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シフト管理ツールのおすすめ10選！機能やメリット・デメリットと選び方を解説！
小売業や飲食業など、シフト管理が必要になる業種は多岐にわたります。定期的に行っているシフト管理に苦労しているという管理職の方は多いのではないでしょうか。シフト管理は、ツールを活用することで業務の効率化や従業員の満足度向上につながります。そこで今回は、シフト管理ツールのおすすめ10選を紹介します。機能、メリット・デメリット、選び方についても詳しく解説するため、シフト管理のストレスから解放されたいと思うご担当者様は必見の内容です。
目次
シフト管理ツールとは？
シフト管理ツールとは、従業員の勤務スケジュールの作成や変更を、オンライン環境で集中的かつ効率よく行えるツールのことです。シフト管理は、多くの従業員が働く店舗の運営には欠かせません。シフト管理ツールでは、シフトの提出から作成・変更・共有が1つのプラットフォーム上でスムーズに行えます。また、条件を入力するだけでAIが適切なシフトを自動生成するツールもあるため、業務効率化が見込めるでしょう。
シフト管理ツールの機能
シフト管理ツールには、主に以下の4つの機能があります。
- シフトの作成
- シフトの申請
- シフト調整
- シフトの共有
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
シフトの作成
シフト管理ツールの機能の1つ目は、シフトの作成です。事前に決められた多様な条件と従業員の希望の勤務スケジュールを組み合わせ、最良の勤務プランを作成します。必要なスタッフ数・特定のスキル・休憩時間・勤務日数や勤務の間隔などの設定も柔軟に反映できるため、複雑な勤務表でも効率よく組むことが可能です。さらに、学生の就業制限時間などの労働ルールに反するシフトはシステムが自動的に警告を出してくれる機能もあるため、不適切なシフトを作成するリスクも軽減できます。
シフトの申請
シフト管理ツールの機能の2つ目は、シフトの申請です。従業員は、自分のスマートフォンを利用して手軽に勤務希望を申請可能で、一部のツールでは、LINEを介して希望を送ることもできます。どこにいても、使い慣れたスマートフォンから手間なくシフトの申請が送れるため、提出率の向上が見込めるでしょう。管理者側は、オンラインの管理ページから、希望の状況をタイムリーに把握できます。シフト希望は自動的にシステムに取り込まれるため、確認作業も効率的に行えます。さらに、シフト希望を提出していないスタッフに自動でリマインダーを送る機能もあるため、個別にフォローアップせずに済むでしょう。
シフトの調整
シフト管理ツールの機能の3つ目は、シフトの調整です。一度、大枠のシフトが自動生成された後でも、従業員の「休暇希望」「勤務希望時間」などの要望や条件を考慮して、さらに詳細な変更や最適化が行えます。さらに、スタッフの募集や店舗間のシフトデータを共有する機能が装備されているツールの場合、他店舗からのスタッフの配置や必要な人員の調整が実現します。
シフトの共有
シフト管理ツールの機能の4つ目は、シフトの共有です。シフトの確定情報は、メールやアプリを通じてスタッフへ自動で通知されるため、伝達作業が軽減できます。従業員へ一人一人メールを送る、紙に印刷して配布する、といった手間を省くことが可能です。また、急な変更や欠員が生じても、柔軟に対処しやすくなります。一方で、紙面など物理的なシフト表として店内に掲示したいときのために、印刷機能があるシステムもあります。一日ごと、週ごと、またはスタッフごとといった多様な表示オプションが用意されているため、目的にあった使い方ができるでしょう。
シフト管理ツールの導入メリット
シフト管理ツールの導入メリットは、以下の3つです。
- シフト管理の業務効率化が実現できる
- 人的ミスを削減できる
- シフトの偏りを減らせる
それぞれについて、詳しく解説します。
シフト管理の業務効率化が実現できる
シフト管理ツールの導入メリットの1つ目は、シフト管理の業務効率化が実現できることです。通常、シフト管理では従業員の「勤務可能な日」「休暇を取得したい日」などの要望を聞き取り、店舗の混み具合や従業員の能力を踏まえてスケジュールを組んでいきます。これには、時間も手間もかかりますが、ツールを活用すれば、従来、メール・チャット・紙などで集めていた勤務希望の収集を、システム内で一元管理できます。従業員の数やスキルを考慮した配置や、シフトの均衡を図る作業が容易となり、全体の作業時間の短縮が見込めます。
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人的ミスを削減できる
シフト管理ツールの導入メリットの2つ目は、人的ミスを削減できることです。従来型のExcelや紙ベースで手作業でシフト管理を行っていると、打ち間違いやミスが発生しやすい上に、シフトの変更や共有に時間がかかるといった問題は避けて通れません。どれだけ経験豊富な担当者が行っても、ミスを全く起こさないのは不可能と言っても過言ではありません。しかし、シフト管理ツールを活用すれば、人の目で見落としてしまうような細かいエラーもシステムによって把握・管理されるため、人的ミスの軽減が期待できます。
シフトの偏りを減らせる
シフト管理ツールの導入メリットの3つ目は、シフトの偏りを減らせることです。シフト管理ツールを使用することで、スタッフのシフト希望や過去の勤務履歴をリアルタイムで確認でき、偏ったシフト配置を避けることができます。例えば、新入社員と経験者を上手く組み合わせたり、従業員が希望しない勤務日数を減らしたりすることが可能です。シフトの均一化を図ることで、従業員の満足度を向上させられるでしょう。
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シフト管理ツールの導入デメリット
シフト管理ツールの導入メリットは、以下の2つです。
- オンプレミス型は導入時にコストがかかる
- クラウド型は利用ユーザー数が限られている
それぞれについて、詳しく解説します。
オンプレミス型は導入時にコストがかかる
シフト管理ツールの導入デメリットの1つ目は、オンプレミス型は導入時にコストがかかることです。オンプレミス方式は、ソフトウェアを企業の施設内で運用・管理する方式のシステムです。初期投資コストは高額で、数百万円を超えることも少なくありません。しかし、オンプレミス方式を採用すれば、独自のセキュリティ対策を厳格に施すことができます。また、継続的な月額料金はかからず、主に年間の保守コストのみでの運営が可能です。手軽に始めるクラウドか、長期的な視点でのコストを重視するオンプレミスか、自社のニーズに合ったものを選びましょう。
クラウド型は利用ユーザー数が限られている
シフト管理ツールの導入デメリットの2つ目は、クラウド型は利用ユーザー数が限られていることです。クラウド型の最大の利点は、初期投資が安く済み、導入後すぐにサービスを開始できることです。手頃な価格で始められるメリットがある一方、月々の使用料がかかり、セキュリティの問題も存在します。月額費用は、ユーザー1人当たりの費用は低めに設定されていますが、従業員が多い企業ともなれば、総額のコストは高額になる可能性があります。導入する場合は、利用ユーザー数の条件を確認し、セキュリティ対策が施されているかもしっかり確認しておきましょう。
シフト管理ツールの選び方
シフト管理ツールを選ぶときには、以下の3つのポイントがあります。
- 自社の勤務や業務にあっているか
- 操作性はよいか
- 運用にかかるコストは適切か
それぞれについて、詳しく解説します。
自社の勤務や業務にあっているか
シフト管理ツールを選ぶときには、自社の勤務や業務にあっているかがポイントです。業界や職種によって、シフトの作成方法は異なります。例えば、医療業界やサービス業では日勤や夜勤、週末の勤務など、さまざまな勤務時間が存在します。また、従業員数が日によって変わるような業界では、柔軟なシフト調整が求められます。
例えば、飲食業の場合、昼食の時間帯はスタッフが必要となるものの、昼と夕方の中間の時間は人数を減らしても問題ない場面もあります。その場合は、変動する売り場のニーズに合わせて、シフトを自動的に調整するシステムが役立つでしょう。さらに、フルタイムの従業員、パートタイムの従業員、派遣や契約社員といった異なる雇用形態のスタッフが一緒に活動する職場では、多様な勤務スタイルにも対応できるシステムの導入をおすすめします。
操作性はよいか
シフト管理ツールは、操作性のよいツールを選びましょう。従業員が直接アプリやシステムに勤務希望を入れることで、シフトの整理や編成が効率的になるのがシフト管理ツールの魅力です。しかし、使い勝手が難しければ、ツールの使い方を指導する時間が増え、結果的に管理側の負担が大きくなってしまいます。そのため、直観的に操作でき初心者でも扱いやすいツールを選ぶことが重要です。使い心地のよいデザインやシンプルなインターフェースを持つツールもあるため、試用版を利用して検討してみましょう。
運用にかかるコストは適切か
シフト管理ツールを選ぶときには、運用にかかるコストが適切なツールをおすすめします。クラウドベースのツールは、月額料金制で、利用ユーザー数によって金額が変動します。さらに、製品によっては初期費用が必要で、勤怠管理機能もついているツールは、オプション料金がかかることも少なくありません。料金の詳細を検討するときには、毎月のトータルコストをしっかり見積もり、費用対効果を検討しましょう。
シフト管理ツールのおすすめ10選
ここでは、シフト管理ツールのおすすめ10選を紹介します。
- Airシフト
- KING OF TIME
- 幹部の右腕
- ジョブカン勤怠管理
- ジンジャー(jinjer)勤怠
- はたLuck
- ジョブスイート パートタイム
- シフオプ
- Sync Up
- らくしふ
それぞれについて、詳しく解説します。
Airシフト
Airシフトは、スタッフ間のやりとりなど細かな部分まで調整可能なシフト管理ツールです。スタッフ専用アプリ「シフトボード」と連携し、スタッフの希望シフトを直接シフト表に取り込むことができます。手間なくシフト作成や調整ができ、さらにタイムカード・勤怠管理の機能も備えているのが特徴です。作成したシフトは、日・週・月ごとで表示切り替えができるため、用途に合わせた使い方ができます。
Airシフトの特徴
- シフト表一体のチャットでスタッフ間のやりとりが可能
- 希望シフトのリマインドが自動で行える
- 最大2ヶ月間の無料体験あり
URL: https://airregi.jp/shift/
KING OF TIME
KING OF TIMEは、出勤の打刻も可能な勤怠管理システムです。複数の勤務パターンを作成できるため、日勤・夜勤・残業など、多様な勤務形態がある業種でも便利に使えます。シフトの作成だけでなく勤務時間の管理、シフトから人件費の概算管理も可能です。勤怠管理とシフト作成を1つのツールで管理したい企業におすすめします。
KING OF TIMEの特徴
- SQLインジェクション対策を施したセキュリティシステム
- 30日間無料体験可能
- 専門スタッフの充実サポート
URL: https://www.kingoftime.jp/
幹部の右腕
幹部の右腕は、超時短・平準化を実現するシフト管理ツールです。独自の最適化技術により、精密なシフト作成が自動で作成でき、手直しを軽減できます。人員モデリング機能や自動休憩振分け、希望シフト収集、勤怠管理などの機能が備わっているのも特徴です。複雑なシフト作成が求められる業種や、手作業で行っているシフト作成を自動化したい企業にはおすすめのツールです。
幹部の右腕の特徴
- 30日間無料体験あり
- 高性能エンジンの平準化実現
- 直感的操作で柔軟な変更
URL: https://tagjapan.jp/
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、簡易操作で初心者もすぐに利用できる勤怠管理ツールです。さまざまな勤務・雇用形態に対応し、勤怠管理もシフト作成も1つのツールで行えます。電話・メール・チャットでの無料対応サポート、初期設定の代行サポートも受けられます。手作業やシフト作成の悩みを解消し、ペーパーレス化を推進したい企業には魅力的なツールと言えるでしょう。
ジョブカン勤怠管理の特徴
- 4ユーザーまで使える月額無料のプランあり
- 導入・運用時のサポート体制が充実
- 機能を自由に組み合わせて利用可能
ジンジャー(jinjer)勤怠
ジンジャーは、従業員の勤怠管理をシンプルに効率化した勤怠管理ツールです。シフトの作成、残業時間の自動集計、有給休暇の残日数の自動表示など、さまざまな機能が搭載されています。シフトの管理だけでなく、勤怠管理や給与計算、年末調整、経費精算なども行えるため、人事労務作業を一元化したい企業におすすめです。
ジンジャー(jinjer)勤怠の特徴
- 残業時間のリアルタイム自動集計
- 有給休暇残日数の自動表示機能
- 打刻漏れ一括確認・通知システム
はたLuck
はたLuckは、店舗サービス業向けのシフト管理ツールです。店舗内の情報共有をデジタル化し、シフトの申請から確認までの業務を効率化できます。店舗状況に応じてシフトを調整できるため、シフト作成にかかっていた工数を削減できるでしょう。また、従業員に感謝を伝えるエンゲージメント機能もあるため、スタッフ間のチームワークの醸成にも役立てられるのも嬉しいポイントです。
はたLuckの特徴
- デジタル化で迅速な情報共有
- 適正シフトで人員の過不足解消
- エンゲージメント促進機能付き
URL: https://hataluck.jp/
ジョブスイート パートタイム
ジョブスイート パートタイムは、オンラインでシフトの作成から共有までをワンストップで行えるシフト管理ツールです。さまざまな事業規模や業種のニーズに対応する柔軟性を持ち、ユーザーの権限や業務プロセスを細やかに設定できます。運営元のステラスが、20年以上培ってきたノウハウでセキュリティ体制を整えているのもポイントです。
ジョブスイート パートタイムの特徴
- オンラインでシフト作成完結
- あらゆる業種・規模に対応
- 個人情報保護に強みがある
URL: https://jobsuite.jp/parttime/
シフオプ
シフオプはシフト管理に特化したツールです。シフトの希望提出・作成・調整・共有を一元化でき、従業員同士でシフトに関するメッセージ交換も可能です。さらに、欠員の可視化により採用の最適化にも活用できます。アルバイトやパートの人件費が自動計算され、経費の適正化をサポートする機能も搭載しているのも特筆すべき点です。また、労務コンプライアンスのリスクをシフト作成時に自動検知できるため、効率的なシフト作成が実現できるでしょう。
シフオプの特徴
- 他店舗からの簡単ヘルプ募集
- 欠員可視化で採用の効率化
- 労務コンプライアンス自動検知機能
Sync Up
SyncUpは、店舗のシフト管理をカンタン＆シンプルに実現するシフト管理ツールです。約550社、60,000名以上と、多くの企業で導入されています。シンプルな操作で誰でも使いやすく、データ集約・分析をオールインワンで実施できます。本部は組織の一元管理、店舗は労務アラートや人件費の自動計算、スタッフはアプリでのシフト確認・提出と、それぞれの立場で便利な使い方ができるのも特徴です。
Sync Upの特徴
- 「誰でも使える」シンプル操作
- 本部・店舗・スタッフのトータル対応
- アプリでシフト確認・提出可能
らくしふ
らくしふは、シフト管理の課題を解消するツールです。シフトの回収・共有はLINEを使用し、自動で転記が行えます。LINEのチャット機能を利用して、出勤・退勤の打刻も可能です。効率的なスタッフ配置やリソースの最適化も実現し、労務違反を未然に防ぐアラート機能も装備しているのも、管理者にとっては嬉しいポイントです。
らくしふの特徴
- LINE経由の効率的なシフト管理
- スタッフ配置の最適化とコスト削減
- 労務違反の未然防止機能完備
まとめ
本記事では、シフト管理ツールのおすすめ10選を詳しく解説しました。業務効率化のためには、各ツールの機能やメリット、デメリットを比較しながら、自社のニーズにあった効率的なシフト管理ツールを選ぶことが大切です。最適なツールを選ぶことで、シフト作成や調整にかかる労力の削減だけでなく、社員やスタッフの満足度向上も見込めます。本記事を参考に、シフト管理ツールを導入してみてください。
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