Googleドライブのアクセス権を徹底解説！権限がないときの解決方法も紹介

Googleドライブは、主にビジネスシーンで利用されているオンラインストレージです。しかし、他の人から共有されたファイルにアクセスしようとした際に、権限がなくてアクセスできなかった経験がある人もいるのではないでしょうか。

本記事では、Googleドライブのアクセス権の種類や、アクセス権がないときの解決方法などを紹介します。

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Googleドライブのアクセス権とは

Googleドライブでは、ファイルに対して閲覧・編集・削除などのアクセス権を設定できます。アクセス権を適切に設定することで、情報漏えいの防止につながり、セキュリティ面が強化されます。ドライブを共有している全員が、すべてのファイルを閲覧・編集・コメント追加できてしまうと、データ損失や情報改ざんのリスクをはらんでしまうため、アクセス権は慎重に設定することが重要です。

アクセス権がないとファイルは閲覧できない

Googleドライブに保存されているファイルは、アクセス権がないと編集や閲覧、コメントの追加などが行えません。Googleドライブのファイルが閲覧できない・編集できない原因は、ファイルのアクセス権がない場合がほとんどです。アクセス権はオーナーしか付与できないため、オーナーにアクセス権の付与を依頼する必要があります。

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Googleドライブのアクセス権の種類

Googleドライブのアクセス権は複数の種類があります。「マイドライブ」「共有ドライブ」のどちらを使っているかによって、アクセス権の種類が異なります。アクセス権の種類を正確に把握することで、Googleドライブの円滑な使用が可能です。

ここからは、Googleドライブのアクセス権の種類について、マイドライブの場合と共有ドライブの場合にわけて紹介します。

マイドライブにおけるアクセス権の種類

マイドライブとは、個人が作成したファイルやフォルダの保存領域で、作成した人がオーナーになります。

マイドライブにおけるアクセス権の種類は以下の4つです。

アクセス権	詳細
オーナー権限	ファイルの閲覧や編集、削除といった、ファイルに関するすべての操作ができる。マイドライブの場合、オーナー権限を持てるのは1人だけである。
編集者	Googleドライブに保管されているファイルの中身を閲覧でき、内容を自由に修正できる。フォルダ間のファイルの移動もできる。
閲覧者	指定されたフォルダやファイルの中身を閲覧できる。内容の編集・ほかのフォルダへの移動・ファイルの削除はできない。
閲覧者（コメント可）	指定されたファイルの中身を閲覧でき、内容に対してコメントを残せる。閲覧者と同様、内容の編集などはできない。

マイドライブにおいては、オーナー権限がもっとも強力で、唯一ファイルの削除が可能です。オーナー権限を持てる人は1人しかいないので、オーナー権限のアカウントを削除する場合は、ほかの人にオーナー権限を譲渡する必要があります。

共有ドライブにおけるアクセス権の種類

共有ドライブとは、組織単位でオーナーの設定が可能な、フォルダやファイルの保存領域です。マイドライブと異なり、オーナーにあたる人が複数人存在します。

共有ドライブにおけるアクセス権の種類は以下の5つです。

アクセス権	詳細
オーナー権限	ファイルやフォルダの移動・編集・削除ができるほか、共有ドライブのメンバー設定の変更ができる。
コンテンツ管理者	ファイルやフォルダの移動・編集・削除ができる。メンバー設定の変更はできない。
編集者	Googleドライブに保管されているファイルの中身を閲覧でき、自由に修正できる。フォルダ間のファイルの移動はできない。
閲覧者	指定されたフォルダやファイルの中身を閲覧できる。ファイルの編集・ほかのフォルダへの移動・ファイルの削除はできない。
閲覧者（コメント可）	指定されたファイルの中身を閲覧でき、内容に対してコメントを残せる。閲覧者と同様、ファイルの編集などはできない。

共有フォルダにおいては管理者がもっとも強力な権限であり、複数人に付与できます。管理者が複数人いる場合は、管理者のアカウントが一つ削除されても権限譲渡は不要です。

Googleドライブでアクセス権がないときの解決方法

アクセス権がない状態でGoogleドライブを開いた場合「アクセス権が必要です」と表示され、ファイルを閲覧できません。Googleドライブのアクセス権がないときは、以下の3つの方法を実践してみましょう。

ログインしているアカウントを見直す
オーナーにアクセス権限付与を依頼する
オーナーにファイルの共有を依頼する

1つずつ解説します。

ログインしているアカウントを見直す

Googleアカウントを複数所持している場合に、Googleドライブでアクセス権がないときは、ログイン中のアカウントを確認してみましょう。ログイン中のアカウントとは別のアカウントにアクセス権が付与されている可能性があります。一度ログアウトし、別のアカウントでログインしてから該当のファイルやフォルダを開いてみてください。

オーナーにアクセス権限付与を依頼する

Googleドライブでアクセス権がないときは、オーナーにアクセス権限の付与を依頼しましょう。メールやチャットなど、普段オーナーと連絡を取っている方法で、権限の付与を依頼します。

また、「アクセス権が必要です」と書かれたページの下部からも、アクセス権のリクエストが可能です。メッセージを添えて「アクセス権をリクエスト」をクリックしましょう。

オーナーにリクエストメッセージが届き、オーナーがリクエストを承認すすとファイルが閲覧できます。

オーナーにファイルの共有を依頼する

基本的には先述した2つの方法で解決しますが、Googleアカウントを持っていない場合はほかの解決方法を検討する必要があります。

Googleアカウントを持っていない状態でファイルを閲覧したい場合は、オーナーにファイルのURLの共有を依頼しましょう。URLを知っている全員が閲覧できる設定にしたうえで、ファイルのURLを共有してもらうことで、Googleアカウントがなくても閲覧できるようになります。

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Googleドライブのアクセス権を設定する方法

Googleドライブ内のファイルを自分が管理している場合、ほかの人がファイルを閲覧するには、自分からアクセス権を付与する必要があります。Googleドライブのアクセス権を設定する方法として、以下の2つのパターンがあります。

特定のユーザーを指定する場合
複数人にURLを共有する場合

ここからは、それぞれのパターンにおけるアクセス権の設定方法を紹介します。必要なときにスムーズにアクセス権を付与できるように、あらかじめ確認しておきましょう。

特定のユーザーを指定する場合

特定のユーザーにだけアクセス権を付与したい場合は、以下の手順で行います。

Googleドライブの画面で、アクセス権を付与したいファイル・フォルダを選ぶ
右端にある縦の3点リーダーをクリック

「共有」＞「共有」をクリック

ウィンドウが表示されるので、アクセス権を付与したいユーザーのアドレスを入力し、付与するアクセス権の種類を選ぶ

「送信」を押すと、アクセス権の付与が完了する

アクセス権を付与する対象は、特定の個人だけでなくグループも指定可能です。

複数人にURLを共有する場合

複数人にアクセス権を付与したい場合、ファイル自体のアクセス権の設定を変更したうえで、URLを共有する方法を取ります。具体的な手順は以下の通りです。

Googleドライブの画面で、アクセス権を付与したいファイル・フォルダを選ぶ
右端にある縦の3点リーダーをクリック

「共有」＞「共有」をクリック

ウィンドウが表示されるので「一般的なアクセス」で「リンクを知っている全員」を選択し、付与するアクセス権の種類を選ぶ

「リンクをコピー」を押し、URLをチャットなどで共有する

上記の手順を踏むと、URLを知っている人全員がファイルの閲覧・編集が可能になります。外部に機密情報を漏らさないように、URLを共有する対象には注意しましょう。

アクセス権があってもファイルを閲覧できないケース

Googleドライブのアクセス権があっても、ファイルを開いた際に「サポートされていないファイル形式です」と表示され、内容を閲覧できない場合があります。閲覧しようとしているファイルが、Googleドライブでサポートされていない形式であることが原因です。

Googleドライブでサポートされていない形式のファイルを閲覧したい場合は、ファイルを共有した人に、ほかの形式にできないか相談しましょう。
Googleドライブでサポートされているファイル形式の例
現在は多くのファイル形式がGoogleドライブでサポートされています。Googleドライブでサポートされているファイル形式として、以下が挙げられます。

【ファイル形式】

Word（.DOC・.DOCX）
Excel（.XLS・.XLSX）
PowerPoint（.PPT・.PPTX）
テキストファイル（.TXT）
Portable Document Format（.PDF）
アーカイブファイル（.ZIP・.RAR・tar・gzip）
オーディオ形式（MP3・MPEG・WAV・.ogg・.opus）
画像ファイル（.JPEG・.PNG・.GIF・.BMP・.TIFF・.SVG）
マークアップ・コード（.CSS・.HTML・.PHP・.JS・.javaなど）
動画ファイル（WebM・.MPEG4・.3GPP・.MOV・.AVI・.MPEGPSなど）
Illustrator（.AI）
Photoshop（.PSD）
PostScript（.EPS・.PS）
Scalable Vector Graphics（.SVG）

上記のいずれかに該当するファイル形式であれば、Googleドライブのアクセス権を付与してもらうことで、中身を閲覧できます。

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Googleドライブのアクセス権の設定に関する注意点

Googleドライブのアクセス権を設定する場合、いくつかの注意点が存在します。ここからは、Googleドライブのアクセス権の設定に関する注意点として、以下の2点を解説します。

共有するユーザーの選択ミスに注意する
設定済みのアクセス権は適宜更新を行う

Googleドライブのアクセス権の設定に関する注意点を把握しないと、社内のみで共有する予定の情報が、誤って外部に漏れる可能性があります。アクセス権の設定を行う前に、注意点を確認しておきましょう。

共有するユーザーの選択ミスに注意する

Googleドライブのアクセス権を付与するユーザーは、慎重に設定する必要があります。誤って関係外の人にアクセス権を付与してしまうと、その人がファイルを閲覧できる状態になるため、機密情報が流出する原因になりかねません。

ほかの人にアクセス権を付与する際は、関係外の人を指定していないかを入念に確認しましょう。

設定済みのアクセス権は適宜更新を行う

社内でGoogleドライブを共同利用している場合、アクセス権を付与したユーザーが退職することがあります。

退職した人のアクセス権を放置していると、ファイルを追加した際に、退職した人に内容が共有されてしまいます。情報漏えいにつながるので、退職者のGoogleドライブのアクセス権は忘れずに削除しておきましょう。

Googleドライブの代わりとして利用できる『NotePM』

NotePM

Googleドライブの運用に課題を感じている人は、ぜひNotePMを試してみてください。

NotePMは、社内のさまざまなナレッジを蓄積し、強力な検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられるサービスです。マニュアル・手順書・業務ノウハウ・社内FAQ・日報・議事録など、何度も検索するようなストック型の情報管理に向いており、オンラインストレージとしても活用されています。

Googleドライブ	NotePM
△　検索しづらい。不要な情報もヒットする	○　強力な検索機能ですぐ見つかる
△　権限設定がわかりづらい	○　シンプルかつ柔軟に権限設定できる
△　ファイルを見た人がわからない	○　「誰が」「いつ」参照したかわかる
△　どれが最新かわからない	○　最新情報・履歴がわかる
△　お知らせ通知できない	○　お知らせ通知できる
△　コミュニケーションできない	○　コメントやいいね！できる

NotePMの公式サイトはコチラ

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情報共有ツールとして「NotePM」がおすすめな理由5選

ここからは、情報共有ツールとしてNotePMがおすすめな理由を5つ紹介します。

高機能なエディタでドキュメントをカンタンに作成できる
保管しているドキュメントの検索性に優れている
アクセス権を柔軟に設定できる
コメント機能でコミュニケーションを取れる
わかりやすくバージョン管理できる

社内のドキュメントをわかりやすく管理したい人は、ぜひNotePMについて詳しく知っておきましょう。

高機能なエディタでドキュメントをカンタンに作成できる

NotePMでは、ナレッジや各種情報をまとめたドキュメントを作成可能です。テキストの色を変えたり、下線を引いたりと基本的な文字装飾ができるため、視覚的にわかりやすいドキュメントを作成できます。絵文字も使用できるため、柔らかい雰囲気の文書も作れます。

また、画像や動画の挿入ができる点も魅力的です。画像に文字や記号を加える編集機能もNotePMに搭載されており、編集したものをそのままドキュメント内に挿入できます。画像や動画を活用することで、一目で内容を把握できる、読みやすいドキュメントを作成可能です。

保管しているドキュメントの検索性に優れている

全文検索とは、NotePMで保管されているドキュメントをキーワード検索した際に、ドキュメントのタイトル・文章の両方から一致するキーワードを探す機能です。ドキュメントの隅々までキーワードを探してくれるため、欲しい情報が載っているドキュメントが確実に見つかります。キーワード検索で見つかったファイルを表示する際に、検索キーワードはハイライト表示されます。

キーワード以外に、最終更新日・タグ・作成者などでも検索でき、さまざまな視点からドキュメント探しが可能です。

アクセス権を柔軟に設定できる

NotePMでは、ドキュメントごとに細かくアクセス権限を設定できます。個々人に権限を付与できるのはもちろん、プロジェクト単位や組織単位での権限設定も可能です。社外の人やインターン生に対しては、ドキュメントの閲覧のみ可能な「ゲスト権限」を付与するのがおすすめです。

Googleドライブと同じような感覚で、柔軟なアクセス権限の設定を行えます。

コメント機能でコミュニケーションを取れる

NotePM内で保管している各ドキュメントについて、コメントを送信できます。ドキュメント内の不明点や、編集してほしい箇所などの伝達が可能です。また、ドキュメント作成に対する感謝の言葉もコメントで伝えられます。

NotePMのコメント機能を積極的に活用することで、社内コミュニケーションの活性化につながります。

わかりやすくバージョン管理できる

NotePMでドキュメントを更新した場合、更新履歴が自動で記録されます。更新した箇所はハイライト表示されるため、編集した箇所の確認も容易です。

また、ドキュメントの更新履歴はタイムライン画面にも表示されます。自分が行った更新を振り返られるのはもちろん、ほかの人がどういった更新を行ったかも確認可能です。

ドキュメントのバージョンをわかりやすく管理できるため、間違えて古い資料の内容を参照してしまう可能性を減らせます。

情報共有ツール「NotePM」の導入事例

ここからは、NotePMの導入事例として、以下の3つを紹介します。

株式会社トキハナ
株式会社シーユーシー
株式会社ディースピリット

NotePMの導入事例を知ることで、導入時にどういったメリットがあるかをイメージしやすいです。NotePMに興味がある人は、ぜひ導入事例も確認しておきましょう。

株式会社トキハナ

株式会社トキハナは、式場紹介サービスの運営や、ブライダル業界の人材紹介などを行う会社です。以前は別のツールでドキュメント管理を行っていましたが、使いにくい印象があったため、ドキュメント管理ツールとしてNotePMの導入を決定しました。

NotePMの大きな導入効果は、内容の濃い業務マニュアルが作成されたことで、業務委託のメンバーが自分で業務を進めやすくなった点です。また、マニュアルがなかったときに発生していた、人によって指示内容が異なるという課題も解決されました。

株式会社シーユーシー

株式会社シーユーシーは、医療機関の運営支援や経営コンサルティングを行う会社です。複数の医療法人のノウハウを集めて、異なる法人間で円滑に共有できる仕組みを作るため、ドキュメント管理ツールの導入を決めました。ツールの候補は複数ありましたが、その中でNotePMを選んだ決め手は、コメント機能によるコミュニケーションの取りやすさです。

NotePMの導入後は、診療のノウハウや各医療法人の取り組みを共有することで、それぞれの医療機関の成長を支援しています。