【2024年版】備品管理システムおすすめ13選を徹底比較!メリット・種類・機能・選定ポイントについても紹介

2024年01月04日(木) 運用管理

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

備品の管理が業務の負担となっているため、備品管理システムの導入を検討している人も多いでしょう。しかし、システムに関する基礎的な知識がないと具体的な機能や導入によってもたらされるメリットをイメージするのが難しいはずです。

本記事では、備品管理システムのメリット・備品管理システムの機能・備品管理システムおすすめ13選などを紹介します。目を通せば備品管理システムの基本的な機能やメリットを理解できます。ぜひシステム選びの参考にしてください。

備品管理システムとは?

備品管理システムとは、バーコード・ICタグを一つひとつの物品(消耗品・機材・備品)に付けて、所在や状態を管理するシステムです。物品管理システムと呼ばれる場合もあります。従来はExcelで管理台帳を作成するのが一般的でしたが、近年では物品情報を一元管理できる備品管理システムが人気を集めており、オフィス・工場・医療現場などで活用されています。

関連記事:【2024年版】クラウド在庫管理システム・ソフトおすすめ11選を徹底比較!(無料あり)


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備品管理システムのメリット

ここでは、備品管理システムのメリットについて解説します。

  • 業務効率化
  • 無駄なコスト削減
  • 備品の紛失の早期対応・セキュリティ強化

それでは、1つずつ解説します。

業務効率化

備品管理システムのメリットの1つ目は、業務効率化です。備品管理システムを確認すれば、備品の保管場所や貸出先などの最新状態が分かります。しかし、未導入の場合は、台帳と実態のズレが生じ、どこに備品があるか確認できなくなるリスクが生じます。検品や棚卸の際にも手間がかかり、時間のロスにもつながるのは大きなデメリットです。効率的に業務を遂行するためにも、備品管理システムは大きな効果を発揮します。

無駄なコスト削減

備品管理システムのメリットの2つ目は、無駄なコスト削減です。業務においても私生活においても、購入済みの商品をもう一度買ってしまった経験を持つ人はいるでしょう。しかし、備品管理システムを活用すれば常に最新の備品状況を確認できるため、そんなミスの発生防止が可能です。不要な購入を防げ、余分な出費を減らせます。また、全体の備品や使用状況を適切に把握することで、本当に必要な備品数を把握するための判断材料にできます。

備品の紛失の早期対応・セキュリティ強化

備品管理システムのメリットの2つ目は、備品の紛失の早期対応とセキュリティ強化です。備品管理システムを導入すれば、所在が不明になった時にも速やかな確認と対応を行えます。備品の使用者情報をチェックできるため、現在の利用者も簡単に見つけられます。迅速な対応を取れるため、紛失のリスクを低減可能です。また、徹底した備品管理体制が敷かれているという認識が社内に広まれば、社内セキュリティの向上につながります。

備品管理システムの種類

ここでは、備品管理システムの種類について解説します。

  • RFID対応型
  • QR/バーコード対応型
  • 医療業界特化型(業界特化型)

それでは、1つずつ解説します。

RFID対応型

備品管理システムの種類の1つ目は、RFID対応型です。RFIDとは電波を介してタグのデータを読み書きする技術です。RFID対応型の備品管理システムであれば、ダンボール内の備品に関する情報を一括で読み取れます。そのため、管理すべき備品が多い場合や検品・棚卸の効率化を目指している場合などに適しています。ただし、コストが高い傾向にあるため、予算面に関して配慮が必要です。

QR/バーコード対応型

備品管理システムの種類の2つ目は、QR/バーコード対応型です。QRコードやバーコードを直接読み取って、物品管理システムに反映するシステムです。情報を読み書きするには備品に付属するコードを一つひとつ必要があるため、備品数が控えめな場合に最適なタイプです。なお、QRコードを使用するシステムを使用すればスマートフォンでの読み取りが可能になるため、専用端末の購入も不要です。

医療業界特化型(業界特化型)

備品管理システムの種類の3つ目は、医療業界特化型(業界特化型)です。病院の環境を踏まえたうえで、事務用品・医療機器・医療材料などの管理が可能なシステムが構築されています。通常の物品管理システムとの大きな違いは、記録・管理できる情報量です。医療業界の備品管理における需要に合わせて、備品の利用目的・消費量・使用期限など幅広い情報を登録できるシステムを搭載しています。

備品管理システムの機能

ここでは、備品管理システムの機能について解説します。

  • 備品管理台帳
  • QRコード等の読み取り
  • 貸出・返却の状況管理
  • 備品在庫の管理
  • 備品廃棄の管理
  • 点検時期の管理

それでは、1つずつ解説します。

備品管理台帳

備品管理システムの機能の1つ目は、備品管理台帳です。データベース上で、備品の管理をデータベース上で行うための機能です。品目や型番・メンテナンス時期・貸出状況など備品に関する様々な情報を登録できます。 ボールペンやゴム印などの消耗品から、コピー機やデスクなど金額の大きい物品まで幅広く取り扱えるのも魅力です。クラウド型でのシステムであれば、在宅勤務中でも状況を調べられます。

QRコード等の読み取り

備品管理システムの機能の2つ目は、QRコード等の読み取りです。QRコードやバーコードなどをスマートフォン・タブレット・バーコードリーダーで読み取るだけで、各備品に付された情報のチェックや更新ができます。時間のかかる作業や力仕事が不要になるため、備品の管理に必要な業務時間や人的コストを短縮できます。

貸出・返却の状況管理

備品管理システムの機能の3つ目は、貸出・返却の状況管理です。備品管理システムを導入すれば、備品の貸出や返却の状況について網羅的に把握できます。身近なところで利用されているのは図書館の検索機能です。図書を探す際に使用した経験をお持ちの方は多いでしょう。図書館の管理システムは、膨大な数の蔵書の貸出・返却・予約の状態などの情報を管理しています。

備品在庫の管理

備品管理システムの機能の4つ目は、備品在庫の管理です。近年の社会情勢の影響を受け、テレワークが普及している会社も多いはずです。社員が自宅で備品を使用する機会も増えた結果、備品の管理に困難を感じる機会が増加したと感じている人も多いでしょう。しかし、備品を一元管理できるシステムを利用すれば、在庫の管理が容易になります。また、使用量を自動算出する機能も存在するため、在庫量が基準値を下回った際に自動発注する仕組みの構築ができます。

備品廃棄の管理

備品管理システムの機能の5つ目は、備品廃棄の管理です。管理台帳に未反映のまま現場で廃棄処理が行われ、トラブルに発展した経験をお持ちの人もいるでしょう。しかし、システムで備品廃棄を管理すれば、台帳と実体の備品数不一致が発生するのを防げます。そのうえ、固定資産台帳に計上されないミスも予防可能です。備品管理システムを導入すれば、購入から廃棄まで一貫して管理できます。

点検時期の管理

備品管理システムの機能の6つ目は、点検時期の管理です。備品の種類によっては、定期的な点検やメンテナンスを要する場合があります。その際、備品管理システムを活用すればルールや法令に則った点検の実施が容易になります。必要な時に故障してしまったり、長期的に使用できなくなるなどのトラブルの発生を防止することが可能です。もちろん、うっかりミスのリスクも低減できます。

備品管理システムの選定ポイント

ここでは、備品管理システムの選定ポイントについて解説します。

  • 業務効率化できる機能があるかを確認
  • 導入しやすいシステムかを確認
  • 既存のシステムと連携できるのかを確認
  • 備品の管理方法が適切であるかを確認

それでは、1つずつ解説します。

業務効率化できる機能があるかを確認

備品管理システムの選定ポイントの1つ目は、業務効率化できる機能があるかです。備品管理システムにはExcelやCSVファイルで作成した備品管理台帳の一括登録・専用アプリを活用したスマホでの棚卸・リース契約管理など多種多様な機能が搭載されており、システムによって使用感や得意分野が異なります。自社の備品状況を正しく把握したうえで、備品管理業務の効率化につながるツールを選択しましょう。

導入しやすいシステムかを確認

備品管理システムの選定ポイントの2つ目は、導入しやすいシステムかどうかです。システムの導入にはコストや時間がかかります。新たな機器の用意や運用のための教育が必要になるからです。そのため、システム採用後のシミュレーションをしつつ、簡単に導入できるか検討することが大切です。導入のしやすさを重視するなら、初期の費用や時間を抑えられるクラウド型の物品管理システムがおすすめです。

既存のシステムと連携できるのかを確認

備品管理システムの選定ポイントの3つ目は、既存のシステムと連携できるのかどうかです。償却管理・会計・表計算ツールなどの既に導入しているシステムと互換性のある備品管理システムを採用すれば、財務管理・書類作成・データ分析などの業務の効率化につながります。さらにCSVで入出力できるシステムであれば、基幹系システムとも連携可能できるメリットを有しています。

備品の管理方法が適切であるかを確認

備品管理システムの選定ポイントの4つ目は、備品の管理方法が適切かどうかです。備品を管理する際の手段はバーコード・RFID・QRコードなど多岐に渡り、システムによって採用している方法が異なります。物品の数や管理方法などを考慮しながら、自社の環境に適したシステムを必ず選定しましょう。システムの機能と自社の環境が合致しているかどうかは、備品管理の効率性の向上を左右する大切なポイントです。

備品管理システムを導入するにあたっての注意点

ここでは、備品管理システムを導入するにあたっての注意点について解説します。

  • 管理する対象を決める
  • 運用ルール・マニュアル作成と全社的な周知

それでは、1つずつ解説します。

管理する対象を決める

備品管理システムを導入するにあたっての注意点の1つ目は、管理対象を決めることです。現在自社が所持している機器や備品を全面的にシステムの対象とする場合、管理者に負担がかかる可能性があります。事前の備品精査やラベルの貼り付けなどに時間と人的リソースが必要となるからです。まずは優先順位を明確にして、管理する必要性の高い備品からシステムによる管理対象として取り上げましょう。

運用ルール・マニュアル作成と全社的な周知

備品管理システムを導入するにあたっての注意点の2つ目は、運用ルール・マニュアル作成と全社的な周知です。物品管理システムを導入した場合、従来の運用ルールに変更が生じます。備品管理の新しい方法について十分な周知を行わないと、ルール通りに運用されないリスクが生じます。備品管理業務の担当者はもちろん会社全体への周知を行い、備品管理システムを利用した運用ルールを社内に浸透させましょう。

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備品管理システムおすすめ13選

ここでは、備品管理システムおすすめ13選について解説します。

  • Colorkrew Biz
  • Assetment Neo
  • Convi.BASE
  • OPTiM Asset
  • 備品管理クラウド
  • 物品管理システム
  • 資産・物品管理システム
  • MONISTOR
  • WelThings
  • ファインアセット
  • MedicalStream
  • MONISTOR for メディカル
  • JoyPla®

それでは、1つずつ解説します。

Colorkrew Biz

Colorkrew Bizはスケジュール調整・座席表管理・会議室の予約などのスキマ仕事を削減するためのツールで、備品管理機能も備えています。QRコードで読み取るだけで管理可能なのが魅力的なポイントです。ユーザーポータルでは資産の所有状況や備品の使用者や返却期限なども把握できます。

Colorkrew Bizの特徴

  • QRコードで簡単に読み取れる
  • 資産の所有状況や返却期限を簡単に確認できる
  • スケジュール調整や会議室の予約などのスキマ仕事にも対応

URL: https://colorkrewbiz.com/?source=portal_top

 

Assetment Neo

Assetment Neoは、クラウド型の備品管理システムです。固定資産の棚卸・デモ機の貸出管理・リース品の費用管理など、各業務に特化した機能が搭載されています。ベースとなる管理台帳で資産全体を一元管理しているため、複数の作業を行った際の二重更新も不要です。また、必要な機能のみを購入できるため、コストも優秀です。

Assetment Neoの特徴

  • クラウド型で、導入が容易
  • 各業務に特化した機能が搭載されている
  • コストの調整もできる

URL: https://www.assetment.net/

 

Convi.BASE

Convi.BASEは台帳機能を柔軟に変更できるのが強みです。管理項目を自由に設定できたり、外部システムとの連携が簡単にできたりするなど利便性に優れています。必要な機能を組み合わせ、自社に適したシステム化が可能です。また、サポート体制も充実しているため、トラブルがあった際にも専門家のバックアップを受けられます。

Convi.BASEの特徴

  • 管理項目を設定可能な台帳
  • 機能を選択して自社に最適化できる
  • サポート体制も優秀

URL: https://convibase.jp/

 

OPTiM Asset

OPTiM Assetは「モノの管理を空気に変える」をコンセプトに、物品の購入から廃棄まで1つのサービスでまとめて提供しています。また、導入しやすさにも長けており、既存台帳をインポートするだけで利用できます。直感的に操作できるUI/UXも魅力です。基本台帳項目やユーザー権限設定の変更にも対応しています。

OPTiM Assetの特徴

  • 物品の購入から廃棄まで1つのサービスで提供
  • 操作性が優秀
  • 台帳の項目やユーザー権限も設定可能

URL: https://www.optim.co.jp/optim-asset/

 

備品管理クラウド

備品管理クラウドの特徴は優れた操作性です。ユーザーにとって分かりやすい画面設計になっているため、スタッフに対する教育コストを減らせます。スマホでバーコードを読み取るだけでスムーズに棚卸ができるうえに、進捗状況もグラフや一覧で確認できます。クラウド型なため導入も容易で、初期登録や他サービスからの移行についてもサポートを受けられます。

備品管理クラウドの特徴

  • 操作性が優秀
  • 棚卸がスムーズに実施できる
  • 導入時の支援も充実

URL: https://www.astrolab.co.jp/bihinkanri/

 

物品管理システム

機能性に優れた台帳管理機能と豊富なアタッチメントが物品管理システムの強みです。専門知識を身に付けていなくても、物品情報を登録・確認できます。検索・スケジュール管理・メール通知など多彩な機能を有しているため、物品管理の効率性を高められます。ビーコン・RFID・バーコード/QRコードなどアタッチメントも多数用意されており、自社の環境に合わせて使い分けることが可能です。

物品管理システムの特徴

  • 機能性に優れた台帳システム
  • 豊富なアタッチメントが搭載
  • 検索機能やスケジュール管理など機能性も充実

URL: https://www.hitachi-systems-es.co.jp/products/gms/

 

資産・物品管理システム

資産・物品管理システムはアタッチメントにRFIDを導入しています。ハンディR/Wのタグ認識範囲は5mから8mまであるため、備品にタグを貼るだけで棚卸や現状把握を効率化できます。貸出・返却機能も搭載されており、備品紛失のリスクを低減できるのも嬉しいポイントです。

資産・物品管理システムの特徴

  • 棚卸や現状把握などを効率的に実施できる
  • 貸出・返却機能による紛失リスク低減
  • 現在使用している台帳のデータを取り込んで利用できる

URL: https://www.yst-net.co.jp/product/product01.html

 

MONISTOR

MONISTORは資産管理の効率化を目的とした備品管理システムです。ICタグやバーコードを導入しているため、棚卸や資産状況のチェックを効率的に実施できます。リース管理・貸出管理・在庫確認の機能を有しており、幅広い用途に活用可能です。情報機器・什器・記録メディアまで、あらゆる「もの」が管理の対象となっており、多種多様な業界にフィットするシステムです。

MONISTORの特徴

  • 棚卸や資産状況を効率的に実施可能
  • 幅広い機能を搭載
  • 特定業態での利用を想定したシリーズも販売

URL: https://www.tss21.co.jp/product/package/monistor/

 

WelThings

WelThingsは備品がいつ・どこに・どれくらいあるのかを正確に確認できるアプリケーションです。複数のパソコンで状態を効率的にチェックできるのが魅力的です。30日間の無償トライアルを実施しているため、購入前に使用感を確かめられます。棚卸・ロット管理・シリアル管理などの多彩な機能も有しています。

WelThingsの特徴

  • 複数のパソコンで備品を管理できる
  • 棚卸・ロット管理・シリアル管理などの機能が搭載
  • 30日間の無償トライアルも実施

URL: https://www.e-welcom.com/products/s/welthings/

 

ファインアセット

ファインアセットのセールスポイントは操作性の高さです。シンプルな画面設計になっているため、専門的知識が不要です。誰でも直感的に操作できます。現場で使用している台帳からCSV形式でインポートするだけで、簡単に導入できます。また、初期費用・サポート費用は無料なうえに価格プランもシンプルで分かりやすいのも特色です。

ファインアセットの特徴

  • 操作性に優れたシンプルな画面
  • 簡単に導入できる
  • 初期費用やサポート費用が無料

URL: https://www.fineasset.jp/

 

MedicalStream

MedicalStreamは病院向けの物流管理システムです。診療材料・検査試薬・医薬品などに関する様々なデータを、リアルタイムに把握できます。消費データも逐一反映されるため、在庫数を適正に管理可能です。また、定期点検スケジュールの自動作成や貸出・修理に関する情報更新もバーコードによる読み取りで行えます。

の特徴

  • 医療に関するデータを把握できる
  • 消費データを逐一確認可能
  • 定期点検スケジュールを自動作成してくれる

URL: https://www.sunsystemcorp.com/product/#page1

 

MONISTOR for メディカル

MONISTOR for メディカルは資産管理の効率化を目的とした備品管理システムMONISTORの、医療業界にフォーカスしたパッケージです。医療機器・ベッド・キャビネットなど各フロア・病棟に分かれた備品を一括管理できます。また、RFIDを活用すれば棚卸業務にかかる時間をカットできるため、通常業務が圧迫されるのを防げます。

MONISTOR for メディカルの特徴

  • 各フロア・病棟に分かれた備品を一括管理できる
  • 棚卸にかかる時間をカットできる
  • 資産の移動も追跡できるため、紛失の予防にも貢献

URL: https://www.tss21.co.jp/product/package/monistor/formedical.html

 

JoyPla®

JoyPla®は中小規模病院向けに特化したクラウド型SPDシステムです。系列病院や介護施設などのグループ施設を一括で管理できるのが特徴です。集計にかかる時間的コストを減らせます。また、承認権限者の個別設定も可能で、不正防止にも効果を発揮します。商品の利用頻度や在庫の推移などの可視化も可能です。

JoyPla®の特徴

  • グループ施設を一括管理できる
  • 承認権限者の個別設定が可能
  • 商品データの可視化も便利

URL: https://joypla.jp/

 


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まとめ

本記事では、備品管理システムのメリット・備品管理システムの機能・備品管理システムおすすめ13選を中心に紹介しました。備品管理システムを導入すれば社内の備品状況をリアルタイムに確認できるため、備品管理の業務効率化が可能です。しかし、効果を最大化するためには、自社の備品や環境に応じたシステム選びが必要です。本記事を参考にしながらシステムの選定を行い、最適な備品管理の環境を構築しましょう。

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