多言語マニュアルとは?必要な背景・メリット・作成のポイント・マニュアル作成ツールがおすすめな理由について詳しく解説!

2024年02月27日(火) マニュアル作成

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

近年、日本での働き手として外国出身者が増加しており、マニュアル作成も様々な言語に対応していく必要性が出てきました。また、日本企業のグローバル化により、多くの日本企業が海外進出を積極的に行っていることから、各国の現地法人の多言語対応が不可欠となっています。

ただ、いざ多言語マニュアルを作成するといっても、毎回アウトソーシングするのも費用面や、管理において心配な担当者の方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、多言語マニュアル作成を検討中の企業や、これからその作業に取り組む予定の企業に対して、多言語マニュアル作成ポイントやマニュアル作成ツールのメリットを中心に紹介していきます。

 
こんな方におすすめ

• 分かりやすいマニュアルを作成したい
• 情報が散らばっており、欲しいマニュアルにたどり着けない
• マニュアル活用を社内に浸透させるコツを知りたい


多言語マニュアルとは?

多言語マニュアルとは、多様な言語に対応した説明書のことです。これは単に日本語や英語に限らず、60カ国語以上に翻訳されたものも存在します。

英語を話す人々の具体的な数を明確に算出することは難しいですが、一般的には約13億人と言われています。さらに、北京語を母語とする人々も約11億人とされているのです。世界の総人口が約78億人であることを考慮すると、英語や中国語のマニュアルだけでは、多くの人々にサービスや商品を理解してもらうのは難しいでしょう。

特に、企業が多国籍のスタッフを抱える場合や、様々な国々で事業を展開する予定がある場合には、多言語対応のマニュアルはほぼ必須です。例えば、南米市場に進出する企業であれば、スペイン語やポルトガル語のマニュアルが必要となることもあります。また、中東やアフリカでビジネスを展開する企業では、アラビア語やフランス語、スワヒリ語といった地域の言語に対応したマニュアルが求められるケースもあるでしょう。

総じて、多言語マニュアルは企業がグローバルに展開するうえで、様々な文化や言語に対応できるようにするための重要なツールと言えます。


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多言語マニュアルが必要とされる背景

ここでは、多言語マニュアルが必要とされる背景について解説します。

  • 様々な国の外国人労働者の増加によるため
  • 日本企業のグローバル化のため

それでは、1つずつ解説します。

様々な国の外国人労働者の増加によるため

多言語マニュアルが必要とされる背景の1つ目は、様々な国の外国人労働者の増加によるためです。

日本での外国人労働者の数は近年急増しています。例えば、厚生労働省の統計によれば、2010年の約65万人から2020年には約172万人に増加し、その多くが多様な国籍を持っています。この傾向は、日本政府が観光を促進するためのさまざまな政策を打ち出していることとも関連しています。2006年には観光基本法が全面的に改訂され、観光立国推進基本法として再定義されました。2017年には新しい基本計画も発表され、外国からの観光客や労働者の流入が今後も続くと予想されます。

このような状況を考慮すると、日本で働く外国人たちがスムーズに業務を遂行できるように、多言語マニュアルがますます必要とされるでしょう。特に、日本語を習得するまでには時間がかかるため、初めから多言語での指導資料があれば、効率的かつ円滑な業務運営が可能になります。
出典:「外国人雇用状況」の届出状況まとめ【本文】 (令和2年 10 月末現在)

日本企業のグローバル化のため

多言語マニュアルが必要とされる背景の2つ目は、日本企業のグローバル化のためです。

日本製の商品やサービスの高い品質と柔軟性が評価され、ますます多くの日本企業が海外でのビジネスを拡大しています。特に、新型コロナウイルスの影響を受けつつも、海外市場への進出は多くの企業にとって経営戦略の重要な要素となっています。

このような背景下で、企業は海外拠点で働くスタッフを教育する必要があり、また現地の顧客に対して製品やサービスの説明を提供する必要があります。これには、操作ガイドや取扱説明書などのマニュアルが多言語で用意される必要があるわけです。結果として、多様な言語で書かれたマニュアルが今後更に重要になってくると考えられます。

多言語マニュアルのメリット

ここでは、多言語マニュアルのメリットについて解説します。

  • 外国人従業員の満足度向上
  • 業務効率化

それでは、1つずつ解説します。

外国人従業員の満足度向上

多言語マニュアルの作成のメリットの1つ目は、外国人従業員の満足度向上です。

日本で働いている外国人の中には、日本語の聞き取りや会話は得意でも、読み書きが難しいと感じる人も少なくありません。このようなケースでは、多言語マニュアルが非常に役立ちます。それによって、彼らは自分の母国語で指示を理解し、仕事の効率と満足度が高まる可能性があります。

このような対応が外国人従業員にとっては心地よく感じられ、働きがいの向上にも寄与するでしょう。企業としても、従業員が快適に働ける環境を提供することで、高いパフォーマンスとロイヤルティが期待できます。また、多言語マニュアルは新たに外国人スタッフを採用する際の敷居を低くし、より多様な人材を迎え入れやすくもします。要するに、多言語マニュアルの導入は、従業員だけでなく企業にとっても多くの利点をもたらすと言えるでしょう。

業務効率化

多言語マニュアルの作成のメリットの2つ目は、業務効率化です。

具体的には、言語の障壁が低減することで、作業手順や業務ルールについての誤解や混乱が減少します。このような誤解や混乱は、言語が一致しない場合に特に発生しやすい問題であり、それが解消されるだけで、業務のスムーズな進行が可能となります。

また、多言語マニュアルを用意することで、新たな外国人従業員が職場に加わった際のオンボーディング(新入社員研修や環境適応)も効率的に行えます。新人がすぐに業務に取り組めるようになると、それが全体の業績向上にも寄与するでしょう。

さらに、言語の壁がなくなることで、従業員同士のコミュニケーションも円滑になり、より良いチームワークが期待できます。言語の問題でつまずくことなく、各員が自分の専門性やスキルを発揮できる環境が整い、これが最終的には業務効率化に直結します。従って、多言語マニュアルの作成は、多くの面で企業にとってプラスとなるわけです。

多言語マニュアルの作成ポイント

ここでは、多言語マニュアルの作成ポイントについて解説します。

  • 具体的で明確な表現を使用する
  • 用語の統一をする
  • グローバルなデザインにする
  • 英語版のマニュアルを第一に完成させる
  • 定期的に改訂をする
  • マニュアル作成ツールの活用

それでは、1つずつ解説します。

具体的で明確な表現を使用する

多言語マニュアルの作成ポイントの1つ目は、具体的で明確な表現を使用することです。

理由としては、不明瞭なフレーズや主語の欠落、企業内での「常識」とされる事柄が記述されていると、これを他の言語に翻訳する過程で誤訳が生じたり、専門の翻訳者が混乱する可能性があるからです。

全文の改訂を行う必要はなく、ポイントとしては以下のような要素に注意を払うことです。

  1. 文を短くし、簡潔にする。
  2. 主語と述語を明確に記述する。
  3. 5W1H(誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように)をしっかりと明記する。
  4. 不明確な情報を具体的な数値に変換する(例:「夕方」を「17時」に、「ある程度集まったら」を「50個集まったら」に)。
  5. 条件や状況を全て網羅し、重複なく記載する。

これらの点に注意を払うことで、翻訳がスムーズに行え、多言語マニュアルがより効率的かつ正確に作成できます。

用語の統一をする

多言語マニュアルの作成ポイントの2つ目は、用語を統一することです。

もし日本語での表現が統一されていない場合、それが他の言語に翻訳されたときに意味が変わってしまう可能性が高まります。そのため、マニュアルで頻出する重要な用語については、事前に用語集を作成し、定義を明確にしておくことが必要です。こうすることで、日本語版のマニュアル自体も読み手にとって理解しやすくなるでしょう。

さらに、キーワードや主要な表現については、それを外国語でも併記する方法も効果的です。このアプローチにより、日本語と外国語の両方でマニュアルを閲覧する際、どの部分が何を説明しているのかが一目瞭然となります。また、その場で日本語の専門用語を学ぶ機会も提供され、更なる理解が促されます。このように、用語の統一と併記は、多言語マニュアル作成の際の基本的かつ重要なステップと言えるでしょう。

グローバルなデザインにする

多言語マニュアルの作成ポイントの3つ目は、グローバルなデザインにすることです。ここでは、主に下記の3つを具体例として解説します。

  • 半角記号
  • イラスト・写真の活用
  • レイアウトに余裕を持たせる

それでは、1つずつ解説します。

半角記号

1つ目は、半角記号にすることです。

理由としては、ダブルバイト(全角)文字は、主に日本語や中国語、韓国語などで使われる文字種であり、シングルバイト(半角)文字とは異なり、一つの文字が2バイトのメモリを占めるためです。

また、このダブルバイト文字は、特定のOSやソフトウェアでしか適切に表示されない場合があるため、国や地域によっては意図した通りに文字が表示されないリスクがあります。例えば、日本で作成されたマニュアルが、アメリカやヨーロッパで使用されるOSに対応していないと、文字化けが起こる可能性があります。このような問題は、グローバルなビジネスにおいては特に避けるべきです。

そのため、国際的に使われることを前提としたマニュアル作成では、ダブルバイト文字を避け、シングルバイト(半角)文字を使用することが推奨されます。この方針により、どの国でも、どのOSでも、マニュアルが正確に読み取れる確率が高くなります。

イラスト・写真の活用

2つ目は、イラスト・写真の活用です。

言葉は文化や地域によって異なる解釈がされる可能性があるため、視覚的な要素を用いることで、そのような曖昧さや誤解を最小限に抑えられます。特に機械や装置の操作説明では、具体的なイラストや写真がそのまま挿入されることで、言葉で説明するよりも直感的に理解しやすくなります。

さらに、「OK」や「NG」など、国際的に一般的に理解されるシンボルやアイコンを使うことも効果的です。このような簡潔な表現は、テキストよりも即座にその意味を把握でき、誤解を生む余地が少ないです。

また、視覚的な要素は、言語の壁を越えて瞬時に情報を伝える力があります。それゆえ、マニュアルが複数の国や地域で使用される場合、イラストや写真は非常に価値のあるコミュニケーションツールとなります。このようにして、視覚的な要素を効果的に活用することで、多言語マニュアルはよりユーザーフレンドリーかつ効率的なものとなるでしょう。

レイアウトに余裕を持たせる

3つ目は、レイアウトに余裕を持たせることです。

日本語の漢字は表意文字であり、一つの文字で多くの意味を持つ場合があります。一方で、アルファベットを使用する多くの外国語は表音文字で、同じ意味を表現する際に必要な文字数が多くなることが一般的です。例えば、日本語から英語に翻訳すると、おおよそ20%もの文字数が増加することがあります。

このため、レイアウトを計画する際には、項目を詰め込みすぎないように注意が必要です。1ページ当たりの空白部分(余白)を多く確保することで、後から言語ごとにテキストが増えても対応しやすくなります。このような余裕のあるレイアウトは、後々の多言語化作業をスムーズに進行させるためにも、非常に有用です。つまり、初めからレイアウトに柔軟性を持たせておくことが、効率的な多言語マニュアル作成の鍵となります。

英語版のマニュアルを第一に完成させる

多言語マニュアルの作成ポイントの4つ目は、英語版のマニュアルを第一に完成させることです。

一般的に、多くの言語は「言語距離」という概念に基づき、特定の言語群内で共通の特性や語彙を有しています。ヨーロッパ言語、例えばドイツ語やフランス語、イタリア語などは、英語と比較しても言語距離が近い傾向にあります。

英語は国際的に広く使われている言語であるため、多言語マニュアルを作成する際には、まず英語版を用意するケースがほとんどです。その英語版を基本にして他の言語への翻訳を進めることで、翻訳作業が効率的になり、またその質も向上します。これは、英語が多くの言語と共通の語彙や文法構造を共有しているからです。

そのため、英語版マニュアルを最初に作成し、それを出発点として他の言語に翻訳していくようにするとよいでしょう。全体として翻訳作業がスムーズに進むと同時に、完成するマニュアルの品質も高まります。

定期的に改訂をする

多言語マニュアルの作成ポイントの5つ目は、定期的に改訂をすることです。

多言語マニュアル作成の際には、単に公開するだけでなく、その後も継続的に内容を更新することが必要です。具体的には、新しい手続きの導入や不明瞭な表現の修正など、改訂が必要な点が出てきた場合には、それを定期的にマニュアルに取り込むことが重要です。

この更新作業は、多言語版の各マニュアルにも一貫して適用されるべきです。もし一つの言語版だけに改訂が行われないと、その言語のスタッフが不利益を被る可能性があります。したがって、すべての言語バージョンで改訂を一貫して行い、その進行状況をきちんと管理する必要があります。

マニュアルは「公開したらおしまい」というものではありません。公開後も継続的に内容を最新に保つことで、そのマニュアルは形骸化することなく、スタッフによって長期にわたって有用に使われ続けるでしょう。

マニュアル作成ツールの活用

多言語マニュアルの作成ポイントの6つ目は、マニュアル作成ツールの活用です。

この種のオンラインツールは、マニュアルの設計から公開、そして共有までを一元的に管理でき、さらには世界中どこからでもアクセス可能です。

便利な機能としては、各章やセクションのテンプレートが用意されているため、既存のWordやExcelのデータを簡単にインポートできます。また、ビジュアル要素として写真や動画も挿入可能です。特に注目すべきは、多言語に対応した翻訳機能、コメントやフィードバックを直接文書に付けられる機能、さらには作成者や承認者のアクセス権を管理する機能も備わっています。

これらの機能により、マニュアルの作成はもちろん、継続的な改訂や多言語対応もスムーズに行えます。そのため、専用のマニュアル作成ツールは、多言語マニュアルの効率的な運用に非常に役立つと言えるでしょう。

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多言語マニュアル作成にマニュアル作成ツールを使用する理由

ここでは、多言語マニュアル作成にマニュアル作成ツールを使用する理由について解説します。

  • 自社で内製化できコストが削減できるため
  • 多言語翻訳機能があるため
  • 電子化・紙両方に対応できるため
  • 改訂作業が楽になるため

それでは、1つずつ解説します。

関連記事:海外拠点と情報共有する方法は?ツール選びのポイントやおすすめツール“4選”を紹介!

自社で内製化できコストが削減できるため

1つ目の理由は、自社で内製化できコストが削減できるためです。

最近では多くの高機能なマニュアル作成ツールが開発されており、多言語対応や翻訳機能を備えたツールを使えば、すべてを自社で管理できます。外部の翻訳業者に依存する必要がなくなるため、多言語マニュアルの作成にかかるプロセスが効率化され、全体の作業スピードが上がります。さらに、翻訳にかかるコストも削減できるため、全体の運用コストを抑制することが可能です。

多言語翻訳機能があるため

2つ目の理由は、多言語翻訳機能があるためです。

多言語翻訳機能を搭載したツールを使うと、日本語から英語への翻訳はもちろん、多くの異なる言語にも対応できるようになります。いくつかの先進的なツールでは、60言語、あるいはそれ以上といった広範な言語に対応しています。

このような多言語翻訳機能の存在によって、企業は世界中の多様な市場に効率よく進出できる可能性が高まります。特にグローバルに展開している、またはその計画がある企業にとっては、この多言語対応は極めて有用です。

電子化・紙両方に対応できるため

3つ目の理由は、電子化・紙両方に対応できるためです。

マニュアル作成ツールでは、作業プロセスのガイドライン、チェックリスト、製品の操作説明など、多様なタイプのマニュアルを一つのプラットフォームで管理できます。そしてそのマニュアルが完成した時点で、ウェブ上に掲載するデジタル版とプリントアウトする紙版が同時に用意できるのです。

この機能は特に、異なる地域や状況で異なる形式のマニュアルが必要な場合に便利です。例えば、国内工場では紙のマニュアルを、海外工場では電子マニュアルを利用するといったケースでも、内容が一致しているため効率的です。製造業などで新製品を市場に出す際にも、デジタルと紙の双方でマニュアルを同時に提供できることで、製品のローンチをスピーディーに行えるという利点があります。

改訂作業が楽になるため

4つ目の理由は、改訂作業が楽になるためです。

マニュアル作成ツールでマニュアルの編集から多言語翻訳まで一手に管理できる場合、基本言語のマニュアルが更新されると、その他の言語バージョンも自動的に更新されます。これにより、都度翻訳作業を繰り返す必要がなくなり、効率が大いに向上します。

また、もし使用しているツールが特定の言語に対応していなくても、多言語ドキュメント管理のような機能があれば改訂が容易です。このような機能は、元となる言語のマニュアルを更新すると、その他の言語のマニュアルに自動で「修正が必要」のマークをつけてくれます。この機能のおかげで、どの部分を翻訳または修正すべきか一目瞭然となり、翻訳作業にかかる時間と労力を大幅に削減できます。


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マニュアル作成ツールがおすすめ

本記事では、多言語マニュアルの概要・メリット・作成のポイント・マニュアル作成ツールのメリットについて解説してきました。日本の企業において、多国籍なスタッフが増加し、また海外拠点も拡大しているため、マニュアルの多言語化は今や必須となっています。このような状況で効率的にマニュアルを作成するためには、まずおおもとの日本語版のマニュアル内容がわかりやすくまとめられていることが必要です。

マニュアル作成ツールを利用し、制作から翻訳までの一連のプロセスを内製で速やかに行えるようにしておくことは重要です。どのような機能が提供されているのか、または自社にフィットするオプションがあるのかを確認するためにも、「NotePM」も参考にしながらマニュアル作成ツールの導入を検討してみるのもよいでしょう。

 
こんな方におすすめ

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