こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
給与明細の発行は、従業員がいれば必ず行わなければならないバックオフィス業務の1つですが、負担を感じている方もいるかもしれません。特に、給与明細を紙に印刷して従業員1人1人に配布することは、従業員の数が多かったり、外出する従業員が多かったりする場合は、業務の負荷が大きいものになります。そこで役立つのが、給与明細電子化です。給与明細電子化により、給与明細の作成・配布を行うことが容易になり、業務効率化につながっています。
そこで今回は、給与明細電子化の意味やメリットなどを解説した上で、おすすめの給与明細電子化システムを12選紹介します。
目次
給与明細電子化のおすすめを理解するための基礎知識
ここでは、給与明細電子化の基礎知識を3つ解説します。
- 給与明細電子化の意味
- 給与明細電子化システムの代表的機能
- 給与明細電子化システムのメリット・デメリット
それでは、1つずつ解説します。
給与明細電子化の意味
基礎知識の1つ目は、給与明細電子化の意味です。
給与明細電子化は、毎月従業員に配布する給与明細を、紙ではなくデジタルで配信・閲覧できるようにすることです。給与計算システムと連携して電子化することがほとんどで、賞与計算や源泉徴収票などの電子化も可能です。
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給与明細電子化システムの代表的機能
基礎知識の2つ目は、給与明細電子化システムの代表的機能です。ここでは、以下の6つを解説します。
- 給与ソフトのデータ取り込み
- 給与明細作成
- 過去の給与等データ閲覧
- 帳票カスタマイズ
- メール・Webによる給与明細配信
- 給与・賞与等への対応
それでは、1つずつ解説します。
給与ソフトのデータ取り込み
機能の1つ目は、給与ソフトのデータ取り込みです。給与ソフトと連携させることで、給与ソフトデータを取り込んで給与明細作成などを効率的に行えます。
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給与明細作成
機能の2つ目は、給与明細作成です。給与計算結果を元に、簡単に明細を作成できます。特に、給与明細の作成に時間がかかっている場合は、給与明細作成機能を有効活用しましょう。
過去の給与等データ閲覧
機能の3つ目は、過去の給与等データ閲覧です。一度発行した給与データを、紙とは異なりいつでも過去にさかのぼり閲覧できるので、確定申告などのデータ整理の手間を省くことができます。また、過去のデータを閲覧することが容易になるため、従業員のデータ管理も効率的になります。
帳票カスタマイズ
機能の4つ目は、帳票カスタマイズです。会社によって、独自に給与明細に表示したい項目が存在するケースもあるかもしれません。Web給与明細の帳票カスタマイズ機能を使えば、その場合でも柔軟に対応可能です。
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メール・Webによる給与明細配信
機能の5つ目は、メール・Webによる給与明細配信です。給与明細をメールやWeb上で配信することで、印刷せずとも給与明細を従業員に渡せます。
給与・賞与等への対応
機能の6つ目は、給与・賞与等への対応です。給与だけでなく、賞与や源泉徴収票に対応しているシステムを選べば、年末調整を含めて一層効率的な運用が可能になります。
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給与明細電子化システムのメリット・デメリット
基礎知識の3つ目は、給与明細電子化システムのメリット・デメリットです。それぞれ以下に解説します。
メリット
1つ目は、給与明細電子化システムのメリットです。以下のとおり、表にまとめました。
| メリット | 詳細 |
| 印刷・配布コストの削減 | 給与明細を電子データで配布する分、印刷・配布コストを削減 |
| 給与データ管理の簡便化 | 給与明細を電子データで管理できるため、明細書紛失のリスクを軽減できる。 |
| どこでも給与明細を確認可能 | PCやモバイル端末から、給与明細を確認可能になる。 |
デメリット
2つ目は、給与明細電子化システムのデメリットです。以下のとおり、表にまとめました。
| デメリット | 詳細 |
| 従業員との合意が必要 | 全従業員に合意を得ることが必要。紙での配布を希望する従業員がいる場合、印刷コストなども要確認。 |
| 情報漏えいのリスク | システムを活用する以上、どんなにセキュリティが強固でも情報漏えいリスクはゼロにできない。 |
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給与明細電子化システムの選び方
ここでは、給与明細電子化システムの選び方を4つ解説します。
- 導入目的の明確化
- 使える機能の確認
- 導入時注意点の確認
- 料金・価格相場の確認
それでは、1つずつ解説します。
導入目的の明確化
1つ目は、導入目的の明確化です。主な導入目的とその場合のおすすめシステムの特徴について、以下にまとめました。
| 導入目的 | その場合のおすすめシステムの特徴 |
| 給与明細をオンライン発行できればよい | シンプルでWeb明細の発行に特化したシステム |
| 給与計算から明細発行まで一気通貫で実施 | 勤怠管理や給与計算システムと連携できるシステム |
| 人事・労務管理を含め、バックオフィス業務全体の負担を軽減 | 入社手続きや年末調整、源泉徴収票発行など幅広く対応できるオールインワン型 |
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使える機能の確認
2つ目は、使える機能の確認です。システムによって、使える機能は大きく異なります。主な機能は以下のとおりで、導入目的も考慮して必要な機能を洗い出しておきましょう。
| 機能 | 詳細 |
| アカウント管理 | 従業員ごとにアカウント発行・管理 |
| Web給与明細発行 | Web上で給与明細の発行・管理 |
| 帳票 | 帳票のカスタマイズ・作成 |
| 給与・賞与計算 | 給与・賞与の自動計算 |
| 法定控除項目自動計算 | 健康保険料・介護保険料・厚生年金・雇用保険料・所得税などの自動計算 |
| 労務管理 | 人事・労務に必要な情報を管理 |
| 年末調整・源泉徴収票の発行 | 年末調整申告書や源泉徴収票をオンライン発行 |
| 安否確認 | 緊急時に従業員の安否確認 |
| アンケート | 社内アンケートを収集 |
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導入時注意点の確認
3つ目は、導入時注意点の確認です。以下の3点には、特に注意しましょう。
| 注意点 | 補足事項 |
| ユーザーへの承諾 | 給与明細の電子化・配布に関して、事前に従業員の承諾を得ておく |
| システム連携 | 既存システムと連携できれば便利 |
| セキュリティ対策 | 暗号化通信やアクセス制限など、セキュリティ機能の有無を確認 |
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料金・価格相場の確認
4つ目は、料金・価格相場の確認です。料金は、月額固定費用タイプか月額従量課金タイプのどちらかがほとんどです。想定される利用者数や利用量を踏まえ、どの程度の料金になるかシミュレーションしておきましょう。また、月額従量課金タイプであれば、初期費用も確認しておきたいところです。また、詳細は見積を取ってもよいでしょう。
給与明細電子化システムのおすすめ12選
ここでは、おすすめの年給与明細電子化システムを12選紹介します。
- SmartHR
- オフィスステーション
- マネーフォワードクラウド給与
- ジョブカン給与計算
- やよいの給与計算オンライン
- ジンジャー給与
- PROSRV
- Pay-Lock
- 奉行Edge給与明細電子化クラウド
- ポケット給与
- クラウドハウス労務
- freee人事労務
それでは、1つずつ紹介します。
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SmartHR
SmartHRは、株式会社SmartHRが提供するクラウド人事労務ソフトです。給与計算機能も有し、給与明細電子化にも役立ちます。これにより、書類の作成・配布にかかる人的・金銭的コストの削減が可能です。また、給与明細の配布は従業員ごとに配布されるため、書類の受け渡しミスを減らせる上、過去の給与明細にさかのぼり閲覧・再発行もできます。明細に記載する項目数は上限がないので、組織独自の迷彩があっても安心です。
SmartHRの特徴
- 40以上の外部サービスと連携可能
- 初期導入費用・サポート費用が無料
- 15日間無料トライアル
URL: https://smarthr.jp/
オフィスステーション
オフィスステーションは、株式会社エフアンドエムが提供するアラカルト型人事労務クラウドソフトです。給与明細サービスを使えば、Web上で給与明細の作成・発行が可能になります。ホームページでは、サービス紹介資料だけでなくコストカットシミュレーションもできるので、導入を検討する際には行ってみましょう。PCだけでなくモバイル端末からも閲覧できるので、外出が多い、もしくはリモートワークの従業員がいても安心です。
オフィスステーションの特徴
- 利用社数30,000超
- 継続率99.3%
- 最大30日間の無料トライアル
URL: https://www.officestation.jp/
マネーフォワードクラウド給与
マネーフォワードクラウド給与は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド給与計算システムです。Web給与明細や支給額・控除額計算の自動化など、給与計算の効率化を実現する機能を多数有します。特に、クラウド型なのでインターネット環境があればいつでもどこでも接続可能で、リモートワークの従業員にとっては使いやすいツールと言えるでしょう。詳細な使い方は、サポートサイトも参考にしてみてください。
マネーフォワードクラウド給与の特徴
- 様々な勤怠管理・労務管理ソフトと連携可能
- メール、チャットサポートは無料
- 個人であれば1ヶ月無料トライアル可能
URL: https://biz.moneyforward.com/payroll/
ジョブカン給与計算
ジョブカン給与計算は、株式会社DONUTSが提供するクラウド給与計算システムです。給与明細電子化など、給与に関するさまざまな業務を実施できます。社労士監修で、実際に給与計算担当者の声も反映させて開発しているため、かゆいところに手が届く機能が豊富であることも自慢です。また、ジョブカンには労務管理など姉妹シリーズも多数存在するので、姉妹シリーズと連携させればより便利に使えるでしょう。
ジョブカン給与計算の特徴
- シリーズ累計導入実績200,000社以上・有料利用ユーザー数300万人以上
- メディア掲載実績多数
- 30日間の無料トライアル
URL: https://payroll.jobcan.ne.jp/
弥生のクラウド給与サービス
弥生のクラウド給与サービスは、弥生株式会社が提供するクラウド給与サービスです。事業規模や年末調整の外注の有無に応じ、弥生給与Nextとやよいの給与明細Nextを使い分けてください。給与計算から年末調整まで一通りの業務を実施でき、もちろん給与明細の電子化にも役立ちます。全国12,000以上の会計事務所ともパートナーシップを結んでいるため、多くの会計事務所も認めるほど優れたサービスとも言えるでしょう。
弥生のクラウド給与サービスの特徴
- 登録ユーザー数シリーズ累計310万人突破
- サポート満足度90%超
- 無料体験版が使える
URL: https://www.yayoi-kk.co.jp/kyuyo/
ジンジャー給与
ジンジャー給与は、jinjer株式会社提供の給与計算システムで、給与明細の発行も可能です。操作画面の使いやすさを追求し、ITシステムの操作に自信がない方でも、簡単に使えるユーザーインターフェイスを作り上げました。また、従業員ごとに細かく給与体系や計算式を設定できるので、給与体系が異なる従業員が多数在籍する場合でも安心して使えます。クラウド型なので、いつでもどこでも使えて、自動アップデートをしてくれる点もメリットです。
ジンジャー給与の特徴
- ホームページより資料のダウンロードが可能
- 姉妹製品と連携させればより便利に使える
- 1ヶ月間無料トライアル
URL: https://hcm-jinjer.com/payroll/
PROSRV
PROSRVは、三菱総研DCS株式会社が提供する人事給与システム・アウトソーシングサービスです。クラウド型人事給与システム「PROSRV on Cloud」をベースとして、年末調整などのスポット事務サービスや、月例事務アウトソーシングサービスも提供しています。サービスごとの専門マニュアルや動画の操作マニュアル、さらには専任スタッフによる電話サポートなどを受けられる点も、安心材料です。
PROSRVの特徴
- 約2,000社の導入・月間55万人の処理実績
- 定期的にウェビナーを開催
- 料金は見積もりで決定
URL: https://www.dcs.co.jp/solution/bpo/
Pay-Lock
Pay-Lockは、株式会社ブレインコンサルティングオフィスが提供するWeb給与明細システムです。簡単に給与明細を電子化できるので、紙の給与明細を作成するより時間やコストを節約できます。また、給与明細データの保存も可能なので、再発行が容易な上に紙データではないため流出も防げます。興味があれば、まずはホームページで問い合わせてみましょう。
Pay-Lockの特徴
- 給与CSVをアップするだけで給与明細を作成可能
- 役立つセミナーやDVDも用意
- 効果を知りたい場合は導入事例が参考になる
URL: https://www.psrn.jp/service/pay-look/
奉行Edge給与明細電子化クラウド
奉行Edge給与明細電子化クラウドは、株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供するクラウド型給与明細電子化サービスです。給与明細の電子化を実現させることで、PCやスマートフォンなどで簡単に給与明細を確認できる上に、過去3年分まで保存できるため、給与明細の紛失対策にも使えます。また、全てのデータを暗号化で保護し、24時間365日運用監視を行うなど、セキュリティ体制も強固です。
奉行Edge給与明細電子化クラウドの特徴
- アップデートコストはゼロ
- 姉妹製品も豊富
- まずはホームページのオンラインデモを参考に
URL: https://www.obc.co.jp/bugyo-edge/payment
ポケット給与
ポケット給与は、株式会社ICSソリューションズ提供の給与明細配信クラウドサービスです。既存の給与システムからデータを取得すると、ポケット給与が給与明細を作成して、従業員への配信まで行ってくれます。また、過去2年分の明細を閲覧し、PDFダウンロードもできるので、確定申告などでも安心です。興味があれば、まずはホームページで資料をダウンロードしてみてください。
ポケット給与の特徴
- 給与明細フォームを1から作成可能
- 明細受け取り方法は12種類
- WAFやIPアドレス制限など、セキュリティ対策も充実
URL: https://www.ics-solutions.co.jp/contents/pocket/
クラウドハウス労務
クラウドハウス労務は、株式会社Techouseが提供するセミオーダー型・クラウド業務⽀援サービスです。ペーパーレスで給与明細発行など労務業務を実施できる上、従業員の一元管理もできます。また、蓄積したデータを活用すれば、人事戦略の改善にもつながるでしょう。導入時にはヒヤリングで最適な形でカスタマイズしてくれるので、興味があればまずは一度ご相談ください。
クラウドハウス労務の特徴
- ホームページに役立つホワイトペーパーを多数用意
- ISMSの国際規格 ISO27001を認証取得
- まずは無料相談を活用
URL: https://jp.cloud-house.com/service/workforce/
freee人事労務
freee人事労務は、freee株式会社が提供する人事労務クラウドです。給与明細電子化を含め、労務事務に関するあらゆる業務をこれ1つで実行できます。よって、ミスや作業時間を大幅に減少させられる上、ペーパーレス化にもつながります。導入アドバイザリーや習熟コンテンツなど、導入・定着に向けたサービスも充実しているので、導入に不安を感じている方も安心です。
freee人事労務の特徴
- AndoridやiOSのアプリも使える
- 国際認証 TRUSTe 取得
- まずは無料でアカウント作成
URL: https://www.freee.co.jp/hr/
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まとめ
今回は、給与明細電子化の意味やメリットなどを解説した上で、おすすめの給与明細電子化システムを12選紹介しました。給与明細電子化を行うことで、給与明細の印刷・配布コストを削減できる上、どこでも給与明細データにアクセスできるメリットがあります。一方で、情報漏えいには留意しなければなりません。給与明細電子化システムは多数存在しますが、導入目的を明確にして、必要な機能を有しているか確認しましょう。その際、無料トライアルが使えれば実際に使い勝手を試したいところです。まずは、今回紹介した12選から検討を始めてみてはいかがでしょうか。
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