社内広報の重要性と伝える内容とは。ツールを活用するメリットや成功事例も紹介!

2024年03月09日(土) 社内報

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内広報とは、企業が従業員向けに行う情報発信のことです。社内広報を効果的に取り組むことで、従業員満足度を高めることができ、生産性向上や離職率低減にも繋がります。社内広報に力を入れるためには専任の担当者を配置することも選択肢の1つですが、ツールを使って効率的に行う方法もおすすめです。

この記事では、社内広報の意味と重要性、伝えるべき内容を解説し、ツールを活用した社内広報のメリットや成功事例を紹介します。

 
このような方におすすめです

• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方


社内広報の意味と重要性

まずは社内広報の定義と、企業における社内広報活動の重要性を解説します。

社内広報とは

企業理念・経営方針を社内に浸透させたり、社内のコミュニケーションを促進したりするための取り組みが、社内広報です。社内広報を目的とした活動には、以下のようなものがあります。

・ 社内報の作成
・ 社内SNS・掲示板での情報共有
・ イントラネットでの情報共有
・ 社内向けメルマガの配信
・ 社内イベントの開催・運営

また、社内広報に関わる業務を担当する職種を指して、「社内広報」と呼ぶこともあります。専任者がいない場合は、秘書や広報宣伝部門(社外広報)が社内広報も兼任するのが一般的です。

社内広報の重要性

近年働き方が多様化したことで、人材の流動が進んでいます。そうした中で重視されているのが、「ワークエンゲージメント(働きがい)」という考え方です。ワークエンゲージメントは、従業員個人の仕事に対するモチベーションが高い状態を意味しています。ワークエンゲージメントを実現することが、従業員の定着率や貢献度の向上に繋がります。このワークエンゲージメントの実現に効果的だとされているのが、社内広報です。

また、コロナ禍をきっかけにリモートワークが普及したことで、従業員同士が対面する機会が大幅に減少しました。それによって、企業文化や組織の一員としての意識が醸成しづらくなっていることも課題です。従業員同士が共通認識を持ち、チームワークを高めるためにも、社内広報は役立ちます。

関連記事:社員のワークエンゲージメントを高めるために抑えておくべき基礎知識


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社内広報で伝えるべき内容

ワークエンゲージメントやチームワークを実現するために、社内広報で伝えるべき内容は何か知ることが大切です。社内広報で扱う情報は、「経営理念・経営方針」「社内外の動向」「各部署や社内イベントの紹介」の3種類に分けることができます。

企業理念・経営方針

全社的に同じ目標のもとで業務に取り組めるよう、企業のミッションや、経営陣の考え方を伝えることは大切です。企業理念や経営方針を伝えるには、キックオフミーティング(決起会)で将来に向けたビジョンについて話したり、社内報での管理職・リーダーへのインタビュー記事を掲載したりなどの方法があります。

社内外の動向

事業に関わる情報をリアルタイムで共有することで、共通認識を持ちながら業務に取り組めるようになります。共有すべき情報は事業内容によって変わりますが、自社の商品やサービスのメディア掲載・広告展開の報告、競合他社・業界動向などが代表例です。ほかにも各部署の日報・月報を共有することで、従業員のモチベーションを刺激する効果があります。

各部署や社内イベントの紹介

新入社員や各部署の紹介、社内イベントの開催レポートなども、社内広報で伝えるべき重要なコンテンツです。写真や動画を積極的に活用すると、普段の業務で関わりが少ない部署や、イベントに参加できなかった人にも様子を伝えることができます。社内イベントレポートを魅力的に仕上げることで、次回開催時に参加率を高める効果もあるでしょう。

関連記事:社内コミュニティとは?社内サークルや勉強会を開催するメリットを解説

 

社内広報にツールを活用するメリット

ツールを活用することで、効果的に社内広報を行うことができます。主なメリットは以下の3つです。

閲覧数・開封率が分かる

LINEグループの既読数のように、発信した情報を見た人の数が分かるツールであれば、「あの資料見た?」と1人ひとりに確認する手間も掛かりません。また、箸休め的な読み物のように重要度が高くない内容の場合は、閲覧数や開封数を比較することで、従業員がどんな分野に関心を持っているのか分析することもできます。

共通認識を持ちやすい

ビジネス、情報の内容や緊急性によって発信手段を使い分けることが一般的です。社内広報でも社内報やメールなど、複数のツールで情報発信しているケースも珍しくないでしょう。情報が複数のツールに分散してしまうと、受け取った側がどこで見た情報か分からなくなり、情報の認識にズレが生じる可能性があります。1つの社内広報ツールに情報を集約することで、そうした事態を防ぐことが可能です。探したい情報を見つけやすいため、共通認識を持ちやすくなるでしょう。

コミュニケーションを促進できる

社内報やメルマガ、社内イベントといった一般的な社内広報活動は、企画・制作担当者による一方通行の情報発信です。担当者や経営陣の考え方を一方的に発信することはできますが、それを受け取った従業員の意見を把握するのは難しいでしょう。そこで、社内SNSツールや掲示板・Q&Aなどの機能がついたツールであれば、双方向のコミュニケーションを行なえます。従業員の自主的な情報発信も期待できるので、ボトムアップな組織づくりに繋がります。

ツールを活用した社内広報の成功事例

実際にツールを活用して社内広報に取り組んだ企業は、どんな成果を得られているのでしょうか。情報共有ツール「NotePM」の導入により、効果的な社内広報を実現できた事例を2つ紹介します。

大東電業株式会社

送電線工事や情報通信工事を行う同社では、従業員が勤務時間の大半を現場で過ごすため、連絡事項が行き渡りづらいことが課題でした。そこで、「NotePM」を導入したことにより、外出中でもスマホやタブレットですぐに確認できるため、連絡事項の見逃しを改善できました。現在も全社向け連絡事項、人事通知、社内表彰、社内イベントの案内、ミーティング議事録、報告書などさまざまな情報の共有に、NotePMを活用しています。

関連記事:【導入事例】社内報・人事通達・会社連絡を紙運用から電子化に成功!現場社員に情報が届くようになった – 大東電業株式会社

株式会社47CLUB

同社は、中小企業が扱う全国各地の名産・特産品・ご当地グルメを集めたショッピングサイトを運営する会社です。以前は情報発信にメーリングリストを活用していたものの、発信するハードルが高く、重要度の高い情報以外は共有されていない状況にありました。そこで、気軽に情報発信を行う場を設けるために「NotePM」を導入し、日報をNotePMで共有する仕組みづくりを行いました。その結果、日報内に悩みや困りごとを書くと、コメント欄にアドバイスが集まるなど、コミュニケーションの活性化を実現できました。

関連記事:【導入事例】社内のナレッジを蓄積する場を構築。日報を通じて社内コミュニケーションが活発に!- 株式会社47CLUB


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まとめ

働き方の多様化によってエンゲージメントが低下しやすい中で、企業が成長するためには社内広報に力を入れることが重要です。専任スタッフを配置することも方法の1つですが、ツールを活用することによって社内広報を効率良く行うことができます。社内広報を1つのツールにまとめると、情報が探しやすくなるうえ、高い効果を期待できます。社内広報ツールとしておすすめしたいのが、「NotePM」です。

 
このような方におすすめです

• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方


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