自分の記憶だけであらゆる情報を記録するには限界があるため、日々の業務ではメモを取る場面が多くあります。ただ、メモを頑張って取ろうとしても、効果的に取れているか自信がない方もいるのではないでしょうか。
そのような場合、正確さや早さをアップさせるコツを覚えるだけで、メモの取り方が一気に上達します
本記事では、メモ取りのコツをつかめていない人の特徴や、メモを正確に早く取るためのコツを紹介します。自社の業務でさらにうまくメモを取って活用したいとお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。
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目次
メモの取り方についてコツを知ることが必要
仕事上のメモについて、以下に2つ基礎知識を紹介します。
- メモを取る場面
- メモ取りを行う目的
1つずつ詳しく見ていきましょう。
メモを取る場面
メモを取る場面は、主に以下の5つです。
- ミーティング
- 上司からの指示
- 客先での商談
- 研修
- アイデアの書き留め
それぞれ詳しく見ていきましょう。
ミーティング
ミーティングでメモを取ることは、議事録作成に欠かせません。ミーティングでは会話は速く進むため、要点をすばやく捉えて書き留めるスピードとテクニックが求められます。
上司からの指示
業務を確実に遂行するために、上司からの指示は正確に理解しなければなりません。しかし、ただ単に聞くだけでは上司からの指示を正確に覚えておくことは困難です。そこで、メモを取ることで指示ミスを防ぎ、業務効率を上げられるでしょう。
客先での商談
客先での商談では、メモを取ることで言った言わないの議論を防げる上に、信頼関係構築にもつながります。なぜなら、相手の話をしっかりと聞いている姿勢を示し、正確な情報伝達を実現できるためです。
研修
研修・セミナーでは、学びっぱなしでは学んだ知識は定着しません。そこで、学んだことを後から復習できるよう、自分なりに理解した内容をメモに残しましょう。これは、自己成長に役立つ貴重な資産となります。
アイデアの書き留め
日々の業務や日常生活で、突然業務改善に役立つアイデアが思い浮かぶこともあるでしょう。しかし、アイデアが思い浮かんでもそのままにしていては、いつの間にか忘れ去ってしまうかもしれません。そこで、アイデアをメモに残せば後からそれを思い出せ、新しい企画立案などにつながるでしょう。
＞関連記事：業務改善アイデアを創出する9つの切り口を紹介！実現成功のためのポイントも解説
メモ取りを行う目的
メモ取りを行う目的は、主に以下の3つです。
- 備忘録
- 要点をつかむ意識づけ
- 相手への安心感
目的を明確に意識することで、メモを取る際の重点ポイントがわかりやすくなるでしょう。
備忘録
メモで情報を記録することで、備忘録として役立てられます。特に、複数の仕事を抱えている場合は、自分の記憶だけですべての情報を覚えておくことは不可能です。しかし、メモで情報の蓄積・整理を行っておくことで、記憶違いやミスの防止に活用できます。また、突然浮かんだアイデアをメモに残せば、後からそのアイデアを活かせるでしょう。
要点をつかむ意識づけ
メモを取ることが多いと、情報整理や要点の把握に関する力が養われます。会話の内容をすべて書き写すのではなく、重要な部分だけをメモするよう心がければ、思考を整理して要点のみメモに残せるようになるでしょう。
相手への安心感
自分たちがメモを取っていることがわかると、相手は真剣に話を聞いてくれていると感じるため、相手に安心感を与えられるでしょう。これは、コミュニケーションを円滑に進める上で、存外に大きなポイントになります。
メモの取り方についてコツがつかめていない人の特徴
メモの取り方についてコツがつかめていない人の特徴は、主に以下の3つです。
- 聞いた内容の丸写し
- どこに何を書いたか不明
- 文字の読みづらさ
自分も当てはまっている場合は、改善した方がよいかもしれません。
聞いた内容の丸写し
聞いた内容を一言一句丸写ししようとすると、メモ取りばかりに気を取られて大切なポイントを聞き逃すことにもなりかねません。あくまでも、要点だけをメモに取れればよいと考えてよいでしょう。
どこに何を書いたか不明
メモを取ったとしても、どこに何を書いたか不明では、後から必要な情報を探す手間がかかります。日付の記入やページ分けなど、ちょっとした工夫だけで必要な情報を見つけ出しやすくなるでしょう。
文字の読みづらさ
メモは、必ずしもきれいな字で書く必要はありませんが、後で読み返しても意味がわからなければ、メモの意味がありません。それを防ぐには、後で読み返した際に意味がわかるように書くことが必要です。
メモの取り方を正確にするコツ
メモの取り方を正確にするコツは、主に以下の7つです。
- メモの一元管理
- タイトル・日付の記入
- 要点のみ記載
- 余白の確保
- 文字色を増やしすぎない
- 漢字に自信がなければカタカナで記載
- フレームワークの活用
1つずつコツをマスターすれば、メモの取り方が徐々にうまくなっていくでしょう。
メモの一元管理
メモはバラバラにせず、手帳やノートを一冊にまとめて管理するとよいでしょう。こうすることで、必要なときにすぐにメモから情報を見つけ出せます。手帳の場合は、持ち運びやすいサイズのものがおすすめです。
＞関連記事：情報管理の重要性とは？三原則やセキュリティリスク、徹底させる方法を解説
タイトル・日付の記入
メモの上部にタイトルと日付を書いておけば、後からどのメモに必要な情報があるか探す際に便利です。また、その際には参加者名や会議目的などの基本情報も残しておけば、情報共有や話した内容を思い出す際に役立ちます。
要点のみ記載
一言一句漏らさずメモに残すことは困難であるため、重要なポイントだけ簡潔に書き留めることが基本です。キーワードを抽出すれば、後から見返した際により理解しやすくなるでしょう。
余白の確保
メモを取る際には、後から追記できるよう一定の余白を残すとよいでしょう。メモの余白を活用することで、思考の整理や新たなアイデア出しに役立ちます。場合によっては、メモに追加情報を書き込めるでしょう。
文字色を増やしすぎない
重要度や発言の種類によって、色分けを行ってメモの見やすさを高める方法もあります。ただ、あまりに多くの色を使うと逆に色分けのルールがわかりづらく混乱する恐れがあるので、おおよそ3色までに留めておくとよいでしょう。
漢字に自信がなければカタカナで記載
専門用語や人名などは、聞き慣れていなければ漢字でどう書けばよいかよくわからない場合もあるでしょう。その場合は、読み方をカタカナで正確に書き留めて後から確認することがおすすめです。間違った漢字で記載すると、誤った情報のまま覚えてしまうことにもなりかねません。
＞関連記事：仕事のための正しいメモの取り方は？絶対に避けたい誤った方法も紹介
フレームワークの活用
目的に応じてフレームワークを活用すると、効果的に抜け漏れなくメモ取りを行えます。ここでは、代表的なフレームワークを3つ解説します。
▼メモ取りに役立つ代表的なフレームワーク3選
| 5W2H | メモの具体性を高め、伝わりやすくするため意識すべき要素を示したフレームワーク。これら7つの要素が明確であれば、メモを読み返しても意味を把握しやすい。
|
| PREP法 | 要点がわかりやすい文章を書く際によく用いられるフレームワーク。以下の流れで文章を記載することで、筆者が伝えたい内容がわかりやすくなる。
|
| 9マス発想法 | 新たなアイデアを連想して広げていく際に有効なフレームワーク。正方形を9つに分割し、中心にメインテーマを書いてから周囲のマスに関連する言葉を書き込む。これにより、連想ゲーム感覚で新たなアイデアを着想。 |
＞関連記事：わかりやすい「報告書」の書き方ガイド｜効果的なテクニックやビジネスでの重要性を紹介
メモの取り方を早くするコツ
メモの取り方を早くするコツは、主に以下の3つです。
- 書き初めは新しいページ
- テンプレートの活用
- ツールの活用
メモを早く取れれば、心に余裕ができて聞き漏らしを防ぎやすくなるでしょう。
書き初めは新しいページ
メモを取る際には、関連性の高い内容を1つのページにまとめれば、後から見返したときに必要な情報を見つけることが容易です。そのため、新しい話題に移る際は、新しいページから書き始めるとよいでしょう。話題ごとにページを分けることで、メモの整理がしやすくなる上に、情報を探す手間も省けます。
テンプレートの活用
あらかじめ重要項目が記載されたメモのテンプレートがあると、効率的にメモを取れます。特に、クライアントとの打合せなど重要な内容がある程度決まっている場合は、テンプレートを活用すれば抜け漏れなく情報の整理・共有が可能です。また、話を聞きながら情報を取捨選択する負担も減るため、メモを書きやすくなるでしょう。
＞関連記事：今さら聞けない！議事録の書き方とポイントをおさらいしよう
ツールの活用
メモツールを使えば、紙のメモ帳よりも手軽にメモを取れます。スマートフォンやパソコンでメモツールをひらけば、ペンを用意せずともいつでもどこでもメモを残せるでしょう。また、多くのメモツールにはテンプレート機能が搭載されており、事前に作成したフォーマットを利用すれば簡単に見やすいメモの作成が可能です。
＞関連記事：【2024年版】オンラインメモおすすめ13選！（有料・無料）
まとめ
ミーティングや研修など多くの場面で、備忘録や相手への安心感などを目的に我々はメモを取っています。しかし、聞いた内容の丸写しを行うなどコツをつかめていないと、メモを取っても思うように使えません。
あくまで要点のみを記載した上であえて余白を残すなど、正確にメモを取るためのコツがあります。また、テンプレートやツールなどを活用すれば早くメモを取れるでしょう。
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