マネジメントシステムとは？組織を持続可能な成長と成功に導く方法を解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

近年、企業・組織を取り巻く環境変化が加速し、体制も複雑化しています。組織としての効率性向上や持続可能な成長を実現する枠組みとして、「マネジメントシステム」の導入を検討するケースが増えています。

マネジメントシステムの導入は、単なるプロセスの改善だけではなく、戦略的なビジョンを形にしていくことにつながっていくものです。この記事では、マネジメントシステムについて知るための基礎知識とともに、その効果を最大化させる手法についても解説していきます。

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マネジメントシステムの基礎知識

「マネジメントシステム」とは、どのようなものなのでしょうか。まずは、定義や導入目的といった基礎知識について解説していきます。

マネジメントシステムとは

「システム」という言葉がついていますが、いわゆるITシステムの一種というわけではありません。「マネジメントシステム」とは、組織の方針や目標を管理するための枠組み、考え方のことを指す言葉です。また、マネジメントシステムには国際的な規格も定められています。そのなかでは、効果的な組織運営を行なうためのプロセスや活動を、PDCAサイクル（計画・実施・評価・改善）に則って運用する仕組みを構築していくことが求められています。

マネジメントシステムの目的

マネジメントシステムを通して達成する目標には、「収益」「製品品質」「安全性の確保」「法規制への適合」「労働者の管理」などがあります。また、国際規格の多くは、組織単体の利益だけを求めるものではありません。消費者や関連企業、行政機関なども含めた「利害関係者」の期待に応えるための枠組みが定められているというところは、マネジメントシステムを理解するうえで重要なポイントとなるでしょう。

マネジメントシステムの規格

国際的なマネジメントシステム規格の種類について、その特徴を簡単にまとめました。これらの規格は、導入すれば目的が達成されるものではなく、「継続的な取り組み」を行なっていくことが重要です。

代表的なマネジメントシステム規格

マネジメントシステムの構築・運用には、国際標準化機構（ISO）が制定した規格を用いることが一般的です。この規格では、組織の目的に沿い、優れたパフォーマンスを発揮するための手順や要件が定められています。代表的なものとしては、下記のような規格が挙げられます。

ISO 9001（品質マネジメントシステム）
製品やサービスの品質向上を図り、顧客満足度を継続的に向上させることを目的とする規格
ISO 14001（環境マネジメントシステム）
組織が環境への影響を評価し、サステナビリティ（持続可能性）を考慮した環境リスクの低減や環境への貢献を促進する規格
ISO 45001（労働安全衛生マネジメントシステム）
労働者の安全と健康を保護し、労働災害を予防するための枠組みを示す規格
ISO 27001（情報セキュリティマネジメントシステム規格）
組織が保有する情報資産の機密性や完全性、可用性を保護するための規格
ISO 22000（食品安全マネジメントシステム規格）
食品の安全性を確保し、食品事故を防止することを目的とする規格

マネジメントシステムの基本となるPDCAサイクル

マネジメントシステム規格の多くは、「PDCAサイクル」の運用を基本としています。PDCAとは「Plan」「Do」「Check」「Action」の頭文字をとったもので、業務に取り組む一連の工程を指す言葉です。下記のような取り組みを繰り返すことで、継続的に仕組みの改善や目標の向上を目指すという概念を表しています。

計画（Plan）：組織の方針や目標を明確にし、その達成のために必要な計画や資源を策定する
実施（Do）：計画に従って業務や活動を実行する。ルールや手順に沿って作業する
評価（Check）：実施した結果を監視・測定・分析する。目標との差異や問題点を特定する
改善（Action）：評価した結果から、業務や活動の改善策を実施する。計画やルールを見直す

マネジメントシステムが効果を発揮する課題

ここまで、マネジメントシステムの概要を紹介してきました。次は、「手間をかけてまで導入する必要があるのか？」という疑問が出てくるのではないでしょうか。そこで、マネジメントシステムの導入で解決できる課題について、解説していきます。

組織の効率向上

マネジメントシステムの導入により、組織を運営するための効率的なプロセスや手順、その改善方法が明確になっていきます。それにより、生産性をさらに向上させたいというニーズにも応えられるでしょう。また、品質マネジメントシステムの規格に則って改善を進めることは、組織の競争力を高めることにつながります。市場や環境の変化に対応する戦略や計画を先んじて立案していくことも可能となり、安定した組織運営や事業経営を行なえる可能性も高まります。

組織の拡大

組織や事業の成長は、チームや部下の管理に大きな変化をもたらし、組織運営を複雑化させていきます。関係者が増える分、コミュニケーションや連携が難しくなり、チームも細分化されていくため明確な方針や目標を立てることや、それらを共有することも難しくなっていくでしょう。こうした場合には、さまざまなルールや基準をマネジメントシステムに合わせておくと、組織内での目線合わせに効果的です。マネジメントシステムは国際的な基準で規格化されているため、汎用性が高く法制度や規制にも準拠しています。そのため、組織が激しく変化するなかでも、全体で一貫したマネジメントが可能となるでしょう。

リスク管理や法令遵守の徹底

マネジメントシステム規格には、製品や消費者、環境の安全を守るために必要な基準も含まれています。そのため、自社の事業や組織の運営において、コンプライアンス遵守ができているか適切に監視・評価できます。また、こうした状況把握と分析が実行されていれば、将来的なリスクの予測や予防にも貢献するでしょう。さらに、基準が守られていることを内外に示すことで、組織への信頼性向上にもつながっていきます。

マネジメントシステムの導入効果を最大化するポイント

マネジメントシステムが効果を発揮するには、PDCAサイクルを回しながら「継続的に運用していく」ことが不可欠となります。運用していくなかで意識するべきポイントと、その運用をサポートしてくれるツールとしてNotePMの活用方法についても紹介します。

情報にアクセスしやすくする

マネジメントシステムを運用していくためには、ルールや手順、組織体制、それぞれのポジションでの役割などの情報を、組織内で確実に共有していく必要があります。

NotePMは、組織内でドキュメントや情報を共有することに特化したツールです。NotePM上へ社内ドキュメントを保存していけば、添付ファイルの全文検索やサジェスト機能といった優れた検索機能により、必要な情報を簡単に探し出すことが可能となります。情報へアクセスしやすくなり透明性が高まることで、組織の一体感も向上していくでしょう。また、一貫したルールを設定し常に参照できるようにすることで、メンバーの活動をマネジメントしやすくなります。

変化や進捗を把握する

マネジメントシステムは、導入すればそれで目的が果たされるというものではありません。継続的な改善を行なっていくための枠組みだからこそ、導入はまだスタートラインでしかないのです。組織の状況や環境も常に変化していくため、マネジメントシステムの基準が守られているか、十分な効果が発揮されているのか、常に評価しながら定期的に見直しを行なっていく必要があります。

こうした目的にも、NotePMは有効なツールとなるでしょう。たとえば、NotePMで作成するwikiページは容量制限もなく作成できるため、日報などで活動情報を蓄積していくのに適しています。また、豊富な種類のテンプレートが用意されているため、ドキュメントの作成も簡単です。テンプレートを活用してフォーマットを統一することで、時系列での変化を把握しやすい環境も大きな手間をかけることなく実現できます。

広く意見やアイデアを集める

マネジメントシステムは組織全体で共有されるものです。だからこそ、管理職が理解しているだけではなく、現場で実務を担うプレーヤー層のメンバーまで参加することが重要となります。そのためには、“現場”の意見やアイデアを収集し、実態に即したルールやプロセスへと調整していくことも欠かせません。

NotePMはもともと、ナレッジやノウハウを共有するためのツールです。そのため、幅広いメンバーが意見を出し合うためのコラボレーション機能が充実しています。共有されたドキュメント等にコメントやリアクションを返したり、共同で編集したりできるため、メンバーからのアイデアを広く収集可能です。また、使い勝手がよく直感的に操作できるよう工夫されたUIを備えているため、特別なトレーニングを行なわずとも全組織的に広く導入するのにも適しています。