文書管理システム導入で失敗したくない人へ！準備・選定・定着のポイントを解説

 

社内で分散している文書を一元化し、情報管理を効率化するために、文書管理システムの導入を考えているご担当者もいるでしょう。文書管理システムといっても、さまざまな機能があるため、自社に適したサービスがわからないケースもあるはずです。

文書管理システムの導入で失敗しないためには、導入前の準備とサービス選定のほか、定着のための取り組みが重要です。

本記事では、文書管理システムの導入で失敗したくない人に向けて、導入準備からサービスの選定、定着のポイントを解説します。文書管理システムの効果を最大化したい企業さまは、ぜひ参考にしてみてください。

 

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文書管理システム導入で失敗しないためのチェックリスト

文書管理システムを導入しても、従業員に受け入れられず定着しなければ、導入や整備にかけたコストが無駄になり、失敗に終わってしまいます。

文書管理システムの導入で失敗しないためには、次の3つのフェーズごとに準備を進めることが重要です。

1. 導入準備
2. システム選定
3. 定着のための運用

詳しい内容やポイントは後述しますが、まずは見通しを持って導入を進められるよう、チェックリストを作成したので参考にしてみてください。

【文書管理システム導入で失敗しないためのチェックリスト】

チェックリストを踏まえて、丁寧に準備を進めることで、文書管理システムを定着させ、システムの効果の最大化を目指せるはずです。

本記事では、先ほど紹介した3つのフェーズごとに取り組むべき内容やポイントを紹介するので、参考にしてみてください。

文書管理システムの導入前に必要な準備

文書管理システムの導入前に必要な準備は、大きく分けて次の3つです。

• 文書管理の課題とシステム導入の目的を明確化する
• 必要な機能・要件を整理する
• 文書管理のルールを統一する

とくに、課題や目的の明確化と必要な機能・要件の整理は文書管理システムの選定前に行ってみてください。

文書管理の課題とシステム導入の目的を明確化する

目的が曖昧だと、自社に合ったシステムを選べず、導入後の運用が定着しにくいため、文書管理の課題とシステムの導入目的を明確化する必要があります。

文書管理のよくある課題は、次のとおりです。

【文書管理のよくある課題と具体例】

よくある課題	具体例
必要な文書をすぐに見つけられない	・「あの資料どこにあったかな…」と探し回る時間が積み重なり業務効率が低下する ・顧客からの問い合わせに「お調べしてから折り返します」という場面が増える ・担当者が休みのときに重要資料を探せず対応が停滞する ・会議直前に資料が見つからず準備不足のまま臨む
最新の文書がどれかわからない	・「これ最新版ですか？」が会議での常套句になっている ・先週の修正内容が元に戻っていて二度手間になる ・営業が古い料金表で見積もりを出してしまい顧客対応に支障が出る
情報セキュリティに不安がある	・管理体制が整っておらず誰でも機密文書を見られる状態になっている ・退職した元社員が自宅から社内文書にアクセスできる ・情報漏洩が発生したとき「いつ・誰が・何を」確認できず対応に苦慮する
承認プロセスに時間がかかる	・「決裁待ちです」が常態化し仕事が停滞する ・急ぎの提案なのに承認者が出張中で対応できず失注する ・契約書の承認が間に合わず、取引先を待たせてしまう
無駄なスペースを消費している	・キャビネットだらけのオフィスで働くスペースが年々狭くなっていく ・文書整理のために定期的に残業が発生し、本来業務に支障が出る ・同じ資料を何度も印刷して紙代がかかる
ナレッジを蓄積できない	・ベテラン従業員が退職すると、その知識やノウハウが社内から失われてしまう ・過去のプロジェクトの成功事例や失敗事例が共有されず、同じ失敗を繰り返す ・個人のPCに保存された有益な情報が組織全体で活用されない

たとえば、自社の課題が「最新の文書がどれかわからない」ことで、作業時に少しずつ時間を消費してしまっているケースでは、文書管理システムの目的が「常に文書を最新状態で共有する」ことになります。

これを果たすためには、文書の共同編集やリアルタイム共有ができるシステムが必要です。

このように、文書管理システムを導入するときは、自社の抱える課題を具体的に洗い出し、課題に対応する形で導入目的を明確化することが大切です。

目的を定めるときは、以下の例を参考にしてみてください。

【文書管理システム導入の目的の例】

「なんとなく便利そうだから」ではなく、「この課題を解決するために」という目的意識を持つことで、文書管理システムの導入効果を最大化できるでしょう。

＞関連記事：文書管理はなぜ必要か？その目的とビジネスにおけるメリットを解説

必要な機能・要件を整理する

文書管理システムはサービスごとに特徴が異なるため、必要な機能や要件を把握していないと、自社に合ったシステムを選定できません。

たとえば、「高機能だから」といって導入しても、一部の機能しか使わないといったケースがあります。それであれば、必要最低限の機能を持つ文書管理システムのほうが、コストを抑えられるかもしれません。

「とりあえず高機能なサービスを選べばよさそう」と思いがちですが、機能が多すぎて必要な機能が見つけにくい、操作が複雑といった課題にもつながるため、自社のITリテラシーに合わせて慎重に機能や要件を整理する必要があります。

必要な機能を整理することで、コストと機能のバランスを取りやすく、投資対効果を最大化できるはずです。

文書管理システムとして、必要な機能や要件は、以下を参考にしてみてください。

【文書管理システムに必要な機能・要件】

自社の課題やシステムの導入目的と照らし合わせながら、必要な機能の優先順位をつけておくと、サービスを比較するときに役立つでしょう。

文書管理のルールを統一する

文書管理のルールが決まっていないと、フォルダ構成やファイル名がバラバラになり、検索性が低下します。また、文書の登録・更新ルールが曖昧だと、古い情報が残り続けるリスクがあります。

ほかにも、次のようなリスクの発生が懸念されるため、文書管理のルール統一が必要です。

【文書管理ルールが不統一な場合の具体例】

統一されていないルールの例	発生するリスク
ファイルの命名規則がバラバラ	・「最終」「Final」「確定版」など個人による表現の違いで混乱が生じる ・日付表記が「2023.3.1」「20230301」「1-3-2023」など不統一で時系列を把握できない ・ファイル名から内容が判断できず、無駄な開閉作業が発生する
保存場所が人によって異なる	・重要文書が個人PCのみに保存され、その人が不在時にアクセスできない ・同じ文書が複数の場所に保存され、どれが最新かわからなくなる ・退職者のPCに保存された文書が引き継がれず、重要情報が失われる
フォルダ構造に一貫性がない	・部署ごとに異なるフォルダ構成で全社的な文書検索が困難になる ・深すぎるフォルダ階層で目的の文書にたどり着くまでに時間がかかる ・関連文書が散在し、必要情報の網羅的な把握ができない
文書分類の基準がない	・重要度や機密レベルの分類がなく、機密文書が適切に管理されない ・文書の種類（契約書/報告書/マニュアルなど）による管理ができていない ・プロジェクト文書の分類がバラバラで、過去案件の参照が困難になる
文書のライフサイクル管理がされていない	・保存期間が明確でなく、不要文書が削除されずストレージを圧迫する ・法定保存文書の保管期間が守られず、コンプライアンス違反のリスクがある ・廃棄ルールがないため、個人情報を含む文書が必要以上に長く保存される
版管理のルールがない	・複数人が同時に異なる修正を行い、変更内容が失われる・古いバージョンが誤って使用され、ミスや手戻りが発生する ・誰がいつどのような変更を行ったかの履歴が残らず、責任の所在が不明確になる
アクセス権限の設定基準がない	・機密情報への不適切なアクセス権限付与による情報漏洩リスクが生じる ・必要な情報にアクセスできないことによる業務効率の低下する ・権限設定が属人化し、組織変更時に混乱が生じる

ルールが不統一だと作業時間を消費して、業務効率が低下するため、文書管理のルールを定めることが大切です。

文書管理システムの導入と新しいルールの運用を同時に行うと、環境の変化が大きくなるため、従業員にとって負担です。そのため、あらかじめルールだけでも先に運用をスタートさせておくほうが、スムーズにシステムの導入を進められるでしょう。

＞関連記事：絶対押さえておくべき！文書管理に必要なルール策定のポイント
＞関連記事：ドキュメント管理は階層で決まる！方法・コツと注意事項について紹介

 

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文書管理システム導入時の選定ポイント

導入前の準備が整ったら、文書管理システムを選定します。

このとき、自社に合わないサービスを選定すると導入をやり直すことになり、余計なコストが発生するため、次のポイントに留意して選定を進めましょう。

• 従業員にとって使いやすいか
• 検索性能が高いか
• 自社に必要な機能がそろっているか
• ほかの業務システムと連携できるか
• セキュリティ性能に問題はないか
• コストと機能のバランスがとれているか
• 導入後のサポートが充実しているか

今回は、簡単に導入できる文書管理システムの「NotePM」の実際の機能を踏まえて、具体的に機能や見るべきポイントを紹介します。

＞関連記事：文書管理システムとは？メリットや選び方・おすすめ製品18選を紹介

従業員にとって使いやすいか

文書管理システムは、操作性が悪いと従業員に浸透せず、定着しにくくなります。そのため、以下のポイントでシステムをチェックすることが重要です。

ポイント	詳細
直感的なUI/UX（見た目）	誰でも簡単に操作できる設計か
導入後の教育コストの低さ	研修なしでも基本操作が理解できるか
マルチデバイス対応	PC・スマートフォン・タブレットでも快適に使えるか
ナビゲーションのわかりやすさ	フォルダ管理や検索機能が直感的か
エディタ・コラボレーション機能	文書の編集・コメント・共有がスムーズに行えるか

無料トライアルがあるシステムを選ぶことで、これらのポイントを実際に試せます。

たとえば「NotePM」は、直感的に操作できる見た目となっており、ITリテラシーが高くない方でも使いやすい設計になっています。

【「NotePM」のフォルダの作成・追加画面】

30日間の無料トライアルもあるので、実際に従業員に触ってもらいながら、直感的に操作できるかどうかをチェックしてみましょう。

 

検索が強い文書管理ツール「NotePM」

 

検索性能が高いか

検索性が低いと、せっかく共有した情報を十分に活かせないため、文書管理システムを選定する際は、以下のポイントを確認して検索性能を比較することが重要です。

• 文書の内容まで検索できるか
• タグやカテゴリーを付与し、フィルタリングできるか
• 検索結果が適切に表示されるか
• スキャンした文書や画像内の文字を認識し、検索できるか
• 検索結果が迅速に表示され、条件指定で絞り込めるか

とくに、ワークフローシステムのような業務全体の効率化を目的としたシステムでは、共有したPDFやワードファイルの中身までは検索できないといったサービスもあるため、注意が必要です。

「NotePM」では、強力な検索機能を備え、文書のタイトルや内容だけでなく、添付ファイル内のテキスト検索にも対応しています。

【「NotePM」の検索画面】

検索をかけると、キーワードがハイライト表示され、求めている情報が入ったファイルを可視化できます。期間やタグ、作成者を絞った検索もでき、誰かに尋ねなくても自力で情報を見つけ出すことが可能です。

＞関連記事：“検索機能”が文書管理のカギ！重要な理由やツール選びで重視すべきポイントを紹介

自社に必要な機能がそろっているか

文書管理システムを導入するときは、自社に必要な機能がそろっているかを確認することが重要です。

たとえば、以下のポイントに沿って機能の有無を確認してみてください。

ポイント	詳細
文書のバージョン管理が可能か	更新履歴を残し、過去のデータに戻せるか
アクセス・共同編集が可能か	複数人での作業に対応できるか
承認・回覧フローを管理できるか	決裁や承認のプロセスをスムーズに進められるか
コメント機能があるか	文書内でのやり取りを効率的に行えるか

文書管理システムのなかには、文書の共有機能に特化しており、コメント機能や承認・回覧フローの管理といった付加機能が搭載されていないサービスもあります。

たとえば「NotePM」では、バージョン管理や共同編集機能を備え、チームでの円滑な文書管理が可能です。「NotePM」のエディタ機能で作成した文書は、メンバーが同時編集したときも、他メンバーの編集内容を上書きすることなく統合できます。

このように、同時編集機能をひとつ取っても、サービスによって特色があるため、重視する機能は十分にチェックが必要です。

ほかの業務システムと連携できるか

社内の既存システムとスムーズに連携できれば、より文書管理を効率化できます。連携性の高さを確認するために、以下の機能をチェックしましょう。

• APIの提供があるか：自社のカスタムツールや他のクラウドサービスと連携できるか
• クラウドストレージとの統合：Google Drive、OneDrive、Dropboxなどの外部ストレージとデータ連携できるか
• メールやチャットツールとの連携：SlackやMicrosoft Teamsと連携し、通知や共有が簡単にできるか

「NotePM」は、「Slack」や「Microsoft Teams」などのチャットツールと連携できるため、更新通知をリアルタイムに共有できます。

連携できるサービスは文書管理システムによって異なるため、既存システムの利用が可能かどうかをチェックしましょう。

セキュリティ性能に問題はないか

社内情報を扱う文書管理システムは、情報漏洩リスクを抑えるため、高いセキュリティ性能が求められます。

そのため、システムの選定時は以下のポイントを確認しましょう。

ポイント	詳細
アクセス権限の管理が柔軟にできるか	部署や役職ごとに閲覧・編集権限を細かく設定できるか
情報漏えい対策が施されているか	暗号化、IP制限、多要素認証（MFA）などの機能が備わっているか
ログ管理・監査機能があるか	「誰が」「いつ」「どの文書」を閲覧・編集・ダウンロードしたかを追跡できるか
データのバックアップ機能・災害対策があるか	システム障害や誤削除時にデータを復元できる仕組みがあるか

「NotePM」は、アクセス権限管理やIP制限、多要素認証、ログ管理機能を備えており、企業に必要なセキュリティ性能を備えています。

企業向けに構築されたサービスは、十分なセキュリティ性能を備えている傾向にあるため、その点をチェックして情報管理のリスクを抑えましょう。

コストと機能のバランスがとれているか

文書管理システムを導入するときは、初期導入コストだけでなく、月額料金・ストレージ制限・ユーザー追加費用などを総合的に判断することが重要です。

「NotePM」の料金プランを例として見てみましょう。

利用人数に応じて、ストレージ量と料金が変わる仕組みになっています。料金ごとの機能制限はなく、シンプルかつわかりやすいのが特徴です。

コストを見るときは、機能とのバランスもチェックする必要があります。低コストで導入できるものの、必要な機能にオプション料金がかかるのであれば、総合的なコストが高くなる可能性があるためです。

加えて、文書管理システムによる業務の効率化やコスト削減による効果をシミュレーションし、導入に値する価格かどうかを判断することが大切です。多少コストがかかっても、投資対効果を十分に得られるのであれば、長期的に運用しても問題ないでしょう。

導入後のサポートが充実しているか

IT担当者の負担を軽減するためにも、導入後のサポートは欠かせません。

文書管理システムの選定時は、以下のポイントに沿ってサポート体制をチェックしましょう。

ポイント	詳細
導入支援	初期設定や運用開始時に、トレーニングやコンサルティングを受けられるか
問い合わせ対応のスピードと質	トラブル発生時に迅速に対応してもらえるか（チャット・メール・電話の対応可否）
マニュアルやヘルプページの充実度	FAQやチュートリアルが整備されており、自己解決できる情報があるか
定期的なアップデートや改善	システムの機能追加やセキュリティ対策が継続的に実施されるか

導入後のサポートが整っているシステムを選ぶことで、安心して運用できます。

文書管理システムの導入後に定着させるためのコツ

文書管理システムの導入後は、以下の3つのコツを押さえた運用で定着を図ることが可能です。

• 小規模で試験運用しルールを最適化する
• システムの利用を業務フローに組み込む
• 定期的に効果測定を行い改善・共有する

文書管理システムの選定と同時に運用に向けた体制作りを進めておくと、導入後すぐに動き出せるでしょう。

小規模で試験運用しルールを最適化する

文書管理システムを導入するときは、特定の部署やプロジェクト単位で試験運用を実施し、実際の業務でシステムを試しながら運用上の課題を特定することが重要です。

たとえば、システム導入前に決定した文書の命名規則やアクセス権限のルールを実運用に合わせて最適化すれば、より管理しやすい環境を整えることが可能です。

実現するためには、試験運用の過程で利用者からフィードバックを収集し、ルールや設定を調整する必要があります。

また、試験運用で得た成果を全社展開に活かすことで、導入初期のトラブルを抑え、スムーズに本格運用へ移行できます。段階的な導入によって、現場の混乱を最小限に抑えながら、システムの定着を図れるでしょう。

システムの利用を業務フローに組み込む

文書管理システムを定着させるためには、システムを使わないと業務が進まない仕組みを作ることが重要です。

たとえば、稟議・承認フローや資料共有をシステム内で完結させて、従業員が自然とシステムを活用する環境を整えます。

また、ペーパーレス化を徹底し、従来の運用を見直すことも有効です。紙ベースの管理やローカル保存を減らし、システム活用を前提とした業務スタイルへ移行することで、利便性を高められます。

これらを実現するためには、マニュアルや業務手順にシステム活用を組み込んで標準化を図り、従業員が迷わず利用できる環境を整えることが大切です。

定期的に効果測定を行い改善・共有する

文書管理システムを効果的に活用するためには、システムの利用状況を定期的に確認することが重要です。アクセス履歴や検索回数、利用頻度などのデータを分析し、活用状況を可視化しましょう。

また、従業員の声を集め、課題や改善点を特定することで、活用が進まない理由や使いにくい点を把握し、運用の最適化につなげます。

さらに、成功事例を社内で共有し、活用を促進することも有効です。効果が出たチームの事例を紹介することで、他の部署でも積極的な活用を促せます。

ほかにも、サポートデスク体制を整え、利用者の困りごとを迅速に解決することも大切です。FAQを社内に共有し、自己解決しやすい環境を整えることで、スムーズな運用が可能になります。

 

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文書管理システム「NotePM」導入の成功事例

ここでは、文書管理システム「NotePM」の導入によって成功した事例を3つ紹介します。

• 事例1.ITの知識がなくても使えるシステムで文書管理の効率化に成功
• 事例2.紙の日報を文書管理システムに一元化して情報共有の効率化に成功
• 事例3.サーバーでは難しかった文書の検索性向上に成功

事例をもとに、文書管理システムの導入イメージを深めましょう。

＞関連記事：文書管理の成功ノウハウとは？ポイントを抑えた運用で得られるメリットも紹介

事例1.ITの知識がなくても使えるシステムで文書管理の効率化に成功

株式会社エイ・ビー・エムでは、従来はファイルサーバーで文書を管理していましたが、フォルダ構造が複雑化し、必要な情報を探すのに時間がかかるという課題を抱えていました。

そこで、ITの知識が少ない従業員でも簡単に使える文書管理システムとして「NotePM」を導入。「NotePM」は直感的なUIとシンプルな操作性を備えており、特別な研修なしでもスムーズに活用できる点が評価されたのです。

導入後は、文書の検索時間が短縮され、社内の情報共有がスムーズになったことで、業務の効率化につながりました。これにより、ITの知識がなくても運用しやすい文書管理の仕組みを実現できています。

＞関連記事：【導入事例】社員全員がすぐに使えた！ 業務のちょっとした悩みもNotePM導入で解消 – 株式会社エイ・ビー・エム

事例2.紙の日報を文書管理システムに一元化して情報共有の効率化に成功

ハーモネイチャー株式会社では、従来の紙ベースの運用では、過去の日報を確認するのに時間がかかり、情報の検索性が低いという課題がありました。

そこで、紙で管理していた日報を「NotePM」に一元化することにしたのです。

「NotePM」の導入によって日報をデジタル化して検索機能を活用できるようになり、過去の記録を迅速に参照可能になりました。

また、コメント機能を活用することで、上司からのフィードバックをスムーズに共有できるようになり、業務の改善にも役立っています。

このように、日報の管理負担が軽減され、情報共有のスピードと質が向上しました。

＞関連記事：【導入事例】日報をクラウド管理！誰が何をしているのか可視化され「これはあの人に聞こう」という状態になった – ハーモネイチャー株式会社

事例3.サーバーでは難しかった文書の検索性向上に成功

株式会社小田急フィナンシャルセンターでは、社内文書をファイルサーバーで管理していましたが、文書の検索性が低く、必要な情報を見つけるのに時間がかかるという課題を抱えていました。

そこで、検索性の高い「NotePM」を導入し、業務の効率化を図りました。

「NotePM」は、文書の全文検索機能を備えており、過去のデータや関連情報を簡単に検索できるため、業務のスピードが向上。また、フォルダ構造の整理やタグ付けによって、直感的に文書を分類・管理できるようになりました。

その結果、社内の情報共有がスムーズになり、検索にかかる時間を大幅に削減できています。

＞関連記事：【導入事例】NotePMで実現するDX時代のマニュアル管理。数秒で欲しい情報にアクセス – 株式会社小田急フィナンシャルセンター

 

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文書管理システムを導入して業務や情報共有を効率化しよう

文書管理システムを導入すると、業務や情報共有の効率化を実現できます。ただし、そのためには導入前の準備と自社に合ったシステムの選定、定着を図るための取り組みが重要です。

これを怠ると、文書管理システムの導入に失敗して、導入コストが無駄になるおそれがあります。

導入前にやることが多く、時間がかかることを懸念される場合は、まず「NotePM」をお試しください。無料トライアルで実際にお試しいただければ、十分な機能・セキュリティを備えていることがわかるはずです。

「NotePM」で不十分であれば、ほかのサービスを探してみるというように進めると、効率的に文書管理システムを導入できます。ぜひ、ご検討ください。