「業務の効率を上げたい」「チームの生産性を改善したい」など、企業のシステム担当者として、日々の業務フローの改善や新しいツールの導入に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。まずは作業性向上とは何かを理解した上で手順に取り組むことが大切です。
本記事では、作業性向上の概要とメリット、具体的な手順について解説していきます。効率よく作業性を向上するための内容が盛りだくさんですので、ぜひ最後までご覧ください。
とくに、「担当者が変わると作業手順がばらつく」「新人がなかなか独り立ちできない」といった課題を抱えている場合は、業務の標準化や手順書・業務マニュアルの整備が、作業性向上に取り組むうえで重要になります。
作業性向上の全体像に加え、改善した業務手順を文書化し、組織に定着させるためのポイントも紹介します。
目次
作業性向上とは
まずは作業性向上とは何かについて、以下2点を解説します。
- 概要
- 生産性向上との違い
順番に詳しく見ていきましょう。
概要
作業性向上とは、業務の効率・品質を同時に高めるために、作業プロセスを改善することです。
ただ単にスピードを追求するだけでなく、成果物の品質を維持・向上させることを重視します。具体的には、無駄な作業を省き、業務の流れを最適化することで、生産性を高めることが目標です。
例えば、タスクの優先順位を整理したり、デジタルツールを活用して手作業を自動化したりすることで、時間と労力を節約できます。また、効率的なコミュニケーションや適切なリソースの割り当ても、作業性向上に大きく関係します。
作業性向上を実現することにより、従業員のストレスが軽減されて仕事へのモチベーションも向上するため、個人および組織全体での成果を最大化できるでしょう。
生産性向上との違い
作業性向上と生産性向上は、どちらも仕事の効率に関連するものの、そのアプローチと目的に違いがあります。
生産性向上は、同じ時間内でより多くの成果（アウトプット）を生み出すことを目指します。例えば、1時間で10個の製品を作っていたところを、15個に増やすような取り組みのことです。
作業性向上は、同じ成果を得るために必要な労力や時間を削減することに重点を置いています。例えば、10個の製品を作るのに2時間かかっていた作業を、効率化によって1時間半に短縮するような改善がその例です。
生産性向上は、成果を増やすための新しい手法やツールの導入が求められる一方で、作業性向上は、無駄を省き、プロセスを簡素化することに焦点を当てます。両者は独立しているわけではなく、適切に組み合わせることで、業務全体の効率と成果の最大化が可能です。
作業性向上のために必要な取り組み
作業性向上のためにはどのような取り組みがあるのでしょうか。ここでは必要な8つの取り組みを紹介します。
- コミュニケーション活性化
- オンオフ切り替え
- 業務見える化
- 業務標準化
- 業務自動化
- 業務簡素化
- アウトソーシング
- ツール導入
順番に詳しく見ていきましょう。
コミュニケーション活性化
作業性向上のためには、コミュニケーション活性化が欠かせません。
例えば、定期的なミーティングやオンラインツールを活用した情報伝達の効率化、必要な場面でのオープンな対話を通じて、作業の進行や問題解決がスムーズになります。適切なコミュニケーションにより、無駄な時間を削減し、業務の質を高めることが可能です。
コミュニケーション活性化に取り組むことで、チーム全体でよりよい成果を生み出す環境を整えられるでしょう。
オンオフ切り替え
作業性向上のためには、オンオフ切り替えも重要です。
業務時間と休息時間を明確に区分することで、集中力が向上し、効率的に作業を進めることができます。さらに、適度な休息は心身のリフレッシュにつながり、疲労やストレスを軽減するため、長期的なパフォーマンス向上にも大きく関係します。
コミュニケーション活性化とオンオフの切り替えを実践することで、チーム全体でより良い成果を生み出す環境を整えられるでしょう。
業務見える化
作業性向上のためには業務見える化も大切です。
業務の全体像や進捗状況を明確にすることで、チームや個人が自分の役割やタスクの状況を把握しやすくします。例えば、プロジェクト管理ツールやタスクリスト、ガントチャートなどを活用し、業務の流れや進行度を「見える」形にすることが挙げられます。
業務を見える化すれば、タスクの優先順位や現在のボトルネックを一目で把握できるようになるため、リソースを効果的に配分して必要に応じた調整を早期に行えるでしょう。
また、チーム全体での透明性が高まり、メンバー間のコミュニケーションや連携も促進されます。業務見える化は、作業効率の向上だけでなく、プロジェクト全体の成功率を高めるための重要な取り組みです。
また、見える化によって整理した業務フローや担当者ごとのタスク一覧は、手順書・業務マニュアルを作成する際の土台としても活用できます。各作業の進め方や注意点、判断基準を文書化しておくことで、業務改善の内容をチーム内で共有しやすくなり、その後の業務の見直しや新人教育にも役立ちます。
業務標準化
作業性向上のためには業務標準化も検討しましょう。
業務標準化とは、作業手順やプロセスを統一することで、業務のばらつきを抑え、一定の品質を安定して維持することを目的としています。そのため、個々の作業者による手順の違いや判断のばらつきが減り、業務効率を高めるとともにミスを削減する効果があります。
例えば、標準的な作業マニュアルやチェックリストを整備することで、誰が業務を担当しても同じ成果を得られる環境を整えることが可能です。これにより、業務の引き継ぎがスムーズになり、新しいメンバーでも迅速に業務を遂行できるようになるでしょう。
また、標準化された手順を基に業務プロセスを見直すことで、さらなる改善点を発見し、効率化を図ることもできます。業務標準化は、組織全体の作業性向上と品質維持の両立に不可欠な取り組みと言えます。
とくに重要なのが、標準化した作業手順を手順書・業務マニュアルとして文書化し、チーム内で共有することです。口頭での説明やOJTだけに頼っていると、教える担当者によって手順や判断基準に違いが生じたり、ベテラン社員の異動・退職によって業務に必要な知識が引き継がれなかったりするおそれがあります。
作業手順や注意点、判断基準をマニュアルにまとめておけば、担当者が変わっても共通の手順を確認できるため、作業品質のばらつきを抑え、業務の属人化を防ぐことにつながります。
業務自動化
作業性向上のために効果的なのが業務自動化です。
業務自動化とは、反復作業や単純作業をシステムやツールを活用して自動化することで、人による作業負担を軽減し、効率を高めることを目指します。例えば、データ入力や集計、メールの配信など、同じ手順を繰り返す作業は、自動化ツールやプログラムを導入することで大幅な効率化が可能です。
自動化は、ミスを減らして作業の正確性を向上させるだけでなく、従業員が創造的で価値の高い業務に集中する時間の確保も可能にします。
また、作業スピードが向上するため、短期間でより多くの成果を上げることも可能です。さらに、業務自動化は業務フローの標準化にもつながり、全体的なプロセスの透明性を高めます。
反復作業を削減し、より戦略的なタスクにリソースを振り向けるために、業務自動化は有効な手段です。
業務簡素化
作業性向上のためには、従来の業務を簡素化することも大切です。
業務簡素化とは、現在の業務フローを見直し、複雑で無駄の多い手順を整理して、効率的でわかりやすい業務フローに改善することを指します。これにより、作業にかかる時間や労力を削減し、スムーズに業務を進められる環境を整えることが可能です。
例えば、不要な承認ステップを省略したり、複数の手順を一つに統合したりすることで、手間を減らせます。また、デジタルツールやシステムを導入して手動作業を減らすことも、業務簡素化の一環です。
業務フローを簡素化すれば、作業ミスが減ってタスクの進捗が見えやすくなるため、チーム全体で効率的な作業ができ、従業員の負担軽減や生産性も向上します。ひいては、組織全体のパフォーマンスを底上げする効果も期待できるでしょう。
アウトソーシング
作業性向上のためにはアウトソーシングも検討しましょう。
アウトソーシングとは、外部に委託しても問題ない業務を専門の企業やフリーランスに依頼することで、社内の負担を軽減し、効率を向上させる手法です。例えば、経理・カスタマーサポート・デザイン制作・データ入力など、専門性が求められるが社内で直接対応する必要がない業務が対象として挙げられます。
アウトソーシングの活用で、従業員は本来注力すべき業務に集中できるようになり、生産性が向上します。また、外部の専門家に委託することで、高い品質の成果も期待できるでしょう。必要に応じて柔軟にリソースを調整できるため、業務量が変動する状況にも対応しやすくなります。
アウトソーシングは、リソースを効率的に活用し、企業全体の業務プロセスを最適化するための有効な手段です。
ツール導入
作業性向上に効率よく取り組みたいならツール導入がおすすめです。
自社に適切なツールを導入すれば、作業効率が高まり、業務の質を向上できます。ツールを活用することで、日々の作業で発生する無駄な時間を削減し、より重要な業務に集中できるのです。
また、情報共有がスムーズになり、チーム全体のコミュニケーションも円滑化します。さらに、過去の資料や知識を簡単に参照できるため、新しいメンバーのスムーズなオンボーディングにも役立つでしょう。適切なツール導入は、業務効率の向上だけでなく、全体的な作業環境の改善に役立ちます。
情報共有やナレッジ管理を効率化するツールにNotePMがあります。NotePMは、社内の情報やドキュメントを一元管理できるプラットフォームで、検索機能が充実しているため、必要な情報を迅速に見つけることが可能です。
手順書・業務マニュアルの作成・管理にも活用でき、テンプレート機能を使えば、あらかじめ登録した項目や構成に沿って、統一された形式のマニュアルを効率よく作成できます。
また、全文検索機能で必要な手順書を探せるほか、ページを閲覧した人・閲覧していない人を確認する機能も備えています。新人向けの業務マニュアルを共有した際に、対象者がページを確認したかどうかを把握する用途にも役立ちます。
＞関連記事：生産性向上のためには何から始める？参考にしたい取り組み事例5選
作業性向上のメリット
作業性向上のメリットは、主に以下の5つです。
- ミスの減少
- スキルアップ
- CS向上
- ES向上
- 競争力強化
順番に詳しく見ていきましょう。
ミスの減少
作業性向上を図る中で、作業手順やプロセスを見直して標準化や自動化を導入すれば、ヒューマンエラーを効果的に防げます。例えば、標準化された手順書やチェックリストを活用することで、作業者間のばらつきを抑え、必要な工程を確実に実施できる環境が整うのです。
さらに、反復的で単純な作業を自動化ツールやシステムに任せることで、人為的なミスが起こるリスクを大幅に軽減できます。これにより、データ入力の誤りや重要な手順の漏れを防ぐだけでなく、業務の正確性と信頼性を向上させることが可能です。
また、ミスが減少することで、後処理や修正にかかる時間とコストが削減できるため、全体の作業効率も向上します。標準化や自動化は、業務品質の向上と効率化を同時に達成するための有効な手段です。
スキルアップ
業務の効率化により無駄な時間が削減できれば、新たに生まれた時間を従業員の教育やトレーニングに充てられます。
この時間を活用して専門的な知識を深めたり、新しい技術やスキルを習得する機会を提供したりすることで、従業員個々の能力向上が可能です。例えば、オンライン講座やワークショップへの参加、チーム内での知識共有セッションなど、成長を促進する多様な学びの場を設けることで、従業員の成長意欲を高められます。
また、スキルアップした従業員は、より高度な業務に対応できるようになるため、業務全体の質や成果も向上します。効率化とスキルアップは相互に作用し合い、個人だけでなく、チームや組織全体のパフォーマンス向上にもつながるでしょう。
CS（顧客満足度）向上
業務の効率化で作業時間が短縮されると、サービスや商品の品質を高めることができます。そのため、顧客に対して迅速かつ高品質な対応ができるようになり、満足度を向上させることができるのです。
例えば、問い合わせ対応のスピードアップや納期の短縮、サービス内容の一貫性向上などが実現すれば、顧客に信頼感を与えることができるでしょう。
また、業務プロセスを効率化することで生まれた余裕を活用して、より顧客ニーズに寄り添った提案やサービス提供が可能となり、他社との差別化を図ることができます。
作業性向上は、社内の効率化だけでなく、顧客との関係を強化し、持続的なビジネス成長を促進する重要な要素です。
ES（従業員満足度）向上
作業性が向上すれば、従業員が無駄な作業に時間を費やす負担が軽減されてストレスが少なくなるため、働きやすい環境が整います。効率化によって得られる余裕は、従業員のワークライフバランスの改善にも寄与し、仕事へのモチベーションアップにつながるでしょう。例えば、反復的で単調な作業が自動化されると、従業員はより創造的で付加価値の高い業務に集中できます。また、作業フローの見直しや標準化により、明確でわかりやすい手順が整備されると、作業の負担やミスが減少し、仕事への達成感が得やすくなるでしょう。
さらに、効率化による成果が組織全体で認識されれば、チーム内の一体感も向上します。作業性向上は、従業員が快適に働ける環境をつくり、長期的な定着率や生産性向上にもつながる重要な要素です。
競争力強化
業務効率化を進めることで、迅速な対応や柔軟な意思決定が可能となり、市場の変化や顧客ニーズにスピーディーに応える体制を整えることができます。
この迅速な対応力は、顧客満足度の向上だけでなく、競合他社との差別化を図る重要な要素です。
また、効率化によって余剰時間やリソースが生まれることで、新しいアイデアやプロジェクトに注力する余裕ができ、イノベーションを推進しやすい環境が整います。
例えば、新製品の開発や新しいサービスの導入が迅速に行えるようになり、他社より一歩先んじた市場展開が可能になるでしょう。
さらに、効率化によりコストを削減できれば、価格競争においても優位性を発揮できます。作業性向上は、組織全体の競争力を高め、持続的な成長を実現するための鍵となる取り組みです。
作業性向上のための具体的手順
作業性向上のための具体的手順は以下の7つです。
- 目標設定
- スケジュール策定
- 現状分析
- 施策立案
- ツール選定
- 導入
- 評価・フィードバック
順番に詳しく見ていきましょう。
目標設定
作業性向上のための具体的手順の1つ目は、目標設定です。
明確な目標を設定してチーム全体で共有することで、取り組むべき方向性を統一し、全員が同じビジョンを持って行動できるようになります。目標を共有することで、個々の作業が全体の成果にどのように貢献するかが理解しやすくなり、モチベーション向上にもつながるのです。
例えば、「業務効率を20％向上させる」や「ミスを50％削減する」といった具体的な目標を設定します。定期的に進捗を確認すれば、取り組み効果を実感しやすくなるでしょう。また、目標に向けてチームで協力しながら課題を解決するプロセスが、コミュニケーションの活性化や業務改善の新たなアイデア創出につながることもあります。
目標設定は、単に成果を追求するだけでなく、作業性向上に必要なプロセスや手順を明確化し、組織全体で一体感を生むための重要なステップです。
スケジュール策定
作業性向上のための具体的手順の2つ目は、スケジュール策定です。
作業性向上の目標を達成するには、具体的な計画を立て、期限を明確に設定する必要があります。計画を立てれば、チームや個人が何をいつまでに達成すべきかを把握しやすくなり、効率的に業務を進めることが可能です。
スケジュールを策定する際には、タスクを細分化し、優先順位を明確にした上で、各タスクに対する実現可能な期限を設定します。また、進捗を定期的に確認し、状況に応じて柔軟に計画を調整することで、無駄や遅延を最小限に抑えられます。
例えば、プロジェクト管理ツールを活用すると、全体の進捗が可視化され、チーム全員が効率的に状況を把握することが可能です。
スケジュール策定は、業務を計画的かつ効率的に進めるための重要な手段であり、目標達成に向けた確実な道筋を示すことで、作業性向上を効果的にサポートします。
現状分析
作業性向上のための具体的手順の3つ目は、現状分析です。
現状分析では、現在の業務プロセスや課題を詳細に把握して、改善すべきポイントを明確にします。非効率な手順や無駄な作業、ボトルネックとなっている部分を特定できれば、効果的な対策を講じることができるでしょう。例えば、業務フローを可視化し、どの段階で時間が多く消費されているのか、どの部分でミスが多発しているのかを洗い出します。また、チームや個人のヒアリングを行うことで、現場の実情や潜在的な問題点を把握することも重要です。
具体的な課題を明確化できれば、改善に向けた優先順位をつけてリソースを効率的に配分できます。現状分析は、単なる現状把握に留まらず、根本的な問題を解決し、業務プロセス全体を最適化するための第一歩です。このステップを丁寧に行うことで、効果的な作業性向上の施策を実現できます。
施策立案
作業性向上のための具体的手順の4つ目は、施策立案です。
施策立案では、現状分析で明らかになった課題や問題点を基に、具体的な改善策やアクションプランを設計します。このプロセスを通じて、取り組むべき目標を達成するための具体的な道筋を示すことが可能です。
例えば、分析の結果として「無駄な作業時間が多い」という課題が見つかった場合、その原因を取り除くために、業務フローの簡素化や自動化ツールの導入を検討します。また、コミュニケーション不足が問題である場合には、定期的なミーティングや情報共有ツールの活用といった対策を盛り込むことが考えられます。具体的で実行可能な施策を課題ごとに立案し、優先順位を明確にすることが重要です。
ツール選定
作業性向上のための具体的手順の5つ目は、ツール選定です。
業務効率化を図るには、作業性向上に最適なツールを選び、適切に導入することが不可欠です。ツール選定の際には、業務の特性や現場の課題、従業員が求める機能を十分に考慮する必要があります。
例えば、タスク管理やプロジェクト管理を効率化するために、TrelloやAsanaなどのツールを選定することで、業務の進捗状況を可視化し、チーム全体での連携が向上します。また、情報共有を促進するためには、NotePMやSlackなどを活用することで、必要な情報を迅速かつ的確に共有できるでしょう。
さらに、反復的な業務を自動化するためにRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールを導入するのも効果的です。
ツール選定は、単に効率化を目指すだけでなく、現場の業務フローに馴染み、従業員が使いやすいものを選ぶことが重要です。最適なツールを導入すれば、作業効率が向上し、チーム全体の生産性を大きく引き上げることが期待できます。
ツールを選定する際は、情報共有や手順書・業務マニュアルの作成・管理にも活用できるかを確認するとよいでしょう。複数の用途に対応できるツールを選ぶことで、業務ごとに新しいツールを追加する負担を抑えながら、情報の分散防止や作業手順の標準化にも取り組みやすくなります。
導入
作業性向上のための具体的手順の6つ目は、導入です。
選定した施策やツールを実際に業務フローに組み込み、運用を開始するプロセスがこの段階に該当します。導入段階では、計画段階で設計した内容を現場に適用し、スムーズに機能させることが重要です。
例えば、タスク管理ツールを導入する場合、初期設定やユーザーアカウントの作成、従業員への使い方のトレーニングを実施します。
また、新たな業務プロセスを組み込む際には、現場での運用に支障が出ないように、徐々に適応を進める方法も有効です。これにより、業務全体が混乱するリスクを最小限に抑えられます。
このプロセスを適切に実施することで、作業性向上の取り組みを実現に結び付けることが可能です。
評価・フィードバック
作業性向上のための具体的手順の7つ目は、評価・フィードバックです。
施策やツールを導入した後、その効果を評価し、改善点をフィードバックすることが重要です。導入の成果を最大化し、さらに効率的な業務フローを構築することができます。評価の際には、定量的なデータ（作業時間の短縮率、ミスの減少率など）と、定性的なフィードバック（従業員の感想や意見）を組み合わせて分析しましょう。この結果を基に、導入した施策やツールが期待通りに機能しているかを確認し、必要に応じて調整や改善を行います。
ツールが業務に馴染んでいない場合、設定の変更や追加トレーニングを実施することで適用性を高められます。また、評価結果をチーム全体で共有し、改善に向けたアイデアを出し合うことで、現場の視点を活かした取り組みが可能となるでしょう。
評価・フィードバックを継続的に行うことで、作業性向上を持続的な成果に結びつけられます。
作業性向上を定着させるには、手順の「見える化と文書化」が欠かせない
ここまで、作業性向上に取り組むための7つのステップを解説してきました。改善した業務を一時的な取り組みで終わらせず、組織全体に定着させるためには、担当者が変わっても共通の手順で作業を進められる環境を整えることが重要です。
そのために役立つのが、業務手順の見える化と文書化です。
例えば、「担当者が変わると以前のやり方に戻ってしまう」「OJTで教えているものの、教育担当者によって説明内容が異なる」「ベテラン社員の異動や退職によって業務の進め方がわからなくなる」といった課題は、作業手順や判断基準が十分に共有されていない場合に起こりやすくなります。
こうした課題を防ぐには、業務の流れを整理し、標準化した作業手順を手順書・業務マニュアルとして残しておくことが効果的です。
業務マニュアルを作成する際は、次の3つのポイントを押さえましょう。
1. 誰が読んでも作業を再現しやすい内容にする
業務マニュアルを作成する際は、作業の目的や具体的な手順、注意点、判断基準を明確に記載することが重要です。
例えば、システムへのデータ登録作業であれば、「システムにログインする」「対象の画面を開く」「必要な項目を入力する」「登録内容を確認する」といった流れを、実際の作業順に沿って説明します。
また、判断が必要な場面では、「エラーメッセージが表示された場合は、入力内容を確認する」など、状況に応じた対応方法も記載しましょう。
文章だけでは伝わりにくい操作は、画像やスクリーンショットを添えると理解しやすくなります。
作業の流れだけでなく、確認すべき項目や例外的な対応まで整理しておくことで、担当者ごとの解釈の違いを減らし、作業品質の安定につなげられます。
2. 更新日や変更内容を記録し、最新版を管理する
業務マニュアルは、一度作成すれば終わりではありません。業務フローの変更や新しいシステムの導入、社内ルールの見直しに合わせて、内容を更新していく必要があります。
古い手順が残っていると、マニュアルを参照した従業員が誤った方法で作業を進めてしまうおそれがあります。
そのため、マニュアルごとに管理担当者を決め、更新日・更新者・変更内容を確認できるようにしておきましょう。
例えば、業務システムの画面が変更された際は、操作手順やスクリーンショットを修正し、変更した箇所を記録します。
また、更新前のマニュアルを誤って使わないように、参照先を統一することも大切です。
3. 必要なときに検索できる場所へ一元管理する
業務マニュアルを作成しても、必要なときに見つけられなければ、十分に活用されません。
例えば、手順書が個人のパソコンや複数の共有フォルダ、チャットの添付ファイルなどに分散していると、目的の情報を探すのに時間がかかったり、どれが最新版なのかわからなくなったりする可能性があります。
こうした問題を防ぐには、マニュアルの保管場所を統一し、キーワードで検索できる環境を整えることが効果的です。
NotePMのようなナレッジ管理ツールを活用すれば、業務マニュアルを一元管理し、ページのタイトルや本文から必要な情報を検索できます。また、ページの変更履歴の自動記録も確認できるため、変更前の内容を振り返りながらマニュアルを管理できます。
業務手順を文書化し、必要なときに参照できる状態にすることで、新人教育や担当者間の引き継ぎを進めやすくなります。さらに、作業手順のばらつきや確認漏れを減らすことにもつながり、作業性向上の取り組みを継続しやすくなるでしょう。
業務マニュアルを継続的に使い続けるための3つのポイント
業務マニュアルは、作成するだけでなく、従業員が日常業務の中で継続的に活用できる状態にすることが重要です。
しかし、「マニュアルの保管場所がわからない」「内容が更新されず、古い手順が残っている」「作成に手間がかかり、追加や修正が後回しになっている」といった理由から、十分に活用されなくなることもあります。
こうした状況を防ぎ、業務マニュアルを継続的に運用するための3つのポイントを紹介します。
1. テンプレートを活用して作成・更新の負担を減らす
業務マニュアルを毎回ゼロから作成していると、記載する内容や構成を考える手間がかかり、担当者によって書き方にもばらつきが生じやすくなります。
そこでおすすめなのが、あらかじめ共通のテンプレートを用意しておくことです。
例えば、業務マニュアルのテンプレートに「業務の目的」「対象者」「事前準備」「作業手順」「注意点」「トラブル発生時の対応」「問い合わせ先」などの項目を設けておけば、必要な情報を整理しながら作成できます。
NotePMにはテンプレート機能があり、よく使うドキュメントの構成や文章をひな形として登録できます。登録したテンプレートを選んで新しいページを作成できるため、手順書の作成にかかる負担を軽減しながら、チーム内で書式を統一しやすくなります。
2. 改訂履歴を管理して、常に最新の手順を確認できるようにする
業務マニュアルを継続的に活用するには、業務内容の変更に合わせて情報を更新し、変更履歴を管理することが欠かせません。
例えば、新しいシステムを導入した際に、以前の操作手順が残っていると、従業員が古い情報を参考にしてしまう可能性があります。
そのため、マニュアルの管理担当者を決め、更新が必要になるタイミングや、更新内容の記録方法をルール化しておきましょう。
NotePMでは、ページの変更履歴の自動記録を確認でき、過去の内容を参照することも可能です。また、ページを更新する際に「変更履歴メモ」を入力すれば、どのような変更を行ったのかを記録できます。
例えば、「申請画面の変更に伴い、操作手順と画像を修正」といったメモを残しておけば、変更した理由や内容を後から確認しやすくなります。
なお、変更履歴メモの入力は任意のため、更新内容を確実に記録したい場合は、入力ルールをあらかじめ決めておくことが重要です。
3. 全文検索とアクセス権限の設定で、必要な情報を探しやすくする
業務マニュアルは、必要な従業員が迷わずアクセスできる場所にまとめて管理しましょう。
マニュアルが部署ごとの共有フォルダや個人のパソコンに分散していると、保管場所を確認する手間がかかり、情報共有や新人教育の妨げになることがあります。
NotePMでは、業務マニュアルを社内Wikiとして一元管理し、ページのタイトルや本文だけでなく、Word・Excel・PowerPoint・PDF・テキストファイル・CSVファイルに含まれるテキストも検索できます。
例えば、過去に作成したExcel形式の作業手順書やPDF形式の業務マニュアルを保存している場合でも、対応するファイル内のテキストを検索対象に含めることで、必要な資料を見つけやすくなります。
ただし、画像として保存された文字など、検索できない内容もあります。ファイルの中身を検索する際は、検索画面で対象を指定する必要があります。
また、NotePMではノート単位でアクセス権限を設定できるため、部署ごとの業務マニュアルを管理し、閲覧できるメンバーを制限することも可能です。
マニュアルを作成・更新しやすく、必要なときに探せる環境を整えることで、従業員が業務の中で自然に参照できる状態を目指しましょう。
まとめ
本記事では、作業性向上の概要やメリット、実践するための手順を解説しました。
現状分析や施策立案、ツールの導入、評価と改善を通じて、効率的かつ効果的に業務を改善する方法を詳しく記載しています。
これを機に、作業性向上の取り組みを始めてみてはいかがでしょうか？適切なツールと具体的な手順を活用すれば、貴社の業務効率と成果はさらに向上するでしょう。
作業性向上におすすめしたいツールは NotePMです。NotePMは、社内の情報共有やナレッジ管理を効率化し、作業性向上をサポートします。情報を一元管理できるため、業務の無駄を削減し、チーム全体の生産性を向上できるでしょう。
NotePMは、社内の情報共有やナレッジ管理を効率化し、作業性向上をサポートします。情報を一元管理できるため、業務の無駄を削減し、チーム全体の生産性を向上できるでしょう。
とくに、手順書・業務マニュアルの整備から作業性向上に取り組みたい場合は、30日間の無料お試しを活用してみてはいかがでしょうか。
テンプレート機能を使ったマニュアル作成や、全文検索による情報の探しやすさを実際の業務で確認できます。まずは利用頻度の高い業務の手順書を作成し、チーム内で共有することから始めてみましょう。