Googleドライブが、ビジネスシーンでファイル共有に使われることは珍しくありません。しかし、Googleドライブでファイル共有することについて、セキュリティリスクをゼロにすることは事実上不可能だといえます。実際、Googleドライブでのセキュリティに関する危険事例は日々発生しています。大切なことは、Googleドライブでファイル共有する危険性を理解した上で、その対策を十分に講じることではないでしょうか。
本記事では、Googleドライブでファイル共有する危険性と危険事例を解説した上で、取るべき対策を解説します。
関連記事：Googleドライブとは？主な機能と使い方を詳しく解説
Googleドライブよりも便利に社内ファイルを管理・共有できるツール「NotePM」
目次
Googleドライブでファイル共有する危険性
ここでは、Googleドライブでファイル共有する危険性として、以下の3つを解説します。
- アクセス権限の設定ミス
- 閲覧履歴を確認できない
- 不要な共有リンクの消し忘れ
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：Googleドライブのフォルダ・ファイルを共有する方法を分かりやすく解説
アクセス権限の設定ミス
危険性の1つ目は、アクセス権限の設定ミスです。
Googleドライブは、ファイル共有時にアクセス権限を設定できます。その際、機密性が高い情報が入ったファイルにも関わらずアクセス権限を「リンクを知っている全員」にした場合、Googleアカウントをもっていないユーザーでもファイルの閲覧が可能になります。不特定多数がファイルにアクセスできるという点で、おのずと情報漏えいのリスクが高まります。
閲覧履歴を確認できない
危険性の2つ目は、閲覧履歴を確認できないことです。
Googleドライブでは、アップロードや編集・コメントの履歴は残りますが、閲覧履歴は残りません。そのため、ファイルの共有リンクが漏えいしてしまっても、いつ、どこで、誰が閲覧したか確認することができません。
関連記事：Googleドライブの閲覧履歴は確認できる？履歴が残る動作・残らない動作についても解説
不要な共有リンクの消し忘れ
危険性の3つ目は、不要な共有リンクの消し忘れです。
Googleドライブでは、共有リンクの「有効期間」を設定できません。そのため、一度作成した共有リンクを放置していると、万が一その共有リンクが流出した場合は半永久的に情報漏えいが発生しうるのです。
関連記事：Googleドライブのファイルは簡単に削除可能！アカウント削除の方法も解説
Googleドライブよりも便利に社内ファイルを管理・共有できるツール「NotePM」
Googleドライブでの共有が原因で発生した危険事例
ここでは、2021年1月に公表された危険事例を紹介します。
この事例は、福岡県における新型コロナウイルス感染者約9,500名の個人情報が、インターネット上で第三者が閲覧できる状態になっていた事例です。この事例では、Googleドライブ上で個人情報を管理していましたが、そのファイルの権限を「リンクを知っている全員」にしてしまっていました。そのリンクを第三者に誤送信したことで、今回の危険事例が明らかになり、福岡県は謝罪会見を行うなど対応に追われる事態になりました。
出典：福岡県のコロナ感染者情報流出 名前など9500人分 外部からデータ閲覧可能に｜西日本新聞
Googleドライブでファイル共有する危険性に対し取るべき対策
ここでは、Googleドライブでファイル共有する危険性に対し取るべき対策として、以下の3つを解説します。
- Googleドライブに存在するセキュリティリスクを理解
- 人為的ミスを前提としたセキュリティ対策
- よりセキュアなクラウドストレージの利用
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：【画像でわかる】Googleドライブの使い方を基礎から分かりやすく解説
Googleドライブに存在するセキュリティリスクを理解
対策の1つ目は、Googleドライブに存在するセキュリティリスクを理解することです。
Googleドライブはシンプルで使いやすいものの、あくまでも個人向けのサービスです。そのため、法人向けのセキュアなサービスと比べると、セキュリティ対策はやや劣ります。また、企業が把握していないデバイスなどによって意図しない形で個人のGoogleドライブを経由し、情報漏えいに繋がることも想定されます。それらのセキュリティリスクを十分に理解し、セキュリティに気をつけてGoogleドライブを使用するよう心がけましょう。
人為的ミスを前提としたセキュリティ対策
対策の2つ目は、人為的ミスを前提としたセキュリティ対策です。
どれだけ注意深い人でも、ミスを完全になくすことは現実的ではありません。他人にGoogleドライブの共有URLを送ってしまうなど、人為的ミスが原因でトラブルが発生することもありえます。そのため、人為的ミスを起こさないよう、社員教育を徹底することに加え、トラブル発生時の対応方法も整備しておきましょう。
よりセキュアなクラウドストレージの利用
対策の3つ目は、よりセキュアなクラウドストレージの利用です。
Googleドライブの法人向け有料版サービスのGoogle Workspaceは、有力な代替候補だといえます。Google Workspaceは、Googleドライブのセキュリティ機能に加えてデータの暗号化も可能なため、よりセキュアな運用を構築できます。他にもセキュアなクラウドストレージサービスは数多く存在するため、自社の状況から最適なサービスを選択しましょう。
関連記事：クラウドストレージを運用する5つのコツを解説！リスク回避のための4つの対策も紹介
NotePMはGoogleドライブの代わりに使えます
Googleドライブの運用に課題を感じている皆さま、ぜひ NotePM をお試しください！
NotePM は、社員が登録したさまざまなファイル・ナレッジを蓄積し、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。マニュアル、手順書、業務ノウハウ、社内FAQ、日報・議事録など、何度も検索するようなストック型の情報管理に向いており、オンラインストレージとしても活用されています。
| Googleドライブ | NotePM |
|---|---|
| △ 検索しづらい。不要な情報もヒットする | ○ 強力な検索機能ですぐ見つかる |
| △ 権限設定がわかりづらい | ○ シンプルかつ柔軟に権限設定できる |
| △ ファイルを見た人がわからない | ○ 「誰が」「いつ」参照したかわかる |
| △ どれが最新かわからない | ○ 最新情報・履歴がわかる |
| △ お知らせ通知できない | ○ お知らせ通知できる |
| △ コミュニケーションできない | ○ コメントやいいね！できる |
NotePMの公式サイトはコチラ
関連記事：NotePMとGoogleドライブの違いとは？機能や独自性、最適な使い方を比較して解説！
Googleドライブよりも便利に社内ファイルを管理・共有できるツール「NotePM」
まとめ
本記事では、Googleドライブでファイル共有する危険性と危険事例を明示した上で、取るべき対策を解説しました。アクセス権限の設定ミスや共有リンクの消し忘れなど、Googleドライブの危険性の多くは人為的ミスに由来します。そのため、Googleドライブでファイル共有する危険性を理解し、人為的ミスに関する対応策を社内で整備することが必要です。これにより、ファイル共有が原因のトラブルを予防するだけでなく、トラブルが発生してもすぐに対処できるはずです。
検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM」
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
