こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
今やAIの利用は当たり前のものになってきました。ビジネスシーンもその例外ではありません。仕事にAIを活用することで、仕事効率化を図る事例は多数存在します。ただ、AIは万能ではなく、具体的にどのような目的でAIを導入して仕事効率化を実現したいか明確にしないと、十分な効果は期待できません。また、AIが実際に仕事効率化に貢献する分野や事例を知っていると、よりAIによる仕事効率化をイメージしやすくなるのではないでしょうか。
そこで今回は、AIで実現できる仕事の効率化や注意点、AIの活用領域や事例を解説します。
目次
AIで実現できる仕事の効率化とは？
ここでは、AIで実現できる仕事の効率化として、以下の6つを解説します。
- 自動化による業務効率化
- 属人化防止
- 作業ミスの削減
- 顧客満足度アップ
- 作業員の安全性向上
- 海外とのコミュニケーション促進
それでは、1つずつ解説します。
自動化による業務効率化
1つ目は、自動化による業務効率化です。
AIを活用すれば、ルーチンワークやデータ入力など、繰り返し作業を自動化できます。膨大なデータ処理や分析、書類作成やメール返信を自動化できれば、作業時間を大幅に短縮可能です。特に、AIは情報処理能力に強みがあり、大量のデータ処理が求められる場面では、特に自動化による業務効率化は効果を発揮するでしょう。
属人化防止
2つ目は、属人化防止です。
AIで業務プロセスを自動化・効率化することで、作業の属人化を抑制できます。業務の属人化を防止することで、異動などで担当者が不在でも、業務の品質を保つことが可能です。また、AIによりデータから客観的な判断が可能になることや、AIツールで情報をインプットすることで、情報共有を促進できることもメリットと言えるでしょう。これにより、情報の抜け漏れをなくし、業務品質向上につなげられます。
関連記事：属人化を徹底解析！メリットと解消して標準化する方法を解説
作業ミスの削減
3つ目は、作業ミスの削減です。
従業員が疲れてくると注意不足に陥り、書類作成などのミスにつながることがあります。ミスが多いと修正に時間がかかる上、クライアントの目につくと信頼低下も引き起こしかねません。しかし、AIの導入でミスを確認できれば、ミスにいち早く気づいて、ミスを削減できるでしょう。また、品質管理や在庫管理、物流業務においても、AIがチェッカーとして機能することで、ミスを軽減して無駄を省いてくれます。
関連記事：仕事で避けたいミスを減らすためのチェックリストを解説
顧客満足度アップ
4つ目は、顧客満足度アップです。
顧客向けサービスでも、AI技術を活用して顧客満足度向上を図っている事例があります。例えば、AIチャットボットを導入した問合せ対応システムがあれば、年中無休で顧客からの要望を受け付け可能です。最近では、AIスピーカーを利用したショッピングのサポート機能なども存在し、これらを上手く活用することで、顧客満足度の更なる向上が期待できるでしょう。
作業員の安全性向上
5つ目は、作業員の安全性向上です。
生生産や機械整備、警備の現場でも、AIの活用が進んでいます。例えば、高所など危険が伴う場所での計測・監視をAIを搭載した機器が担うことで、人間が直接危険な環境に身を置かずとも作業可能です。また、工場では機械の不具合をAIが自動検知する仕組みが導入され、事故の予防につながっています。
海外とのコミュニケーション促進
6つ目は、海外とのコミュニケーション促進です。
自動翻訳・通訳ツールを活用することで、外国人とのコミュニケーションをが容易になります。観光客対応に加え、職場の外国人とコミュニケーションを促進するためにも有効です。
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AIで仕事効率化を実施する際の注意点
ここでは、AIで仕事効率化を実施する際の注意点として、以下の3つを解説します。
- AIを活用する目的の明確化
- AIに頼りすぎない
- 自社に向いたアウトソーシング先やAIツール選び
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：社内ヘルプデスクの業務を解説！AIツールを使った効率化策もご紹介
AIを活用する目的の明確化
AIを単に導入しただけでは、効果は十分に得られません。あくまでも、AIは自社の課題を解決するために活用するものです。そのため、まずは自社の課題やゴールを明確化し、その実現に有用なAIを導入しましょう。場合によっては、AIの導入以外が最適な方法かもしれませんので、その場合は無理にAIを導入する必要はありません。
AIに頼りすぎない
注意点の2つ目は、AIに頼りすぎないことです。
AIは万能ではなく、業務内容によって向き不向きが存在します。例えば、チャットボットであれば、よくある質問であれば対応は比較的容易ですが、特殊で複雑な質問の場合は人間が対応した方が対処できる確率が高いでしょう。また、高度な業務に対応できるAIツールはコストが高過ぎ、人間が対応した方が結果的に安くできることもあるはずです。このように、AIの対応範囲やコストを考慮し、どこまでAIをか通用するか決めておき、AIに頼り過ぎないようにしましょう。
自社に向いたアウトソーシング先やAIツール選び
注意点の3つ目は、自社に向いたアウトソーシング先やAIツール選びです。
AIツールやアウトソーシング先を選ぶ際には。自社のどの部署でどの業務に使用するか、あらかじめ明確にしておきましょう。なぜなら、一口にAIツールと言っても、得意分野や機能、操作性などが異なるため、会社や部署によって最適なツールが異なるからです。アウトソーシング先も同じく、会社により得意不得意があります。AIが最大限効果を発揮するためにも、ミスマッチは確実に防ぎたいところです。
AIツール・アプリが仕事効率化に活用されている領域
ここでは、AIツール・アプリが仕事効率化に活用されている領域として、以下の5つを解説します。
- 文章生成
- 画像生成
- 動画生成
- 情報収集
- 業務改善
それでは、1つずつ解説します。
文章生成
領域の1つ目は、文章生成です。
一から文章を作成すると、時間がかかって非効率的です。そこで、AIを用いて目的に応じた文章を生成できるツールが多数誕生しています。大抵の場合、AIで生成した文章をそのままビジネスで活用できませんが、修正の手間を考えてもAIを活用した方が効率的なことは珍しくありません。特に、定型的なチャットボットへの回答文や、議事録作成などで、大きな効果を発揮するでしょう。
画像生成
領域の2つ目は、画像生成です。
画像生成においても、AIが活用されるシーンが増えています。近年では、「お好み焼きを食べる猫」など、現実的ではないシーンの画像生成を要求されても対応できるAIツールが増え、幅が広がってきました。単語を活用するだけで、自動でイメージに沿った画像を作成してくれるため、ブログのアイキャッチ画像作成やなどに活用できます。また、実写風やアニメ風の画像生成が得意なサービスや、画像編集に特化したサービスもあるので、目的に応じて選びましょう。
動画生成
領域の3つ目は、動画生成です。
動画生成では、例えばアップロードした人物の写真やアバターが、入力したテキストをしゃべっているような動画を作成できます。また、パワーポイントのスライドやテキストから動画生成できるツールを活用すれば、会社紹介やマーケティングコンテンツに使える動画を作成可能です。海外でビジネスを行いたい場合は、翻訳機能もついている動画ツールを活用すれば、海外向けの動画コンテンツを作成しやすくなるでしょう。
情報収集
領域の4つ目は、情報収集です。
対話型の情報収集AIツールを活用すれば、AIが質問に回答してくれます。ツールによっては、参照元や質問内容の絞り込み要件も提示してくれるので、より効果的に情報収集ができるでしょう。また、AIツールの中には論文検索など特定のテーマに特化した情報収集に強みのあるツールや、PDFの文章データを読み込んでくれるツールもあります。情報収取先や目的に応じて、最適なツールを選びましょう。
業務改善
領域の5つ目は、業務改善です。
これまで紹介してきた領域以外にも、業務改善に役立つAIツールは多数存在します。例えば、テキストからスライドを作成するツールを活用すれば、効率的にプレゼン資料を作成できるでしょう。また、WebサイトやLPなどを作成できるAIツールもあるので、目的に応じて適したツールを使いこなせば、より効率的にコンテンツを作成できます。さらに、作業フローの自動化や文字起こし、プログラミングにおいてもAIが行ってくれるツールがあるので、業務改善に取り入れてみましょう。
仕事効率化を図るAI活用事例
ここでは、仕事効率化を図るAI活用事例として、以下の4つを解説します。
- チャットボット
- 契約書レビュー
- 医療サポート
- 異常検知・設備保全
それでは、1つずつ解説します。
チャットボット
活用事例の1つ目は、チャットボットです。
AIチャットボットを活用することで、カスタマーサービスやヘルプデスクにおいて顧客からの問合せに対する負担を軽減する取り組みがなされています。例えば、航空会社Aでは社内情報提供にチャットボットを活用し、コスト削減に成功しました。
契約書レビュー
活用事例の2つ目は、契約書レビューです。
契約書レビューでは、外部の専門家に依頼せずとも、AIが契約書リスクチェックを行ってくれます。これにより、契約書について以下のとおり。さまざまな部分で業務を自動化できるでしょう。
- レビュー
- データ抽出
- データ入力
- データ集計
- データ分析
- データ出力
医療サポート
活用事例の3つ目は、医療サポートです。
診断業務を効率化するため、レントゲンやエコー、MRIなどの画像から、病気や腫瘍とみられる部分をAIが抽出するツールが実用差化されています。AIが事前にに見当をつけることで、医師の負担を軽減する上に見落としを防ぐためにも効果的です。例えば、テック系企業Bが開発した医療用画像認識AIでは、スマートフォンで撮影した皮膚画像を使って診断ができます。
異常検知・設備保全
活用事例の4つ目は、異常検知・設備保全です。
建設・製造現場では、AIが危険な箇所への出入りや重機との接触など、ヒヤリハットを検知してくれます。また、予知保全の面では、工場設備の作動音から異常を感知し、機器の劣化や故障をいち早く知らせるAIツールが出てきました。さらに、道路や建造物のメンテナンスにおいても、画像から老朽化の兆しを検出することで、点検業務の負担をを軽減してくれるAIツールが実用化されています。
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まとめ
今回は、AIで実現できる仕事の効率化や注意点、AIの活用領域や事例を解説しました。AIを活用することで、業務効率化や属人化防止、作業員の安全性向上などさまざまな効果を期待できます。ただ、導入目的が明確になっていないと、AIは十分に効果を発揮しません。また、AIはあくまでもツールに過ぎないので、頼り過ぎないことも大切です。
AIツールが仕事効率化に活用されている領域には、文章生成や動画生成、情報収集などがあります。本記事では、活用事例も解説していますので、併せて参考にしてみてください。
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