を進めましょう。フレームワークの共有やマニュアル作成には、「NotePM」を活用するのがおすすめです。
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