Googleドライブのアクセス権を徹底解説!権限がないときの解決方法も紹介

2023年01月08日(日) Googleドライブ

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

Googleドライブはビジネスなどさまざまな場面で利用されている便利なオンラインストレージサービスです。しかし、他の人から共有されたファイルにアクセスしようとしたら、権限がなくてアクセスできなかったという経験がある人もいるのではないでしょうか。今回の記事では、Googleドライブのアクセス権について、アクセス権の種類や、アクセス権がないときの解決方法を紹介します。

Googleドライブのアクセス権とは

Googleドライブは閲覧や編集、削除など、ファイルのアクセス権を設定することができます。アクセス権を設定する目的は、主に情報漏えい防止などのセキュリティ面の強化です。ドライブを共有している全員が、全てのファイルを閲覧・編集・コメント追加ができてしまうのはデータ損失や情報改ざんの大きなリスクをはらんでいるため、アクセス権は必ず設定しておきましょう。

アクセス権がないとファイルは閲覧できない

Googleドライブに保存されているファイルは、アクセス権がないと編集や閲覧、コメントの追加などが行えません。Googleドライブのファイルが閲覧できない、編集できないといった現象が起こる原因は、ファイルのアクセス権がない場合がほとんどです。アクセス権は、オーナーしか付与できないため、オーナーにアクセス権の付与を依頼する必要があります。

アクセス権の種類

Googleドライブで設定できるアクセス権は、以下の3つがあります。

  • 編集可
  • コメント可
  • 閲覧可

「編集可」は、ファイルに文字を書き込んだり、書き込まれた文字を消したりなどの編集が行える権限です。共同で編集したい相手には、この「編集可」のアクセス権を付与しましょう。コメント可は、ファイルの編集は行えず、閲覧とコメントの追加だけが行えます。「閲覧可」のアクセス権では、ファイルの閲覧のみが行えます。

Googleドライブでアクセス権がないときの解決方法

アクセス権がない状態でGoogleドライブを開いた場合、アクセス権が必要ですと表示され、ファイルを閲覧することができません。Googleドライブのアクセス権がないときは、以下の3つの方法を実践してみましょう。

  • ログインしているアカウントを見直す
  • オーナーにアクセス権限付与を依頼する
  • オーナーにファイルの共有を依頼する

それでは、1つずつ解説します。

ログインしているアカウントを見直す

Googleドライブでアクセス権がないときは、ログイン中のアカウントを確認してみましょう。Googleアカウントを複数所持している場合に起こりやすいエラーです。現在のアカウントではない別のアカウントにアクセス権が付与されている可能性があるため、一度ログアウトし、別のアカウントでログインしてから該当のファイルやフォルダを開いてみてください。

オーナーにアクセス権限付与を依頼する

Googleドライブでアクセス権がないときは、オーナーにアクセス権限の付与を依頼しましょう。メールやチャットなど、普段オーナーと連絡を取っている方法で、権限の付与を依頼します。

また、「アクセス権が必要です」と書かれたページの下部から、アクセス権をリクエストすることも可能です。メッセージを添えて「アクセス権をリクエスト」をクリックしましょう。

オーナーにリクエストメッセージが届くので、オーナーがリクエストを承認すればファイルが閲覧できるようになります。

オーナーにファイルの共有を依頼する

基本的には先述した2つの方法で解決しますが、Googleアカウントを持っていない場合は違う解決方法を検討する必要があります。Googleアカウントを持っていない状態でファイルを閲覧したい場合は、オーナーにファイルの共有を依頼しましょう。ファイルのURLを共有することで、URLを知っている人なら、アクセス権がなくても、誰でもアクセスできるようになります。

Googleドライブのアクセス権に関するよくある質問

Googleドライブのアクセス権は利用する機会が多いため、Googleドライブを利用する中で疑問点が浮かんだ人もいるかもしれません。Googleドライブのアクセス権に関するよくある質問として、以下の3つの疑問を解決していきます。

  • 一度共有した権限は削除できる?
  • アクセス権限のリクエストは取り下げられる?
  • 複数のファイルのアクセス権を付与するには?

それでは、1つずつ解説します。

一度共有した権限は削除できる?

Googleドライブで、一度共有した権限は、後から削除することが可能です。具体的には、以下の手順で削除することができます。

  1. 該当ファイルの「共有」をクリックする
  2. 共有中のユーザー一覧が表示されるので、権限を削除したいユーザーの右横にある▼をクリックする
  3. 「アクセス権を削除」をクリックする

アクセス権限のリクエストは取り下げられる?

アクセス権限のリクエストは、一度送ってしまうと取り下げることはできません。リクエストはメールでオーナーに通知されてしまいます。リクエストを送る場合は、間違えることのないよう、慎重に検討しましょう。

複数のファイルのアクセス権を付与するには?

仕事でGoogleドライブを使っている人の中には、一度に10個や20個など複数のファイルのアクセス権を、まとめて付与したいと思う人もいるでしょう。複数のファイルにアクセス権を付与する場合は、ファイルではなくフォルダにアクセス権を付与することをおすすめします。

フォルダに権限を設定する方法は以下の通りです。

  1. 共有したいフォルダを選択して右クリックする
  2. 「共有」をクリックする

  3. 「一般的なアクセス」の「制限付き」を「リンクを知っている全員」に変更する
  4. 付与する権限の種類を選択する
  5. 「リンクをコピー」をクリックする
    コピーしたリンクを共有することで、リンクを知っている全員にアクセス権を付与することができます。

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まとめ

今回の記事では、Googleドライブのアクセス権について、アクセス権の種類や、アクセス権がないときの解決方法を紹介しました。共有されたファイルにアクセスできずに焦ることがないよう、アクセス権の仕様や権限の付与を依頼する方法をしっかり把握して、適切に権限の設定を行いましょう。

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