日報で日々の業務に関して記録を残しておくことで、ナレッジとして活用することや従業員の振り返りに役立てられます。ただ、紙の日報では作成の手間や検索のしにくさに不満を感じている方もいるのではないでしょうか。そのような場合、日報の電子化がおすすめです。日報の電子化にはさまざまなメリットがある上、昨今ではそれを実現するツールも多数あります。
本記事では、日報の電子化で解決できる課題や障壁になる要素に加え、おすすめツールを6つ紹介します。成功事例も解説するので自社で日報の電子化を進める場合の参考にしてみてください。
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目次
日報の電子化で解決できる課題
日報の電子化で解決できる課題を3つ紹介します。
- 速やかな情報共有
- 情報の検索性
- 情報管理の手間
もし自社でこれらのお悩みをお持ちでしたら、日報の電子化で解決できないか検討してみましょう。
速やかな情報共有
手書きの日報では、日報の印刷や手渡しによって情報を共有する必要があるため、情報共有に時間がかかります。しかし、情報の内容によっては一刻を争うケースもあるでしょう。
その場合、日報を電子化すれば必要なメンバーを日報にアクセスできるように設定するだけで、速やかに日報を閲覧できます。これにより、速やかな情報共有が可能になります。
＞関連記事：情報共有とは？共有不足によるリスクや、円滑に進めるための対策を紹介
情報の検索性
手書きの日報では、キーワードなどを基に必要な情報を見つけ出すことが難しいため、検索に時間がかかります。その分、担当者に聞くなど必要な情報を得る手間がかかり、業務効率化の妨げになりかねません。
しかし、日報を電子化すればキーワードやデータの階層化で、必要な情報にすぐアクセスできます。情報の検索性が向上し、業務効率化や担当者の負担軽減が可能です。
＞関連記事：“検索機能”が文書管理のカギ！重要な理由やツール選びで重視すべきポイントを紹介
情報管理の手間
手書きの日報でデータの集計や分析を行うには、別途Excelなどのツールで集計を行う必要があります。これでは、二重入力によるミスや時間的なロスが心配です。また、紙の保管場所や印刷コストも必要で、紛失リスクにも注意しなければなりません。
日報を電子化することで、ツール上でデータの集計・分析を行える上に、電子データなので紛失のリスクもなくせます。
日報の電子化の障壁になる要素
日報の電子化にはメリットがあるものの、思うようにできていない企業もあります。ここでは、日報の電子化の障壁になる要素を2つ紹介します。
- 従業員の抵抗感
- コスト面
日報の電子化をお考えであれば、これらの障壁を早めに解決しましょう。
従業員の抵抗感
長年手書きの日報に慣れている従業員の中には、電子デバイスや日報アプリの活用に抵抗を感じる方もいるでしょう。抵抗感がある従業員が多いと、日報の電子化は思うように進みません。
新しいシステムについての学習コストや手書きの利点など、従業員が抵抗感を持つ理由を理解した上で、日報電子化のメリットや不安を解消する方法を丁寧に説明しましょう。
コスト面
日報の電子化には、タブレットやスマートフォンなどの端末代や、アプリの使用料などの初期費用が必要です。 既存のシステムと連携させる場合には、システム改修費用も発生するかもしれません。
そのため、利用人数や電子化のメリットを十分に検討し、慎重に導入計画を立てましょう。
日報の電子化を進める手順
日報の電子化を進める手順は、大きく分けて以下の4ステップです。
- 必要性の周知
- ツールの決定<
- トライアル導入
- ルール策定
効率よく日報の電子化を実現できるように、順番に解説します。
必要性の周知
日報の電子化は、多くのメリットをもたらしますが、従業員全員がその必要性を理解しているとは限りません。 そこで、従業員が積極的に日報電子化に取り組めるようにそのメリットを具体的に示し、導入の必要性を周知徹底しましょう。
例えば、業務効率化や情報共有の円滑化など具体的な事例を挙げながら説明することで、従業員の理解を得やすくなります。
ツールの決定
日報の電子化ツールは多数ありますが、目的や予算に応じて最適なツールが変わってきます。おすすめツールや詳細な選び方は後述しますが、複数のチェックポイントを踏まえて、自社の日報電子化にとって最適なツールを選びましょう。
＞関連記事：【2024年版】日報アプリ・ツールで情報共有！おすすめ10選を徹底比較
トライアル導入
全社で日報の電子化を導入する前に、一部の部署だけで試験導入することがおすすめです。 これにより、ツールの使い勝手や課題を事前に把握できます。
無料トライアルや無料プランがあれば、お得にトライアル導入が可能です。従業員からのフィードバックを収集し、日報電子化に向けた改善点を見つけることもトライアル導入の目的です。
ルール策定
日報の電子化に合わせて、新しいルールやマニュアルを作成しましょう。 例えば、日報の記入項目や登録方法、情報セキュリティに関するルールなどを定めることで、円滑な運用が可能になります。
従業員向けの研修を実施し、ルールを周知徹底することも欠かせません。
＞関連記事：短時間で完成度の高い日報を作成する書き方のポイント
日報の電子化ツールを選ぶポイント
日報の電子化ツールを選ぶポイントは、主に以下の5つです。
- メッセージ機能
- マルチデバイス対応
- 機能のシンプルさ
- セキュリティ
- テンプレートの有無
日報の電子化ツールは、多数のベンダーが提供しています。ポイントを押さえて自社に最適なツールを選びましょう。
メッセージ機能
日報へのフィードバックは、部下のモチベーション向上や気づきの獲得に貢献します。そのため、手軽にフィードバックができるメッセージ機能があるツールを選びましょう。
メッセージのやり取りを気軽に行えれば、フィードバックが習慣化しやすくなります。
マルチデバイス対応
マルチデバイス対応であれば、スマートフォンやタブレット上でも使えます。移動中や外出先でも日報作成が可能なことは、移動や外出が多い職種であれば特に重視したいポイントでしょう。
工場やサービス業など現場での写真撮影が多い職種では、モバイルデバイスで撮影した写真や動画をすぐに日報に添付できれば、より便利に使えます。
機能のシンプルさ
多機能なツールを選んでも、使い方が複雑だと従業員が煩わしさを感じて思うように利用率は上がらないでしょう。特に、企業規模が大きく従業員間でITリテラシーのばらつきが大きい場合、その傾向は顕著です。
直感的に操作できて、誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツールを選ぶ方がよいでしょう。
セキュリティ
日報の電子化は便利な反面、情報漏えいのリスクもあります。メッセージの誤送信やウイルス感染が原因で、企業の機密情報が外部に漏れると、最悪の場合、企業経営に影響を与えかねません。
デバイス制限やアクセス制限、さらには公開範囲の設定などセキュリティ機能が充実しているツールがおすすめです。
テンプレートの有無
日報のテンプレートが豊富に用意されているツールであれば、目的に応じたテンプレートを活用することで、効率よく日報を作成できます。多くの場合、一から日報を作成する必要はないため、 テンプレートを使いこなしましょう。
『NotePM』にも日報のテンプレートが豊富にあるため、社員教育や作業内容報告など目的に合わせて簡単に日報を作成できます。
＞関連記事：日報 テンプレート（例文あり）
日報の電子化を実施した成功事例
ここでは、日報の電子化を実施した成功事例を2つ紹介します。
- 畜産業A
- 製造業（工場）B
日報の電子化をこれから進めるのであれば、他社の成功事例を参考にしましょう。
畜産業A
畜産業Aでは、広大な農場でメモを取ってから事務所に戻ってデータ入力を行っていました。
しかし、この方法では記入漏れなどのミスが多いことが課題でした。
そこで、畜産管理に役立つ日報アプリを導入し、農場内を歩き回りながらその場でデータを入力できるようにしました。
その結果、入力ミスや記入漏れが大幅に減り、生産性が向上したのです。
製造業（工場）B
製造業（工場）Bでは、従来、紙の点検簿やパトロール記録簿を用いていました。
しかし、内容確認のはん雑さや保存場所の確保などが課題でした。
そこで、日報の電子化ツールを導入することで、記録や確認作業の効率化に成功しました。
これにより、紙の保管が不要になっただけでなく、過去のデータも探しやすくなり、業務効率化や社内のデジタル化に向けた意識付けにもなったのです。
＞関連記事：作業日報アプリおすすめ10選を比較（無料あり）｜建設業・製造業向けも紹介
日報の電子化に役立つアプリ6選（無料あり）
最後に、日報の電子化に役立つアプリを6つ紹介します。
- NotePM
- エクセル
- gamba!
- houren.so
- 日報くん
- Stock
他にも日報の電子化に役立つアプリは多数ありますが、まずはこれら6つを比較するとよいでしょう。
NotePM
『NotePM』、登録企業1万2,000社・サービス継続率99%を誇る情報共有ツールです。エディタを活用すれば簡単に日報を作成できます。
ファイル形式を問わず中身まで検索をかけられるため、ナレッジの蓄積・共有にも役立ちます。
銀行や大学などからも利用実績があるほど、高度なセキュリティ機能を誇る点も特徴です。
NotePMの特徴
- 無料オンラインデモ・個別相談会を開催
- 日報作成に役立つテンプレートが豊富
- 30日間無料トライアルあり
エクセル
エクセルは、代表的な表計算ソフトです。多くのユーザーが日常業務で使い慣れているツールで、日報作成にも使えます。
日報データを基にグラフを作成したい場合も、エクセル上で簡単にグラフの作成が可能です。プルダウン機能や色分け機能など、日報作成に役立つ機能も豊富なので積極的に活用しましょう。
エクセルの特徴
- マクロや関数を活用し、日付や数値の編集を簡略化
- インターネット上に日報テンプレートが豊富
- Windows OSユーザーであれば、無料で使える
公式：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/excel
gamba!
gamba!は、操作が簡単でサポート体制も万全であるため、ITリテラシーに自信がない場合にもおすすめの日報管理システムです。テンプレートの中には選択式の項目があるため、日報作成の手間を削減するために活用しましょう。
導入初期支援や使い方セミナーを活用すれば、自社でどのようにgamba!を活用すればよいか明確になります。
gamba!の特徴
- 登録実績1万5,000社突破/li>
- 継続率97％
- 15日間無料お試しあり
houren.so
houren.soは、工事や宿泊業などの現場業務に従事している方には特におすすめの情報共有ツールです。写真を撮影して、そこにコメントを残すだけで、日報作成が完了します。
スマートフォンだけで操作を完結できるため、日報の作成を負担に感じている従業員が多い現場にうってつけです。
houren.soの特徴
- GPS情報に基づき写真の自動仕分け
- 写真に矢印や線などを書き込む可能
- フリープランあり
日報くん
日報くんは、「紙より安い日報管理」をコンセプトに掲げた業務管理システムです。料金は人数に応じた明朗会計で、シンプルながら簡単に日報を作成できます。
日報の作成には存外時間がかかるものですが、プルダウンを活用することで日報作成に余計な時間をかけさせません。下書き保存機能や過去日報のコピペ機能を活用すれば、簡単に日報を作成できるでしょう。
日報くんの特徴
- 支払いはクレジットカードと請求書払いが可能
- 個別説明会を実施
- 初期費用0円
公式：https://nippoukun.bpsinc.jp/
Stock
Stockは「チームの情報を、最も簡単に管理できるツール」をコンセプトに掲げたシンプルな情報管理ツールです。簡単に情報を蓄積できるため、必要な情報を見失うリスクを防げます。
削除したデータは30日間保存されます。バックアップ機能やセキュリティ対策も万全なので、重要な情報を取り扱いたい場合も安心です。
Stockの特徴
- オフライン環境でも、一部機能を利用可能
- スマートフォンやタブレットで撮影した画像も一発で保存
- フリープランあり
公式：https://www.stock-app.info/
まとめ
日報の電子化は、紙の日報に比べて情報共有や検索性などの点でメリットがあります。しかし、従業員の抵抗感やコスト面が障壁になるかもしれません。
日報の電子化を成功させるため、まずは日報の電子化のメリットを従業員に周知徹底し、自社に最適なツールを選びましょう。ツールを選ぶ際は、セキュリティ機能やテンプレートの有無などに着目しましょう。日報電子化に関するルール策定も欠かせません。
日報の電子化を考えている方は、日報テンプレートを使える上に検索性も高い『NotePM』がおすすめです。まずは無料トライアルで試してみましょう。