デジタル化には課題が多い！解決するためのポイントも解説

デジタル化課題

今や、ほぼ全ての企業が業務においてデジタルツールやデジタルデータを活用しており、業務のデジタル化を進めています。

確かに、デジタル化で解決できる課題も少なくありません。反面、デジタル化を妨げる課題や、デジタル化の過程で発生する課題も同時にいくつか存在します。これらにいち早く対応しないと、思うようなデジタル化は実現できないかもしれません。

本記事では、デジタル化を妨げる課題やデジタル化の過程で発生する課題、デジタル化のポイントも紹介します。自社のデジタル化が思うように進んでいないとお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。

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デジタル化の推進を妨げる課題

ここでは、デジタル化の推進を妨げる課題を4つ解説します。

資金面
人材不足
ITリテラシー
優先度の低さ

自社に当てはまる要素がないか確認して、もし当てはまっていれば早急に対処しましょう。

資金面

デジタル化には、ソフトウェア導入やインフラ整備など、多額のコストがかかります。特に中小企業では、限られた予算の中でどの部分に投資すべきか判断に悩むケースもあるでしょう。しかし、近年では低コストで導入できるITサービスも増えており、費用対効果の高いソリューションを選べばデジタル化は可能です。

人材不足

デジタル化には、システム選定・導入・構築など専門的な知識と経験が必要です。しかし、特に資金力がない中小企業ではIT専門の人材を確保することが難しく、デジタル化の推進が遅れることもあるかもしれません。必要であれば、外部の専門家や企業に委託することも検討しましょう。

ITリテラシー

従業員のITリテラシーが低いと、新しいシステムへの抵抗感や操作ミスに伴うトラブルが発生するため、デジタル化の妨げになりかねません。それを防ぐには、従業員のITリテラシー向上を狙った研修やサポート体制の整備を行いましょう。

＞関連記事：ITリテラシーの意味とは？高めるメリットと方法とともに解説

優先度の低さ

デジタル化は短期的な売上に結びつきにくいと認識されやすく、デジタル化を後回しにしたいと考えてしまうかもしれません。しかし、デジタル化は長期的な視点で見れば、業務効率化や新たなビジネスチャンス創出につながる可能性があります。

デジタル化の過程で発生しがちな課題

ここでは、デジタル化の課題を3つ解説します。

情報漏えいリスク
システムメンテナンスの必要性
従業員教育の必要性

1つずつ確認し、自社でも該当する可能性がある課題には速やかに対処しましょう。

情報漏えいリスク

デジタル化を進める過程で、ハッキングやウイルス感染などで個人情報や企業秘密が外部に流出する可能性があります。情報漏えいは、企業のイメージ低下や法的責任につながるため、厳重なセキュリティ対策が欠かせません。

システムメンテナンスの必要性

自社開発のシステムの場合、常に最新の状態で運用するには定期的なメンテナンスが必要です。また、外部にシステム開発を委託した場合も、改修やアップデート費用がかかります。システムの維持管理コストは、デジタル化を進める上で見逃せない課題です。

従業員教育の必要性

従業員全員が、同じレベルのITスキルをもっていないことがほとんどです。そのため、新しいシステム導入時にはITリテラシーが高くない従業員に対し、十分な教育とサポートが必要になります。その分、デジタル化に労力がかかり、業務効率の低下にもつながる可能性があるでしょう。

デジタル化で解決できる企業の課題

ここでは、デジタル化を推進することで解決しうる、企業の課題を7つ解説します。

生産性向上
業務効率化
コスト削減
働き方の多様化
情報管理・共有
ペーパーレス化
BCP対策

自社でどのような課題を解決できるか考えながら、ご覧ください。

生産性向上

デジタル化により、ルーティンワークの自動化やペーパーレス化が進み、従業員はよりコアな業務に集中できます。これにより、企業全体の生産性が向上して競争力強化につながるでしょう。

業務効率化

デジタルツールを活用することで、業務のスピードアップや正確性の向上も実現できるでしょう。例えば、営業管理システムの導入で、顧客情報の管理や営業活動の効率化が図れます。

＞関連記事：業務効率化6つの方法と7つの成功ポイントを解説

コスト削減

ペーパーレス化やテレワークの導入などで、オフィスの印刷費・郵送料・オフィス家賃などのコスト削減が期待できます。また、業務効率化を進められれば、人件費の削減にもつながるでしょう。

働き方の多様化

デジタル化の過程で、クラウド上での情報保存やWeb会議などを推進することで、時間や場所に縛られない働き方が可能になります。その結果、ワークライフバランスの改善を実現でき、従業員の満足度向上や離職率の低下にもつながるでしょう。

＞関連記事：働き方の多様性が求められている！その背景やメリットなどを解説

情報管理・共有

クラウドサービスを活用すれば時間や場所を問わず情報を閲覧でき、情報共有を促進できます。これにより部門間の連携が強化され、意思決定のスピードアップが期待できるでしょう。

＞関連記事：情報共有とは？共有不足によるリスクや、円滑に進めるための対策を紹介

ペーパーレス化

紙媒体資料を電子データに置き換える「ペーパーレス化」を進めることで、紙の使用量が減り環境負荷の低減に貢献できます。また、テレワークの推進により、通勤に伴うCO2排出量削減にもつながります。

＞関連記事：ペーパレス化とは？メリット・デメリット・進め方とともに解説

BCP対策

BCP（事業継続計画）対策は、災害発生時などの緊急事態でも事業を継続できるためのリスクヘッジです。デジタル化でクラウドサービスの活用を進めていれば、データバックアップや遠隔地からのアクセスが可能となります。よって、万が一火災やパンデミックなどでオフィスへの出社が不可能な場合などでも、事業を継続できるためBCP対策になります。

デジタル化の課題を解決するために意識すべきポイント

ここでは、デジタル化のポイントを8つ解説します。

デジタル化を推進する目的の明確化
重要性への教育
組織全体での取り組み
使いやすいツールの採用
スモールスタート
セキュリティ対策
デジタル人材の確保
アウトソーシングの活用

1つでも自社で取り入れない手法がないか探してみてください。

デジタル化を推進する目的の明確化

まずはデジタル化の目的を明確にしましょう。これにより、最適なツールや所要時間・コストなどの目安がわかります。目的を明確化するには、まずは現状把握から始めることがおすすめです。そこから解決したい課題が見えてくるため、解決策がデジタル化であれば積極的に活用しましょう。

重要性への教育

社内でデジタル化の重要性について浸透させるには、従業員全体への教育が欠かせません。IT機器への苦手意識や大きな変革に不安をもつ職員もいるかもしれませんが、デジタル化のメリットや重要性を理解してもらえれば、新しい仕組みへの抵抗感を軽減できます。これによりパフォーマンスの向上も期待できるでしょう。

組織全体での取り組み

デジタル化は、最終的には組織全体で取り組まないと大きな成果を得られません。そこで、管理職や経営層を巻き込み、デジタル化の重要性を理解してもらい、先導役を担ってもらいましょう。管理職や経営層がデジタル化に関してビジョンを示し続けることで、従業員も進んでデジタル化に積極的になるでしょう。

使いやすいツールの採用

基本的には、従業員のITリテラシーに関係なく使いやすいツールを選定しましょう。ただし、導入したツールに関しては従業員より定期的なフィードバックを受け、必要に応じてツールの見直しも検討します。また、ツールの不明点を解消できる窓口の設置やツール操作方法の研修など、サポート体制も整えなければなりません。無料トライアルや無料プランがあれば、それらを活用して操作性や適性を確認してみましょう。

スモールスタート

いきなり全社的にデジタル化を進めると、組織に混乱を招くリスクやトラブル発生時に影響が広範囲に及ぶリスクがあります。そこで、まずは特定の部署や業務など、デジタル化しやすい部分から段階的に取り組みましょう。定型的業務は、デジタル化の効果が出やすい業務なので特におすすめです。

セキュリティ対策

昨今は、データをオンライン上でやり取りする機会が増えています。それに伴うセキュリティリスクへの対策が重要になってきました。特に個人情報などの機密情報を取り扱う場合は、システムの定期メンテナンスや、職員へのセキュリティ教育を徹底しましょう。また、新たな脅威に対応するため、対策を定期的に見直さなければなりません。

デジタル人材の確保

デジタル化の推進に欠かせないデジタル人材の確保については、職場環境の整備がポイントです。新規採用が難しい場合は、既存の従業員をデジタル人材として育成することも検討しましょう。その際は、体系的なスキル習得が可能な環境を整え、中長期的な視点で取り組むことが必要です。

アウトソーシングの活用

デジタル人材不足を補う手段として、アウトソーシングの活用も検討しましょう。実績のある事業者にアウトソーシングすれば、デジタル化の円滑化やセキュリティ体制の強化が期待できます。また、職員がコア業務に集中できる環境を整えられる点もメリットです。

まとめ

ほぼ全ての企業ではデジタル化を進めているものの、資金面や人材不足などで思うように進んでいない企業も珍しくありません。また、デジタル化にはコスト削減やBCP対策などメリットが多い反面、情報漏えいリスクなどの課題も存在します。

それらの課題を解決するには、まずはスモールスタートでデジタル化を始めてみましょう。また、従業員教育やセキュリティ対策なども必要です。

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