社内の情報がSlackやメールに散らばっていて、「あの議事録、どこだっけ？」と探し回った経験はないでしょうか。Googleサイトのリンク設計を活用すると、議事録・仕様書・社内ルール・用語集をページ単位でまとめ、リンクでつなぐことで「知りたい情報にすぐたどり着ける」社内Wikiを構築できます。
社内Wikiをうまく機能させるポイントのひとつが、ページ間のリンク設計です。関連するページを文中でつなぎ、よく使う情報へのボタンナビゲーションを作り、GoogleドライブにあるファイルをWikiページに連携させることで、情報が一元化され、更新も探索もしやすい状態が生まれます。
本記事では、Googleサイトで社内Wikiを構築・運用する担当者に向けて、テキスト・画像・ボタンそれぞれのリンクの貼り方と、議事録・規程集などGoogleドライブファイルへのリンク取得・権限設定の手順を解説します。
目次
社内WikiをGoogleサイトで作るとき、リンク設計が重要な理由
Googleサイトで社内Wikiを運用していると、ページ数が増えるにつれて「目的のページに辿り着くまでにリンクを何度もクリックしなければならない」「どこに何が置いてあるかわからない」という状態になりがちです。情報が個人のPCやチャットに散らばっているときと同様に、構造のないWikiもまた「探せない情報」を生み出します。
Googleサイトのリンク機能を使うと、議事録・規程集・用語集など社内の情報をページ間でつなぎ、「知りたいことにすぐたどり着ける」体系を作ることができます。テキスト・画像・ボタンという3種類のリンク要素を、情報の種類や使われ方に応じて使い分けることが、社内Wiki設計の出発点です。
社内Wikiとして使うGoogleサイトのページ間リンク
社内Wikiで頻繁に使うのがテキストリンクです。用語集ページから各用語が使われている仕様書ページへ飛べるリンクを文中に埋め込んだり、議事録ページから関連する社内ルールページへ参照先を示したりすることで、ページをまたいで情報がつながった体系を作ることができます。
読み手が迷わない：社内Wiki内リンクの見やすさを整えるポイント
社内Wikiのテキストリンクは、青色・下線でリンクと認識させることが基本です。色変更は「テキストの色」から青を選択するだけで設定できます。リンクでない文字に青色・下線の装飾をつけると読み手が誤クリックするため避けましょう。リンクのラベルは「こちら」ではなく「2025年4月度営業会議 議事録」のように、リンク先の内容を示す具体的な文言にすると、社内Wiki全体の見通しが良くなります。
画像リンクで部署ページ・マニュアルへの入口を作る
社内Wikiのトップページやポータルページにロゴやアイコン画像を並べ、各部署ページや各種マニュアルへの入口として機能させるのが画像リンクの代表的な使い方です。「営業部」「人事部」「総務部」といった部署名入り画像をトップに配置してそれぞれの部署Wikiページにリンクすると、訪問者が目的の部署情報へ視覚的にたどり着けるナビゲーションになります。
画像リンクは見た目にリンクと認識されにくいため、画像内に「▶ 詳細はこちら」「クリックして開く」などのテキストを入れるか、画像の直下に説明文を添えるとクリックされやすくなります。
画像にリンクを貼るときのポイント
画像にリンクを貼るときに注意したいポイントとしては、ハイパーリンクを貼っても画像に変化がないので、ユーザーが気づかないことです。画像内に「詳細はこちら」「クリックしてください」といった文言やボタンを入れるなど、クリックすると変化があることを示すデザインにする必要があります。前後のテキストに画像をクリックするとリンク先に飛ぶという説明を書いておくのも良いでしょう。
リンクの貼り方
- 右の「挿入」から画像を選びます。
- パソコンからアップロードする場合は「アップロード」を選び、Google Driveに保存している画像やGoogleから使える画像を見つける場合は「選択」を選びます。
- 画像が貼り付けられました。次に画像をクリックして、「リンクを挿入する」を押します。
- リンク先のアドレス、またはGoogleサイトでつけたページの名称を検索して、適用をクリックして完成です。
- alt属性に画像の説明キーワードを入れておくこともできます。それでは実際にキーワードを入れてみましょう。画像を反転させて、「その他の編集オプション」をクリックします。
- 「代替テキストを追加」を選択します。
- 説明に画像の説明書きを入れます。「適用」を押して終了です。
ボタンリンクで「よく使う社内情報」へのナビゲーションを作る
社内Wikiのトップページやポータルページに、申請フォーム・会議室予約・社内規程集・経費精算など社員が頻繁に利用する情報へのボタンを設置すると、毎回ページを探し回る手間を省くことができます。「申請フォームはどこにある？」という質問が繰り返し寄せられている場合、ボタン一つで解決できることがあります。
ボタンの色は背景と対比するカラーを選ぶことで視認性が上がります。背景と同系色にするとボタンが埋もれてクリックされにくくなるため、ページ全体の配色を確認したうえで目立つ色を設定してください。
Googleサイトより簡単に・便利に情報を共有できるツール「NotePM」
社内Wikiのページ設計例：議事録・用語集・社内ルールをどうリンクでつなぐか
テキスト・画像・ボタン各リンクの貼り方を理解した上で、次に考えたいのは「どのページとどのページをリンクでつなぐか」という設計です。リンクの貼り方を知っていても、ページ間の接続が整理されていなければ、ページ数が増えるにつれて「あの情報どこだっけ」という状態に逆戻りします。
以下に、社内Wikiでよく使われる3つのリンク設計パターンを示します。
パターン①：用語集ページ→仕様書・マニュアルへつなぐ
用語集ページに社内用語の定義をまとめ、その用語が実際に使われている仕様書やマニュアルへテキストリンクを張ります。用語集を入口に関連ページへ移動できるため、用語の意味だけでなく、実際の業務でどのように使われているかまで確認できます。
リンクには「こちら」のような曖昧な文言ではなく、「○○システム操作マニュアル」など、移動先がわかるページ名を設定すると親切です。必要に応じて、仕様書やマニュアルから用語集へ戻るリンクも設けると、ページ間を行き来しやすくなります。
パターン②：議事録ページ→社内ルール・申請フォームへつなぐ
会議の議事録に決定事項を記録したら、関連する社内ルールや申請フォームへテキストリンクを張ります。これにより、「会議で決まったルールはどこに記載されているのか」「どのフォームから申請すればよいのか」といった疑問を、議事録から直接解決できます。
議事録には決定までの経緯を残し、最新のルールは社内規程ページに集約するなど、それぞれのページの役割を分けることも重要です。議事録から最新情報を掲載したページへリンクすれば、古いルールが複数のページに残ることを防げます。
パターン③：トップページ→部署ページ・よく使うフォームへつなぐ
社内Wikiのトップページには、人事・総務・経理などの部署別ページや、経費精算、休暇申請、会議室予約といった利用頻度の高いページへのボタンリンクを配置します。
社員が最初に訪れるトップページをナビゲーションの起点にすることで、目的の情報へ迷わず移動できます。よく使うページは、トップページから1〜2回程度のクリックで到達できる構成を目安にするとよいでしょう。
3つのパターンに共通するのは、「読み手がどこから情報を探し始めるか」を考えてリンクを設計することです。Googleサイトに新しいページを追加するときは、既存のどのページからリンクするか、新しいページからどの関連情報へつなぐかも併せて検討しましょう。ページ同士のつながりを意識して更新を続けることで、情報が増えても目的のページを探しやすい社内Wikiに育てられます。
Googleサイトに貼るリンクを取得する方法
実際にリンクを活かして、便利なサイトづくりを行ってみましょう。ここでは、Googleサイトを社内用の情報共有ツールとして使う場合の、リンクの種類と取得方法について解説します。
社内Wikiとして構築するGoogleサイトで使うリンクの種類
社内WikiをGoogleサイトで構築する際、リンクは大きく3種類に分けられます。それぞれ社内Wikiでの用途が異なるため、目的に合わせて使い分けることが体系化の鍵になります。
| リンク | 詳細 |
| 内部ページリンク（同じサイト内の別ページ） | 用語集ページから各用語が使われている仕様書ページへ飛ぶ、議事録ページから関連する社内ルールページへリンクするなど、ページ間の相互参照に使います。情報を孤立させず、文脈でつながった構造を作ることができます。 |
| Googleドライブファイルリンク | 社内Wikiでよく使うのがこのリンクです。GoogleドキュメントやスプレッドシートなどGoogleドライブに保存した議事録・規程集・仕様書を、WikiページのURLとして掲載することで、ファイルを探してドライブを開く手間なく最新版にアクセスできます。 |
| 外部サイトリンク | 法令・官公庁サイト・取引先ページなど、社内Wikiの情報の参照元となる外部情報を明示するために使います。社内ルールページの根拠となる法令を明示する、といった使い方が典型的です。 |
議事録・規程集をWikiページに載せる：Googleドライブのリンク取得手順
毎月の会議議事録をGoogleドキュメントで作成し、GoogleサイトのWikiページ「会議履歴」にリンクを追加していくと、過去の議事録をページをさかのぼることなく日付順で参照できる状態を作ることができます。社内規程集や仕様書も同様に、最新版のGoogleドキュメントをWikiページにリンクして管理することで、「どれが最新のファイルかわからない」という混乱を防ぐことができます。
GoogleドライブファイルのリンクをWikiページに掲載するには、以下の手順でリンクを取得します。
- 右上にある「共有」をクリックします。
- 「一般的なアクセス」から権限情報を変更します。「リンクを知っている全員」を「閲覧者」に設定すると、Googleサイトのアドレスを知っている人全員がファイルを確認できます。
- 「リンクをコピー」をクリックしたら、リンク取得完了です。
- Googleサイトでリンクの挿入を選択し、アドレス欄にペーストしましょう。
社内Wikiのリンク権限設定：部署ごとに公開範囲を分ける方法
GoogleドライブファイルをWikiページに掲載する際は、ファイルの機密性に応じて権限を使い分けることが社内Wiki運用の基本です。
人事評価シートや経理規程など機密性の高いファイルは、共有相手を特定のグループ（例：人事部メンバー）に限定し、組織外からアクセスできない設定にします。一方、全社向けの就業規則や業務マニュアルは「リンクを知っている組織内の全員が閲覧可能」に設定することで、社員が手軽に参照できる状態を作れます。
権限は「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の3種類があり、共有相手はユーザー単位・グループ単位で指定できます。更新が完了した過去のファイルは「閲覧者のみ」に変更しておくと、誤編集を防ぎながら参照可能な状態を維持できます。
Googleサイトで社内Wikiを育てるメリット
Googleサイトで社内Wikiを運用すると、議事録・規程集・マニュアルが一カ所に集まり、URLさえわかれば誰でも最新情報にアクセスできる状態を作ることができます。情報が個人のPCやチャットに分散していた状態と比べて、「あの情報どこにある？」という確認コストが大幅に減ります。以下では、社内WikiをGoogleサイトで運用する主なメリットを3つ紹介します。
関連記事： Googleサイトで簡単に社内ポータルを作成する方法を解説 – NotePM
どこにいても社内Wikiを参照できる
社内WikiをWeb上に整備しておけば、オフィスにいない社員も、必要な情報へすぐにアクセスできます。たとえば、リモートワーク中に経費精算のルールを確認したい場合でも、担当者に問い合わせたり、複数のフォルダから資料を探したりする必要はありません。社内Wikiでキーワードを検索すれば、該当する社内規程や手順書を速やかに確認できます。リモートワーク中や外出先で情報を探す時間が減り、業務をスムーズに進められるでしょう。
チャットに流れた情報をWikiページに残す
SlackやTeamsでのやり取りは気軽に情報を共有できる反面、時間が経つと過去のメッセージが埋もれて見つからなくなります。こうした「その場限りで流れていく情報」はフロー情報と呼ばれ、後から参照したいときに探し出すのが難しいことが課題です。
フロー情報の中で繰り返し聞かれる質問や、複数人が参照する手順・ルールは、Googleサイトの用語集ページや社内ルールページに転記してリンクでまとめておくと、ストック情報として機能します。たとえば、SlackのDMで「経費申請の締め日はいつですか」と質問を受けたとき、その回答をそのまま社内Wikiの「経費・申請ルール」ページに書き出しておく、という習慣を積み重ねることで、チャットに流れていたナレッジが会社の共有資産として育っていきます。
暗黙知をWikiページに書き出す
ベテラン社員が持つ仕事のコツや判断基準は、口頭で伝えられることはあっても、文章として残りにくい「暗黙知」です。同じ部署の新人には引き継がれていても、他部署や他拠点の社員が参照できる状態になっていないケースも少なくありません。
Googleサイトで社内Wikiを運用する際は、情報の作成や更新を管理者一人に任せきりにしないことが大切です。サイト上部の共有画面から社員のGoogleアカウントを追加し、「編集者」の権限を設定します。社内の運用ルールに応じて、全社員または各部署の担当者に編集権限を付与すれば、ノウハウを持つ社員自身がWikiページを作成・更新できるようになります。
社員一人ひとりが仕事のコツや判断基準を書き出すことで、暗黙知を組織の「形式知」として蓄積できます。全社員が書き手にも読み手にもなる社内Wikiは、部署や拠点を越えた情報共有を促し、普段は交流の少ない社員同士をつなぐ役割も果たします。
NotePMはGoogleサイトの代わりに使えます
Googleサイトの運用で課題を感じている皆さま、ぜひ NotePM をお試しください！
NotePM は、マニュアルが簡単に作れて、社内ナレッジを管理できるサービスです。強力な検索機能で、掲示板や社内ポータル・社内FAQとしても便利です。
| Googleサイト | NotePM |
|---|---|
| △ ファイル検索しづらい | ○ ファイルの中身も全文検索 |
| △ 情報が増えてくると見づらい | ○ フォルダとタグで整理しやすい |
| △ 自由にナレッジ共有しづらい | ○ 全社員でナレッジ蓄積しやすい |
| △ 見た人がわからない | ○ 「誰が」「いつ」参照したかわかる |
| △ コミュニケーションしづらい | ○ コメントやいいね！できる |
| △ 履歴管理できない | ○ 履歴管理できる |
| △ 通知機能が弱い | ○ 通知しやすい |
NotePMの公式サイト：https://notepm.jp/
GoogleサイトとNotePMの違いについてさらに詳しく知りたい方は、ぜひ下記記事をご覧ください。
関連記事：GoogleサイトとNotePMの違いとは？機能や独自性、最適な使い方を比較して解説！
Googleサイトより簡単に・便利に情報を共有できるツール「NotePM」
社内情報の集約にNotePMをおすすめする理由
NotePMはGoogleサイトやGoogleドライブと同様に、アクセス権限をページ単位で柔軟に変更できます。閲覧履歴も一覧で表示されるため、ページを共有した相手が見たかどうか確認する手間も掛かりません。情報漏洩のリスクを抑えつつ外部に共有することもできるので、ファイルの作成から共有までの全工程をNotePM上で完結することが可能です。
さらに、強力な検索機能も魅力です。ファイルの中身まで対象の全文検索に対応しており、検索キーワードをハイライト表示するため、必要な情報をすぐに見つけることができます。Q&A機能や掲示板機能など、社内の情報共有に便利な機能も多数備わっているため、コミュニケーションの活性化を狙えるでしょう。無料トライアルも行っていますので、ぜひご検討ください。
まとめ
Googleサイトでのリンクの貼り方は意外と簡単ではなかったでしょうか。サイト内部にリンクを貼りユーザーを誘導することで、問い合わせ件数を増やすなどホームページの目的を達成することができます。また、ボタンの色やテキストのハイパーリンクの色を変えるだけでクリックされる可能性が大きく変わる可能性もあります。本記事を参考にGoogleサイトでリンクを設定してみて下さい。
また、 Googleサイトにリンクは、社内の重要な情報をストックするのにも便利です。Googleドキュメントやスプレッドシートなどで作成した重要な資料やメールのリンクを貼ることで、情報を後から振り返りやすくなります。本記事を参考にGoogleサイトでリンクを設定してみて下さい。