労務管理システムの比較ポイントとは？人気の製品も紹介

労務管理システムは従業員の労務管理が簡単になる便利なツールです。しかし選ぶべきポイントだったり、使用する上での注意点があったりと気をつけるべき事が幾つかあります。今回は労務管理システムについてポイントを踏まえながら解説していきます。

労務管理システムとは？

総務の仕事の中でも労務関連の業務は覚える事が多く、とても大変な作業です。労務関連の業務負担を減らす為に使用するのが労務管理システムです。給与、福利厚生、年末調整、社会保険などの労務に関する処理をシステムによって管理する事で業務の工数を減らしたり、ヒューマンエラーなどのミスを無くすことが出来ます。またシステムで管理する為、紙面が不要となり行政機関に提出する書類も自動的に作成することが可能となります。

労務管理システムを選ぶ時の比較するポイント

1.クラウド型、インストール型で決める

労務管理システムは大きく分けて2種類のサービス提供があります。1つ目が自社のローカル内で行うインストール型です。インストール型はソフトを購入し、自社のPCに入れる方法で自由度の高いサービスです。月額で料金を払う必要はありませんが、不具合があった場合のアップデートや自動バックアップなどネット経由で受けることが出来るサービスを手動で行う必要があります。2つ目はインターネット経由でサービスを受ける事が出来るクラウド型です。月額で料金を払う必要がありますがサポート体制が充実しており、自分でシステムをメンテナンスする手間が掛かりません。

2.外部システムとの連携で決める

外部システムと連携出来るか確認する事が重要です。例えば従業員の情報をエクセルで管理している場合、連携出来るのであれば労務業務をスムーズに移行する事ができます。自社の環境と管理システムの環境に互換性があるか確認する必要があります。

3.自社のニーズに合った機能を選ぶ

自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。不要な機能が付いていると従業員が混乱してしまい、使いにくくなってしまう場合があります。最低限必要なものを選んでください。

4.サポートの充実性で選ぶ

唐突なトラブルに対応する為にもサポートが充実した管理システムを選びましょう。特にデータのバックアップや修復のサポートが付いている管理システムがおすすめです。

5.値段で選ぶ

労務管理システムの値段は数百円から数万円まで幅が広くあります。特に月額料金のサービスは自社にとって負担にならない範囲で選ぶようにしましょう。

労務管理システムの注意点

一見、労務管理システムは便利に見えますが注意するべき点があります。使用していく上で失敗しない為にも注意点を3つ紹介します。

1.労務管理システムの周知徹底

労務管理システムを導入する上で従業員に対し、操作方法などを周知徹底する必要があります。入力方法がわからなかったり、システムの初期エラーが発生するなどトラブルに巻き込まれる可能性があるので、まずはテスト運用を行いましょう。まずは小規模で行った後、規模を広げましょう。

2.セキュリティ対策

労務管理システムは個人情報を扱うシステムです。管理者権限の付与を限定的に行なったり、サイバー攻撃対策を行う必要があります。その為にも労務管理システムの運用元と連絡を取り合ったり、セキュリティレベルを分析したり、従業員に機密管理教育を行ったりと定期的な対策が必要です。会社の信用にも繋がるので運用前に慎重に検討しましょう。

3.時間削減効果で考える

ソフトを導入する際、時間削減効果で考える必要があります。トライアル版やテスト運用で実際の工数削減率を調べましょう。導入しても操作性が難しかったり、無駄な機能が多いと導入前より工数が掛かってしまう事があります。そうならない為にも質問フォームを設置し、従業員の意見を吸い上げる事が大切です。

自社に合った労務管理システムを選ぼう

今回は労務管理システムについて解説しました。システムを選ぶ上で機能を絞り、自社のニーズに合ったものを選ぶ事でコスト面で会社の負担になる事が無く、業務も効率的に行う事が出来ます。数百円から始める事が出来るので、一度試してみてはいかがでしょうか。

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