会議室の利用状況がわかりにくく有効的な活用ができないという悩みを抱えることはないでしょうか。特に社員数も会議室の数も多い企業となると、担当者だけで管理するのは限界が出てきます。そのようなときに効果的なのが会議室予約システムです。この記事では、会議室予約システムのメリットや基本機能、選定ポイントなどを説明したうえで、おすすめの予約システムと導入事例を紹介していきます。
目次
会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、会議室利用を予約するシステムです。会議室の利用時間が他の部署やチームと被ることなくスムーズに利用できることを目的としています。同時に、「会議室が使われずに空いたままの状態になっている」という無駄を削減し、有効活用する役割も担っています。そのためには誰もが会議室の利用状況について常に把握しやすい環境であることが好ましく、人為的な管理ではなく専用のツールを利用したシステムのことを指します。
会議室予約システムが注目される理由
会議室の利用は担当者が個別に把握するなど、アナログな方法でも管理することは可能です。しかし、予定が入っているのに実際には使われないケースや、利用と利用の間が長時間空いてしまうケースなど、会議室が効率的に使われないこともあります。そこで、人為的ではなくツールによって管理を行う予約システムが注目されるようになったのです。
会議室予約システムの基本機能
会議室の予約を入れる
基本機能は会議室の予約です。実際にはサービスによって細かい方法や設定内容は異なりますが、使用日に開始時間と終了時間、使用目的（会議名）、使用部署などが入力できます。
会議室の予約をキャンセルする
予約をキャンセルする機能です。キャンセルが入ると同時に管理画面にも反映されます。スマートフォンやタブレットなどの端末にも反映されることが多く、利用対象となる人すべてがキャンセルの把握が可能です。
会議室の予約を変更する
一旦予約を入れたものの、開始時間や終了時間がずれるときには変更を行うこともできます。1時間以上など大きくずれが生じたときにはその間他の部署が使用することも可能になり、無駄を省けます。
予約やキャンセルなど会議室の状況を一覧できる
キャンセルや予約以外に、利用状況について一覧表示することも可能です。現在どこの部署が利用中なのかといったこともすぐ把握できますし、予定がずれて空室になった会議室やイベントルームなどの確認がすぐにできます。
会議室予約システム導入のメリット
空室を把握して会議室の有効活用ができる
会議室の利用状況が把握できないために、実は長い時間使われていなかったということはないでしょうか。「会議室が空いているけれど使っていいのかどうかわからない」という疑問は意外に多いものです。会議室予約システムで予約や利用状況を把握できれば確認にかかる手間を削減できますし、会議室に無駄ができることを回避できます。
会議室を増やすべきかどうか検討しやすい
会議室の数は十分なのに、社員から「会議室が足りない」という声が出ることもあります。管理する側としては会議室を増やすべきかどうか悩むこともあるでしょう。しかし、実際には使われていない会議室もあるということは少なくありません。利用状況を分析するシステムを導入すれば、会議室や商談ブースが不足しているのかどうか判断できます。
終了通知機能を使えば無駄な残業も削減できる
会議室予約システムには、会議の終了を自動で知らせてくれる機能もあります。あらかじめアラームで通知されれば、会議を延長して残業することも回避できるでしょう。次のチームの利用もスムーズですし、時間の無駄を防ぐこともできます。
会議室予約システムの選定ポイント
会議室予約システムには、会議室の利用に特化したものもあれば、一般の施設でも利用可能なものまで幅広く出されています。そこで、選定のポイントについて解説していきます。
使用場所と目的に合っているか判断する
もっとも重視したいポイントは使用場所と目的です。実際にはスクールやクリニックの予約として使いたいのに、会議室に特化した予約システムでは機能性に問題が出てきます。どこで、どのような目的で使うのか決めておき、それに沿った予約システムを選択しましょう。
設定から運用までの費用が予算に合っているか
便利に使える予約システムでも、利便性よりもコストの負担がかかっては本末転倒です。どこまで費用をかけられるのか、また費用と利便性のバランスは取れているかで判断しましょう。無料トライアルを利用して検討するのも良い方法です。
セキュリティ面もきちんと確認しよう
会議室予約システムは、クラウドと専用サーバーを利用するものに分けることができます。どちらもそれぞれにメリットがありますが、クラウドや共用サーバーではセキュリティ面が心配になる人もいるかもしれません。実際のセキュリティ対策はどうなっているのか確認し、そのうえで検討しましょう。
会議室予約システム おすすめ9選
ここでは、おすすめの予約システムを9点紹介していきます。それぞれに簡単な概要と特徴をあげていきますので、自社に合ったサービスはどれか考えてみるといいでしょう。
ChoiceRESERVE
ChoiceRESERVE は、ソフトのインストールなどを行う手間もなく、すぐに利用できる会議予約システムです。インターネット環境さえ整っていれば新たに設備を投資する必要はありません。コストを抑えながら、管理側も利用者側も会議室の利用状況が視覚的に把握できます。非常にシンプルな管理フローで、運営管理がスムーズです。
ChoiceRESERVEの特徴
- パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用が可能
- 事前ヒアリングで机や椅子の配置、プロジェクターなどの準備にも対応
- オンラインによる料金の事前決済で社外の利用者に向けても運用できる
ChoiceRESERVE
URL: https://yoyaku-package.com/industry/space/
STORES 予約
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STORES 予約 はヨガ・ピラティスやフィットネス、教室・イベント・セミナー、エステやカウンセリングなど幅広い業種・業態で利用されている予約システムです。
オンライン決済や回数券、月謝機能もあり、顧客管理と支払い管理も一元化できます。また、ZOOMとの連携機能により、最近ではオンラインサービス用途での導入も急激に増えております。
STORES 予約の特徴
- 予約から料金決済、集金業務、顧客管理まで一元管理が可能
- 無料プランから予約・決済機能を利用できる
- サポートやマニュアルも充実しており、システム初心者でもかんたんに利用可能
URL: 無料予約システム【STORES 予約（ストアーズ 予約）】
SmartRooms
SmartRooms は、株式会社内田洋行が提供している会議室予約システムです。管理がしやすい集中端末、誰もが目にしやすいサイネージ端末、さらに会議室の前でチェックできる部屋前端末の3つのラインナップから自由に選択できます。Microsoft365やサイボウズなどの連携も可能で、経験が豊かなエンジニアによる導入支援を受けられます。
SmartRoomsの特徴
- 日本語と英語モードの搭載で外資系企業にもスマートな利用が可能
- 会議の終了が近づくとアラームでお知らせ。交替をスムーズに
- 会議室が空いていたらその場で予約開始！無駄なく運用できる
SmartRooms
URL: https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/
ReservationEngine
ReservationEngine は、会議室はもちろん、展示スペースやイベント会場、スポーツ施設、教室やスタジオなど幅広いシーンで活用可能な予約システムです。セキュリティ面にも配慮していることから、官公庁や自治体、学校法人などの利用実績も持っています。機能が豊富なうえに設定も自由で、柔軟性の高いシステムです。
ReservationEngineの特徴
- 手頃な料金のプランから専用サーバーを使用するプランまで豊富
- サーバーの監視やデータのバックアップなどセキュリティ対策も万全
- 標準機能で対応できない部分は独自のカスタマイズでカバー
ReservationEngine
URL: https://re.iqnet.co.jp/
RoomLead
RoomLead は、空室の確認から予約まで一元管理を可能にしたクラウド型の会議室予約システムです。クラウドを利用することにより、スムーズな導入を実現しています。さらに毎月のメンテナンスやバージョンアップにかかる費用や手間を抑えることができ、低コストでの利用が可能です。また、ブラウザの利用により環境を選ぶこともありません。
RoomLeadの特徴
- スマートフォンやタブレットを部屋前端末として活用できる
- 利用状況、利用時間、スケジュールが一目できる視認性の良い画面構成
- 単独利用タイプとグループウェアと連携できるタイプから選択できる
RoomLead
URL: https://www.utnet.co.jp/meetingroom/roomLead.html
RESERVA
RESERVA は、クリニックや教室、撮影スタジオ、イベント会場に公共施設、美容室に宿泊施設と幅広い業種で活用できる予約システムです。利用料金のラインナップも豊富で、無料から利用可能なシンプルなプランも用意されています。大手企業はもちろん、中堅企業や個人事業主に至るまでさまざまなジャンルでの利用が可能です。
RESERVAの特徴
- 操作は非常にシンプル。3分ほどですぐに予約開始
- 予約から決済、顧客管理までが自動で管理。集客アップも実現
- キャンセルが出たらキャンセル待ちリストに自動的にメール配信
RESERVA
URL: https://reserva.be/
Biz Room
Biz Room は、Microsoft365と連携して利用できる会議室予約システムです。Panasonicが提供しているシステムで、予約からスケジュールの変更、キャンセルまでが直感的な操作で初めてでもスムーズに管理できます。その他、実際には使われていない会議室の自動キャンセルなどを行ってくれるなど、無駄を省くための機能が充実しています。
Biz Roomの特徴
- 会議室前端末とMicrosoft365の連携で予約状況も一目瞭然
- 会議が早く終了したらすぐに開放！空き時間もその場で確認できる
- ログで会議室の利用状況を分析！会議室利用の実態を判断しやすい
Biz Room
URL: https://www.panasonic.com/jp/business/its/conference.html
touch-mee
touch-mee は、Office365やG Suiteと連携させて利用できる会議室予約システムです。専用のサーバーを必要としないため、コストを抑えながら活用できます。会議室前に貼られたNFCシートにスマートフォンをタッチするだけで、入室と退室の管理が可能です。料金は1室ごとで加算されるためコストの無駄がありません。
touch-meeの特徴
- 自由にデザインできるNFCシートで景観を損ねる心配は不要
- 工事もタッチパネルも不要で初期費用をかけずに導入が可能
- 電源がない場所でも利用でき、さまざまな空間で活用できる
touch-mee
URL: https://www.touch-mee.net/
RECEPTIONIST For Space
RECEPTIONIST For Space は、会議室はもちろん、商談ルームや展示室、研修室などあらゆる空間を一元管理できる会議室予約システムです。GoogleCalendarやOutlookなどと連携した利用ができ、さまざまなスペースの利用状況を把握できます。すぐに利用可能なスペースの確認や会議室の入退室状況、さらに予約状況までが一覧できるため無駄がありません。
RECEPTIONIST For Spaceの特徴
- カレンダーアプリから予定の変更やキャンセルが可能
- 会議の予定日にはリマインドで事前に通知。大切な会議を逃さない
- 会議終了10分前のお知らせ機能でうっかり延長することを回避できる
RECEPTIONIST For Space
URL: https://receptionist.jp/for-space/
会議室予約システムの導入事例
最後に、実際に予約システムを導入している事例として「味の素株式会社」と「日本航空株式会社」の2社を紹介します。
味の素株式会社
味の素株式会社では、2014年に立ち上げた働き方改革にともなうプロジェクトにより、就業時間の短縮や在宅勤務などが実施されています。その際、見直しの対象となった一つが会議室予約システムでした。味の素株式会社では会議室の予約の他に「会議出席者の招集」と「空き状況が把握しにくい」という2つの課題を抱えていたのです。そこで会議室予約システムを導入し、およそ80室ある会議室の有効活用と管理にかかる手間の大幅削減を実現しています。召集もスムーズになり、会議終了前のアラームによって残業時間の削減まで可能になりました。
日本航空株式会社
日本航空株式会社では、「FLY ONステイタス会員」向けのサービスの一環として会議室予約システムを導入しています。「FLY ONステイタス会員」の特典として利用できる施設は、事前に予約をしなければなりません。その予約管理を行うためのシステムを個別に検討していたところ、コスト面やセキュリティ面などの部分で条件が合致したのが会議室予約システムです。導入後は、利用方法などの問い合わせが顧客からくることもなく、スムーズに運用されています。そればかりか、導入前に比べて3〜4倍以上も効率化が図れています。
使用目的や規模に応じた予約システムの導入で業務をスムーズにしよう
会議予約システムはオフィスに特化したサービスもあれば、店舗やクリニック、スクールなど幅広く活用できる予約システムもあります。クラウド型や専用サーバーを必要とするものまでプランの選択肢も豊富で、業種に合わせた利用がしやすいといえるでしょう。使用目的や規模、予算に合わせた予約システムを導入して業務をスムーズに改善しましょう。
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