Googleサイトにパスワードをかけられる?企業が利用する上での注意点も解説

2024年03月09日(土) Googleサイト

Googleサイトより検索が強くてマニュアル作成もできるサービス「NotePM」→無料で使ってみる【1分で登録完了】

こんにちは。マニュアル作成・社内wikiツール「NotePM」ブログ編集局です。

無料で簡単にWebサイトを構築できるGoogleサイトですが、一般公開せずに、一部の人のみの利用をしたい場合もあるのではないでしょうか。現段階ではGoogleサイトにパスワードをかけることは難しいのですが、見る人を制限することによって、パスワードをかけるのと同様の効果を得ることができます。企業が利用する際の注意点も合わせて解説します。

 
このような方におすすめです

• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方


Googleサイトにパスワード認証は可能か

Googleサイトに現段階ではパスワードをかけることは、現段階ではできません。この記事では、閲覧制限を行なうことによってパスワード認証がなくても、特定の人にのみホームページを公開する方法を紹介します。


Googleサイトより検索が強くてマニュアル作成もできるサービス「NotePM
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

Googleサイトをパスワード認証以外で閲覧制限する方法

Googleサイトは閲覧者全員がGmailのアカウントを持っている必要があるので、始める前にアカウントを持っているか、ない場合は取得してもらえるかどうかの確認をしておきましょう。

サイトを用意して「公開」をクリック

1.まずはサイトを作る必要があります。作り方は他のページで紹介しますので、ここでは詳細を省きます。

2.サイトができたら右上の「公開」を押します。次に現れる画面の「サイトを閲覧できるユーザー」の「管理」をクリックします。

サイトを閲覧できるユーザーを指定

下記の赤枠の部分に送りたい相手のGmailのアカウントを入れます。

必要に応じて通知メッセージを記載

必要な場合は通知にチェックを入れて、権限を与える人にメッセージを送ることも可能です。この項目は必須ではないので不要な場合は、チェックを外しておきます。

編集者の右隣のプルダウンを押して、閲覧のみにするか、編集までできるようにするのかを選択することができます。左下に権限を与えるホームページの名称が表示されるので間違えないかどうかを確認します。問題なければ右下にある「送信」を押します。

検索結果に表示されないように設定し公開

「送信」を押したあと、元の画面に戻ります。検索エンジンの検索結果に表示しないようにしたいので、設定を行います。検索の設定にチェックを入れておきます。

閲覧可能なアカウントを確認する

一度公開したあとは、公開のボタンからではなく「他のユーザーと共有」から自由に権限を与えたり、権限を削除したり、閲覧可能な人の一覧を確認することができます。「公開」のボタンの左側にある人型のアイコン「他のユーザーと共有」をクリックします。

次に現れる画面では、権限を持っている人の一覧が表示されます。赤枠のプルダウンを押すと、「編集者」や「削除」が現れます。権限を決めるオーナー自体を変える場合には「オーナーにする」を選択します。オーナーを移してしまうと、閲覧の権限自体を奪われてしまう可能性があるので、慎重に行うようにしましょう。

Googleサイトの閲覧制限に関する注意点

Googleサイトはパスワード認証できず、メールアドレスでのログイン認証での制限になってしまいます。プライベートで使うのであれば新規でGmailを作って利用すれば問題ありませんが、企業の場合、必ずしもGoogleでメールの管理をしているとは限りません、企業内でのみ情報共有したい場合は、エンタープライズ向けの社内Wikiサービスを利用する方がおすすめです。

関連記事:【2024年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料)

NotePMはGoogleサイトの代わりに使えます

Googleサイトの運用で課題を感じている皆さま、ぜひ NotePM をお試しください!

NotePM は、マニュアルが簡単に作れて、社内ナレッジを管理できるサービスです。強力な検索機能で、掲示板や社内ポータル・社内FAQとしても便利です。

Googleサイト NotePM
△ ファイル検索しづらい ○ ファイルの中身も全文検索
△ 情報が増えてくると見づらい ○ フォルダとタグで整理しやすい
△ 自由にナレッジ共有しづらい ○ 全社員でナレッジ蓄積しやすい
△ 見た人がわからない ○ 「誰が」「いつ」参照したかわかる
△ コミュニケーションしづらい ○ コメントやいいね!できる
△ 履歴管理できない ○ 履歴管理できる
△ 通知機能が弱い ○ 通知しやすい

NotePMの公式サイト:https://notepm.jp/

 

GoogleサイトとNotePMの違いについてさらに詳しく知りたい方は、ぜひ下記記事をご覧ください。
関連記事:GoogleサイトとNotePMの違いとは?機能や独自性、最適な使い方を比較して解説!

 


Googleサイトより検索が強くてマニュアル作成もできるサービス「NotePM
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

まとめ

Googleサイトは無料で始められる便利なサイトです。ただし、パスワードの設定ができず、Googleのメールによるログイン制限での閲覧制限になってしまいます。企業内の情報共有であれば、NotePM をはじめとした社内Wikiの利用をおすすめします。

 
このような方におすすめです

• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方


おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

NotePMについて詳しく見る >