こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
座席予約システムを導入する際は、取り入れるメリットや活用できる具体的な機能、選び方のポイントなどを理解する必要があります。実際に、フリーアドレス化を進めるにあたって、座席予約システムを取り入れるか迷っているという企業もあるのではないでしょうか。
そこで今回は、座席予約システムの概要やメリット、機能などを解説したうえで、おすすめの座席予約システム10選を紹介していきます。
まずは、座席予約システムについて十分に理解を深めたうえで、どのような機能のサービスが自社に向いているのか見極めていきましょう。
目次
座席予約システムとは？
座席予約システムは、オンラインで気軽に座席予約ができるシステムを指します。座席をIoT化することで、受付担当者とのやり取りなどを省いたうえでスムーズに座席予約ができるようになることが大きなメリットです。
昨今は企業のオフィスにおいても、フリーアドレスの積極的な導入は大きなトレンドとなっています。しかし、座席の自由度が高まれば、その反面、座席予約がうまくいかなくなるという課題が生じます。必要なタイミングで適切な数の座席を確保するという調整がしづらいことも、重大な問題点の一つです。そこで近年注目を集めているのが、座席予約システムになります。具体的な機能やメリットについては後述しますが、座席予約システムを活用すればオンライン環境を通じて必要な座席数の確保が可能になり、適切なタイミングでの座席確保がスムーズになります。
関連記事：【2024年版】会議室予約システム おすすめ9選を徹底比較！
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座席予約システムのメリット
ここでは、座席予約システムのメリットについて解説します。
- 座席の確保・管理の効率化
- 必要な相手に即時アクセス可能
- 出社状況の把握が容易
それでは、1つずつ解説します。
座席の確保・管理の効率化
座席予約システムを採用すれば、必要な座席の確保や管理が効率的になります。
座席を探すというプロセスに時間と手間をかける必要がなくなるため、重要なコア業務の生産性向上にも期待できるでしょう。座席を確保できない・うまく見つけられないことで感じるストレスもありません。座席一つひとつのステータスがわかりやすくなれば、座席の使用状況も分散しやすくなるため、ほどよいパーソナルスペースの確保にもつながるでしょう。快適な業務環境の整備にも寄与するため、フリーアドレスならではの良さを十分に感じながら、社員それぞれが仕事に集中しやすくなる仕組みにつながります。
必要な相手に即時アクセス可能
座席予約システムでは、座席についている人の検索・管理も効率的になるため、コミュニケーションを取りたい相手にすぐにアクセスできる利便性もあります。
座席予約システムでできることはさまざまありますが、便利な機能の一つに、検索機能が挙げられます。誰がどの座席を使っているのか検索によってすぐにわかるようになるため、所在確認がスムーズになるのが大きなメリットです。さらに機能・サービスの充実している座席予約システムなら、システムを通じてメッセージを送信したり共有事項を残したりすることもできます。必要なタイミングで必要な相手にすぐアクセスできることも業務効率化には大きく貢献するでしょう。
出社状況の把握が容易
座席予約システムを取り入れれば、社員の出社状況をすぐに把握できます。座席の使用状況などから出社・在籍の状態がわかるため、その後のやり取りの利便性がアップするのが利点です。
さらに座席管理システムは、タイムカード機能を兼ね備えていることも多いです。座席確保と勤怠の両方をまとめて管理できるため、そのような点でも業務効率アップにはつながるといえます。なぜなら、フリーアドレスを取り入れたことで出社や在籍状況が把握しづらくなり、かえって業務効率に支障が出たというケースは珍しくないからです。ワークスタイルの自由化は、このように管理者の状況把握に対して、しばしば課題をもたらします。そのため、フリーアドレスによるワークスタイルの自由化と管理の効率化の両方を取るなら、座席管理システムの導入には大きなメリットがあるといえるでしょう。
座席予約システムの種類
ここでは、座席予約システムの種類について解説します。
- 多機能型
- 座席管理特化型
それでは、1つずつ解説します。
多機能型
座席管理システムの種類1つ目は、さまざま機能を複合的に兼ね備えている多機能型システムです。多機能型の座席管理システムには、座席予約機能のほかに、たとえば以下のような機能が含まれます。
・会議室予約
・スケジューラー
・備品管理
・タイムカード（勤怠管理）
多機能型の座席管理システムを取り入れれば、座席予約だけでなくさまざま場面で業務を効率化できるでしょう。会議室や備品の使用状況などが見える化されるため、「使えるかどうか確認する」などの行程に必要以上に時間・手間をかけることがなくなります。
また、前述のとおりタイムカード（勤怠管理）を兼ね備えた座席予約システムにも注目したいところです。フリーアドレス・テレワークでも勤怠状況がすぐに把握できるため、新しい働き方ならではの使い方ができるといえます。
座席管理特化型
一方で、座席管理特化型の座席予約システムは、その名の通り座席予約や管理、検索などの機能に特化しているシステムです。座席に関わる機能のみを搭載しているため、シンプルで使いやすいのが大きな利点です。
しかし、メンバー一人ひとりのプロフィールや写真を登録できたり、伝言機能があったり、ランダムで席を予約できる機能があったりと、座席管理特化型のシステムでも利用できる機能・サービスはさまざまあります。座席予約・管理・所在把握などに大きく役立つことは間違いないでしょう。
そのため、多機能型とできることをよく比較したうえで、自社に合ったタイプの座席予約システムを採用することが大切です。
座席予約システムの機能
ここでは、座席予約システムの機能について解説します。
- 座席予約
- チェックイン
- ユーザー検索
- カレンダー連携
- 利用履歴分析
それでは、1つずつ解説します。
座席予約
座席予約システムの基本的な機能の一つが、座席予約の機能です。フリーアドレスの職場環境において、席の効率的な確保は重要なポイントになるため、システムにログインすることで、オンラインで簡単に席の予約ができるようになります。
多くの場合はフロアレイアウトの中に表示された座席を確認しながら、好きな座席を選んで予約する仕組みです。レイアウトやほかの席の使用状況などもチェックしつつ予約できるため、一か所に予約が集中してしまうなどの不便さは生まれにくくなります。Web上での予約になるため、通勤中・移動中に席を確保することで、出社後に席が見つからないと困る心配もありません。
チェックイン
座席予約システムにおけるチェックインの機能も、基本的な機能の一つです。チェックインとは確保した座席・デスクの利用開始手続きのことを指しており、座席予約システムでは予約→チェックインといったかたちで席利用の工程を効率化させてくれます。
チェックイン方法は製品によってさまざまなタイプが見られますが、スマホやICカードを使ってタッチするシステム、QRコード読み取りなどが一般的です。現代ならではのやり方で簡単にチェックインを済ませられるため、誰でも直感的に利用になじんでいけるのが特徴です。
ユーザー検索
座席予約システムでは、ユーザー検索も可能です。ユーザー検索の機能では、どのメンバーがどのデスク・座席を利用しているのか、検索によって把握できるのが特徴です。
検索機能を活用すれば、出社状況や所在がわかるため、それぞれとのやり取りもスムーズになります。「どこで何をしているのかわからず、コミュニケーションが遅延した」などの問題も起こりにくくなるでしょう。システムによっては、会議中・休憩中などのステータス切り替えも可能です。
カレンダー連携
座席予約システムには、カレンダー連携の機能もあります。カレンダーやタスク管理などの外部システムと連携できれば、カレンダー・タスクに登録した内容を座席予約システムに反映させることができます。
これにより、誰が今どこにいて、その人は今日どんな予定なのかなどをスムーズに把握できるようになる仕組みです。大勢の社員が行き来する職場環境には、このような可視化による管理が欠かせません。
利用履歴分析
座席予約システムには、分析機能も搭載されています。たとえば基本的な分析機能としては、利用履歴分析があります。
利用履歴分析では、座席の利用回数や頻繁に利用された時間帯などの集計を取ることができます。もちろんデータはメンバー別などの分類で集計することも可能で、たとえば感染症の影響について調べたいときには有効活用できるでしょう。何らかの問題が発生した際に、「〇時に△△のデスクを利用していた社員」などの割り出しもできる仕組みです。
座席予約システムの選定ポイント
ここでは、座席予約システムの選定ポイントについて解説します。
- 予約機能の種類
- 操作性が優れている
- フロア図の反映可否
- 出社状況の把握可否
- サポート体制の有無
それでは、1つずつ解説します。
予約機能の種類
座席予約システムを取り入れるときは、まず、予約機能の種類に目を向けましょう。予約機能は座席予約システムのベースとなる機能ですが、予約方法や具体的な予約パターンなどはシステムによって異なります。
たとえば何分単位での予約ができるのか、予約は何か月先までできるのかなどのポイントは、予約機能を選ぶうえで重要となります。特に社員の多い職場、頻繁に商談などでブースを活用する職場は、2〜3か月先の予約にまで対応しているシステムのほうが活用しやすいでしょう。多くのメンバーが利用する場合は、予約数の上限にも注意が必要です。
操作性が優れている
座席予約システムを選ぶときは、操作性のわかりやすさもチェックしましょう。座席予約システムはより多くのユーザーがログインして利用するもののため、誰でもわかりやすい操作性であることが重要です。
直感的に利用でき、操作方法に困りにくい座席予約システムであれば、ITシステムに苦手意識がある人でも自然となじめるでしょう。また、使いやすいシステムならデータの取り方に不便さを感じたり、座席予約で問題が発生したりすることも防げます。
フロア図の反映可否
座席予約システムを取り入れるときは、フロア図の反映可否もしっかりチェックしたいところです。フロア図から座席予約に入れれば、どの位置にあるデスクなのか事前に把握したうえで予約できるため、フリーアドレスならではの良さを活かせます。
その際にフロア図の変更が頻繁にあるオフィスは注意しましょう。頻繁に変更作業が必要になると、その分タスクが増えるからです。最終的な管理工数を考えたうえで、自社に合う座席予約システムを導入しましょう。
出社状況の把握可否
座席予約システムを取り入れるときは、出社状況の把握可否についてもチェックしておきましょう。出社状況のわかる座席予約システムなら、移動やリモートワークが多い職場環境などでも、管理者は出社状況を把握しやすくなります。
そのためにはチェックイン・チェックアウトの機能を搭載したもの、タイムカード機能を兼ね備えるものが望ましいでしょう。ただし勤怠管理×座席予約システムを組み合わせた製品は、より機能が複雑になる可能性があるため、取り扱えるかどうかも含めて精査が必要です。
関連記事：リモートワークで重要な勤怠管理システムの基本・導入のポイント・おすすめITツールまで解説 https://notepm.jp/blog/8682
サポート体制の有無
座席予約システムを導入するときは、サポート体制の有無をよく調べることも重要といえます。電話サポートなどの細かいサポートサービスがあれば、トラブルが起きたときもすぐに対処できます。
反対に最低限のサポートしかついていないシステムを取り入れる場合は、ちょっとしたトラブルには自分たちで対処しなければなりません。サポートが少ないプランは比較的安価ですが、その分、導入やトラブル時には困りやすいことも理解しておきましょう。
座席予約システムおすすめ10選
ここでは、座席予約システムおすすめ10選について解説します。
- Acall
- Colorkrew Biz
- ZAiSEKI
- Suwary
- WORK AGILE
- せきなび
- セキメル
- YourDesk
- OFFTICKET
- SEKIDOKO
それでは、1つずつ解説します。
Acall
Acallは、座席の利用状況・予約状況を気軽かつリアルタイムでチェックできる座席予約システムです。直感的に操作できるシステムUIが魅力的で、操作に慣れていない人でも比較的簡単に操作できるのがメリットです。ログ機能を活用すれば、より働きやすいオフィスのフロアレイアウトづくりにつながります。業務効率化やコスト削減には大きく貢献するでしょう。スマホで予約しスマホ（※QRコード）でチェックインできるため、誰でも利用しやすいのが魅力です。
Acallの特徴
- 直感的に操作できるUIで使い方に慣れやすい
- ログ活用機能でオフィスの最適化に貢献
- スマホで予約してスマホでチェックイン
URL: https://www.workstyleos.com/solutions/hoteling/
Colorkrew Biz
Colorkrew Bizは、座席管理サービス利用者数No.1の実績を持つ人気システムです（※日本マーケティングリサーチ機構調べ）。多機能型の座席予約システムのため、基本的な座席予約機能はもちろんのこと、ほかにはカレンダー連携機能・ロッカー管理・備品管理などさまざまな機能を活用できます。600社以上に導入実績を持つため、まずは人気のシステムから試してみたいと考えているときにはぴったりです。QRコードとアプリですぐに導入準備が整うため、生産性向上に貢献できます。
Colorkrew Bizの特徴
- 600社以上に導入実績あり
- カレンダー連携機能によりタスク管理がスムーズに
- ロッカーや備品管理でも活用可能
URL: https://colorkrewbiz.com/?source=portal_top
ZAiSEKI
ZAiSEKIは、座席状況確認や行動予定共有などの機能を活用できるシステムです。30名までは無料で利用できるため、比較的小規模な職場環境ではお試し感覚で始められます。導入実績9,000件を突破したシステムでもあるため、人気度の高さも十分です。無料のプランでも基本的な座席管理のシステムは活用できるため、業務効率化には十分につながると期待できます。登録を済ませればすぐ導入できるのも嬉しいポイントです。
ZAiSEKIの特徴
- 9,000件以上の導入実績あり
- 30名までなら基本的な機能は無料で活用可能
- 即日で簡単に導入できる
URL: https://zaiseki.jp/
Suwary
Suwaryは、デスクをIoT化し座席予約・管理を効率化する座席予約システムです。フリーアドレス化を進めるにはぴったりのシステムで、誰でも使いやすいように設計されたアプリが魅力的です。チェックインはスマホをかざすだけで簡単にでき、その他の複雑な操作は不要です。利用履歴を分析できる機能もあり、オフィスレイアウトの改善に大きく役立ちます。
Suwaryの特徴
- 使いやすさが魅力のアプリ設計
- 利用状況分析が業務効率化に役立つ
- スマホをかざすだけで簡単にチェックイン可能
URL: https://kagu.plus.co.jp/suwary/
WORK AGILE
WORK AGILEは、低コストで手軽に始められるのが魅力の座席管理システムです。初期費用は0円で始められるため、導入にあたってのハードルが非常に低いのが利点です。もちろん登録後は数分で職場に取り入れられます。レポート機能を活用すれば、オフィス改善のPDCAを高速化できます。レイアウトをより使いやすく変更したり、オフィス利用ルールを改善したりできるため、さまざまなビジネス課題の解決につながります。必要に応じてOutlookやGoogleカレンダーなどとの連携も可能です。
WORK AGILEの特徴
- 初期費用0円ですぐに始められる
- レポート機能を活用すればオフィス改善のPDCAを高速化できる
- 外部サービスとの連携も可能
せきなび
せきなびは、1万人以上のユーザーがビジネス効率化のために活用している座席管理システムです。さまざまなデバイスからアクセス可能なため、それぞれのワークスタイルに合わせて活用できます。シンプルで覚えやすい操作性が魅力のため、導入するうえで使い方に困りにくいのがメリットです。合わせてカスタマーサポートも充実しており、必要に応じて活用できます。
せきなびの特徴
- 1万人以上のユーザーが利用する座席管理システム
- さまざまなデバイスからアクセス可能
- シンプルで覚えやすい操作
URL: https://humap.asmarq.co.jp/sekinavi/
セキメル
セキメルは、フリーアドレス化に役立つ座席予約システムです。自社の運用に合わせて機能をオーダーメイドできるため、導入前はどのような活用方法が合っているのか相談できます。多機能型の座席管理システムとしてさまざまな機能を活用できるため、多くの機能を取り入れることで業務効率化につなげたい企業におすすめです。ソーシャルディスタンスを確保した座席制限も可能なため、感染症対策にも役立ちます。
セキメルの特徴
- 運用方法に合わせて機能をオーダーメイドできる
- ソーシャルディスタンスを確保した座席制限も可能
- タイムカード機能も活用可能
YourDesk
YourDeskは、フリーアドレスやテレワークの一元管理に役立つ座席予約システムです。直感的でわかりやすい画面レイアウトのため、ユーザビリティに優れており、誰でもすぐに操作になじめます。Googleカレンダーとの連携も可能なため、スケジューラ共有やタスク管理にも役立ちます。QRコード読み取りやPCを利用すれば予約なしでのダイレクトチェックインも可能なため、状況に応じた座席利用を効率化してくれます。
YourDeskの特徴
- 直感的でわかりやすい画面レイアウト
- Googleカレンダーと連携できる
- QRコードやPCによるダイレクトチェックインも可能
OFFTICKET
OFFTICKETは、手軽にサブスクリプションで利用を始められる座席予約システムです。初期費用もかからないため、フリーアドレス・リモートワーク推進に大きく役立ちます。固定席の指定やランダム席予約、半日・時間帯予約などさまざまな予約機能があるため、ケースバイケースで予約機能をフル活用できます。ユーザー単位ではなく座席単位での料金になるため、他社よりも比較的リーズナブルに運用が可能です。
OFFTICKETの特徴
- サブスクリプションで手軽に導入できる
- さまざまな座席予約のパターンあり
- 座席単位の料金のためユーザー単位よりリーズナブル
SEKIDOKO
SEKIDOKOは、空席やメンバーの出社状況をスムーズに把握できる座席予約システムです。予約は2週間先まで可能で、必要に応じてユーザー検索も可能です。着席や離席、退社などのステータス表示もわかりやすいため、社員の状況をすぐに把握できるのが利点です。フロア図面を活用して簡単にレイアウトを作成できるため、レイアウト変更があったときも自由に変更手続きを済ませられます。
SEKIDOKOの特徴
- 誰がどこにいるのかすぐに把握できる
- わかりやすいステータス表示で社員の状況を見える化
- 簡単に作成できるフロア図
URL: https://www.jeis.co.jp/product/sekidoko/
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まとめ
座席予約システムは、フリーアドレスやリモートワーク（テレワーク）などの新しい働き方を推進するうえで、重要な役割を果たします。自由度を高めて集中しやすい職場環境を作るには、それに合ったシステムが必要なため、座席予約・管理に課題を感じているときは積極的に座席予約システムを活用してみましょう。また、現在企業で実際に活用されている座席予約システムは、数多く存在します。自社に合ったシステムを見つけるには、事前に座席予約システムのメリットを理解したうえで、選び方のポイントを理解することが重要といえます。自社の業務効率化やコスト削減につながる座席予約システムを見つけ、積極的に職場環境のアップデートを図りましょう。
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