こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
ミーティングや顧客への提案、IR情報まで、社内では様々なスライド資料が作成されています。そうした資料の書き方のなかでも、意外に忘れられてしまいがちなのが、情報のソースとした「出典」の記載です。
「なんとなく」で記載しているケースも多いのではないかと思いますが、実は組織としてこの「出典」情報やその書き方を管理・共有していくことで、スライド資料のクオリティや生産性を向上させることもできるのです。この記事では、出典情報の記載が重要な理由から、具体的な書き方、そして出典情報の管理に便利なツールNotePMについて、詳しく解説していきます。
目次
スライド資料に出典の記載が不可欠な理由
スライド資料の出典や参考について、「本当に必要？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。法的なリスクに対応する意味もありますが、実はうまく管理すれば生産性アップにもつながります。そこでまずは、出典や参考の記載が大切な理由から詳しく解説していきます。
著作権侵害の防止
出典の記載が欠かせない第一の理由として、「法的なリスクを回避する」という面について紹介します。著作物・創作物には、著作権がつきものです。著作権のポイントは、著作者が法的な手続きや登録を行なわずとも、作成された時点で著作権が効力をもつということです。つまり、他者の創作物を無断で資料に活用することは、基本的に法律違反となってしまいます。
ただし、著作物であっても一部だけを引用することは例外的に認められています。盗用や剽窃とみなされるトラブルを防止するためには、著作権が誰にあるかを示すためにも出典を明記しておくことが欠かせません。そこで文章やデータの一部を引用した場合だけではなく、資料を作成する際に参考としたものがある場合には「必ず出典を記載する」と意識しておく方が良いでしょう。
データに対する権利の保護
著作権について知識のある方であれば、気象状況などの「データ」に著作権はないと聞いたことがあるかもしれません。確かに、著作権は「創作」に対して発生するものであり、単純な事実である「データ」には発生しません。ですが、まとめ方に創作性があるものや、有料で販売されているデータであれば、法的に保護されるものとして認められる可能性があります。資料に利用したデータが「広く公開されており利用可能なものである」ということを示すためにも、出典をはっきり記載しておく方が良いでしょう。
信頼性が高まる
顧客への提案や社内でのプレゼンを行なう目的は、端的に言うなら「相手を説得する」ことにあります。プレゼン相手にとって、「スライド資料の作成者はこう思っている」と個人的な考えを聞かされるだけでは説得力不足です。「信頼できる第三者のデータや意見にもうらづけられている」という情報が加われば、スライド資料の内容が「正しい」ことを証明できるようになります。出典がはっきりしているということは、信頼性と説得力が高まることにつながるのです。
客観性を保って資料を作成できる
資料の作成中に出典情報を調べることで、その内容を自分自身で客観視できるという点も大きなメリットです。信頼性と似た話ではありますが、そもそも資料を作成する際には「読ませる相手」がいることを忘れてはいけません。その資料を通じて訴求しようとしている内容が正しいものか、作成者自身の視点がズレていないかを検証する意味でも、出典を探す工程は不可欠となるでしょう。
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スライド資料の出典の書き方は4パターン
出典情報の書き方を具体的に知っておくことで、スライド資料へどう組み込むか、出典情報を調べながら効率的にイメージしやすくなるでしょう。出典情報の書き方として代表的な4つのパターンと、それぞれの特徴を紹介します。
【書き方パターン①】本文にそのまま組み込む
引用した部分の後ろに括弧をつけて、出典を追記する書き方です。引用箇所と出典の関係がわかりやすく、シンプルに情報を記載できます。ただし、出典のタイトルが長い場合やURLなども同時に記載する場合では、出典情報によって本文が途切れてしまうため、読みづらくなってしまうでしょう。
＜記載例＞
NotePMは、「組織のナレッジ共有を成功させる社内wikiツール（出典：『NotePMのサービス紹介資料』より）」であり、マニュアル作成やノウハウの管理・共有に有効な機能を多数、搭載しています。
【書き方パターン②】フッターに記載する
スライドのページ下部に差し込まれる「フッター」へまとめる、出典情報の書き方。レイアウトに影響しないメリットがあり、スライドを見た際に一目で「参考文献や元データがある」ということもわかりやすくなります。引用されている箇所をわかりやすくするためには、注番号や「※」記号をつける方法が有効となります。
＜記載例＞
NotePMの登録企業数はすでに7000社を突破（※1）しており、そのなかには日本を代表する大手企業も含まれています。 ※1：登録企業数については、NotePM Webサイト「導入事例」（https://notepm.jp/case）より引用
【書き方パターン③】コメント機能で記載する
ふきだし型のコメントボックスやテキストボックスで出典を記載する書き方で、図や画像をたくさん用いる資料の場合に特に有効です。引用して作成した箇所がわかりやすくなり、「参考した情報をどのように加工したか」といった詳細も同時に記載しやすくなります。一方で、本文の上に重なってしまったり、情報量が多くなりすぎたりすると、資料を見づらくするノイズとなってしまうことに注意が必要です。
【書き方パターン④】資料の最後にまとめて記載
スライド資料の最後のページに「参考文献」などの項目をつくり、まとめて記載する書き方です。複数個所で同じ参考文献を出典としている場合や、ひとつの記述が複数の文献をもとにしている場合などに、スライドの本文が見づらくなるノイズを削減できます。
＜記載例＞
| NotePMには、高機能なエディタとともに、多彩なテンプレートが用意されています。バラバラになってしまっていた社内文書のフォーマットも、簡単に標準化できます。 検索機能では、Word・Excel・PDFなどのファイルの中身も全文検索可能です。また、キーワードハイライト、ワンクリック絞込など、強力な検索機能も充実しています。 |
|---|
| 【参考資料】 NotePM Webサイト「NotePMの機能」（https://notepm.jp/feature） |
出典情報の管理でスライド資料のクオリティをアップ
出典情報を「スライド作成時に書いておくだけ」で終わらせず、さらに活用していく方法を紹介します。チームや組織の「資産」として管理していけば、スライド資料のクオリティはもちろん、生産性も向上させていくこともできるのです。
出典の書き方をルールで規定する
出典を記載する場合には、「あとから検証できるようにする」ことが大切です。そのためには、できる限り細かく情報を記載した方が良いでしょう。書いておくべき情報をあらかじめ下記のように規定しておけば、抜け漏れを防ぎながら、出典情報を管理しやすくなります。
| ■Webサイトから引用する場合 Webサイト名『ページのタイトル』（URL）（参照日） |
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| ■書籍から引用する場合 著者名『書名』（出版社,出版年） ページ数 |
| ■論文から引用する場合 著者名『論文のタイトル』（掲載雑誌名,出版年,巻号,掲載ページの範囲） |
また、このようなルールを社内で統一するために便利なのが、社内wiki作成ツール『NotePM』です。業務マニュアルなどをWeb上で簡単に作成・共有できるクラウドサービスで、従業員同士の共同編集もできるため、ルールの定まっていないパターンが出てきた場合には、その都度追加することでブラッシュアップできます。
関連記事：社内ルールとは？就業規則との違いや策定のメリット、作り方のポイントを解説
出典とスライド資料の一元管理
提案資料やプレゼン資料、レポートの作成では、内容に共通した部分も多くなります。そのため、別の人物が過去に作成したものを再利用し、データを少し変更するといった方法で手早く資料を作成することもあるでしょう。ですがこの場合、資料の作成者は出典となる一次資料へ触れていないため、回数を重ねることで元の情報から内容が段々と変化してしまったり、出典の記載漏れが発生しやすくなったりすることに注意しておく必要があるでしょう。
こうした事態を防止するためにも、スライド資料などのファイルを単純にサーバーなどへ放り込んでおくだけではなく、検索性能に優れたNotePMなどを保管先としておく活用する方法が有効です。例えばwikiページに参考資料の情報をまとめておけば、素早く出典にアクセスできるようになり、最新の情報で資料をブラッシュアップできます。さらにNotePMの機能によってスライド資料の内容に対する全文検索も可能となるほか、過去の作成者や更新者も把握できるようになります。コメント機能を通して「出典情報をどうやって探したか」などの質問も直接できるため、従業員同士のナレッジ共有が促進されていく効果も期待できるでしょう。
関連記事：情報管理ツールのNotePMとEvernoteを比較！アイデアや書類の整理に役立つのはどっち？
スライド資料作成のテンプレート化
出典情報の記載漏れを防止するには、スライド資料の作成手順をNotePMでテンプレート化する方法も有効です。よく参考とされる資料の出典情報をあらかじめ組み込んでおいて必要に応じて選択できるようにしたり、スライドを保存するwikiページに「出典一覧」を記載したりできます。こうした工夫により、資料を探す手間も大幅に削減可能です。
また、NotePMの特徴である直感的で簡単なUIにより、「気軽に投稿できる」ことも大きなメリットです。例えば資料作成の際に直接の引用はしなかったものの、「参考になりそう」と感じた資料をクリップしておく場などもつくっておくことで、次回の作成時に参考として役立つかもしれません。
関連記事：心をつかむ提案書の書き方とは？構成例やテンプレートの作成方法も解説
まとめ
出典や参考の記載は、スライド資料を作成する際には内容の正当性を担保するために欠かせない重要な作業です。しかも最後の仕上げというだけではなく、出典の情報を適切に共有・管理していくことで、作成作業の効率化やクオリティアップまで実現できます。
検索機能やコラボレーション機能が充実した「NotePM」は、その一元管理を行なうのに最適なプラットフォームとなるでしょう。スライド資料を作成する機会が多いという場合には、ぜひご活用ください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/