Googleサイトにパスワードをかけられる？企業が利用する上での注意点も解説

こんにちは。マニュアル作成・社内wikiツール「NotePM」ブログ編集局です。

無料で簡単にWebサイトを構築できるGoogleサイトですが、一般公開せずに、一部の人のみの利用をしたい場合もあるのではないでしょうか。現段階ではGoogleサイトにパスワードをかけることは難しいのですが、見る人を制限することによって、パスワードをかけるのと同様の効果を得ることができます。企業が利用する際の注意点も合わせて解説します。

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Googleサイトにパスワード認証は可能か

Googleサイトに現段階ではパスワードをかけることは、現段階ではできません。この記事では、閲覧制限を行なうことによってパスワード認証がなくても、特定の人にのみホームページを公開する方法を紹介します。

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Googleサイトをパスワード認証以外で閲覧制限する方法

Googleサイトは閲覧者全員がGmailのアカウントを持っている必要があるので、始める前にアカウントを持っているか、ない場合は取得してもらえるかどうかの確認をしておきましょう。

サイトを用意して「公開」をクリック

1.まずはサイトを作る必要があります。作り方は他のページで紹介しますので、ここでは詳細を省きます。

2.サイトができたら右上の「公開」を押します。次に現れる画面の「サイトを閲覧できるユーザー」の「管理」をクリックします。

サイトを閲覧できるユーザーを指定

下記の赤枠の部分に送りたい相手のGmailのアカウントを入れます。

必要に応じて通知メッセージを記載

必要な場合は通知にチェックを入れて、権限を与える人にメッセージを送ることも可能です。この項目は必須ではないので不要な場合は、チェックを外しておきます。

編集者の右隣のプルダウンを押して、閲覧のみにするか、編集までできるようにするのかを選択することができます。左下に権限を与えるホームページの名称が表示されるので間違えないかどうかを確認します。問題なければ右下にある「送信」を押します。

検索結果に表示されないように設定し公開

「送信」を押したあと、元の画面に戻ります。検索エンジンの検索結果に表示しないようにしたいので、設定を行います。検索の設定にチェックを入れておきます。

閲覧可能なアカウントを確認する

一度公開したあとは、公開のボタンからではなく「他のユーザーと共有」から自由に権限を与えたり、権限を削除したり、閲覧可能な人の一覧を確認することができます。「公開」のボタンの左側にある人型のアイコン「他のユーザーと共有」をクリックします。

次に現れる画面では、権限を持っている人の一覧が表示されます。赤枠のプルダウンを押すと、「編集者」や「削除」が現れます。権限を決めるオーナー自体を変える場合には「オーナーにする」を選択します。オーナーを移してしまうと、閲覧の権限自体を奪われてしまう可能性があるので、慎重に行うようにしましょう。

Googleサイトの閲覧制限に関する注意点

Googleサイトはパスワード認証できず、メールアドレスでのログイン認証での制限になってしまいます。プライベートで使うのであれば新規でGmailを作って利用すれば問題ありませんが、企業の場合、必ずしもGoogleでメールの管理をしているとは限りません、企業内でのみ情報共有したい場合は、エンタープライズ向けの社内Wikiサービスを利用する方がおすすめです。

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