社内資料の更新履歴を適切に管理する重要性と、運用時のポイント

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社員同士や組織の間で共有される、さまざまな資料。重要な資料ほど時間を経て改訂を重ねていくものですが、その履歴が適切に管理されていなければ、「どのバージョンが最新で正確なのか」が判別できなくなってしまいます。業務や顧客への提案、さらには経営判断が誤った情報に基づいて行なわれてしまえば、重大なリスクが発生することも考えられるでしょう。そうした事態を避けるためにファイルの変更履歴を記録することを「バージョン管理」と呼びます。

そこで今回は、社内資料の更新履歴を管理する重要性と、その運用におけるポイントを解説していきます。また、煩雑になってしまう更新履歴の管理運用を、NotePMを活用して簡単に行う方法についても紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

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更新履歴の管理が重要となる資料とは

そもそも、なぜわざわざ資料の更新履歴を保存して管理する必要があるのでしょうか。更新履歴が重要な意味をもつ資料の具体例とともに、その理由を解説します。

営業資料や企画書

顧客への提案やコミュニケーションのなかで、提案書や企画書などの資料は中核的なツールとなっています。頻繁に作成される資料であるとともに、「最新」の情報や内容を反映させることが重要といえるでしょう。更新履歴を管理・共有することで、過去に作成された資料を簡単に再利用できるようになり、作成にかかる手間を削減できます。また、古い情報や未更新の情報を顧客に伝えてしまうリスクを減らせるという点も、重要な意味を持っています。

関連記事：心をつかむ提案書の書き方とは？構成例やテンプレートの作成方法も解説

業務マニュアルやシステム操作マニュアル

業務の進め方やシステムの使い方を標準化する社内マニュアルは、効率化や品質向上に貢献する資料です。マニュアルが効果を発揮するには、環境や要件の変化に伴ってその内容を随時更新・改訂していくことが不可欠と言えるでしょう。その更新履歴をきちんと管理していけば、その資料が「最新のルールである」ことをわかりやすくしてくれます。さらに、変更点や変更理由を後から把握・検証できるようになることで、より多くの人がマニュアルの改訂に携われるようになり、継続的な改善や組織内での意見交換を促進する効果も見込めるでしょう。

関連記事：分かりやすいマニュアルをデザインするには？作り方の手順と注意点を解説

社内規定やISO文書

社内規定やISO基準を示した文書は、コンプライアンスを遵守するための基盤となる資料です。法律や規格は常に細かな変更が行なわれていくため、文書の内容もそれに伴って更新を続ける必要があります。将来なにかしらインシデントが起きた場合には、こうした資料をさかのぼって検証することも。そのため、改訂された日付や変更内容、当時の担当者・責任者などを記録し、更新履歴を管理していくことが不可欠です。

資料の更新履歴を管理するメリット

次に、資料の更新履歴を適切に管理していくメリットについて見ていきましょう。また、それぞれのメリットを効果的に得るためには、更新履歴としてどんな情報を記録していくべきかについても、解説します。

資料の“鮮度”が一目でわかる

前章でも解説した通り、社内資料の多くは業務の変化や法改正などによって、定期的な見直しや改訂が必要です。「作成・更新日時」を把握しておくことで、その資料が最新の情報に基づいて作成されたものか、正当に管理されてきた資料なのか、内容が有効なものであるかを判別できるようになります。

過去の更新履歴と比較検証できる

資料の更新履歴のなかで、「どこがどのように変更されたか」を随時記録しておくことも重要です。更新されてきた資料は、場合によっては「以前のバージョンに戻す」ということが必要になることもあるためです。また更新履歴が記録・管理されていれば、効果検証もしやすくなります。例えば営業資料を更新することで効果にどんな影響があったかや、マニュアルの改訂で次に取り組むべき改善ポイントなども、その変化とともに検証可能です。

資料の共有と活用が促進される

社内資料を作成する目的は主に、社員同士や異なる部署、顧客といった関係者と情報を共有することにあります。資料の「作成者」や「更新者」がすぐに把握できれば、問い合わせやフィードバックを行なうことも容易になるでしょう。そしてこうしたコミュニケーションを通じて、さらなる改善や資料の価値向上へとつながっていきます。

関連記事：組織の「100人の壁」を乗り越えるカギは、ナレッジシェアリング

コンプライアンスの強化につながる

社内資料の中には当然、機密情報や個人情報などの外部に漏洩させてはならない情報も含まれています。更新履歴を残すなかで資料の「所在」や「責任者」、「利用者」を把握しておくことで、情報漏洩や不正利用などのリスク回避に効果的です。また資料の種類によっては、法律によって保存期間や廃棄方法が定められているものもあります。この場合には、更新履歴の管理を通じて「適切に管理されていること」を記録・証明しておくことになるでしょう。

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資料の更新履歴を適切に管理するためのポイント

本章では、実際に更新履歴を管理していくなかで注意しておくべきポイントや見落としがちなポイントを、できる限り具体的に紹介していきます。

更新履歴の存在は一目でわかるようにする

例えば社内資料を検索したり利用したりする際には、最新版だけではなく「過去の更新履歴が存在すること」を把握できるようにしておく必要があるでしょう。更新履歴管理ツールなどを利用せず、一般的に行なわれている方法としては、「ファイル名に更新日時や版数を入れた別ファイルとして保存する」「更新内容の比較表を巻末に加える」などが挙げられます。ただしこの場合、ファイルの数や比較表の量がどんどん増えていき、必要な情報が埋もれてしまうリスクがあります。

更新ルールを統一する

資料の作成者や更新者が各々の感覚で変更してしまうようでは、情報が散乱し更新履歴を管理できなくなってしまいます。「資料のファイル名をつける際の法則」や「変更しても良い箇所の明示」といった「更新ルール」を定めて、組織として共有しながら運用していく必要があるでしょう。

更新内容だけではなく、その意図も共有する

資料の更新された箇所や内容を、あとから把握できるように記録しておくことも大切です。そのなかで重要なポイントは、「なぜこの更新が必要だったか」という更新意図が不明確にならないようにすること。もしもこの更新意図が記録されていない場合には、「更新が正当なものだったか」を検証できなくなってしまうためです。更新内容だけではなく、更新者のコメントや更新に至った理由をその都度記録しておくことが望ましいでしょう。また、これらの情報が最新版の資料や更新履歴とバラバラになってしまわないよう、紐づけておく工夫も必要となります。

資料の更新履歴管理を効率化するにはNotePMがおすすめ

更新履歴を管理するうえで注意するべきポイントを紹介しましたが、そのすべてを手作業で運用していこうとすると多大な手間がかかってしまいます。そこで、更新履歴の管理をある程度自動化してくれるツールとして、NotePMを紹介します。

NotePMとは

NotePM（ノートピーエム）は、ドキュメントやマニュアル、ナレッジを組織で共有・管理することに特化したツールです。共同での編集や閲覧が可能なwikiページを作成でき、またそのページにはPDFや画像などデータの種類を問わず多彩なファイルを添付できるといった特徴があります。更新履歴の管理に役立つNotePMのさまざまな機能や、具体的な活用方法について紹介していきましょう。

NotePMがもつ更新履歴の管理機能

NotePMでは、ページや添付ファイルが変更されると自動的に更新履歴が記録されていきます。そして各wikiページの詳細画面に表示されるメニューから「更新履歴」をクリックすると、時系列で並べられた更新履歴が一覧で表示されます。ここでは「誰が、いつ、どこを変更したか」を一目で把握でき、変更前の状態が赤いハイライト、変更後の状態が緑のハイライトで並べて表示されるため、どんな変更が行なわれたかを直感的に把握できます。また、この更新履歴画面から過去のバージョンに戻すことも可能です。資料の更新履歴を管理するために必要な作業は、ほぼ自動化されると言っても良いでしょう。

NotePMで更新ルールを共有する方法

たとえば社内で資料の作成・更新ルールを統一するなら、資料を添付するwikiページにルールを記載しておくといった方法が考えられます。これにより、資料へアクセスする際には必ず更新ルールのwikiページを経由することになるため、その都度ルールを確認できるでしょう。

NotePMによる資料のクオリティ向上

NotePMには、閲覧・編集するユーザー同士でコメントを送り合える機能もあります。このコメント機能を通じて、営業資料の作成やマニュアル改訂などの際に意見やアイデアを出し合うこともできるでしょう。気軽に投稿できる直感的なUIも特徴で、資料のクオリティをアップさせていく共有ワークスペースとして効果的に活用できます。

NotePMを通じて更新の通知も可能

NotePM上に作成されたwikiページや添付ファイルが更新された場合に、関係者へ自動で通知が送信される機能も備えています。頻繁に更新される資料を運用していく場合などに、いちいち口頭やメールで確認を依頼したりするのは意外に手間です。NotePMの通知機能を活用すれば、即座に更新状況を共有できるため、更新履歴を適切に管理していくための手間を大いに削減できるでしょう。