近年、あらゆる業界でDX推進が求められています。DXを推進する方法として、比較的手軽に始められる方法がクラウド利用です。DXに活用できるクラウドサービスは多く、低コストかつ速やかにスタートできます。
ただし、クラウドサービスには複数の注意点があります。また、クラウドの導入形式やサービスの種類も把握しておくことが必要です。
本記事では、クラウドでDXを推進するメリットや注意点、サービスの種類を紹介します。自社でもDXを推進したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
DX推進に役立つクラウド社内Wikiツール「NotePM」
目次
クラウドでDXを推進するメリット
クラウドとは、インターネットを通じて、必要なソフトウェアやデータをいつでもどこからでも利用できるサービスです。
DXとは、デジタル技術を活用して、企業の業務やビジネスモデルを根本から変革することを意味します。DXの手法はいくつかありますが、比較的速やかに始められる方法がクラウドサービスの活用です。
ここでは、クラウドでDXを推進するメリットを5つ解説します。
- 導入コストの少なさ
- 時間や場所にとらわれずアクセス可能
- 自動アップデート可能
- データ紛失のリスクを軽減
- 運用負荷の軽減
1つずつ見ていきましょう。
出典：デジタルガバナンス・コード 実践の手引き（要約版）｜経済産業省
＞関連記事：デジタルトランスフォーメーション(DX)とは？課題や進め方をわかりやすく解説
導入コストの少なさ
クラウドサービスは自社でシステムを構築する必要がないため、初期費用を大幅に削減できます。また、多くの場合、月額課金制で柔軟なコスト管理が可能です。運用面でも保守やメンテナンスをサービス提供者が担うため、人件費の削減にもつながるでしょう。
時間や場所にとらわれずアクセス可能
クラウドサービスは、インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでもアクセス可能です。そのため、社員は私物の端末を利用したBYODやリモートワークを円滑に行え、場所や時間に縛られない働き方を実現できます。
＞関連記事：クラウド管理とは？今重視されている理由やメリット、始め方を分かりやすく解説！
自動アップデート可能
クラウドサービスはインターネット経由で自動アップデートされるため、常に最新の状態を維持できます。これにより、最新の機能やセキュリティ対策をいち早く導入することができ、業務効率の向上につながります。
データ紛失のリスクを軽減
データを自社サーバーだけでなくクラウドサービスにも保存しておけば、万が一自社サーバーにトラブルが生じても、データ紛失のリスクを抑えられます。
多くのクラウドサービスは、データのバックアップ機能が充実しており、アクセス権限の設定などセキュリティ対策も万全です。
運用負荷の軽減
クラウドサービスを利用することで、システム運用に関する煩雑な作業をサービス提供者に委託できます。これによりIT部門の負担を軽減でき、その分より重要な業務に集中できます。
クラウドでDXを推進する際の注意点
クラウドにはメリットがありますが、DX推進に用いるには5つ注意点があります。
- 柔軟なカスタマイズには不向き
- 導入目的や利用範囲が不明瞭だと効果が不十分
- ベンダー都合でサービスを利用できない恐れ
- 規模次第では工数・費用が必要
- 既存システムとの相性
1つずつ見ていきましょう。
柔軟なカスタマイズには不向き
クラウドサービスは即座に業務活用できる反面、カスタマイズの自由度に制限があります。オプションを追加すれば簡単な調整はできますが、細かな要望に応えることは困難です。
一方、自社開発にすれば、時間と費用はかかりますが自由なカスタマイズが可能です。仕様へのこだわりが強い場合は、オンプレミス型システムがよいでしょう。
導入目的や利用範囲が不明瞭な場合効果が不十分
導入目的と利用範囲の明確化は、クラウド導入の成否を分ける重要なポイントです。
クラウドはDX実現の手段であり、それ自体が目的ではありません。自社の課題や解決したい問題を明確にし、それに適した機能を持つ製品を選択しましょう。
また、全システムの一括クラウド化は混乱を招く恐れがあるため、コストや業務への影響を考慮して優先順位を付けることも必要です。選定時には、同業他社の導入事例も参考にしましょう。
ベンダー都合でサービスを利用できない恐れ
システムメンテナンスや障害などのベンダー都合で利用ができなくなる可能性がある点も、クラウドサービスでは要注意です。
過去にもクラウドサービスベンダーの障害が原因で多くのサービスが停止した事例があり、これにより大手クラウドサービスへの依存リスクが顕在化しました。また、ベンダー都合でメンテナンスが実施された場合、企業にとっては不都合なタイミングで、サービスが利用できなくなるかもしれません。
規模次第では工数・費用が必要
移行に関わる工数や費用も、特に大規模なシステムを持つ企業にとって大きな課題です。
レガシーシステムが長期運用による複雑化や担当者不在によるブラックボックス化していることも珍しくありません。その分、業務フローの分析と明確化に膨大な工数と費用が必要となる恐れがあります。
既存システムとの相性
既存システムとの相性の問題も、DX推進において確認が必要です。
クラウドサービスはベンダーによってカスタマイズや機能拡張の範囲が制限されるため、従来のオンプレミスのように柔軟な調整が難しいとされています。業務フロー最適化の方向性が見えても、ベンダーの制限によってスムーズに実装しにくいため、自社のニーズに合致したベンダーを選びましょう。
クラウドでDXを推進する際の導入形式
ここでは、DXにおけるクラウドの導入形式を3つ解説します。
- プライベートクラウド
- パブリッククラウド
- ハイブリッドクラウド
1つずつ解説しましょう。
プライベートクラウド
プライベートクラウドは、自社専用のクラウド環境を構築するもので、自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能な点がメリットです。
ただし、導入コストが高く、導入・運用には専門知識が必要なため、大規模な企業などに適しています。
パブリッククラウド
パブリッククラウドは、不特定多数が利用する共有型のクラウド環境で、手軽に利用を開始できる点がメリットです。コストも比較的安価でスケーラビリティも高いため、迅速なシステム開発やコスト削減をしたい企業に適しています。
ただし、カスタマイズ面ではやや劣ります。
ハイブリッドクラウド
ハイブリッドクラウドは、プライベートクラウドとパブリッククラウドの両方の特徴を組み合わせたもので、柔軟性とセキュリティの両立を図れます。
ビジネスの変化に迅速に対応できるため、変化の激しいビジネス環境に適しています。
しかし、複雑なシステム構成となるため、運用管理が難しくコストが高くなりがちです。
DXに活用できるクラウドツールの事例
ここでは、DXに活用できるクラウドツールを6つ解説します。
- ワークフローシステム
- CRM
- Web会議システム
- ストレージサービス
- ナレッジマネジメントツール
- マニュアル作成ツール
ツールの活用目的を考慮して、最適なツールを選択しましょう。
ワークフローシステム
ワークフローシステムは、申請書・稟議書・報告書などの書類をデジタル化し、効率的な決裁処理を実現するシステムです。決められた手順に従って処理を進めることで、承認手続きのスピードアップとヒューマンエラーの防止を同時に実現できます。
＞関連記事：ワークフローシステムとは？基本機能と導入効果を紹介
CRM
CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）は、顧客管理を効率化するツールとして多くの企業でDXのために採用されています。
以下のような機能を活用でき、顧客とのリレーションシップ強化に有用です。
- 顧客情報
- 対応履歴の管理
- 消費行動の分析
- メール配信
- セミナーやイベントのスケジューリング
＞関連記事：CRM導入の目的は？企業経営に必要な理由とその効果
Web会議システム
Web会議ツールは、対面や電話での打ち合わせに代わるコミュニケーション手段として普及しています。
ビデオ通話機能により、顔を見ながらの会話が可能で、社内の日常的なコミュニケーションツールとしても便利です。特に2020年以降のテレワーク普及により、不可欠なデジタルツールとして定着しています。
＞関連記事：【2025年版】Web会議システム おすすめ12選を徹底比較！テレワークで大活躍
ストレージサービス
クラウドストレージは、外部サーバーへのデータ保存を可能にし、PCのローカルストレージと変わらない使い勝手で利用できます。
複数人でのデータ共有が容易で、テレワーク環境下での業務効率向上が可能です。また、データ消失に備えたバックアップ機能やセキュリティ機能も強みです。
＞関連記事：【2025年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較（無料あり）各サービスの特徴を紹介
ナレッジマネジメントツール
ナレッジマネジメントツールを使えば、各従業員の知識や経験を組織全体で共有できます。
ベテラン従業員が有するノウハウを共有することで、属人化防止が可能です。また、従業員全体のスキル向上や企業価値の向上、生産性アップにも役立ちます。
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールを使えば、業務プロセス・製品使用方法・安全規程などの文書作成を効率化できます。
テキスト・画像・動画など多様なコンテンツを含むマニュアルを、テンプレートやドラッグアンドドロップ機能を活用して簡単に作成可能です。また、共同作業機能を使えば情報の共有や更新が容易で、従業員のトレーニングや顧客サポートの質的向上にも貢献できるでしょう。
まとめ
クラウドでDXを推進することには、導入コストの少なさや運用負荷の軽減などのメリットがあります。一方で、既存システムとの相性などには注意が必要です。
導入形式はパブリッククラウドなど3種類あり、ツールの種類にはワークフローシステムやマニュアル作成ツールなどがあります。自社でDXを推進する目的を踏まえ、最適なクラウドツールを選びましょう。
「NotePM」を使えば、手軽にDXを推進できます。30日間無料でお試しできるので、自社で取り入れたいとお考えであれば、お気軽にお試しください。
DX推進に役立つクラウド社内Wikiツール「NotePM」
