社内コミュニケーションを円滑化させるツール「NotePM」→NotePMを詳しく見る
こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
インターナルコミュニケーションは、社内のコミュニケーションを活性化する活動です。働き方が多様化する中で、従業員の生産性や満足度を高められる取り組みとして近年注目を集めています。とくに離職率に悩んでいる企業は、インターナルコミュニケーションに取り組むことで高い効果を期待できるでしょう。
この記事では、インターナルコミュニケーションの必要性や、具体的なアイデアをまとめました。
目次
インターナルコミュニケーションとは
社内のコミュニケーション活性化を目指す取り組みを総称したものが、インターナルコミュニケーションです。インターナルコミュニケーションは、「社内コミュニケーション」と「社内広報」の2つに分けられます。社内コミュニケーションは、従業員同士が双方向のコミュニケーションを行うための仕組みづくりです。一方で社内広報は、経営理念や社内外の状況を全社的に発信する取り組みを指します。
「社内コミュニケーション」と「社内広報」のどちらにも取り組むことで、経営者と従業員、部署間など、業務上での関わりが少ない人との交流を促す効果があります。それにより、仕事や企業に対する満足度（ワーク・エンゲージメント）を高めることが、インターナルコミュニケーションの目的です。
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インターナルコミュニケーションが重要視される背景
働き方の多様化がきっかけです。近年では「終身雇用制度が崩壊した」と言われるほど、国内企業が安定した雇用をつづけるのが難しくなりました。それにより転職やジョブ型雇用、副業などの選択肢が広がり、人材の入れ替わりが激しくなっています。さらにコロナ禍をきっかけにテレワークが普及し、従業員同士が対面する時間も減少しました。それにより、会社への帰属意識が希薄になりやすいことが問題視されています。
帰属意識が低いと、仕事へのモチベーションが保ちづらく、会社の離職率も上昇すると言われています。こうした課題を解決するために、インターナルコミュニケーションが注目されるようになりました。
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インターナルコミュニケーションの効果
自社のインターナルコミュニケーションに取り組むことで、以下のようなメリットが得られます。
生産性の向上
業務以外での従業員同士のコミュニケーションが活発になることで、他の拠点や部署に対する理解が深まります。それにより、拠点間や部署間の連携を図りやすくなり、仕事の生産性が向上するでしょう。さらに、従業員1人ひとりの自社に対する理解が深まることで愛着や関心も高まり、仕事のモチベーションアップを目指せます。
スピーディーな情報共有
全社に向けて経営目標や社内外の状況を共有する「社内広報」を通して、従業員が共通認識を持つことができます。同じ認識を持って業務に取り組めるので、情報の伝達スピードもアップし、意思決定も素早く行えるようになるでしょう。
社内文化の醸成
経営陣や従業員1人ひとりの想い、部署の目標などを共有することで、従業員同士で仲間意識を高めることができます。1人ひとりの頑張りが会社の成果に繋がっていると認識することで、互いを認めあう雰囲気を醸成し、ポジティブな社内文化が醸成されるでしょう。
定着率の向上
他の従業員や経営陣と話した内容が業務や福利厚生などに反映される経験を通して、従業員1人ひとりが「自分の仕事やアイデアが認められている」という実感を持つことができます。それにより、会社への帰属意識を高めることができ、離職を抑える効果を期待できるでしょう。
コンプライアンス意識の共有
「社内広報」で機密情報の取り扱いや、社用PC・タブレットの使い方など、コンプライアンスに関する情報発信を行うと、従業員1人ひとりが身近な問題として捉えやすくなります。それにより、社内に浸透させることができ、企業全体のコンプライアンス意識を高められるでしょう。
インターナルコミュニケーションを実践する方法
インターナルコミュニケーションの手段は多種多様です。自社の課題に合わせて複数の取り組みを組み合わせることで、高い効果を期待できるでしょう。ここでは、代表的なインターナルコミュニケーションの方法を紹介します。
社内報・ブログ
社内報やブログは、社内広報の代表的な手段です。社内のイベントや他の部署・従業員の情報、箸休め的なコンテンツなどが掲載されています。社内報は紙媒体で発行することも可能ですが、従業員の出社頻度が少ない企業はWeb媒体がおすすめです。働く場所を問わず手軽に共有できるので、リモートワーク中の従業員や、産休・育休中の従業員も確認できます。
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ビジネスチャット
SlackやTeams、LINE WORKSなどのビジネスチャットツールを使うと、リアルタイムでスピーディーな情報共有が行えます。メールよりも手軽に利用しやすいので、従業員同士のコミュニケーションの活性化を図れるでしょう。ビジネスチャットツールは基本的にマルチデバイスに対応しているため、外出先やリモートワーク中であっても他の従業員とスムーズに連携できます。
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サンクスカード・アンケート
直接言いにくい感謝や要望などを伝える制度です。感謝を伝えるサンクスカードは記名、不満や問題を提言するアンケートは匿名のフォーマットが用いられる傾向にあります。サンクスカードで自分の仕事や気遣いが認められたり、アンケートに書いた意見が取り入れられたりする経験を通して、やりがいや組織の一員としての実感を得ることができるでしょう。
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日報・1on1ミーティング
日報も1on1ミーティングも、上司と部下の間で行うコミュニケーションの手法です。日報では上司が部下の業務内容や成果、考え方などを知ることができます。一方で、1on1ミーティングは対話形式で行えるため、部下が自分から言いづらいこともヒアリングできることがメリットです。この2つを効果的に組み合わせることで、チームのマネジメントに活かせます。
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タウンホールミーティング・現場訪問
タウンホールミーティング（対話集会）とは、経営陣と従業員の対話の場です。対面やWeb会議ツールで経営陣が経営方針や目標を伝えて、従業員は疑問や質問などを随時投げかけます。反対に、経営陣が従業員の日常業務を知る機会が、現場訪問です。経営陣は現場の声を聞くことができ、従業員は経営陣の考えを知ることができます。
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社内イベント・表彰
社内イベントには、定例会議、研修、経営陣との食事会、親睦会、社員旅行などがあります。普段の業務で対面する機会が少ない人と交流したり、経営理念・ビジョンを共有したりと、タテのつながりもヨコのつながりも強化することができます。さらに、表彰で従業員の成果や日々の頑張りを認めることで、モチベーションを高める効果があるでしょう。
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動画（YouTube・Instagram・TikTokなど）
YouTubeやSNSでの動画を使った情報発信は、主に社外に向けた広報活動ですが、動画の内容や制作方法によってはインターナルコミュニケーションとしての役割も担えます。たとえば、新商品やサービスなどを扱った動画を公開することで、顧客だけでなく従業員への周知を図るためにも効果的です。また、動画の企画や制作の一部を従業員に任せることで、動画づくりを通して従業員同士のコミュニケーションを図れます。
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まとめ
インターナルコミュニケーションに取り組むことで、企業の生産性を向上し、定着率を高める効果があります。インターナルコミュニケーションを通して生まれたアイデアや意見を、できるかぎり経営に役立てることで、フラットでボトムアップな組織づくりを実現できるでしょう。インターナルコミュニケーションの方法は多種多様なため、自社の課題に合った手段を選ぶことが重要です。そこでおすすめしたいツールが、Web社内報や社内SNSとして活用できる「NotePM」です。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
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- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
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URL: https://notepm.jp/
