今や、企業でのデジタルツール活用は、欠かせません。しかし、デジタル化には様々なメリットがある反面、課題も決して少なくありません。
また、デジタル化を成功させるためにはいくつかポイントがあり、それらのポイントを踏まえないと、思うような成果は得られないでしょう。
本記事では、デジタル化の意味やメリット・課題、流れや成功のポイントを紹介します。自社で更なるデジタル化を推進したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
マニュアル等のデジタル化に役立つツール「NotePM」
目次
デジタル化推進のメリット
デジタル化は、アナログ業務をデジタル技術により電子化することです。
例えば、紙の書類を電子ファイルに変換することや、手作業で行っていた業務をソフトウェアで自動化することなどがあります。デジタル化で業務の効率化やコスト削減が期待できますが、必ずしも新しいビジネスモデルの創出や企業全体の変革を意味するものではありません。
ここでは、デジタル化推進のメリットを4つ解説します。
- 業務効率化
- BCP対策
- 働き方改革の促進
- 業務円滑化
1つずつ見ていきましょう。
出典：デジタル社会の実現に向けた重点計画｜デジタル庁
＞関連記事：デジタル化とは？メリット・デメリットと実施プロセスを詳しく解説
業務効率化
デジタル化により従来人が行っていた業務を自動化することで、大幅な業務効率化を実現できます。
例えば、電子契約を導入すれば、紙の契約書作成にかかる時間やコストを削減可能です。このように、業務効率化によって企業の生産性が向上し、結果として収益増加に貢献します。
＞関連記事：業務効率化6つの方法と7つの成功ポイントを解説
BCP対策
デジタル化は、企業のBCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）を強化するためにも有効です。重要なデータをクラウド上に保存することや、テレワーク環境を整えることで、災害やシステム障害が発生した場合も業務を継続できます。
＞関連記事：スムーズなBCP対応には、事前準備と情報管理が不可欠。そのポイントを詳しく解説
働き方改革の促進
デジタル化を推進することにより働き方改革が進み、時間や場所が今までより柔軟な働き方が可能になります。
例えば、テレワークやフレックスタイム制の導入により、従業員のワークライフバランスが向上し、働きやすい環境づくりも実現できるでしょう。また、多様な人材を活用できるようになり、人材不足問題の解決にもつながります。
業務円滑化
デジタル化で書類の電子化や自動化を進めることで、業務のスピードアップと正確性の向上を実現できます。煩雑な事務作業を削減できるため、従業員はよりコアな業務に集中できるでしょう。
デジタル化推進の流れ
ここでは、デジタル化推進の流れを3ステップに分けて解説します。
- デジタル化の目的を明確化
- 導入ツールの選定
- 定期的な効果測定・改善
流れに沿って確実に進めましょう。
デジタル化の目的を明確化
まず業務全体を詳細に分析し、デジタル化で改善可能な課題を特定しましょう。
この過程では、現場で働く従業員の意見を積極的に取り入れ、特に人手不足が顕著な業務や時間のかかる作業、さらには災害リスクの高い業務などを優先的に検討しましょう。
デジタル化はあくまでも手段であり目的ではありません。その点を認識し、業務の複雑化や難易度の上昇を避けつつ、業務効率化・働き方改革・利益向上など明確な目的を明確にしましょう。
導入ツールの選定
ツールの選定においては、まず自社の課題の重要度や緊急度から優先順位を付けることから始めましょう。
紙の電子化など比較的単純な取り組みから、クラウドサービスの活用や新規システム開発まで、必要に応じ最適なソリューションを選択しましょう。その際、従業員のITリテラシーレベルを考慮し、操作の分かりやすさや既存システムとの連携性も確認しなければなりません。また、セキュリティ対策も確認が必要です。
＞関連記事：デジタルツールとは？ビジネスで役立つツール“7選”と選び方のポイントを解説！
定期的な効果測定・改善
デジタル化の効果測定と改善は、継続的に取り組みましょう。導入後の成果を正確に把握するには、数値データの分析だけでなく、実際にツールを使用する従業員からの意見収集も忘れず行いましょう。
得られた情報を基に、デジタル環境の改善を進めて効果を最大限に引き出すための施策を講じます。業務効率化の効果が期待通りでない場合は、PDCAサイクルを活用して原因を究明し、必要な改善を重ねていきましょう。
デジタル化推進でよくある課題
デジタル化の必要性は理解していても、思うように進んでいない企業は珍しくありません。
ここでは、デジタル化推進でよくある課題を5つ解説します。
- 人材不足
- 新しい方法への抵抗感
- コスト面
- セキュリティ面
- 適切なシステム選定
自社に当てはまることがあれば、速やかに対応しましょう。
＞関連記事：デジタル化には課題が多い！解決するためのポイントも解説
人材不足
デジタル化を成功させるためには、デジタル技術に精通したデジタル人材が欠かせません。
「デジタル田園都市国家構想総合戦略」では、デジタル化の推進に必要な人材は最低でも330万人は必要としています。しかし、現状ではデジタル人材が大きく不足しており、特に地方ではその傾向が顕著です。既存の人材育成も時間とコストがかかり、思うように進んでいません。
出典：デジタル田園都市国家構想総合戦略 ｜内閣官房
新しい方法への抵抗感
長年使用されてきた既存システムや運用方法に慣れ親しんでいる場合、新しいシステムに移行することに対し抵抗感を持つケースがあります。
特に、古い体質の組織ではアナログな業務がまだまだ多く、それもデジタル化を妨げる要因です。
コスト面
システム導入や人材育成など、デジタル化を実現するには大きなコストがかかります。
特に財政が厳しい状態では、デジタル化を推進するための予算を確保できないケースもあるでしょう。
セキュリティ面
デジタル化を進める過程では、情報漏えいなどセキュリティ面のリスクにも留意しなければなりません。
サイバー攻撃などに対するセキュリティ対策は必須ですが、ITリテラシーが低いと適切な対策が難しい場合があります。
適切なシステム選定
現在はビジネスに使えるデジタルツールが数多くあるため、自社の課題に合ったシステムを選ぶことは簡単ではありません。導入したシステムを効果的に活用するためには、職員に十分な説明と教育を行うことも必要です。
デジタル化推進を成功させるポイント
最後に、デジタル化推進を成功させるポイントを5つ解説します。
- 経営層の積極的関与
- ロードマップの準備
- 従業員教育の徹底
- IT格差を踏まえた施策
- スモールスタート
どのポイントも確実に押さえておく必要があります。
経営層の積極的関与
デジタル化は、企業全体の変革を伴うため経営層の理解と協力が欠かせません。
経営層がデジタル化の重要性を認識し積極的に推進体制を構築すれば、従業員のモチベーション向上につながります。
ロードマップの準備
デジタル化の目標やスケジュールを明確にするため、最初にロードマップを作成しましょう。
ロードマップを作成することで、プロジェクトの進捗状況を可視化して問題点を早期に発見できます。
従業員教育の徹底
デジタル化を推進する過程で、従業員の仕事内容や働き方に変化が生じることもあります。そのため、従業員の不安を解消しつつ、デジタル化のメリットを周知徹底することが必要です。
デジタル化の目的は単なる人員削減ではなく、業務効率化や新たな価値創造であることを明確に伝えましょう。
IT格差を踏まえた施策
ほとんどの場合、従業員のITリテラシーに差があるため、全員がスムーズにデジタルツールを扱えるよう、研修やサポート体制を整える必要があります。
誰でも操作できるよう操作性の高いツールを選定することや、ITサポート窓口を設置することもポイントです。
スモールスタート
いきなり全社的なデジタル化を進めると、社内の混乱をもたらし、トラブルが発生した場合に影響が大きくなります。そのため、まずは一部の部署や業務から始めるスモールスタートがおすすめです。
スモールスタートであれば、失敗のリスクを最小限に抑えつつ成功体験を積み重ね、徐々に範囲を拡大していけます。
まとめ
デジタル化は、アナログ業務をデジタル技術により電子化することです。業務効率化やBCP対策などのメリットがあります。デジタル化は一度施策を行っただけで終わりにせず、継続的に改善していくことが重要です。
一方で、デジタル化には人材不足やセキュリティ面などの課題もあります。従業員教育の徹底やスモールスタートなどによって、ポイントを抑えつつ取り組みましょう。
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