労務管理システムは、以前まで専用サーバを自社内に設置し、そこにソフトをインストールして運用していくオンプレミス型が多くありましたが、近年では外部の専門業者が所有するサーバを使ってWebブラウザ上で運用するクラウド型が多くなっています。ここでは、クラウド型労務管理システムについて紹介します。
目次
労務管理システムとは？
クラウド型労務管理システムとは、勤怠管理をすべてネットワーク上で行うものを言います。例えば出勤や退勤した場合に、これまではタイムカードを使って打刻をしていたケースが多くありました。労務管理システムではタイムカードではなく、インターネットにつながったパソコンやスマホなどにアプリをインストールしておき、それを使って打刻を行います。また、毎月の勤務時間の集計作業については、これまではエクセルなどの表計算を使って行われることが多くありましたが、労務管理システムでは自動的に集計します。このように、勤怠管理に関する業務をインターネットで、一元的に処理するのがクラウド型労務管理システムとなります。
労務管理システムのメリット
いつでもどこでも打刻が可能
クラウド型労務管理システムのメリットとしてまず挙げられるのが、いつでもどこでも打刻が可能という点です。インターネットにつながったパソコンやスマホにアプリをインストールしておけば、いつでもどこでも打刻することができますので、いちいち勤務先に出向く手間が省けることになります。
毎月の集計作業を自動的に計算
毎月の勤務時間の集計を自動計算してくれるという点も大きなメリットです。時間内労働時間はもちろんのこと、時間外労働時間の集計も自動計算しますので、集計作業にかかる時間の短縮化が図られます。
給与計算も早くできる
毎月の集計作業が迅速に行われますので、給与計算も効率的かつ効果的に処理することができるという点もメリットと言えます。
カスタマイズが可能
導入する企業の実情に応じたカスタマイズが可能な点もメリットとして挙げることができます。給与明細書や承認フローなど、導入する企業に応じた最適な形でカスタマイズすることができます。
業務の効率化、コストカットができる
最大のメリットは業務の効率化、コストカットができるという点です。勤怠管理に関する業務がこのシステムの導入によって効率的かつ効果的に進めることができますので作業負担の軽減、さらにコストカットまで可能となります。
労務管理システムのデメリット
セキュリティー面での懸念
クラウド型労務管理システムのデメリットとしてはセキュリティー面での懸念です。クラウド型労務管理システムはインターネットを介して利用しますので、ネットワーク環境の状況に大きく左右されます。脆弱なネットワーク環境の場合には悪意ある者のアクセスにより機密情報が洩れる可能性も否定できませんので、そうした点がデメリットとなります。
大量に処理する場合には時間がかかることもある
大企業など従業員が多い企業の場合には処理に少し時間がかかるといった点もデメリットとして挙げることができます。これもネットワーク環境にもよりますが、一度に大量のデータ処理をしますと、集計結果に時間がかかり、ストレスとなることもあります。
サポート体制が十分でない場合もある
これはシステムにもよりますが、サポート体制が十分ではない場合もあるという点もデメリットです。サポート対応が平日のみであったり、導入時の説明会は開催しないなど、システムによってはサポート体制が十分でないことがあります。
労務管理システムを効果的に活用するためのポイント
できるだけ外部システムと連携する
クラウド型労務管理システムを効果的に活用するためには、人事給与や会計などの外部のシステムと連携して使用することが重要なポイントとなります。例えば、人事給与システムに従業員データを入力し、そのデータを労務管理システムと連携すれば、人事異動があった場合でも自動的に所属部署が反映されますし、会計システムで出張申請入力し、そのデータを労務管理システムと連携すれば、自動的に出張日が勤務時間記録簿に自動反映されます。
カスタマイズを適切に行う
クラウド型労務管理システムの一つの目玉であるカスタマイズはとても重要な機能です。日常業務でよく使用する勤務時間管理簿や給与明細書などの様式については、できるだけ分かりやすい形でカスタマイズすることがポイントとなります。
マニュアルをしっかり読む
マニュアルをしっかりと読みシステムを理解して活用することが大切なポイントです。せっかく良いシステムを導入しても、従業員がそれを使いこなせなかったら全く意味がありません。クラウド型労務管理システムは比較的シンプルで分かりやすいマニュアルとなっていますので、それを全従業員に理解させることが、効果的に活用するためには重要です。
おすすめのクラウド労務管理システム
以下の記事では、おすすめの労務管理システムの概要や特徴について解説しています。
関連記事：【2024年版】クラウド労務管理システム おすすめ11選を徹底比較
労務管理システムの導入はたくさんのメリットが享受できる
クラウド型労務管理システムには享受できるメリットは大きいと言えます。必要な機能が揃っているかを確認しつつ、人事目線で使いやすいシステムを選びましょう。
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