残業時間を削減することは従業員にも会社にもメリット！7つのアイデアを解説

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ここ数年「働き方改革」の言葉を目にする機会が増えてきました。働き方改革の中でも代表的な取り組みの1つが残業時間の削減です。残業削減には、従業員と会社の両者それぞれにメリットがあります。

ただ、なかには残業削減に取り組んでいるものの、うまくいっていない企業もあるのではないでしょうか。また、残業削減にはさまざまな方法があり、どれが自社にとって最適かお悩みの方もいるかもしれません。

本記事では、残業削減の目的や7つのアイデア、残業削減に成功した事例まで紹介します。自社業務で残業時間が多く、少しでも残業削減を目指したいとお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。

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残業を削減する目的

残業を削減する目的は、主に以下の4つです。

従業員への負担軽減
業務効率化
企業の信用度アップ
人件費削減

自社に当てはまる課題がある場合には、残業の削減に本格的に取り組みましょう。

従業員への負担軽減

残業時間が削減されることで、ワークライフバランスがよくなりプライベートの時間が増えます。これにより、仕事へのモチベーションが向上する上に、従業員の心身にも好影響をもたらすでしょう。従業員の心身が健康になれば、過労死のリスクも減らせます。

業務効率化

残業が常態化すると、仕事へのモチベーション低下や、社内の雰囲気悪化など様々な問題が生じかねません。その結果、業務効率化が低下することもあるでしょう。しかし、残業削減を目指すことで、限られた時間内で成果を出す意識が高まれば、業務効率化が進み生産性も向上するはずです。

＞関連記事：業務効率化6つの方法と7つの成功ポイントを解説

企業の信用度アップ

残業が多い企業はブラック企業と捉えられ、優秀な人材の採用・定着が難しくなりがちです。一方で、残業削減に力を入れている企業は、働きやすい職場として評価され、従業員の満足度向上や離職率低下につながります。このように、残業削減には企業の信用度アップにつながる効果もあるのです。

人件費削減

残業削減により、企業が従業員に支払う残業代を削減できる分、人件費削減になります。ただ、従業員にとっては収入減となる側面もあるため、福利厚生改善などの工夫も必要になるかもしれません。

残業の削減を妨げる失敗要因

残業の削減を妨げる失敗要因は、主に以下の3つです。

業務量自体は変わらない状態
従業員が消極的
具体的な方法が示されない状態

すでに残業削減に取り組んでいるものの上手くいっていない場合には、これらの要因に該当していないか確認しましょう。

業務量自体は変わらない状態

従業員に残業削減を指示しても、業務量が変わらず効率化もなされなければ、根本的な解決にはなりません。そのような状態では、従業員の中には表向きの残業時間を削減しただけで、休日や自宅で作業を行う方も出てくるでしょう。あくまでも、全社的に業務効率化や無駄な業務の削減に取り組み、その結果残業削減に成功することが理想です。

従業員が消極的

従業員の中には、残業代稼ぎや残業が当たり前、さらには残業しないといい仕事ができないと考えるマインドが原因で、残業削減に消極的な方もいるでしょう。そのような従業員が多いと、なかなか残業削減は成功しません。大切なことは、各従業員とコミュニケーションを取り、チーム全体で残業削減の目的やメリットを共有することです。これにより、チーム全体で残業削減に向けた取り組みを実施できるでしょう。

具体的な方法が示されない状態

単に残業削減を目標に掲げるだけでは、従業員が具体的な行動に移せなくても無理はありません。大切なことは、会社側で残業削減に向けた具体的な施策を提示し、従業員がすべきことを明確化することです。例えば、業務効率化ツールの導入や業務プロセスの改善などの具体策を講じれば、残業時間を削減しやすくなります。また、従業員の意見を踏まえて業務改善を進めることが欠かせません。

残業時間の削減を実現するアイデア

ここでは、残業時間の削減を実現するアイデアを7つ紹介します。

残業時間の可視化
残業チケット制
残業申請制度
残業できない仕組み作り
業務内容の見直し
オフィス環境の整備
評価制度の見直し

自社でもすぐに導入できるアイデアがあれば、積極的に取り入れてみましょう。

残業時間の可視化

勤怠管理システムなどを導入し、リアルタイムで残業時間を可視化できるようにしましょう。これにより、従業員は自身の労働時間を意識しやすくなります。その結果、残業時間の把握が容易になり、無駄な残業を減らす意識付けになるでしょう。

＞関連記事：可視化とは？ビジネス上のメリットや手段・成功させるポイントを解説

残業チケット制

残業チケット制では、所定の残業時間ごとに1チケットを消費できるとし、月初に与えられたチケット分しか残業できません。そのため、残業時間を「積み重なる」ものではなく「消費する」と意識付けでき、残業を抑制する効果が期待できます。これにより、計画的な働き方を促進できるでしょう。

残業申請制度

残業申請制度を導入すると、上司が残業の必要性を事前に検討して無駄な残業を防止できます。また、逐一残業を申請することで、どの業務にどれだけの時間がかかっているか可視化できるため、業務改善につなげることも可能です。

残業できない仕組み作り

いくらでも残業できると考えると、従業員の中には残業代目的などでダラダラ残業してしまう方もいるかもしれません。そのような場合には、PCの強制シャットダウンやノー残業デーの導入など、残業できない仕組みづくりがおすすめです。こうすることで、従業員は業務効率化を強く意識するようになるでしょう。

＞関連記事：残業時間を減らす方法6選！削減のメリットや失敗例も紹介

業務内容の見直し

業務内容を細かく見直してみると、案外無駄や自動化が可能な部分が見つかるものです。また、業務内容によっては各従業員の適性に合っていない仕事を割り振っているケースもあるでしょう。このように、業務内容を見直して業務体制を最適化すれば、業務を効率化でき残業削減が可能です。

オフィス環境の整備

オフィスワークであれば、オフィス環境も作業効率に影響を与えます。例えば、従業員のデスクをスタンディングデスクにすることで、従業員の集中力向上を図っている事例があります。また、会議室の利用時間制限を行うことで短い時間で会議を終わらせようと意識付けができるでしょう。

評価制度の見直し

これまで日本では、長時間労働が美徳とされていた色がありました。しかし、そのような考えが残業時間削減の妨げになっていた側面は否めません。そこで、過去の価値観から脱却し、短い時間で成果を出せる従業員が高い評価を得られるよう、評価制度の見直しを行うことも効果的です。これにより、従業員と評価者の意識改革を促し、残業削減につなげられます。

残業削減の成功事例

ここでは、残業削減の成功事例を3つ紹介します。

コンサルティング会社A
卸売会社B
物流会社C

これから残業削減に取り組む際には、他社の成功事例を参考にしましょう。

コンサルティング会社A

コンサルティング会社Aでは、システム管理・稟議・申請・社内への情報発信などが可能な情報共有ツールを導入し、情報共有や決裁を効率化しました。また、在宅勤務制度などの働き方改革にも成功し、結果的に残業時間も大幅な削減を実現しています。これらの取り組みが評価され、公共団体からワークライフバランスの認定企業として受賞もされました。

卸売会社B

卸売会社Bでは、これまでは社内マニュアルをWordやExcelで作成していたものの、これらのマニュアルが社内に点在していて思うように活用できていませんでした。そこで、クラウド型マニュアルサービスを導入することで、必要なマニュアルにすぐアクセスできるようになっただけでなく、マニュアルデータの共有も容易になりました。その結果、従業員間のコミュニケーションロスが大幅に減少し、業務効率化で残業時間も目に見えて削減できたのです。

物流会社C

物流会社Cでは、残業削減を目的として、週1日の「ノー残業デー」を導入しました。物流会社では、一般的には月曜日が忙しくなりがちですが、その月曜日をあえてノー残業デーに設定したのです。また、毎朝の朝礼においても管理職から従業員にノー残業デーの周知や意識共有を徹底して、社内に浸透させていきました。これらの取り組みが功を奏し、従業員が業務効率化を強く意識するようになり、残業削減に成功したのです。

まとめ

残業時間を削減することで、従業員への負担軽減や企業の信用度アップなど、従業員と会社の両者それぞれにメリットがあります。ただ、従業員が消極的・具体的な方法が示されない状態などの要因があると、思うように残業削減が進まないかもしれません。

残業時間を削減するには、残業時間の可視化や残業チケット制などさまざまなアイデアがあります。他社の事例も参考にしつつ、自社でも取り入れられそうな方法から取り組んでみましょう。

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