文書管理マニュアルの作り方とは？作成ポイントやおすすめツールも紹介

 

業務で扱う文書は適切な管理が求められます。文書管理が不十分だと、必要な書類がすぐに見つからなかったり、誤った情報が共有されたりするおそれがあります。放っておくと業務の停滞やミスの原因にもなりかねません。

こうしたリスクを防ぐために必要なのが「文書管理マニュアル」です。文書の作成から保存、共有、廃棄までのルールを明確に定めることで、社内の文書管理をスムーズに進められます。

本記事では、文書管理マニュアルについて詳しく解説します。目的や作り方、作成のポイントや役立つツールも紹介していくので、ぜひご覧ください。

 

文書管理マニュアル作成・管理に便利なツール「NotePM」

 

文書管理マニュアルとは？

文書管理マニュアルとは、企業が取り扱う文書の保管や共有、更新、廃棄などのルールを定めたガイドラインのことです。近年ではデジタル化が進み、紙の文書だけでなく電子文書の管理ルールを策定するケースもあります。

企業では契約書や報告書、顧客情報など、さまざまな文書を扱います。とくに、法的な文書や機密情報は慎重に管理しなければなりません。

文書管理マニュアルを作成すれば、社内の誰もが統一された基準で文書を取り扱えるようになるでしょう。また、担当者が変わった際の引き継ぎもスムーズになり、情報漏えいや業務の停滞も防げます。誰もが正しく文書を扱えるようにし、企業の信頼性を守るために欠かせないドキュメントです。

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文書管理マニュアルと文書管理規程の違い

文書管理に関するルールを定める際に、よく「文書管理マニュアル」と「文書管理規程」という2つの言葉が使われます。一見似ていますが、それぞれ明確な違いがあります。

	文書管理マニュアル	文書管理規程
定義	文書管理規程にもとづき、具体的な管理方法を示した実践的な手引書	企業が文書をどのように管理するかについて、基本方針やルールを定めたもの
内容	文書の作成、分類、保管、保存期間、廃棄手順などの詳細な運用方法	文書の保管期間、アクセス権限、廃棄の基準など、企業全体で統一すべきルールなど

規程とマニュアルは、定義や内容が異なるため、適切に文書管理を進めていくには両方整備する必要があります。

 

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文書管理マニュアルに記載したい内容

文書管理マニュアルには、文書の取り扱いに関する具体的な内容を記載します。以下のような項目を盛り込み、誰もが迷わず管理できるようにしましょう。

項目	内容
文書の分類	文書の種類（契約書、報告書など）や機密性（社外秘、社内秘など）で分類する
文書の管理者	文書ごとの責任者や担当部署を定める
文書の保存場所	各文書の保存場所を明記する（例：紙はキャビネットや保管庫、電子文書はクラウドや社内サーバーなど）
文書の保存期間	法律にもとづき、文書の種類ごとに保存期間を設定
文書の保存方法	紙文書のファイリング方法や、電子文書のフォルダ構成・命名規則などを明記する
文書の廃棄方法	保存期間が終了した文書の廃棄方法を明記する（例：シュレッダー処理、データ削除など）
マニュアルの更新方法・頻度	法改正や業務内容の変化に応じた更新方法と頻度を設定する

これらの項目をマニュアルに明記すれば、文書の管理方法を社内で統一できます。

文書管理マニュアルを作成する5つの目的

文書管理マニュアルを作成する主な目的は5つです。

• 情報の正確性を高めるため
• 高度な検索性を実現するため
• 文書の視認性と可読性を高めるため
• 部門間の知識共有を促進するため
• 企業の社会的信用を維持するため

文書を正しく管理するためにも、まずは目的を理解しましょう。

情報の正確性を高めるため

文書管理マニュアルがあると、社内で共有される情報の正確性を高められます。

マニュアルにもとづいて常に最新の文書が管理されるようになり、古い情報や誤った内容が伝わるのを防げます。また、文書の正確性を確認する仕組みが整い、ミスの発生を最小限におさえられるでしょう。

さらに、情報の更新頻度や担当者が明確になることで、必要な修正が適切なタイミングで行われるようになります。社内に出回る情報の正確性を維持するためにも、文書管理マニュアルは重要です。

高度な検索性を実現するため

文書管理マニュアルは、文書の検索性を高めるうえでも重要です。

検索キーワードやメタデータの入力方法をルールで定めれば、カテゴリーやタグを活用した多角的な検索が可能になります。また、関連する文書同士をリンク付けすれば、必要な情報に素早くアクセスできるでしょう。

さらに、文書の保管場所や命名規則を標準化することで、目的のファイルを効率よく見つけられる環境が整います。情報検索にかかる時間を大幅に削減し、業務全体の効率化につながります。

文書の視認性と可読性を高めるため

文書管理マニュアルを作成すれば、文書の視認性や可読性の向上につながります。

文書の種類ごとに統一されたテンプレートを用いれば、フォーマットが統一され、一貫したレイアウトで作成できます。見出しや階層構造にルールを設ければ、自然と情報が整理され、内容も理解しやすくなるでしょう。

さらに、フォントやレイアウトを統一すると読みやすさが向上し、作業の優先順位も明確になります。経験の浅い人でも必要な情報をすぐに理解でき、文書管理をスムーズに進められます。

部門間の知識共有を促進するため

文書管理マニュアルがあれば、部門間の知識共有が進み、組織全体の情報のやり取りが円滑になります。

マニュアルを作成し、各部門の知識を全社で共有できる仕組みを整えれば、必要な情報に誰でも素早くアクセスできるようになります。業務の属人化を防ぎ、部署を超えたプロジェクトでも連携が取りやすくなるでしょう。さらに、もし担当者が不在でも、マニュアルがあれば業務を滞りなく進められます。

企業の社会的信用を維持するため

企業の信頼性を守るためにも、文書管理マニュアルは欠かせません。

企業が扱う文書には、法的文書や機密情報（経営状況や個人情報に関する資料など）が含まれています。もし杜撰な管理で情報漏えいなどのトラブルが起きると、企業の信用を大きく損なうおそれがあります。

マニュアルでルールを定めることで、個人情報や機密情報の管理が徹底され、リスクを最小限におさえられるでしょう。さらに、法的要件に則った文書の保管や廃棄も可能になり、監査や調査が行われた際も適切に対応できます。

 

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文書管理マニュアルの作り方｜作成手順を6ステップで解説

ここでは、文書管理マニュアル作成の手順を6つのステップにわけて解説します。

• 文書の種類や量、保管状態を洗い出す
• 文書分類体系を構築し、責任者を正式に任命する
• 命名規律や承認フローなど文書管理のルールを設定する
• 更新頻度と担当を決める
• 一部の部署でスモールスタートし、検証する
• 全社への周知と部門別実践トレーニングを計画的に実施する

必要な情報を過不足なく記載するためにも、正しい手順でマニュアルを作成しましょう。

文書の種類や量、保管状態を洗い出す

文書管理マニュアルを作成する際は、まず社内にある文書の種類や量、保管状態を洗い出しましょう。各部署が保有している文書を棚卸しし、契約書や報告書など種類ごとに分類します。

保管場所やその管理状況も洗い出し、現状を把握することも重要です。紙文書の場合は書庫やキャビネットなどを写真で記録します。電子文書の場合は、サーバーの使用量を測定して具体的な管理実態を知りましょう。

この時、管理上の課題も洗い出します。重複文書や不要文書の特定、検索のしづらさ、廃棄ルールの不明確さ、セキュリティ上の問題など、解決したい困りごとをあげていきましょう。

現状を把握しないままマニュアルを作成すると、適切なルールを定めることが難しくなります。まずは文書の実態をしっかりと把握するところからはじめてください。

文書分類体系を構築し、責任者を正式に任命する

文書の現状を把握した後は、管理しやすいように分類し、管理責任者を決定します。まず、経営・人事・経理など、部署ごとに文書を分類し、管理体系を整えましょう。各部署がどの文書をどのように扱うべきかが明確になり、管理もしやすくなります。

次に、各文書カテゴリーの管理責任者を役職単位で決定します。さらに文書分類コードと命名規則についても定め、ルールを統一化することで検索性も向上させましょう。また、部署をまたいで使用する文書についても管理方法を話し合っておくと安心です。

命名規律や承認フローなど文書管理のルールを設定する

文書管理の具体的なルールを設定します。文書のライフサイクル（発生・伝達・保管・保存・廃棄）にもとづいて管理基準を定めましょう。

ライフサイクル	文書管理ルール	具体的な記載内容
発生	文書の作成・取得ルールを設定	・フォーマット（書式、文体、とじ方）の統一 ・命名規則 ・社内秘・社外秘・機密などの分類基準 ・機密レベルごとの取り扱い制限
伝達	関係者への回覧ルールを設定	・承認フローや押印ルール ・役職や業務内容に応じたアクセス権限（編集・閲覧・ダウンロード）を付与 ・外部共有方法（メール・クラウドストレージなど）
保管	文書の保管場所を設定	・紙文書：キャビネット、書庫など ・電子文書：クラウドストレージ、社内サーバーなど ・保管フォルダの分類（部門別、業務別、プロジェクト別など）
保存	保存期間の設定	・法律、業務要件にもとづく保存期間 ・各文書の法定保存期間 ・保管年限表を作成し 文書ごとの保存期間を一覧化 ・責任者と定期的な更新時期
廃棄	廃棄基準・方法の設定	・保存期間を過ぎた文書、不要文書の廃棄ルール ・機密文書の処理方法（シュレッダー、データ完全削除など） ・廃棄時の認証手続き ・廃棄履歴

発生から廃棄までのワークフロー図を作成すると、視覚的にもわかりやすくなるためおすすめです。

更新頻度と担当を決める

更新頻度や担当者をあらかじめ決めておくのも重要です。更新を担当する部署や担当者、更新の頻度、方法、記録の残し方などを記載しましょう。

更新の頻度や方法は、企業の業務内容や体制に応じて設定します。月次・四半期・年次など、定期的に行えるよう予定を組んでおくと安心です。また、更新履歴を記録するためのフォーマットを作成すると、過去の変更内容もスムーズに確認できます。

文書管理マニュアル自体も、定期的な見直しの実施をおすすめします。業務環境の変化や法改正に対応できるよう、年に1度ほどを目安に更新しましょう。最新の情報を反映し、常に実務に即した内容になるように意識します。

一部の部署でスモールスタートし、検証する

文書管理マニュアルを作成したら、すぐに本運用に移るのではなく一部の部署でスモールスタートし、検証することが重要です。仮運用期間を設け、現場の業務フローに合っているか、文書の検索や保存がスムーズに行えるかなどを確認しましょう。

仮運用中は、週次の運用状況レビュー会議を実施し、関係者間で評価するとブラッシュアップできます。また、仮運用後には利用者アンケートを実施し、満足度や改善点などの意見をもらって修正しましょう。

仮運用を行うことで、実際の業務に即した使いやすいマニュアルに仕上がります。

全社への周知と部門別実践トレーニングを計画的に実施する

文書管理マニュアルが完成したら社内に周知し、定着させていきます。どれだけ優れたマニュアルを作成しても、従業員がその存在を知らなかったり、内容を十分に理解していなかったりすると、よりよい文書管理は実現できません。

まず、全社的なキックオフミーティングを開催し、マニュアルの目的や重要性を伝えましょう。その後、部門ごとに実践トレーニングを実施し、文書管理の具体的な進め方を学べるようにするとよいでしょう。電子版や印刷版のマニュアルを配布するのも効果的です。

さらに、ヘルプデスク体制を構築するなど、疑問点がすぐに解決できる仕組みづくりを意識します。導入後も運用状況を定期的に確認・改善し、実際の業務に適しているかを評価し続けることも重要です。

文書管理マニュアル作成時のチェックリスト

文書管理マニュアルを作成する際に、重要なポイントを漏れなく整理できるように、チェックリストを掲載します。ぜひ作成時にご活用ください。

文書管理マニュアルの作成ポイント

文書管理マニュアルを作成する際に意識したいポイントは主に5つあります。

• 誰でも即実践できるシンプルなルール（図解入り）を策定する
• 紙文書と電子文書の特性に応じた管理プロセスを設定する
• 管理システムや連携ツールを活用する
• 災害時のバックアップと復旧手順を設定する
• 規制や監査に対応できる仕組みを整える

これらのポイントをおさえて、マニュアルの内容を充実させましょう。

誰でも即実践できるシンプルなルール（図解入り）を策定する

文書管理マニュアルを作成する際は、誰でもすぐに実践できるシンプルなルールを策定することを意識します。

以下のような点を意識すると、読みやすいマニュアルに仕上がります。

• 業務フロー図や実際の画面キャプチャを取り入れる
• 専門用語は避け、使用する場合は用語集を作成する
• よくある質問（FAQ）とその解決例を掲載する など

ルールが複雑すぎると、マニュアルが形骸化してしまう可能性があります。担当者が迷わず守れるよう、できるだけシンプルでわかりやすい内容にすることを心がけましょう。

紙文書と電子文書の特性に応じた管理プロセスを設定する

文書管理マニュアルを作成する際は、紙文書と電子文書それぞれの管理プロセスを設定しましょう。同じルールで管理しようとすると、実態にそぐわず運用が難しくなるケースが多いです。各文書の特性に応じたルールを設けることが重要です。

種類	設定するルール例
紙文書	・ファイリング方法 ・機密文書の保管方法（施錠できる書棚など）
電子文書	・フォルダ構成 ・ファイルの命名ルール ・アクセス権限
紙・電子文書	・どちらを正式な保存媒体とするか ・紙文書の電子化手順 ・紙と電子の廃棄ルール

上記のように具体的に決めておくと、文書管理がスムーズに行えます。

管理システムや連携ツールを活用する

文書管理マニュアル作成の際は、ITツール（管理システムや連携ツールなど）の活用がおすすめです。マニュアルの作成だけでなく、管理や検索もスムーズになり、業務の負担を軽減できます。管理システムを選ぶ際は、以下のような点に着目しましょう。

• 検索性が高く、必要な情報をすぐに見つけられるか
• ドキュメントの作成・編集が容易か
• アクセス制限を細かく設定できるか

システムを導入した後は、誰でも使いこなせるように操作マニュアルを作成します。その際、クラウドストレージへの保存手順や他のツールとの連携方法、他デバイスからのアクセス方法を記載するとわかりやすいマニュアルに仕上がるでしょう。

災害時のバックアップと復旧手順を設定する

災害やシステム障害が発生した際に備え、文書のバックアップと復旧手順をあらかじめ定めることも重要です。

種類	設定するルール例
紙文書	・災害時に持ち出す管理ファイル ・非常時の持ち出し担当者 ・ファイルの保管場所と持ち出し手順
電子文書	・バックアップ対策（定期的な自動バックアップなど） ・障害発生時の対応手順 ・復旧訓練の頻度と実施

紙文書も電子文書も、担当者が不在の場合でも適切に対応できるよう、手順を関係者間で共有しておきましょう。

規制や監査に対応できる仕組みを整える

文書管理マニュアル作成時に、規制や監査に対応できる仕組みを整えておきましょう。文書を正しく保管・管理するルールを設定することで、法的リスクを回避し、監査時の対応もスムーズになります。

以下の点を意識すると、監査にも対応可能な管理体制を構築できます。

• 法規制に沿った文書保管期間の設定
• 文書の閲覧・編集履歴を自動記録できるシステムの導入
• 検索システムの整備
• 電子署名機能の導入
• 内部監査の仕組みを強化

上記のルールを設定して、規制・監査に対応できる仕組みを整備することが大切です。

 

文書管理マニュアル作成・管理に便利なツール「NotePM」

 

文書管理マニュアル作成に『NotePM』がおすすめな3つの理由

文書管理マニュアルを作成するなら、ITツール「NotePM」がおすすめです。マニュアルの作成から管理までを効率的に行えるでしょう。さらに無料トライアルが用意されており、導入を検討している人が気軽に試せるのもメリットです。

NotePMの特徴

• 検索性に優れている
• ドキュメント作成が簡単にできる
• アクセス権限の設定を細かく行える

それぞれの特徴について、詳しく解説していきます。

URL：https://notepm.jp

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文書管理マニュアル作成・管理に便利なツール「NotePM」

 

検索性に優れている

NotePMは、検索性に優れているITツールです。ツール内で作成したドキュメントだけでなく、Word・Excel・PDFなどのファイルの中身も全文検索できるため、必要な文書を素早く見つけられるでしょう。

NotePMで社内文書を一元管理すれば、文書管理もスムーズに行えます。

＞関連記事：“検索機能”が文書管理のカギ！重要な理由やツール選びで重視すべきポイントを紹介

ドキュメント作成が簡単にできる

NotePMは、ドキュメント作成の手軽さも魅力です。直感的な操作性で、ITツールに慣れていない人でも簡単に文書を作成できます。さらに作成した文書をそのままNotePM内で管理できるため、別のツールを用意する必要もなく一元管理が可能です。

ドキュメントの作成から保管、共有までをひとつで行える便利なツールです。

アクセス権限の設定を細かく行える

NotePMは、アクセス権限を柔軟に設定できる点も魅力です。基本的にはすべてのドキュメントを共有できますが、必要に応じて特定のユーザーだけにアクセスを許可することも可能です。

たとえば、部署ごとにわけたフォルダへのアクセス制限や、管理職のみへアクセス権限付与もできます。用途に応じて柔軟に設定できるため、安全性を確保しながらスムーズな情報共有が可能です。

文書管理マニュアルを作成して業務の効率化を図ろう

文書管理マニュアルは、社内の文書を適切に管理するために欠かせないドキュメントです。文書管理マニュアルが正しく機能していれば、必要な文書をすぐに見つけられるようになり、業務の効率化も期待できます。さらに機密情報の管理も徹底され、情報漏えいを防いで企業の信頼性も守れるでしょう。

マニュアルを作成する際は、文書の種類や管理方法を明確にし、現場で実践しやすいシンプルなルールを設定することが大切です。また、定期的な見直しを行い、業務の変化に応じてルールを更新することも重要です。

ITツールを活用すれば、より効率的に文書管理を進められます。NotePMは優れた検索機能や柔軟なアクセス権限設定を備えており、文書管理マニュアルの作成・運用におすすめのツールです。無料トライアルもあるため、導入を検討している方はぜひ一度お試しください。