自分の記憶だけであらゆる情報を記録するには限界があるため、日々の業務ではメモを取る場面が多くあります。ただ、メモを頑張って取ろうとしても、効果的に取れているか自信がない方もいるのではないでしょうか。
そのような場合、正確さや早さをアップさせるコツを覚えるだけで、メモの取り方が一気に上達します
本記事では、メモ取りのコツをつかめていない人の特徴や、メモを正確に・速く取るためのコツを紹介します。あわせて、取ったメモを個人の情報で終わらせず、チームで共有・活用するための方法についても触れていきます。
「メモは取れているけれど、後から誰も使えていない」という課題を感じている方にも参考になる内容です。 自社の業務でさらにうまくメモを取って活用したいとお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
メモの取り方についてコツを知ることが必要
仕事上のメモについて、以下に2つ基礎知識を紹介します。
- メモを取る場面
- メモ取りを行う目的
1つずつ詳しく見ていきましょう。
メモを取る場面
メモを取る場面は、主に以下の5つです。
- ミーティング
- 上司からの指示
- 客先での商談
- 研修
- アイデアの書き留め
それぞれ詳しく見ていきましょう。
ミーティング
ミーティングでメモを取ることは、議事録作成に欠かせません。ミーティングでは会話は速く進むため、要点をすばやく捉えて書き留めるスピードとテクニックが求められます。
なお、取ったミーティングメモは個人ノートに留めず、チームで閲覧・編集できる場所にページとして残しておくと、「あのとき何を決めたか」を後から誰でも確認でき、議事録の属人化を防ぐことができます。
上司からの指示
業務を確実に遂行するために、上司からの指示は正確に理解しなければなりません。しかし、ただ単に聞くだけでは上司からの指示を正確に覚えておくことは困難です。そこで、メモを取ることで指示ミスを防ぎ、業務効率を上げられるでしょう。
客先での商談
客先での商談では、メモを取ることで言った言わないの議論を防げる上に、信頼関係構築にもつながります。なぜなら、相手の話をしっかりと聞いている姿勢を示し、正確な情報伝達を実現できるためです。
研修
研修・セミナーでは、学びっぱなしでは学んだ知識は定着しません。そこで、学んだことを後から復習できるよう、自分なりに理解した内容をメモに残しましょう。これは、自己成長に役立つ貴重な資産となります。
アイデアの書き留め
日々の業務や日常生活で、突然業務改善に役立つアイデアが思い浮かぶこともあるでしょう。しかし、アイデアが思い浮かんでもそのままにしていては、いつの間にか忘れ去ってしまうかもしれません。そこで、アイデアをメモに残せば後からそれを思い出せ、新しい企画立案などにつながるでしょう。
＞関連記事：業務改善アイデアを創出する9つの切り口を紹介！実現成功のためのポイントも解説
メモ取りを行う目的
メモ取りを行う目的は、主に以下の3つです。
- 備忘録
- 要点をつかむ意識づけ
- 相手への安心感
目的を明確に意識することで、メモを取る際の重点ポイントがわかりやすくなるでしょう。
備忘録
メモで情報を記録することで、備忘録として役立てられます。特に、複数の仕事を抱えている場合は、自分の記憶だけですべての情報を覚えておくことは不可能です。しかし、メモで情報の蓄積・整理を行っておくことで、記憶違いやミスの防止に活用できます。また、突然浮かんだアイデアをメモに残せば、後からそのアイデアを活かせるでしょう。
要点をつかむ意識づけ
メモを取ることが多いと、情報整理や要点の把握に関する力が養われます。会話の内容をすべて書き写すのではなく、重要な部分だけをメモするよう心がければ、思考を整理して要点のみメモに残せるようになるでしょう。
相手への安心感
自分たちがメモを取っていることがわかると、相手は真剣に話を聞いてくれていると感じるため、相手に安心感を与えられるでしょう。これは、コミュニケーションを円滑に進める上で、存外に大きなポイントになります。
メモの取り方についてコツがつかめていない人の特徴
メモの取り方についてコツがつかめていない人の特徴は、主に以下の3つです。
- 聞いた内容の丸写し
- どこに何を書いたか不明
- 文字の読みづらさ
自分も当てはまっている場合は、改善した方がよいかもしれません。
聞いた内容の丸写し
聞いた内容を一言一句丸写ししようとすると、メモ取りばかりに気を取られて大切なポイントを聞き逃すことにもなりかねません。あくまでも、要点だけをメモに取れればよいと考えてよいでしょう。
どこに何を書いたか不明
メモを取ったとしても、どこに何を書いたか不明では、後から必要な情報を探す手間がかかります。日付の記入やページ分けなど、ちょっとした工夫だけで必要な情報を見つけ出しやすくなるでしょう。
なお、この問題は個人のメモ管理の工夫だけでなく、チームの情報共有ツールに移行することで根本的に解消できる場合があります。社内Wikiであれば全文検索でキーワードから目的のページにすぐたどり着けるため、「あのメモがどこにあるか」を探し回る時間そのものがなくなります。
文字の読みづらさ
メモは、必ずしもきれいな字で書く必要はありませんが、後で読み返しても意味がわからなければ、メモの意味がありません。それを防ぐには、後で読み返した際に意味がわかるように書くことが必要です。
メモの取り方を正確にするコツ
メモの取り方を正確にするコツは、主に以下の7つです。
- メモの一元管理
- タイトル・日付の記入
- 要点のみ記載
- 余白の確保
- 文字色を増やしすぎない
- 漢字に自信がなければカタカナで記載
- フレームワークの活用
1つずつコツをマスターすれば、メモの取り方が徐々にうまくなっていくでしょう。
メモの一元管理
メモはバラバラにせず、手帳やノートを一冊にまとめて管理するとよいでしょう。こうすることで、必要なときにすぐにメモから情報を見つけ出せます。手帳の場合は、持ち運びやすいサイズのものがおすすめです。
一方、チームで情報を共有する場面では、「自分のノート」に留まったメモはほかのメンバーには見えません。社内Wikiツールにページとしてメモを保存すれば、一元管理の恩恵をチーム全体で享受でき、自分が不在のときでもメンバーが情報にアクセスできるようになります。
＞関連記事：情報管理の重要性とは？三原則やセキュリティリスク、徹底させる方法を解説
タイトル・日付の記入
メモの上部にタイトルと日付を書いておけば、後からどのメモに必要な情報があるか探す際に便利です。また、その際には参加者名や会議目的などの基本情報も残しておけば、情報共有や話した内容を思い出す際に役立ちます。
要点のみ記載
一言一句漏らさずメモに残すことは困難であるため、重要なポイントだけ簡潔に書き留めることが基本です。キーワードを抽出すれば、後から見返した際により理解しやすくなるでしょう。
余白の確保
メモを取る際には、後から追記できるよう一定の余白を残すとよいでしょう。メモの余白を活用することで、思考の整理や新たなアイデア出しに役立ちます。場合によっては、メモに追加情報を書き込めるでしょう。
文字色を増やしすぎない
重要度や発言の種類によって、色分けを行ってメモの見やすさを高める方法もあります。ただ、あまりに多くの色を使うと逆に色分けのルールがわかりづらく混乱する恐れがあるので、おおよそ3色までに留めておくとよいでしょう。
漢字に自信がなければカタカナで記載
専門用語や人名などは、聞き慣れていなければ漢字でどう書けばよいかよくわからない場合もあるでしょう。その場合は、読み方をカタカナで正確に書き留めて後から確認することがおすすめです。間違った漢字で記載すると、誤った情報のまま覚えてしまうことにもなりかねません。
フレームワークの活用
目的に応じてフレームワークを活用すると、効果的に抜け漏れなくメモ取りを行えます。ここでは、代表的なフレームワークを3つ解説します。
▼メモ取りに役立つ代表的なフレームワーク3選
| 5W2H | メモの具体性を高め、伝わりやすくするため意識すべき要素を示したフレームワーク。これら7つの要素が明確であれば、メモを読み返しても意味を把握しやすい。
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| PREP法 | 要点がわかりやすい文章を書く際によく用いられるフレームワーク。以下の流れで文章を記載することで、筆者が伝えたい内容がわかりやすくなる。
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| 9マス発想法 | 新たなアイデアを連想して広げていく際に有効なフレームワーク。正方形を9つに分割し、中心にメインテーマを書いてから周囲のマスに関連する言葉を書き込む。これにより、連想ゲーム感覚で新たなアイデアを着想。 |
＞関連記事：わかりやすい「報告書」の書き方ガイド｜効果的なテクニックやビジネスでの重要性を紹介
メモの取り方を早くするコツ
メモの取り方を早くするコツは、主に以下の3つです。
- 書き初めは新しいページ
- テンプレートの活用
- ツールの活用
メモを早く取れれば、心に余裕ができて聞き漏らしを防ぎやすくなるでしょう。
書き初めは新しいページ
メモを取る際には、関連性の高い内容を1つのページにまとめれば、後から見返したときに必要な情報を見つけることが容易です。そのため、新しい話題に移る際は、新しいページから書き始めるとよいでしょう。話題ごとにページを分けることで、メモの整理がしやすくなる上に、情報を探す手間も省けます。
テンプレートの活用
あらかじめ重要項目が記載されたメモのテンプレートがあると、効率的にメモを取れます。特に、クライアントとの打合せなど重要な内容がある程度決まっている場合は、テンプレートを活用すれば抜け漏れなく情報の整理・共有が可能です。また、話を聞きながら情報を取捨選択する負担も減るため、メモを書きやすくなるでしょう。
テンプレートをさらに活かすには、個人の手元だけで使うのではなく、チーム共通のテンプレートとして社内Wikiに登録・共有する方法がおすすめです。誰が担当しても同じフォーマットで記録が蓄積されるため、後から情報を探す際の手間が格段に減ります。NotePMはテンプレート機能を標準搭載しており、ミーティングメモや商談記録のひな形をチーム全員で活用できます。
＞関連記事：今さら聞けない！議事録の書き方とポイントをおさらいしよう
ツールの活用
メモツールを使えば、紙のメモ帳よりも手軽にメモを取れます。スマートフォンやパソコンでメモツールをひらけば、ペンを用意せずともいつでもどこでもメモを残せるでしょう。また、多くのメモツールにはテンプレート機能が搭載されており、事前に作成したフォーマットを利用すれば簡単に見やすいメモの作成が可能です。
ただし、メモツールには、個人で使うことを前提にしたものと、チームで共有することを前提にしたものがあります。取ったメモを組織内で蓄積・共有する必要があるなら、社内Wiki型のツールを検討する価値があります。NotePMはメモの作成だけでなく、ページ単位での情報整理・全文検索・閲覧履歴確認まで一体で提供しており、「個人メモ」を「チームの知識資産」に変える橋渡し役として機能します。
＞関連記事：【2024年版】オンラインメモおすすめ13選！（有料・無料）
メモを個人で終わらせず、チームで活かすには
ここまでは、正確に・速くメモを取るためのコツを説明してきました。ここからは、取ったメモを個人の手帳で終わらせず、チームや組織で活かすための一歩を見ていきます。
メモが「取った人だけの情報」になってしまう問題
うまくメモが取れるようになっても、そのメモが個人のノートやPCフォルダに眠ったまま、ほかのメンバーに届かない、後から見つけられないという問題 が多くの職場で起きています。特にミーティング議事録・上司からの指示・商談記録は「メモを取った人だけが持っている情報」になりがちで、担当者が変わったり休んだりした際に、情報が断絶することがあります。せっかくコツをつかんで良いメモが取れるようになっても、それが個人の手元に留まるだけでは、組織としての恩恵になりません。
チームで活かせる具体的な場面
取ったメモをチームで活用する方法はシンプルです。たとえば、ミーティング後に議事録メモをチームの共有ページに転記する、研修で学んだことをチーム向けにまとめてページとして残す、商談でヒアリングした内容をナレッジとして蓄積し後任に引き継ぐ、といった場面がその代表例です。これらはいずれも、個人で取ったメモをチーム全員がアクセスできる形に置き換えるひと手間で実現できます。
情報が一元化されると何が変わるか
メモを組織内で共有・蓄積する仕組みができると、「あのメモどこにある？」という探し時間がなくなります。過去の経緯を確認したいときに誰でも全文検索でたどり着けるようになり、「担当者に聞かないとわからない」という状況が減っていきます。属人化していた情報が組織の共有資産になることで、チームの引き継ぎコストや情報の行き違いが大幅に減るのが最大の効果です。
メモを社内Wikiとして残すときのポイント
チームでメモを共有・蓄積しようとしても、ルールがなければページがバラバラになり、「誰かが残したはずなのに見つからない」という状態になります。個人メモをそのまま貼り付けるだけでは社内Wikiとして機能しません。以下の4つのポイントを押さえると、取ったメモが後から確実に役立つ情報資産になります。
ポイント1：ページ単位で整理する
議事録は「日付＋会議名」で1ページ作成する 、仕様や用語集は独立したページにする、というように、情報の種類ごとにページを分けて管理しましょう。一つのページに複数の話題を詰め込むと、後から必要な情報を探す際に読み返す範囲が広くなり、効率が下がります。
ポイント2：タイトルと日付を必ず入れる
個人メモの「タイトル・日付の記入」と同じルールが、チーム共有のページでも基本になります。「2024-11-15 営業定例」のような形でページ名を統一するだけで、後から目的のページにたどり着くまでの時間を短縮できます。参加者名や会議の目的もページ冒頭に記載しておくと、初めてそのページを読むメンバーにも経緯が伝わります。
ポイント3：更新者を明記して最新状態を保つ
情報を一度ページに残しても、更新が止まって内容が古くなると、かえって「どれが正しいのかわからない」という混乱を招きます。更新者・更新日を明記する習慣をつけ、編集履歴が自動で記録されるツールを使うと、誰がいつ変更したかが一目でわかり、最新状態を保ちやすくなります。
ポイント4：全文検索で見つかる書き方をする
社内Wikiの強みは全文検索にあります。後から検索した人がどんなキーワードで探すかをイメージしながら本文を書くと、目的のページにたどり着きやすくなります。専門用語・人名・プロジェクト名など、後から検索に使われそうな言葉を本文中に自然に含めておくのがコツです
NotePMなら、取ったメモをそのままチームの資産にできる
NotePMは全文検索機能を備えており、ページのタイトルだけでなく本文の中身までキーワードで検索できます。また、AI検索 （チャットボット）機能では、自然な文章で質問すると社内情報を横断して回答するため、 適切なキーワードが分からない場合でも必要な情報にたどり着けます。「あのとき書いたはず」という記憶だけで目的のメモにたどり着けるため、保存場所に迷わず、必要なメモをページとして蓄積できます。また、添付ファイル内検索にも対応しており、会議資料をページに添付しておけば、ファイルの中身まで検索対象にできます。
閲覧履歴機能では、ページごとに閲覧者を確認できるため、重要な情報が周知できているかを把握できます。 アクセス権限を設定したノートで管理すれば、部署外に共有したくないメモについて、閲覧できるメンバーを絞ることもできます。 メモを取る習慣がすでにあるチームほど、社内Wikiへの移行で得られる効果を早く実感できます。
まとめ
ミーティングや研修など多くの場面で、備忘録や相手への安心感などを目的に我々はメモを取っています。しかし、聞いた内容の丸写しを行うなどコツをつかめていないと、メモを取っても思うように使えません。
あくまで要点のみを記載した上であえて余白を残すなど、正確にメモを取るためのコツがあります。また、テンプレートやツールなどを活用すれば早くメモを取れるでしょう。
「NotePM」は、個人で取ったメモをそのままチームの知識資産として蓄積・共有できる社内Wikiツールです。ミーティング議事録・商談記録・研修メモをページとして保存すれば、全文検索で誰でも目的の情報にすぐたどり着けます。
テンプレート機能でメモのフォーマットをチーム全体で統一でき、閲覧履歴機能で情報がきちんと周知されているかも確認できます。「メモは取っているのに、後から誰も使えていない」という課題を感じているなら、まずは30日間無料お試しから始めてみてください。
