在宅勤務の生産性が低い原因とは？メリットや生産性の改善方法も紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

在宅勤務を行う労働者の割合は、全国で26％、首都圏では39％に上ります（2022年時点）。一方で「在宅勤務は生産性が下がる」と言われることが多く、内閣府の調査でも8割以上の人が「オフィス勤務の方が生産性が高い」と認識しています。生産性の低い在宅勤務はやめて、オフィス勤務に切り替えるべきなのでしょうか？

この記事では、在宅勤務の生産性が下がる原因や、企業が在宅勤務をつづけるメリットを解説します。在宅勤務時の生産性を改善する方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

在宅勤務とオフィス勤務で生産性は変わる？

ほとんどの従業員と経営者が、在宅勤務はオフィス勤務よりも生産性が低下する働き方だと捉えているようです。2020年に実施されたアンケート調査によると、「在宅勤務は生産性が低い」と答えた割合は労働者で82.0％、企業も92.3％に上ります。

一方で、同アンケートでポストコロナの在宅勤務実施意向を尋ねたところ、同じ頻度での在宅勤務を希望する人が48.1％、頻度を減らしつつも在宅勤務を継続する人が30.9％、フル出社を希望する人が21.0％という結果になりました。なお、2020年の在宅勤務の平均日数は大企業で平均4.5日、中小企業で平均3.6日です。

この結果から、多くの人が在宅勤務の生産性に課題を抱えていて、改善の必要性を感じていたことが分かります。

出典：コロナ禍の経済への影響に関する基礎データ｜内閣府

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在宅勤務の生産性が下がる原因

なぜ在宅勤務はオフィス勤務と比較して、生産性が低下しやすいのでしょうか。

オンラインでのコミュニケーションに時間がかかる

オンラインは対面と比べてコミュニケーションに時間がかかることが、在宅勤務で生産性が低下する要因の1つです。コロナ流行前はフル出社が当たり前だった職場では、分からないことがあったときにすぐ近くにいる同僚へ気軽に声をかけることで、解決していたケースも珍しくないでしょう。

一方で、在宅勤務はオンラインのテキストコミュニケーションが中心です。他の人と意思疎通を図るには、どんなに些細な内容であっても、ビジネスチャットやメールの文章を打ち込む手間が必要です。伝達内容が十分伝わらなかった場合、確認のために数往復のやり取りが発生し、口頭で認識をすり合わせるよりも時間がかかります。

また、そもそも適切な相談相手が誰か分からない場合は、「聞きやすい人に連絡しよう」と特定の人に質問が集中してしまう可能性があります。とくに情報システム部門はPC全般について、総務部門は書類や勤怠などについての質問が集中し、本業に専念できない状況になりやすいでしょう。

PCやWi-Fiなどの設備が不十分

オフィスと比べるとPCまわりの設備が劣っていることも、生産性が低下する原因です。PCは会社貸与のものを使っていたとしても、モニターやプリンター、Wi-Fiなどの付帯設備まで自宅に持ち帰ることはできません。そうした環境の違いから、同じ操作でも在宅勤務のほうがオフィス勤務よりも時間がかかってしまうケースが多いようです。そのことにより集中力が削がれ、モチベーションも低下しやすくなります。

仕事に集中しづらい住環境

在宅勤務をする環境として理想的な家は、仕事用の書斎スペースがある間取りです。しかし、家のスペースには限りがあるため、リビングや寝室などの生活スペースで仕事をせざるをえない人が多いようです。

株式会社ビズヒッツが2021年に実施したアンケートでは、在宅勤務を行う場所として「リビング」を挙げた人が52％、「寝室・自室（1Rを含む）」を挙げた人が32％となっています。「仕事部屋・書斎」で在宅勤務を実施する人は、わずか10％です。

生活スペースで働くことで、同居家族が近くにいるなかで働くことになったり、オンオフの切り替えが難しかったりといった課題が生じます。仕事に専念しづらく、生産性が下がる原因となっているようです。

在宅勤務にもメリットはある！

国土交通省の調査によると、2022年度に在宅勤務を実施していた人の割合は26.6％です。コロナ流行のピーク時とほとんど変動がなく、今後も働く場所の多様化は根づきつづけていくでしょう。ポストコロナ時代にも在宅勤務が依然として普及しているのは、従業員にとっても企業にとってもオフィス勤務にはないメリットがあるためです。

ここではオフィス勤務と比較した在宅勤務のメリットを、2つに分けて紹介します。

ワーク・ライフ・バランスを実現しやすい

在宅勤務は、基本的に通勤時間がかかりません。そのため在宅勤務を実施した結果、仕事以外に使える時間が増え、多様なライフスタイルを実現しやすくなります。

国土交通省の調査では、通勤時間が長くなるほど在宅勤務率が高くなっている傾向にあります。通勤時間が1時間〜1時間半の人の在宅勤務率は45％、1時間半以上の人の割合は54.3％です。

また、2021年に実施された総務省の調査によると、通勤や仕事にかける時間の平均は2016年の数値よりも減少し、そのぶん睡眠・家事・休養などの時間が増加しています。コロナ禍をきっかけに在宅勤務が広まったことで、実際にゆとりある生活がしやすくなっているようです。

出典：
令和４年度テレワーク人口実態調査－調査結果（概要）－｜国土交通省
 令和３年社会生活基本調査　生活時間及び生活行動に関する結果　結果の要約｜総務省

非常時の事業継続性を高められる

在宅勤務に対応した企業では、自宅に限らず、通信環境が整った場所であればどこでも仕事に取り組むことが可能です。それにより、災害やパンデミックといった緊急事態により出社が困難になった際も、業務を遂行する能力を高める効果があります。こうしたリスクに対する企業の強度を示した指標が「事業継続性（BCP）」です。

事業継続性を向上するには在宅勤務以外にも、サーバーの被災・サイバー攻撃リスクを下げるためにクラウドサービスに移行したり、データをバックアップしたりといった方法があります。中小企業庁の「中小企業BCP策定運用指針」では事業継続性のチェック方法が解説されていますので、ぜひ参考にしてください。

在宅勤務の生産性を高める方法

従業員にとっても企業にとってもメリットがある在宅勤務を継続するために、生産性に関する課題を解決するにはどうしたらいいのでしょうか。ここでは、在宅勤務の生産性を高める流れを紹介します。

業務の見える化

まずは、社内や部署内で誰がどんな業務を受け持っているのかを棚卸していきましょう。1人ひとりの業務を細かく洗い出していくことで、業務の分配が適切かどうか判断できます。労働生産性を測る指標の1つである「労働分配率」を活用すると、定量的に業務負担を見える化することも可能です。

関連記事：生産性分析に用いる指標一覧｜生産性の計算式や改善方法も紹介

コミュニケーションツールの導入

ビジネスチャットや社内SNSのようにオンラインで気軽に連絡できるツールがあれば、在宅勤務時も円滑なコミュニケーションが可能になります。ツールを導入するだけでなく、メールとの使い分け方や使用時間などのルールを定めることで、利用を促進できるでしょう。

労務管理・評価制度の見直し

在宅勤務時にはPCのログインと勤怠を紐付けることで、メリハリつけて仕事に取り組めるようになります。また、上司が部下の仕事を管理できるよう、日報で1日の成果を報告してもらったり、評価基準を変えたりといった方法も有効です。

マニュアルの整備

業務マニュアルはもちろん、テレワーク時によくある問い合わせや、ツールの利用ルールなどもクラウド上にまとめておきましょう。マニュアル整備には、検索性の高いツールを活用するのがおすすめです。情報を探す時間や問い合わせ対応にかかる時間を削減でき、生産性向上につながります。

在宅勤務時の生産性向上につながるツール

在宅勤務の生産性向上におすすめのツールが、社内wikiツール「NotePM」です。簡単にマニュアル作成・閲覧できるツールで、マルチデバイスに対応しているため自宅の通信環境を問わず手軽に確認できます。検索性も高いため、在宅勤務中に疑問があっても自己解決しやすいのも魅力です。さらに、ビジネスチャットとも連携できるため、更新情報をお知らせしたり、チャットで共有した情報を読み込んだりできるため、在宅勤務にはぴったりです。

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まとめ

在宅勤務には課題が多いものの、従業員のワーク・ライフ・バランスや緊急時の事業継続性を考えると継続すべきです。オフィス勤務と変わらない生産性を実現するためにも、在宅勤務に適した仕組みづくりに取り組みましょう。在宅勤務の生産性向上には、在宅時のルールやマニュアルなどを手軽に共有できるNotePMが便利です。

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