省人化でビジネスの課題を解決！少人化・省力化との違いやメリットとともに解説

“省人化”

ビジネスにはさまざまな課題があり、解決方法も多岐に渡ります。解決方法で、よく用いられるものの1つが省人化です。省人化により、人材不足や業務品質確保などの課題を解決できますが、初期コストなどデメリットにも注意しなければなりません。

省人化には既存業務の見直しやロボットの導入などの方法がありますが、成功させるには複数のポイントを押さえておく必要があります。また、成功事例を研究することも有効です。

本記事では、省人化と類語の意味・手法・ポイントを紹介します。成功事例も解説するので、自社において省人化で業務課題の解決を図りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

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省人化の意味

省人化とは、業務効率化で人員を減らす取り組みです。機械やシステムによる作業の自動化や業務の無駄を省くことで、人材不足の解決や生産性の向上を目指します。

例えば、レジや問合せ対応の自動化など、省人化の例は多数あります。

省人化と類似の用語は、主に以下の2つです。

少人化
省力化

省人化と比較して意味を理解できるように、順番に詳しく見ていきましょう。

少人化との違い

少人化は、仕事量に合わせて必要な人員数を調整することで、常に最適な人数で業務を行うことです。
例えば、受注量が増えれば人員を増やし、反対に受注量が減れば人員を減らすなど、柔軟な人員配置を行います。

少人化は人員数の増減を行う点で、人員を減らす省人化とは違います。
少人化を実現するためには、事前に業務効率化で省人化を進めておくことが欠かせません。

省力化との違い

省力化とは、業務効率化でより少ない労力で最大の成果を出すための取り組みです。
業務のムダをなくして効率的な作業方法を見つけることや補助機器を導入することで、一人ひとりの作業負担を減らすことが目的です。

省力化は作業負担を減らす点で、人員を減らす省人化とは違います。
省力化により、少ない人数で多くの仕事をこなせるようになるでしょう。

省人化のメリット

省人化のメリットは、主に以下の3つです。

人材不足の解決
生産性のアップ
業務品質の確保

自社の課題を解決するために省人化が有効か考えながら、順番に詳しく見ていきましょう。

人材不足の解決

省人化は、人材不足の解決に役立ちます。IT技術の活用で業務を効率化することで、少ない人数で多くの仕事に対応できるため、人材不足を補うことが可能です。また、業務の負担が軽減されることで、従業員のモチベーション向上やヒューマンエラーの減少にもつながるでしょう。

生産性のアップ

省人化で無駄な作業を省いて効率的な業務体制を構築することで、企業の生産性をアップさせられます。その分、業務を自動化し、少ない人員でより多くの成果を出せるでしょう。

業務品質の確保

省人化でIT技術を活用することで、製品やサービスの品質を安定させられます。
例えば、人の手で行う作業では、体調や経験によって品質にばらつきが生じる可能性があります。産業ロボットを使えば、定型作業を休みなく繰り返すことで常に一定の品質で製品製造が可能です

省人化のデメリット

省人化はメリットだけではありません。省人化のデメリットは、主に以下の2つです。

初期コストの必要性
DX人材が不可欠

省人化を推進したいのであれば、これらのデメリットをできるだけ早く克服しましょう。

初期コストの必要性

省人化に伴いロボットやツールなどを導入するケースがほとんどで、それには初期コストとして多額の費用が必要になるケースも珍しくありません。そのため、省人化による効果と初期投資を比較し、費用対効果を十分に検討しましょう。

DX人材が不可欠

省人化を実現するには、多くの場合、新しい機械やソフトウェアの導入が必要です。
また、それらを扱えるDX人材も必要になります。DX人材とは、デジタル技術に精通してそれを使いこなせる人材です。

DX人材が不十分であれば、アウトソーシングするか、採用・人材育成で確保しましょう。

省人化の手法

省人化の手法は、主に以下の4つです。

既存業務の見直し
業務の標準化
業務分担の見直し
ロボットの導入

自社でできる手法から、まずは始めてみましょう。

既存業務の見直し

省人化を行うには、まず現在の業務を徹底的に分析する必要があります。各作業の目的や手順を細かく洗い出せば、無駄な作業や改善点が見えてくるでしょう。この分析を通じて、自動化・簡素化すべき業務を特定しましょう。

業務の標準化

省人化のため業務効率化を実現するには、業務を標準化して作業手順を統一し、誰でも同じように作業できる仕組み作りが必要です。

そのために、マニュアルや作業手順書の作成をおすすめします。業務の標準化により、作業ミスを減らし品質の安定化が図れます。標準化や文書化は成果がわかりにくい項目ですが、評価する仕組みを作って全社的に標準化を推進しましょう。

＞関連記事：業務の標準化ってなに？進め方を10ステップで徹底解説

業務分担の見直し

業務分担とそれに伴う人員配置も、省人化につながります。なぜなら、各人のスキルや業務内容を踏まえて、最適な業務分担・人員配置を行うことで業務効率の最大化が実現できるからです。

業務全体を考慮して、どの業務にどの人員を配置すれば業務の品質を確保しつつ作業時間を最も短縮できるか、検討しましょう。

ロボットの導入

単純作業や重労働などは、長時間負荷が大きい作業に対応できるロボットに任せることで、人の手だけで行うよりも効率化が図れます。

また、IoTやAIでデータ収集や分析を自動化すれば、事務作業やデータ分析などの作業を早く・ミスなく実行できます。その分、意思決定など人間でないと困難な業務に人材を配置できるでしょう。

＞関連記事：RPAツール導入前に知っておきたいメリット・デメリット

省人化の成功事例

省人化の成功事例として、以下の3つを紹介します。

飲食チェーン店A
メーカーB
アパレル業界C

自社の省人化を進める際は、是非参考にしてください。

飲食チェーン店A

飲食チェーン店Aは通信会社と連携し、AIで店舗売上をリアルタイム予測する実証実験を行いました。この実験は、人口統計データや気象データから将来の売上を予測し、シフト作成や人員配置の最適化を図るものです。

実験の結果、従来の予測方法より予測精度が大幅に向上し、人件費削減やサービス品質向上につながりました。この技術は、飲食業界以外の小売業などにも応用できると期待されています。今後、店舗運営の効率化に貢献することを目指しています。

メーカーB

メーカーBのCSセンターでは、顧客からの問合せ対応をより円滑にすべくチャットボットを導入しました。従来は電話による問合せが中心でしたが、チャットボットを導入したことで電話からの問合せ割合が約半分に減少しました。代わりに、チャットボットによる自己解決が大幅に増加したのです。

営業担当者からは、外出先などでもスマートフォンから手軽に利用できる点が好評です。チャットボットは、FAQ検索のように複数のステップを踏まずにワンクリックで必要な情報にアクセスできる点が、顧客の利便性向上に寄与しています。

＞関連記事：チャットボットとは？種類と基本機能を徹底解説！

アパレル業界C

アパレル業界Cでは、AI活用の自動採寸アプリでレンタルユニフォーム事業の効率化を実現しました。これまで人の手で行っていたサイズ測定を自動化することで、ヒューマンエラーによるサイズ違いやそれに伴う返品・交換などのトラブルが大幅に減少しました。

その結果、業務効率の向上やコスト削減を実現しています。

省人化のポイント

省人化のポイントは、主に以下の3つです。

目的の設定
費用対効果の確認
運用保守の徹底

ポイントを確実に押さえて、省人化を成功させましょう。

目的の設定

省人化を進める前に、まず省人化の目的や具体的な目標を設定しましょう。こうすることで効率化する業務や導入するツール、さらにはツールを活用する業務範囲などが明確になります。

費用対効果の確認

省人化を実行するためには、機械やソフトウェアなどの導入コストがかかることがほとんどです。そのため、省人化に伴うコストと効果を比較し、コストに十分に見合った効果を見込めるか検討しましょう。

運用保守の徹底

省人化の施策やツールを導入しただけで終わりにせず、定期的なメンテナンスや運用状況の確認を行いましょう。効果測定の結果や業務の変化に合わせて省人化施策やツールの改善を行うことで、より成功に近づきます。

まとめ

省人化は業務効率化で人員を減らす取り組みで、少人化や省力化とは手法が違います。省人化によって生産性アップや業務品質確保などの効果を期待できます。手法は、業務の標準化や業務分担の見直しなどです。

省人化に取り組む前に、目的を明確に定めましょう。また、費用対効果の確認や運用保守の徹底もポイントです。

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